信息化背景下高校檔案服務(wù)策略研究

趙俊

摘要：文章以信息化時代高校檔案管理服務(wù)作為主要內(nèi)容，分析了目前我國高校檔案管理中存在的服務(wù)方式單一、制度落后、信息化程度不高等問題；在此基礎(chǔ)上，提出了完善管理制度、提高服務(wù)人員素質(zhì)、提供多樣化服務(wù)等諸多行之有效的策略，為新形勢下檔案管理服務(wù)提供參考建議。

關(guān)鍵詞：信息化；高校檔案；服務(wù)；策略

一、前言

隨著目前信息化的發(fā)展，人和社會對于信息資源的需求都越來越大。高效的信息資源能夠為問題的處理提供很大的便捷。而目前在高校的教育工作中，檔案的管理也是非常重要的。但是目前我國高校檔案管理工作還有很多的不足，比如制度不夠完善，以及工作人員的工作素養(yǎng)不夠高，以及對于檔案資源的利用效率不夠高的問題。

二、目前我國的高校檔案服務(wù)中的問題

1. 服務(wù)管理的方法比較單一。主要就是傳統(tǒng)的到存放檔案的儲藏館進(jìn)行查詢的方式。這種方式查閱起來比較慢，效率不高。但是目前社會對于信息的傳輸?shù)男室笫欠浅８叩?，所以這種方式就對于用戶的服務(wù)不是很好。

2. 相關(guān)的檔案保存不完整。目前我國高校的檔案存儲一般是在專門的儲存館分布一部分，還有一部分分布在高校的各個院系進(jìn)行保存，這種方式使得檔案的管理保存比較分散，也就比較混亂。并且各個院系沒有統(tǒng)一的保存檔案的規(guī)章制度，所以資料的收集就會有不完整的現(xiàn)象。比如學(xué)生的學(xué)籍證明以及其他的一些獎勵的證明，沒有存儲在學(xué)校，這樣以后工作單位在進(jìn)行檔案的查詢的時候就會查詢不到相關(guān)信息，這給相關(guān)的工作就帶來了一些障礙。并且高校有的科研檔案是需要保密的，這樣有的高校為了方便管理，就統(tǒng)一進(jìn)行全部的加密，這就使得檔案服務(wù)的水平降低，對于一些需求比較高的資源不能進(jìn)行有效的利用。

3. 管理的方式和制度都比較老舊，不能進(jìn)行及時的更新。高校檔案的管理由于在眾多的工作中重要程度不是很高，所以在進(jìn)行這樣工作的時候，高校的重視程度不高，所以管理的制度沒有得到及時的更新，所以將檔案資源轉(zhuǎn)化成信息的效率比較低。并且進(jìn)行檔案管理的工作人員的專業(yè)素養(yǎng)也比較低，硬件設(shè)施沒有及時得到更新和維護(hù)，檔案資源的服務(wù)不能和目前的需求保持同步，比較滯后。并且各個高校之間的信息也不能做到互通有無。目前有一些新的檔案的管理系統(tǒng)被開發(fā)出來，但是各個高校所使用的管理系統(tǒng)都是不同的，所使用的軟件也是不同的。雖然說各個系統(tǒng)之間的功能是相近的，但是兼容的性能比較差，所以就不能夠很好的進(jìn)行信息的交換，資源就不能很多的進(jìn)行利用。并且各個高校對于檔案的管理的標(biāo)準(zhǔn)也不是統(tǒng)一的。并且有些高校在對于檔案進(jìn)行管理的時候，工作不徹底，只是根據(jù)目錄進(jìn)行歸檔和管理，這就導(dǎo)致在進(jìn)行相關(guān)信息查詢的時候，就需要對全文進(jìn)行查閱來找出需要的信息，這就導(dǎo)致信息的服務(wù)水平不能跟上需求。

4. 數(shù)字化的程度不夠高。目前的科學(xué)技術(shù)的發(fā)展水平是非常高的，但是在進(jìn)行檔案的服務(wù)工作的時候并沒有利用好這些技術(shù)。目前所使用的一般是計算機(jī)的統(tǒng)計以及記錄的功能，數(shù)字化的程度還是比較低的，這樣不僅對于信息技術(shù)沒有充分的利用起來，并且也很難提高檔案服務(wù)的水平。

三、高校檔案服務(wù)在信息化背景下的策略

1. 提高服務(wù)的意識，加強對于硬件的投入。目前高校檔案服務(wù)的工作比較被動，一般都是需要進(jìn)行資源利用的人到儲存的地方進(jìn)行查詢。而工作的人員一般也是僅僅進(jìn)行檔案的收集以及保管的工作，對于對外的服務(wù)不重視。想要將檔案服務(wù)水平提高，就要改變這種被動的服務(wù)。目前信息化的背景下對于提高檔案服務(wù)水平有很大的幫助?？梢岳媚壳暗男畔⒒墓芾砑夹g(shù)以及處理信息水平非常高效的軟硬件設(shè)施，來將檔案管理的服務(wù)的水平提高。并且目前互聯(lián)網(wǎng)的方式對于提高檔案服務(wù)的水平也有很大的價值，可以通過網(wǎng)頁的開發(fā)，可以使得有需要的人通過計算機(jī)就可以進(jìn)行相關(guān)信息的查詢，不用到檔案室進(jìn)行查詢。這樣提高了查詢的效率，也提高了服務(wù)的水平。

2. 區(qū)隔人員類別，提供個性化服務(wù)。目前對于高校的檔案資源有利用的需求的人群有學(xué)生以及教師等等。可以根據(jù)不同的需求將資源進(jìn)行整合，這樣在進(jìn)行查詢的時候就更會具體方便。對于學(xué)生可以設(shè)置一個統(tǒng)一的版塊，使得學(xué)生可以很方便的進(jìn)行檢索查詢以及打印等工作。對于一些科研項目的資源不需要進(jìn)行保密的，就可以做成一個版塊來讓公眾進(jìn)行查閱。對于黨政相關(guān)的資料也可以做成一個版塊，將黨政相關(guān)資料以及人事、校史等相關(guān)的資料整合在一起，方便進(jìn)行查閱。

3. 拓展服務(wù)方式。目前的信息化的背景下，可以將服務(wù)的方式多樣化，傳統(tǒng)的方式就是檔案室進(jìn)行查詢，通過信息技術(shù)的發(fā)展，可以通過電話、郵件或者是實時咨詢的方式進(jìn)行查閱。并且網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展可以進(jìn)行遠(yuǎn)程的信息查詢。并且利用信息化的技術(shù)，可以為用戶提供廣泛性的服務(wù)，也可以提供個性化的服務(wù)，可以利用互聯(lián)網(wǎng)公布檔案的信息以及新聞事件等廣泛性的信息，也可以根據(jù)用戶的個性化的需求，推送一些比較具有針對性的信息。

4. 強化人員培訓(xùn)，提高專業(yè)人員素質(zhì)。目前在進(jìn)行檔案的服務(wù)工作的時候不像以前的傳統(tǒng)的方式那樣簡單。利用現(xiàn)代技術(shù)進(jìn)行檔案的管理與服務(wù)需要對于計算機(jī)的軟件以及互聯(lián)網(wǎng)制作的相關(guān)技術(shù)都要掌握，所以在進(jìn)行這方面工作的人員就需要有相關(guān)的專業(yè)知識和技能。所以高校的人事管理部門就要對相關(guān)的工作人員進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)，使得其能夠掌握相關(guān)的技術(shù)將工作做得更好。并且除了技術(shù)的培養(yǎng)，對于工作人員的素質(zhì)培養(yǎng)也是十分重要，要培養(yǎng)工作人員的主動服務(wù)的意識，將工作做得更好。

5. 完善管理的相關(guān)制度。在進(jìn)行檔案服務(wù)以及管理制度完善的時候，不僅是要完善本校的管理制度，將各院系的管理制度進(jìn)行統(tǒng)一，并且對于各高校之間的管理制度和標(biāo)準(zhǔn)也應(yīng)該進(jìn)行統(tǒng)一，這樣才能夠?qū)①Y源在各高校之間互通有無。并且制度的完善能夠減少在管理工作中出現(xiàn)的問題，這樣用制度進(jìn)行管理可以避免很多人為的問題。并且可以利用制度來對于師生的相關(guān)的個人信息的安全進(jìn)行保護(hù)。制度的完善也是高校對于檔案服務(wù)水平重視程度的體現(xiàn)，所以很有必要進(jìn)行這項工作。

6. 建立檔案評價服務(wù)。目前高校對于教學(xué)、科研的評價體系已經(jīng)基本建立，也積累了相關(guān)評價經(jīng)驗，再根據(jù)評價的整體建設(shè)思路，結(jié)合檔案管理、服務(wù)的實際，對檔案管理的科學(xué)化、服務(wù)化及檔案服務(wù)的開展效果進(jìn)行評價。評價體系可依托信息化服務(wù)平臺，包括服務(wù)指標(biāo)、服務(wù)制度、服務(wù)流程、服務(wù)方式、服務(wù)有效性、服務(wù)滿意度等幾部分。用戶在享受服務(wù)之后對服務(wù)做出評價，可納入工作人員的績效考核。

四、結(jié)語

高校檔案服務(wù)水平的提高，是高校協(xié)同發(fā)展中不可或缺的一環(huán)，將檔案服務(wù)的相關(guān)工作做好了，能夠完善學(xué)校的后勤保障工作，能夠提高學(xué)校的科研水平，能夠?qū)τ趯W(xué)生的管理起到非常好的促進(jìn)作用。高校檔案管理工作可以為教學(xué)的評估提供寶貴的參考數(shù)據(jù)，并且能夠提供一些跨學(xué)科的一些研究資料，提供一些反映社會需求的一些相關(guān)資料。因此，在信息化的背景下，對于檔案服務(wù)工作既是挑戰(zhàn)又是機(jī)遇，傳統(tǒng)的檔案服務(wù)方式不能滿足信息化時代的需求，凡是信息化的技術(shù)又可以促使檔案服務(wù)的水平得到提高。所以在這樣的背景下，高校的檔案服務(wù)的策略應(yīng)該根據(jù)時代的需求進(jìn)行調(diào)整，以便能夠更好地提供服務(wù)。

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