宋代架閣庫的形成和管理

高瓊 靳夢妮

“架閣”，顧名思義，就是貯存檔案文書的木架，架閣庫即以架閣的形式保存檔案文書的地方。

傳統(tǒng)社會中檔案管理場所的發(fā)展演變復(fù)雜而漫長，從先秦時期的甲骨窖穴到兩漢時期的石渠閣、蘭臺、東觀，再到隋唐時期的甲庫，最后到宋代的架閣庫。至此，我國傳統(tǒng)社會的檔案管理場所和管理方式發(fā)生了重大變化，架閣庫逐漸成為宋代所設(shè)立、用以保管檔案文書的專職機(jī)構(gòu)。自此之后，元、明、清三代繼續(xù)大規(guī)模地建立架閣庫，用以管理浩若星瀚的檔案文書，及至近代，架閣庫才逐漸退出歷史舞臺。

那么，架閣庫與其對應(yīng)的檔案文書管理方式為何恰于趙宋一世出現(xiàn)？筆者認(rèn)為，這既是歷史發(fā)展的必然，也與下文幾點因素緊密相關(guān)。

一、科技因素是推動架閣庫在宋代出現(xiàn)的根本原因

在架閣庫出現(xiàn)之前，檔案文書主要是書寫在簡牘、絹帛之上，盛放在金匱此類密閉的器物之中。這種保管方式既不利于排放管理，又無法適應(yīng)檔案文書數(shù)量與日俱增的保管需求。隨著造紙技術(shù)的不斷改良進(jìn)步，紙張越來越多地運用于檔案文書之中。于是乎，檔案文書的數(shù)量和種類呈現(xiàn)出與日俱增的發(fā)展態(tài)勢。同時，書寫載體的改變也帶動了文書裝訂式樣的轉(zhuǎn)變——普遍由卷軸式改變?yōu)檎郫B式。

眾所周知，活字印刷術(shù)誕生于北宋慶歷年間，此舉源于畢昇對前人經(jīng)驗教訓(xùn)的總結(jié)和改良。這項偉大的創(chuàng)造對檔案文書事業(yè)的進(jìn)步功不可沒。它極大地提升了檔案文書的印刷效率，同時也擴(kuò)大了其影響半徑，從而使檔案文書的保管更加方便、快捷。由此，人們對檔案文書管理場所也提出了更高的要求，終究因為時代的進(jìn)步、技術(shù)的變革使得架閣庫及其相應(yīng)的管理方式應(yīng)運而生。

二、架閣庫是趙宋王朝對于公文管理和信息安全的現(xiàn)實需要

公元960年，趙匡胤陳橋兵變，黃袍加身，趙宋王朝由此建立。此后，天水一朝汲取五代時期武人專權(quán)分裂割據(jù)的教訓(xùn)，始終奉行崇文抑武的政策。一方面，君主中央集權(quán)大大加強(qiáng)；另一方面，文官數(shù)量顯著增加。由此形成了“冗官”的局面，對應(yīng)而產(chǎn)生的檔案文書也隨之飛速增長。與此同時，國家機(jī)器的正常運轉(zhuǎn)大多依賴于龐雜繁多的紙質(zhì)公文。因此，當(dāng)時的社會又被時人稱為“公人世界”或“公文世界”。伴隨著檔案文書數(shù)量的成倍增加，對其管理需求也提出了更高的要求：以往金匱制的管理方式顯然無法適應(yīng)日益增長且日趨普遍的檔案文書的貯藏管理和便捷利用的需要，檔案管理與改革勢在必行。

還值得注意的是，在傳統(tǒng)儒家“內(nèi)圣外王”的感召下，趙宋統(tǒng)治者既然無法做到“外王”，那么“內(nèi)圣”就顯得格外重要。天水一朝是我國傳統(tǒng)社會文化發(fā)展的一座高峰，與之相對應(yīng)的是檔案文書數(shù)量的急劇上升，如何做到對數(shù)量龐雜的檔案文書進(jìn)行有效管理，這一問題顯然迫在眉睫。據(jù)統(tǒng)計，趙宋王朝在其統(tǒng)治期間，曾經(jīng)先后修筑了專門保存帝王的詩文、詔令、起居注、政事手札等重要檔案及文書資料的御用檔案庫，有龍圖閣、天章閣、微酞閣、敷文閣等共計11座架閣庫之多。據(jù)現(xiàn)存文字資料記載，趙宋架閣庫的設(shè)置最早出現(xiàn)于《宋會要輯稿》之中?！?..仍令三司將覆檢文賬，上歷管系于判使廳，置庫架閣，準(zhǔn)備取索照。如有散失，其本部副使、判官必重行朝典，干系人吏決仃?！贝藶?95年，亦宋太祖至道元年六月的一項詔令，應(yīng)該也是目前所能見到的有關(guān)架閣庫的最早記載。

趙宋政權(quán)從建立到覆滅的三百多年間，周邊政權(quán)對其威脅從未停止。無論是契丹、黨項還是女真、蒙古，趙宋政權(quán)與周邊少數(shù)民族政權(quán)長期處在敵對狀態(tài)之中。在尖銳而復(fù)雜的政治斡旋和軍事爭奪的背景之下，各個政權(quán)之間的信息長久地籠罩在互相封鎖的陰影之中。于是，竊密與反竊密間的斗爭此起彼伏，從未間斷。據(jù)史料記載，遼國曾多次以高價為誘餌來獲取宋朝的機(jī)密檔案文書。無獨有偶，金人不惜重金來收購南宋的內(nèi)部檔案文書，并且還使用“蠟丸”等工具來竊取南宋的國家機(jī)密。類似的記載在史書中屢見不鮮。為了保證國家的信息安全，必須采取相應(yīng)的措施加強(qiáng)其檔案文書的管理。

三、科學(xué)合理的管理方法將架閣庫提升到更高的層次

隨著架閣庫的正式建立，與之相匹配的檔案文書管理方法也同時出現(xiàn)，其中當(dāng)屬《慶元條法事類》最具代表性。這項大型而完備的法典頒行于宋寧宗時期，由右承相謝深甫進(jìn)行主持編纂。該法典共分16個門類，《文書門》一門就詳細(xì)規(guī)定和介紹了從檔案集中、編錄、立卷、登記編號、分類、鑒定、銷毀、供檢利用、檔案移交、檔案保護(hù)等各個方面的情況。其中又以千字文編號法和置冊分門編錄兩項最為時人所稱道且廣泛使用。

千字文編號法就是以天、地、玄、黃、宇、宙、洪、荒等千字先后為序，再把檔案文書編入相應(yīng)的字序之中的編號方法?！扒ё治摹庇蓙硪丫?，南朝梁武帝時期，員外散騎侍郎周興嗣奉皇命從王羲之的書法中選取千字，編纂成文。此文在隋唐時期頗為流行，及至趙宋，已經(jīng)有了多種版本的千字文流傳。據(jù)相關(guān)史料記載，此方法是由周湛所創(chuàng)。周湛曾在宋仁宗時期任江南西路轉(zhuǎn)運使，“江西民喜訟，多竊去案牘，而州縣不能制，湛為轉(zhuǎn)運使，為立千文架閣法”[2]?！扒摹奔词恰扒ё治摹钡暮喎Q，是時人約定俗成的稱呼。周湛以檔案文書形成的時間順序，以時人耳熟能詳?shù)摹肚ё治摹窞榫幣判蛱枺幸?guī)律地陳列于架閣之上。此法兼具了便于查閱和防止了檔案文書的丟失兩重功效，意義非凡。鑒于此法方便、高效，朝廷“以歲月為次，嚴(yán)其遺失之罪”將此方法頒布于諸路，效果顯著。

“置冊分門編錄”即是按照所受月日進(jìn)行編次，以千字文為順序進(jìn)行排列。對檔案文書要進(jìn)行“印縫”，同時也要標(biāo)明張數(shù)、封題、年月以及事目。此后，以年月為次序記于登記簿，仍舊是“立號編排”。當(dāng)然，在登記簿上要注明：某月某日字號，編排于架閣某庫之中。此法極具科學(xué)性和效率性，至今沿用。值得一提的是，宋代著名的史學(xué)家鄭樵在《通志·藝文略》篇中，突破前人所用的四分、五分、六分、七分、九分等文獻(xiàn)分類方法，首創(chuàng)了12類、100家、432種的分類體系。他主張朝代之書，以朝代來劃分；非朝代之書，就以“類聚”來區(qū)分，同時還應(yīng)該依據(jù)檔案、文書的內(nèi)容或者問題來進(jìn)行歸類，而不是簡單地“以人類書”或“見名不見書”。鄭樵的觀點對此后的檔案文書的管理工作產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響。

四、架閣官的設(shè)置造就與架閣庫的良性互動

宋代架閣庫的設(shè)立非常廣泛，從中央到地方都可見架閣庫的存在：無論是中書省、門下省、尚書省，還是各級地方政府機(jī)關(guān)都可見架閣庫的身影。架閣官最初于宋徽宗崇寧元年，是政府設(shè)置專門管理架閣庫的人員。其由吏部率先設(shè)立，之后戶部、兵部、工部、禮部便紛紛進(jìn)行仿效，由此形成六部架閣官制度。趙宋一朝對于架閣官的選任十分嚴(yán)格，馬端臨在《文獻(xiàn)通考》中曾記載道“主管架閣庫，掌儲藏帳籍文案以備用，擇選有時望者為之”；陳晦在《六部架閣題名續(xù)記》中也有相似的描述“日又有詔，非科目及人材卓異與縣令之著績弗授其選”。宋朝中央架閣庫管理人員多為進(jìn)士出身，著名史學(xué)家鄭樵就曾先后擔(dān)任過禮部、兵部架閣庫的主管官員。同樣，各級地方架閣庫的管理人員要求“州職官一員，縣令丞簿掌之”。這樣，架閣官人員選任的精英化，一方面促進(jìn)了檔案文書的有序化管理，另一方面反過來也加強(qiáng)了架閣庫的建設(shè)，長此以往，便形成了架閣官與架閣庫的良性互動。

趙宋時期出現(xiàn)的架閣庫，既是傳統(tǒng)社會人民智慧的結(jié)晶，也是歷史時代發(fā)展進(jìn)步的必然。而令人惋惜的是，隨著架閣庫退出歷史的舞臺，人們對其關(guān)注度越來越低，里面很多適用于現(xiàn)代檔案和文書管理的方法也漸漸無人問津。讀史可以明智，我們現(xiàn)今的檔案管理工作仍可汲取前人的智慧而為我所用。

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