工程檔案管理工作探討

孫鳳輝

摘 要：工程檔案資料是工程建設(shè)質(zhì)量的綜合反映，與工程建設(shè)質(zhì)量密不可分，同時對公司建設(shè)發(fā)展有著積極的意義。當前，工程檔案管理工作中存在不可忽視的一些問題，制約著檔案管理工作進一步發(fā)展。我們要重視工程檔案管理工作，多措并舉，促進檔案管理工作科學發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理；問題；對策；作用

1 工程檔案管理工作存在的主要問題

1.1 工程檔案人員素質(zhì)有待提高

工程檔案資料應包括招投標、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位形成的檔案資料，涉及面廣，專業(yè)性強。但就工程現(xiàn)場的情況看，大多項目部都未配備專職的檔案管理人員，往往是其他人員兼職或臨時抽調(diào)人員擔任，大多沒有參加過正規(guī)的檔案業(yè)務知識培訓，專業(yè)知識欠缺。加上現(xiàn)場工作繁忙，人員調(diào)動頻繁，原始資料丟失、損毀嚴重，檔案管理處于一種被動應付狀態(tài)，這必然影響到工程檔案的質(zhì)量。

1.2 檔案意識淡薄

部分施工單位對工程檔案管理的重要性認識不夠，重施工輕檔案管理的現(xiàn)象普遍存在，如工程技術(shù)資料的收集整理，本應始于工程開工，終于工程竣工驗收，列入工作日程，同步施工進展。在工程項目中，平時不重視工程檔案的收集整理， 檔案工作與工程建設(shè)不能同步管理，資料不規(guī)范、收集不齊全。甚至出現(xiàn)為應付竣工驗收或有關(guān)檢查搞突擊、“做”資料的現(xiàn)象，造成原始資料失真，工程檔案造假，甚至對檔案管理人員反映的問題未引起重視，使工程檔案管理工作處于被動局面。對于施工單位來講，一般都未配專職人員，更沒有專門的資料室與相應的設(shè)備，往往使應該歸檔的資料分散在專業(yè)技術(shù)人員手中，很容易丟失或損毀。

2 做好工程檔案管理工作的對策

2.1 制定工程檔案管理規(guī)范

2.1.1 實施四同步原則

我們在貫徹執(zhí)行國家有關(guān)基建檔案項目管理，驗收方面的規(guī)定和辦法時，結(jié)合廣汽菲亞特克萊斯勒汽車有限公司實際情況，制定出符合該司的規(guī)定，以便于遵照執(zhí)行，同時還應把檔案資料管理職責納入有關(guān)的部門和專業(yè)技術(shù)管理人員的崗位責任和業(yè)務檢查考核程序中，要保持建設(shè)項目資料管理與工程建設(shè)的四個同步：即簽訂合同時同步提出項目檔案資料歸檔份數(shù)與質(zhì)量要求，落實好檔案資料歸檔驗收的經(jīng)濟責任；工程開工建設(shè)與檔案資料形成積累同步，落實好建設(shè)單位、設(shè)計、施工單位相關(guān)部門和人員的管理責任；工程建設(shè)過程與檔案資料跟蹤指導管理同步，落實好建設(shè)單位主管部門和人員監(jiān)督指導責任；工程交工竣工驗收與檔案資料整理交付驗收同步，落實好施工單位保證交工技術(shù)資料完整準確和業(yè)主單位的質(zhì)量驗收把關(guān)責任。保證工程建設(shè)項目檔案管理資料管理、登記、驗收等環(huán)節(jié)工作的規(guī)范和有序控制。

2.1.2 工程檔案歸檔責任書文件的簽署

不僅影響工程形象，而且影響到操作、維護、管理、更新、擴建和技術(shù)改造等。通過一年多前的項目檔案工作實踐，筆者認為由于工程檔案不及時是主要原因，多數(shù)參與單位的領(lǐng)導、工程技術(shù)人員和管理人員要重點抓好項目的進度和質(zhì)量，對項目檔案工作不落，把檔案工作作為“軟”，造成難以歸檔的項目。由于多項目參與單位，如果不是一個強制性的管理手段參與單位備案工作，項目文件歸檔會出現(xiàn)很多問題，會影響項目檔案歸檔時間和檔案質(zhì)量。筆者認為對項目文件歸檔和管理責任書的形式，加強參與單位領(lǐng)導下的檔案管理意識是一種行之有效的方法。因此，我們應采取項目文件歸檔和管理責任書的“辦法和參與單位”，明確規(guī)定了參與單位檔案工作的要求，項目檔案，檔案質(zhì)量，違約處罰，參與單位領(lǐng)導真正從思想價值工程檔案歸檔。這種方法可以從源頭上把住工程建設(shè)的施工單位歸檔，檔案損失情況的有效控制，使它在工程建設(shè)中不僅注重材料的積累，還要注意檔案材料的質(zhì)量，才能保證檔案工作的順利進行。

2.2 實施工程檔案專項檢查工作制，做好工程檔案的業(yè)務指導工作

建設(shè)項目的特點是任務繁重、工作量大、施工周期長、參與單位多、文字材料、圖紙、圖表、聲像資料等。任何一個參與單位，一個部門，一個工程技術(shù)人員，在工作的某些方面一個工作時間沒有做好在關(guān)鍵項目檔案的形成、積累、整理工作中可能對項目文件的管理造成困難甚至損失。為了使施工和監(jiān)理單位可以在工程竣工驗收后三個月內(nèi)公司檔案傳輸完成完整的、準確的和合格的數(shù)據(jù)文件，我們應對工程檔案歸檔工作做專項檢查，一是指定檔案工作者和工程專業(yè)技術(shù)人員負責檢查和指導工作的項目文件，對施工單位的工程文件的收集整理工作，及時跟蹤。二是檔案部門定期參加項目監(jiān)理會議，一方面要了解整個項目的進展情況，另一方面要參加相關(guān)單位會議，對工程檔案專項檢查工作進行專項檢查，及時協(xié)調(diào)和解決備案工作中出現(xiàn)的問題。這種方法可以對發(fā)現(xiàn)的問題及時進行整改，歸檔檔案的質(zhì)量也提高了。

做好檔案專項工作檢查的同時，為確保工程檔案的質(zhì)量，應優(yōu)質(zhì)、高效做好工程檔案的業(yè)務指導工作。例如該司所有工程可從可行性研究報告審查會、初步設(shè)計審查會、工程管理工作例會，到其他有關(guān)專題工作會議以及單位工程劃分工作、工程交工驗收等，檔案部門都應參與進去。通過深入?yún)⑴c工程建設(shè)的有關(guān)工作，檔案部門能及時掌握、了解工程建設(shè)的主要內(nèi)容、進展情況、材料形成情況，并有效地監(jiān)督、指導職能部門，做到及時發(fā)現(xiàn)問題，及時了解指導、解決問題，做到檔案工作與工程建設(shè)“四同步”，確保審理檔案時做到情況清楚、心中有數(shù)。同時，檔案部門參與工程管理也有利于檔案人員與其他部門人員聯(lián)系溝通，得到他們的配合、支持。

2.3 監(jiān)理發(fā)揮工程檔案審核檢查中的作用

在工程實際項目檔案管理工作中，由于人事檔案并沒有親自參與到工程建設(shè)中；二是檔案人員不是工程技術(shù)人員，對項目文件的質(zhì)量檢查是有限的，對施工過程中的一些具體問題和環(huán)節(jié)的監(jiān)督也只有更多的理解。簽名和監(jiān)理人員由于熟悉工程的每一個環(huán)節(jié)，每一個過程，掌握每一個隱患和質(zhì)量事故的原因，發(fā)現(xiàn)過程和結(jié)果，所以我們需要監(jiān)督單位提交的建設(shè)單位項目文件，認真負責地審計，檢查。如發(fā)現(xiàn)問題應及時返回施工單位整改資料檔案，直至項目文件質(zhì)量符合歸檔要求后才能簽名，這對提高工程文件的質(zhì)量，確保工程項目完成后的項目及時傳遞起著重要作用。

參考文獻：

[1]肖永福.加強重點工程檔案管理，努力做好服務工作[J].云南檔案，1992.

[2]晉旺英.重點建設(shè)工程檔案管理工作探討[J].天津治金，2006.