教學(xué)秘書在高職教學(xué)管理與實(shí)施中的作用及任務(wù)

吳虹 陳正平

摘 要：在高職院校教學(xué)管理與實(shí)施過程中，教學(xué)秘書作為院校教學(xué)管理隊伍重要成員在提高教學(xué)管理水平、強(qiáng)化教學(xué)實(shí)施效果方面扮演著重要角色。文章立足教學(xué)秘書崗位特點(diǎn)，對教學(xué)管理與實(shí)施中教學(xué)秘書的崗位職能和工作任務(wù)進(jìn)行介紹，并針對如何做好教學(xué)秘書工作提出幾點(diǎn)建議，旨在闡明高職院校教學(xué)管理與實(shí)施中教學(xué)秘書具有的重要地位。

關(guān)鍵詞：教學(xué)秘書 高職院校 教學(xué)管理 教學(xué)實(shí)施 作用 人物

中圖分類號：G647.2 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2016）01（c）-0107-02

教育環(huán)境的穩(wěn)定和教學(xué)項目的有效實(shí)施離不開教學(xué)管理，它是各級學(xué)校管理工作的核心與主體，對高職院校而言也是如此。教學(xué)秘書是教學(xué)管理工作的基層參與者，也是一線工作者，其職能與作用的發(fā)揮水平直接關(guān)系到一所院校教育管理工作執(zhí)行的有效性，因此，明確教學(xué)秘書的任務(wù)和作用、提高教學(xué)秘書綜合素質(zhì)對于促進(jìn)教學(xué)改革、強(qiáng)化教學(xué)管理而言意義重大。

1 教學(xué)秘書工作特點(diǎn)

服務(wù)是教學(xué)秘書扮演的最重要角色之一，縱觀其工作內(nèi)容不難發(fā)現(xiàn)，教學(xué)秘書既要負(fù)責(zé)向上級反饋教學(xué)信息，也要做好日常教學(xué)準(zhǔn)備工作，即向上服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)，向下服務(wù)學(xué)生。隨著教育管理制度的完善和教學(xué)管理需求的增加，教學(xué)秘書崗位的工作重要性和工作特點(diǎn)日漸突出，這使得高職院校對秘書的能力要求也上了一個臺階。目前，各高職院校教學(xué)秘書普遍工作量大，這就要求教學(xué)秘書不僅要具備合格的工作能力，還要擁有高水平的服務(wù)意識，以面對繁瑣的工作，隨時準(zhǔn)備迎接挑戰(zhàn)。此外，教學(xué)秘書崗位需要面對和處理的問題很多，單從其服務(wù)的對象為領(lǐng)導(dǎo)、教師和學(xué)生就可以看出。當(dāng)任務(wù)堆積時，教學(xué)秘書需要很好的協(xié)調(diào)工作。同時日常養(yǎng)成良好管理習(xí)慣和記錄習(xí)慣，即將問題分類，以求工作需要時能準(zhǔn)快速找到解決方法。另外，教學(xué)管理中突發(fā)事件也較多，教學(xué)秘書除了需要對繁瑣工作有耐心外，還要具備處理突發(fā)問題的能力，以保證教學(xué)管理工作順利進(jìn)行。

2 教學(xué)管理中教學(xué)秘書的崗位任務(wù)

2.1 教學(xué)秘書工作

協(xié)助是教學(xué)秘書的基本工作。對于領(lǐng)導(dǎo)，教學(xué)秘書負(fù)責(zé)傳達(dá)任務(wù)和指示，并及時反饋問題；對于教師和學(xué)生，教學(xué)秘書負(fù)責(zé)意見、建議等信息的傳達(dá)，同時協(xié)助教師解決教學(xué)問題。學(xué)校各部門間的關(guān)系也需要教學(xué)秘書協(xié)助調(diào)和。

整合教學(xué)資料是教學(xué)秘書日常工作中平凡卻重要的任務(wù)，因為一切教學(xué)活動的開展都需要以資料為基礎(chǔ)條件。除負(fù)責(zé)資料收集外，教學(xué)秘書還要負(fù)責(zé)資料的規(guī)范整理和妥善放置，工作需堅持檔案管理要求，責(zé)任重大而有意義。

除聽從領(lǐng)導(dǎo)安排和要求外，教學(xué)秘書也需要立足系部教學(xué)情況，草擬工作規(guī)范、辦法等，為領(lǐng)導(dǎo)發(fā)揮參謀作用。同時，教學(xué)秘書還要負(fù)責(zé)最終確定并實(shí)施的制度、辦法的執(zhí)行監(jiān)督工作。教學(xué)課程設(shè)置出現(xiàn)變化時，教學(xué)秘書也要負(fù)起調(diào)課及后續(xù)工作的相關(guān)處理。

2.2 教學(xué)秘書職能

統(tǒng)籌安排是教學(xué)秘書重要崗位職能之一。教學(xué)秘書的工作貫穿于教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)施過程的始終，人物之復(fù)雜與繁重可見一斑。統(tǒng)籌安排即是將堆積的事務(wù)進(jìn)行梳理，按主次順序編排，逐一完成，以確保工作順利完成，不影響教學(xué)工作準(zhǔn)里開展。日常工作中，教學(xué)秘書也可做好工作筆記，從既往工作經(jīng)歷中吸取教訓(xùn)和經(jīng)驗，為日后工作效率的提升奠定基礎(chǔ)。

溝通協(xié)調(diào)對于教學(xué)秘書而言至關(guān)重要，這主要是由于作為管理工作主要執(zhí)行者，教學(xué)秘書不僅承擔(dān)著重要的管理責(zé)任，還起到橋梁作用，在院校廣大師生之間發(fā)揮作用。在高職院校，教學(xué)秘書通常隸屬于系級管理部門，他們不僅要接受院系的管理，也要接受教務(wù)處的管理，日常協(xié)調(diào)多方工作離不開溝通和交流，這是各級被服務(wù)者配合教學(xué)秘書管理工作的重要前提和保證。

此外，社會發(fā)展需求決定了高職院校課程的開設(shè)，當(dāng)需求有變時，課程設(shè)置自然會有相應(yīng)的調(diào)整，二者關(guān)系是密不可分的。專業(yè)論證與調(diào)研是高職院校課程開設(shè)前的重要考察內(nèi)容，調(diào)研準(zhǔn)確對于院校人才培養(yǎng)方向的確定意義重大，在這一點(diǎn)上，教學(xué)秘書為優(yōu)化管理工作需不斷加強(qiáng)自我學(xué)習(xí)和了解，好在教學(xué)專業(yè)設(shè)置管理領(lǐng)域中發(fā)揮作用。

3 教學(xué)實(shí)施中教學(xué)秘書的崗位作用

3.1 教學(xué)秘書可有效保障教學(xué)管理工作順利進(jìn)行

教務(wù)處是高職院校教學(xué)管理體系中的核心機(jī)構(gòu)，各系各院也分別都有自己的教務(wù)辦，兩者共同擔(dān)負(fù)起高職院校的教學(xué)管理工作。前者負(fù)責(zé)整體教育管理工作，如調(diào)整業(yè)績考核、實(shí)施教改方案等。后者則主要負(fù)責(zé)日常工作，特別是協(xié)同其它部門處理學(xué)生就讀問題，如資料注冊、學(xué)費(fèi)繳納等。教學(xué)秘書是頻繁游走于校教務(wù)處和院教務(wù)辦之間的重要崗位，扮演著信息收集與下放的角色。沒有教學(xué)秘書，校教務(wù)處也院教務(wù)辦之間的活動和交流將變的十分不便，師生之間的就教學(xué)而進(jìn)行的信息交流也將缺少一個傳遞者進(jìn)行信息傳達(dá)。

3.2 教學(xué)秘書有助于推動院校教學(xué)質(zhì)量的提高

教學(xué)秘書在教學(xué)建設(shè)中雖無明確使命，也無卓越的個人貢獻(xiàn)，但其參與教學(xué)工作始末，始終默默無聞的奉獻(xiàn)，重要性不容忽視。一方面，教學(xué)質(zhì)量檢查是教學(xué)秘書協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)需要定期進(jìn)行的一項重要工作。在檢查過程中，教學(xué)秘書需定期總結(jié)教學(xué)意見和建議并積極反饋，這有利于教學(xué)秘書自我見解的形成，同時也能夠為教學(xué)改革獻(xiàn)謀獻(xiàn)策，利于教學(xué)質(zhì)量優(yōu)化；另一方面，基于創(chuàng)新教育的研討活動也由教學(xué)秘書協(xié)助組織的，他們可促進(jìn)科研成果投入教學(xué)使用。

4 關(guān)于做好教學(xué)秘書工作的幾點(diǎn)思考

良好個人素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)是勝任教學(xué)秘書工作的前提和重要基礎(chǔ)，這與教學(xué)秘書崗位特點(diǎn)和工作任務(wù)密切相關(guān)。又因為教學(xué)秘書多會因教學(xué)需要安排或組織一些教學(xué)活動，因此教學(xué)秘書還需要具備一定的創(chuàng)新意識，方能更好地勝任本職工作。教學(xué)秘書隊伍是高職院校教學(xué)管理工作中的一支重要力量，院校需注重這支隊伍的重要性。首先，在日常教學(xué)管理期中，注重教學(xué)秘書的培訓(xùn)工作，以增強(qiáng)隊伍綜合實(shí)力，更好地服務(wù)教學(xué)管理。其次，注重關(guān)于教學(xué)秘書管理的相關(guān)研究，以提高隊伍建設(shè)整體水平。最后，在尊重教學(xué)秘書自尊和個人榮譽(yù)的基礎(chǔ)上積極引入激勵機(jī)制，調(diào)動隊伍工作熱情。激勵機(jī)制以獎為主，以罰次之，對于教學(xué)秘書的辛勤工作當(dāng)予以肯定和感謝，從而調(diào)動他們的積極性，以實(shí)現(xiàn)集小學(xué)管理良性循環(huán)。

5 結(jié)語

教學(xué)秘書在教學(xué)管理和實(shí)施過程中的工作任務(wù)是細(xì)微繁雜的，但卻會對高職院校教學(xué)管理和實(shí)施產(chǎn)生最直接的影響?？梢哉f，他是教育工作順利進(jìn)行必不可少的力量支持，平凡卻有著舉足輕重的地位。然而，實(shí)際高職院校中卻存在著不重視教學(xué)秘書崗位工作、教學(xué)管理體質(zhì)不健全、職工責(zé)任分布不明等問題亟待解決。對此，作為教學(xué)管理一線參與者，教學(xué)秘書需要認(rèn)識到自身崗位的重要意義及價值，明確自身職能和任務(wù)的同時，積極主動配合院校管理工作，從點(diǎn)滴做起，嚴(yán)格謹(jǐn)慎，努力在自己的崗位上發(fā)揮光和熱，以行動向世人證明自己的價值。高職院校也應(yīng)該充分肯定教學(xué)秘書在完善教學(xué)管理、提高教學(xué)質(zhì)量方面所具有的重要作用，積極加強(qiáng)教學(xué)秘書隊伍建設(shè)，以促進(jìn)教學(xué)活動順利開展，實(shí)現(xiàn)校方教學(xué)水平及和管理能力的不斷提升。

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