淺談高校畢業(yè)生檔案的科學(xué)管理

王開杰

【摘 要】高校畢業(yè)生的檔案是對學(xué)生在校期間思想品德、學(xué)習(xí)成績、愛好特長、獲得榮譽(yù)、社會(huì)實(shí)踐等情況的記錄，對于學(xué)生日后的轉(zhuǎn)正、提干、考評具有重要的參考作用。我國由于高校畢業(yè)生人數(shù)眾多，所以檔案管理工作繁瑣，在管理過程中暴露了很多問題。本文將就這些問題進(jìn)行分析，提出如何對我國高校畢業(yè)生檔案的管理進(jìn)行完善。

【關(guān)鍵詞】高校；畢業(yè)生；檔案管理

一、前言

高校畢業(yè)生的檔案對于畢業(yè)生來講具有非常重大的意義，與畢業(yè)生今后的個(gè)人發(fā)展具有密切的關(guān)系。近年來，我國的就業(yè)出現(xiàn)了多樣化的趨勢，畢業(yè)生檔案管理越來越不受重視，很多高校畢業(yè)生根本不了解檔案的作用、具體流向，從而導(dǎo)致為自己的升職、加薪、工作調(diào)動(dòng)帶來一定的麻煩。所以，我國教育主管部門開始加強(qiáng)高校畢業(yè)生檔案的管理工作，針對一些檔案管理中出現(xiàn)的具體問題進(jìn)行解決。

二、高校畢業(yè)生檔案的具體作用

我國高校早已經(jīng)不再實(shí)行畢業(yè)生分配制度，高校畢業(yè)生的就業(yè)已經(jīng)形成自主選擇的形式，由畢業(yè)生自行尋找就業(yè)單位。高校畢業(yè)生由于不了解個(gè)人檔案的重要性，不清楚個(gè)人檔案的具體作用，在報(bào)考公務(wù)員、被事業(yè)單位錄用時(shí)遇到了各種各樣的麻煩，這都是檔案管理工作不完善所導(dǎo)致的。高校畢業(yè)生的個(gè)人檔案當(dāng)中包含了很多內(nèi)容，比如學(xué)生的高中畢業(yè)表、高考成績表、軍訓(xùn)記錄表、在校期間所獲榮譽(yù)、在校期間的獎(jiǎng)懲記錄、實(shí)習(xí)情況等等。個(gè)人檔案不僅能反映畢業(yè)生的學(xué)習(xí)成績，還能反映其身體狀況、思想品德、興趣愛好等綜合素質(zhì)，對于學(xué)生未來個(gè)人發(fā)展具有至關(guān)重要的作用。另外，黨團(tuán)關(guān)系、政審材料等內(nèi)容也包含在個(gè)人檔案當(dāng)中。

個(gè)人檔案是學(xué)生各項(xiàng)信息的記錄，用人單位依據(jù)個(gè)人檔案錄用員工，制定員工的薪資標(biāo)準(zhǔn)和待遇。同時(shí)，在員工進(jìn)行轉(zhuǎn)正、職稱評定、職位晉升、退休金認(rèn)領(lǐng)的時(shí)候，個(gè)人檔案也是重要的參考依據(jù)。對于報(bào)考公務(wù)員或者應(yīng)聘事業(yè)單位的畢業(yè)生，個(gè)人檔案也是決定畢業(yè)生是否具有報(bào)考資格或者是否被聘用的重要參考因素。在高校畢業(yè)生畢業(yè)之后，其個(gè)人檔案必須從學(xué)校當(dāng)中轉(zhuǎn)出，轉(zhuǎn)入其工作單位；如果工作單位不能接受檔案，可以將個(gè)人檔案存放于縣級以上的人事部門。

三、高校畢業(yè)生檔案管理存在的問題

1.檔案內(nèi)容模式化

我國目前的高校畢業(yè)生檔案內(nèi)容千篇一律，存在嚴(yán)重的模式化問題。從客觀角度來講，學(xué)生的個(gè)性是多種多樣的，其個(gè)性特點(diǎn)應(yīng)該在檔案中能夠鮮明體現(xiàn)，展示學(xué)生的優(yōu)勢和長處，揭露學(xué)生存在的缺陷和不足。但是，我國目前的畢業(yè)生檔案內(nèi)容比較單調(diào)，尤其對于學(xué)生的個(gè)人評價(jià)，雷同語句過多，大量內(nèi)容都存在重復(fù)現(xiàn)象，沒有根據(jù)學(xué)生個(gè)人的實(shí)際情況對學(xué)生進(jìn)行評價(jià)，不能真實(shí)反映學(xué)生的性格特點(diǎn)和個(gè)性特征。

2.棄檔現(xiàn)象嚴(yán)重

現(xiàn)代就業(yè)形勢比較嚴(yán)峻，很多高校畢業(yè)生在離開學(xué)校時(shí)急于到工作單位進(jìn)行報(bào)道，沒有考慮到個(gè)人檔案保管問題。這一方面是由于畢業(yè)生本身對個(gè)人檔案的作用不了解，不重視個(gè)人檔案的保管；另一方面也是由于學(xué)校沒有向?qū)W生普及個(gè)人檔案的相關(guān)知識，強(qiáng)調(diào)個(gè)人檔案的重要性，或者對于個(gè)人檔案的保存不用心。這就導(dǎo)致很多畢業(yè)生的個(gè)人檔案在保存過程中發(fā)生遺失、損毀，大部分聯(lián)系不到本人的一起檔案積累在人事主管部門。

3.檔案材料不足

很多學(xué)生在高中時(shí)就已經(jīng)入團(tuán)、入黨，但是在進(jìn)入大學(xué)以后，發(fā)現(xiàn)個(gè)人檔案當(dāng)中并沒有黨團(tuán)材料，這就說明我國高校畢業(yè)生的個(gè)人檔案中存在檔案材料不足的問題。大部分學(xué)生畢業(yè)的高中與即將進(jìn)入的大學(xué)并不在一個(gè)城市，各地的情況不同，對于學(xué)生檔案的管理措施也有所不同，這就給學(xué)生檔案的管理帶來很大困難，一部分檔案材料難以轉(zhuǎn)入大學(xué)黨團(tuán)組織，造成學(xué)生檔案的材料不足。

4.檔案積壓問題

根據(jù)我國教育部門的規(guī)定：如果學(xué)生還沒有找到就業(yè)單位，可以將戶口與個(gè)人檔案留在學(xué)校進(jìn)行保存，期限為兩年。這項(xiàng)規(guī)定是為了方便一些準(zhǔn)備考研、報(bào)考公務(wù)員或者出國留學(xué)的學(xué)生。但是，在實(shí)行過程中卻被很多畢業(yè)生鉆了空子。這些畢業(yè)生找到工作單位以后，仍然將個(gè)人檔案留在學(xué)校，方便日后自己進(jìn)行跳槽，這就加大了學(xué)校的工作量，造成了學(xué)校大量學(xué)生的檔案積壓。據(jù)有關(guān)部門調(diào)查統(tǒng)計(jì)：我國每年有15%的高校畢業(yè)生在畢業(yè)后將檔案留在學(xué)校，這就使我國高校大量個(gè)人檔案積壓的原因。

四、完善高校畢業(yè)生檔案管理的措施

1.完善檔案管理制度

我國高校要對畢業(yè)生檔案的管理進(jìn)行規(guī)范，完善檔案管理制度。首先從建檔入手，在建立學(xué)生檔案時(shí)，要在現(xiàn)有基礎(chǔ)上對個(gè)人檔案的內(nèi)容進(jìn)行豐富，增加對學(xué)生各方面的評價(jià)。在對學(xué)生進(jìn)行個(gè)人評價(jià)時(shí)，要在真實(shí)的基礎(chǔ)上，反映學(xué)生的個(gè)性特征和長處。其次，學(xué)校要及時(shí)根據(jù)學(xué)生個(gè)人表現(xiàn)對學(xué)生的個(gè)人檔案進(jìn)行更新，力求檔案能夠真實(shí)反映學(xué)生在校期間的各種表現(xiàn)。最后，學(xué)校要對畢業(yè)生的個(gè)人檔案進(jìn)行妥善保存，將畢業(yè)生的個(gè)人檔案與在校生的個(gè)人檔案分開存放，根據(jù)入學(xué)年份、所學(xué)專業(yè)、所屬班級進(jìn)行分別保存。對于不存放在學(xué)校的畢業(yè)生個(gè)人檔案，學(xué)校應(yīng)在告知學(xué)生的情況下個(gè)人檔案轉(zhuǎn)交給人事管理中心。

2.提高學(xué)生認(rèn)識

對我國高校畢業(yè)生的檔案管理進(jìn)行完善，需要高校畢業(yè)生的配合。首先，學(xué)校要加強(qiáng)檔案相關(guān)知識的宣傳和普及，可以通過全校公開課的形式專門向?qū)W生講授檔案的相關(guān)知識，包括檔案的作用、內(nèi)容，強(qiáng)調(diào)個(gè)人檔案的重要性，讓學(xué)生認(rèn)識到個(gè)人檔案在日后的工作當(dāng)中起到的重要作用，增進(jìn)學(xué)生對個(gè)人檔案的了解。其次，高校應(yīng)該做好個(gè)人檔案的相關(guān)服務(wù)，方便畢業(yè)生隨時(shí)進(jìn)行咨詢。在每年臨近畢業(yè)的期間，就要由檔案管理人員聯(lián)系每一位畢業(yè)生，向其說明個(gè)人檔案的重要性以及接下來的去向，確定學(xué)生是否要將個(gè)人檔案留在學(xué)校。最后，對于已經(jīng)畢業(yè)的學(xué)生的個(gè)人檔案，學(xué)校要妥善進(jìn)行保存，按照學(xué)生的年紀(jì)、專業(yè)、班級和所在城市進(jìn)行存放，以便日后個(gè)人檔案進(jìn)行調(diào)動(dòng)。

3.創(chuàng)新管理辦法

高校為畢業(yè)生保存兩年的個(gè)人檔案，是為了延緩學(xué)生的就業(yè)壓力，給選擇就業(yè)的時(shí)間。但是，在為學(xué)生提供兩年就業(yè)期的同時(shí)，也大大增加了學(xué)校的檔案管理壓力。對此，各大高校要對學(xué)生個(gè)人檔案的管理辦法進(jìn)行創(chuàng)新。首先，要將畢業(yè)生個(gè)人檔案從書面形式轉(zhuǎn)化為電子形式，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)來對畢業(yè)生的個(gè)人檔案進(jìn)行保存。其次，數(shù)碼技術(shù)、光影技術(shù)和條形碼技術(shù)也可以應(yīng)用到畢業(yè)生的檔案管理當(dāng)中，將畢業(yè)生的個(gè)人檔案轉(zhuǎn)化為另一種抽象形式。最后，高校還要完善檔案管理的電子服務(wù)體系。利用計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫對電子形式的檔案進(jìn)行管理，能夠大大提高檔案的查閱速度，同時(shí)還不容易發(fā)生遺失、損毀，比現(xiàn)有的檔案管理模式更加安全。同時(shí)，利用計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫對畢業(yè)生的個(gè)人檔案進(jìn)行管理，檔案占據(jù)的是數(shù)據(jù)庫的內(nèi)存空間，不存在檔案袋裝不下檔案的問題。

4.提高檔案管理人員的素質(zhì)

檔案管理人員是畢業(yè)生檔案管理的執(zhí)行者，檔案管理人員的素質(zhì)在一定程度上決定了檔案管理的工作水平。畢業(yè)生的個(gè)人檔案，一部分留在學(xué)校，由學(xué)校安排人員進(jìn)行管理，另一部分存放在各地的人事管理中心，由人事管理中心的人員進(jìn)行管理。無論是學(xué)校還是人事管理中心，都要建立一支綜合素質(zhì)足夠、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、工作效率高的檔案管理人員隊(duì)伍。檔案管理人員首先要積極學(xué)習(xí)檔案管理的相關(guān)知識，不斷提高自身知識水平和業(yè)務(wù)能力。各地、各高校的檔案管理部門要多多進(jìn)行交流，讓檔案管理人員交流工作經(jīng)驗(yàn)。同時(shí)，還要引入檔案管理的各項(xiàng)先進(jìn)技術(shù)，增強(qiáng)檔案管理的工作效果。

五、結(jié)論

畢業(yè)生的個(gè)人檔案對于畢業(yè)生的日后發(fā)展具有極為重要的作用。目前，我國的畢業(yè)生檔案內(nèi)容缺乏個(gè)性，檔案材料不足、遺棄檔案、積壓檔案問題嚴(yán)重。對此，我國應(yīng)當(dāng)加大宣傳力度，提高學(xué)生對檔案重要性的認(rèn)識，創(chuàng)新檔案管理方法，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，建立一套完善的畢業(yè)生檔案管理制度。

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