民間家書檔案化管理研究

鍋艷玲

摘要：本文基于民間家書的檔案價值，提出檔案化管理是搶救民間家書的重要途徑，同時結(jié)合中國人民大學(xué)“搶救民間家書項(xiàng)目”，從民間家書的征集、整理、保管、開發(fā)利用等環(huán)節(jié)，探索民間家書的檔案化管理路徑，并提出在民間家書檔案化管理中應(yīng)注意的幾個問題。

關(guān)鍵詞：民間家書檔案征集開發(fā)利用

Abstract：Based on the archival value of civil let？ ter， this paper points out that managing civil letters is an efficient way for their management and protec？ tion. Taking the example of Rescue Civil Letters of Renmin University of China， this paper analyzes the collecting， sorting， custody and utilization of the civil letters. Suggestions aim to optimizing civil letters management have also been mentioned.

Keywords： Civil letters； Archives collection； Utilization

一、民間家書的界定

民間家書是指家庭成員、親戚、師友、同學(xué)、同僚以及其他朋友之間的通信，從外延上來看，它包括了除公函和商業(yè)信函之外的所有私人之間的通信總稱。[1]民間家書具有歷史記錄性、文化性、知識性、傳承性、民族性、地域性等多重屬性，這也決定了民間家書具有歷史研究、文化、倫理、教育等多重價值，如感情交流與寄托、構(gòu)建社會記憶、進(jìn)行社會教育、為歷史研究提供可靠史料等。

民間家書在我國已有兩千多年的歷史，隨著信息技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展以及人們交流方式的日益多元化，民間家書的保護(hù)正提上日程。目前，新華網(wǎng)、中國人民大學(xué)家書文化研究中心等組織或機(jī)構(gòu)對民家書的搶救保護(hù)已給予關(guān)注。例如：新華網(wǎng)在2015年1月26日發(fā)起了“人未歸信先至！邀您給親人寫一封家書”的活動，網(wǎng)友對該活動反響熱烈。[“2]搶救民間家書項(xiàng)目”則于2005年啟動，該項(xiàng)目以保護(hù)文化遺產(chǎn)、傳承家書文化為宗旨，截至目前所征集到的家書達(dá)五萬余封，家書的時間跨度達(dá)二百多年。2009年，成立了中國人民大學(xué)家書文化研究中心，對家書、日記、手稿等開展了系統(tǒng)的研究。由于對民間家書搶救和保護(hù)的方式是多樣的，本文主要以中國人民大學(xué)“搶救民間家書項(xiàng)目”為例，探討通過檔案化管理加強(qiáng)民間家書搶救保護(hù)的路徑。

二、民間家書檔案化管理分析

民間家書形成、保管于民間，涉及寫信者、收信者、收藏者等多個主體。與名人家書保管相比，目前民間家書總體上存在著保管分散、保管條件較差、隨意丟棄的現(xiàn)象。為了讓民家家書得到科學(xué)管理、妥善保管、有效利用，本文將民間家書作為檔案資源，從檔案化管理的角度對民間家書進(jìn)行搶救保護(hù)。

（一）民間家書的征集

民間家書大多散存在老百姓手中，若要發(fā)揮其社會價值，則需要通過征集方式，將民間家書集中起來。“搶救民間家書項(xiàng)目”一是得到了國家博物館、中國民間文藝家協(xié)會遺產(chǎn)搶救辦公室、中華炎黃文化研究會、中國文物報社和《炎黃春秋》雜志社的支持。二是基于文化遺產(chǎn)的傳承，尋求到費(fèi)孝通、季羨林、任繼愈等46位學(xué)者的支持。三是得益于媒體的宣傳。新華社、中新社、中央電視臺、北京電視臺、《讀者》、《炎黃春秋》雜志社、新華網(wǎng)、新浪網(wǎng)等媒體均對搶救民間家書項(xiàng)目進(jìn)行了深入報道。[3]在多方力量的推動下，持有者紛紛將家書捐贈給中國人民大學(xué)博物館。據(jù)統(tǒng)計，自2005年該項(xiàng)目啟動至今，已征集到民間家書五萬余封，并且這一數(shù)字還在不斷上升。

（二）民間家書的整理

1.總體上按照時間進(jìn)行分類標(biāo)記。目前，“搶救民間家書項(xiàng)目”征集到的家書時間跨度達(dá)200年，且不同時間段的家書數(shù)量、保管狀況、載體不同，按時間劃分不僅便于歸類，更利于對不同載體類型及保管狀況的民間家書進(jìn)行修復(fù)和保管。因此，按照時間可將其分成古代家書（1840年鴉片戰(zhàn)爭前）、近代家書（1840年鴉片戰(zhàn)爭至1949年10月新中國成立）、現(xiàn)代家書（1949年10月以后）三類。

2.細(xì)化后仍按照時間分類標(biāo)記。由于收集到的民家家書數(shù)量較大且不斷擴(kuò)充，因此有必要將每一大類再進(jìn)行細(xì)分。綜合各種中國歷史階段的劃分標(biāo)準(zhǔn)以及所征集到的家書情況，按照時間將古代家書分為：先秦家書、秦漢家書、三國兩晉南北朝家書、隋唐五代家書、兩宋遼夏金家書、元代家書、明代家書、清代家書八類。近代家書分為道光時期家書、咸豐時期家書、同治時期家書、光緒時期家書、宣統(tǒng)時期家書、民國初期家書、二十年代家書、三十年代家書、四十年代家書九類?，F(xiàn)代家書則包括五十年代家書、六十年代家書、七十年代家書、八十年代家書、九十年代家書、二十一世紀(jì)家書六類。[4]

3.以寫信者姓氏和名字為分類標(biāo)準(zhǔn)。按照寫信人姓氏和名字的順序編排，同一寫信人有多封家書時可作為一個案卷統(tǒng)一保管。征集家書時，也會得到與該家書有關(guān)的明信片、照片、傳記、手稿、著作等背景信息，保管時應(yīng)將這些背景信息作為該家書的附件與家書一并歸類保管。另外，由于征集到的家書數(shù)量仍在不斷增長，在每一類家書的實(shí)體排列時要預(yù)留空間，以防頻繁倒架。

（三）民間家書的保管

從載體形式上來看，目前征集到的民間家書主要以紙張、照片、底片為主，因此對民間家書的保護(hù)，可以遵循“以防為主、防治結(jié)合”的原則，除了做到“八防”以外，還要做到防泄密、防僵化、防無序。對于需要修復(fù)的家書，可利用修裱、復(fù)制、縮微影印、數(shù)字化掃描、數(shù)字化遷移、異質(zhì)異地備份等方法補(bǔ)救。

（四）民間家書的開發(fā)利用

1.編輯出版物。截至目前，該項(xiàng)目組共編輯出版了《家書抵萬金》、《紅色家書》、《任鴻雋陳衡哲家書》、《抗戰(zhàn)家書》、《紅色家書背后的故事》、《廉政家書》、《云中喜有錦書來——搶救家書文集》、《抗戰(zhàn)家書——我們先輩的抗戰(zhàn)記憶》等八本家書集，以及《打開塵封的記憶——中國民間手寫家書展》圖錄。其中，《紅色家書》分別入選中宣部“農(nóng)家書屋”工程和“萬村書庫”工程，《紅色家書》系列紀(jì)錄片也于2015年7月在中央電視臺推出；《抗戰(zhàn)家書》人選國家新聞出版廣電總局向青少年推薦的一百種優(yōu)秀圖書，《家書抵萬金》、《紅色家書》、《抗戰(zhàn)家書》分別人選文化部、財政部2008年度送書下鄉(xiāng)工程。[5]2011年出版的《紅色家書背后的故事》入選中央文明辦、中宣部、原國家新聞出版總署推薦的百種優(yōu)秀思想道德建設(shè)讀物?！犊箲?zhàn)家書——我們先輩的抗戰(zhàn)記憶》入選紀(jì)念世界反法西斯戰(zhàn)爭勝利70周年百種經(jīng)典圖書。

2.舉辦展覽。2005年，“搶救民間家書項(xiàng)目”從征集到的近八千封家書中精選一百封，在北京琉璃廠舉辦了民間家書征集成果展。2009年，“打開塵封的記憶——中國民間手寫家書展”在中國人民大學(xué)博物館展出，展出的民間家書共計160組（件）3075封，相關(guān)老照片380幀。2013年，“尺翰之美——中國傳統(tǒng)家書展”在中國人民大學(xué)博物館新館亮相，展出民間家書共計1000封，相關(guān)老照片500幀。

3.建設(shè)中國家書網(wǎng)。2005年，“搶救民間家書項(xiàng)目”創(chuàng)辦了“中國家書網(wǎng)”，該網(wǎng)站設(shè)有家書論壇、家書博覽、家書春秋、家書研究、媒體文章、項(xiàng)目簡介等板塊，分別從不同角度對家書及搶救民間家書項(xiàng)目進(jìn)行深度報道。

4.開通“我們的家書”微信平臺。自2014年9月23日以來，“搶救民間家書項(xiàng)目組”不僅及時上傳搶救家書項(xiàng)目的最新動態(tài)，而且以文字、圖片等形式展示了大量富有特色的家書，最可貴的是還利用捐贈者的口述以及照片、日記等背景信息，將家書背后的故事整理出來。

三、優(yōu)化民間家書檔案化管理的幾點(diǎn)建議

（一）民間家書的數(shù)字化建設(shè)

1.掃描處理。2015年6月，家書研究中心的“數(shù)字家書”項(xiàng)目正式啟動，該項(xiàng)目擬利用掃描、拍攝等數(shù)字化加工技術(shù)對家書藏品進(jìn)行數(shù)字化。[6]由于家書數(shù)量較大，內(nèi)容復(fù)雜，載體保管狀況不同，建議選擇載體保存狀況瀕危，或具有重大研究利用價值的家書進(jìn)行掃描。

2.目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。在民間家書全文數(shù)字化前，可以先開發(fā)目錄數(shù)據(jù)庫。在目錄數(shù)據(jù)庫中，可以開發(fā)多種倒排文檔以構(gòu)成其目錄體系，供利用者按時間、主題、形成者、接收者等多角度檢索，而這就需要統(tǒng)一家書元數(shù)據(jù)規(guī)范及著錄規(guī)則。例如：在加拿大國家圖書館與檔案館中保存有大量的家書，雖然這些家書并沒有作為專門檔案被保存，而是作為家庭檔案的一部分，但其著錄信息包括標(biāo)題、家書的組織體系（全宗-系列-子系列-案卷-件）、所屬案卷、形成時間、形成地點(diǎn)、語種、數(shù)量、內(nèi)容簡介、索檔號、檢索條件、來源、MIKAN號碼、備注等。在澳大利亞國家檔案館中，家書也是同個人檔案或家庭檔案組織在一起的，其著錄項(xiàng)目一般包括標(biāo)題、時間范圍、控制號、編碼號、保管地點(diǎn)、可供利用狀態(tài)、載體形態(tài)、數(shù)量、登記時間、所在系列號及所在系列標(biāo)題、時間范圍等項(xiàng)目。

3.全文數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。一方面，將中國家書網(wǎng)與全文數(shù)據(jù)庫整合，通過多元化的檢索途徑，滿足用戶檢索、利用家書的需要，解決家書“藏和用的難題”；另一方面，隨著人們記錄信息、傳遞信息方式的改變，利用網(wǎng)絡(luò)征集家書并將其納入全文數(shù)據(jù)庫勢在必行。值得注意的是，在全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)中，文字的轉(zhuǎn)錄、翻譯不容忽視。

（二）妥善處理民間家書管理中涉及的法律問題

就其法律問題來說，主要涉及著作權(quán)、物權(quán)和隱私權(quán)。根據(jù)《中華人民共和國著作權(quán)法》規(guī)定，書信是受著作權(quán)法保護(hù)的作品，其著作權(quán)由發(fā)信人享有，包括發(fā)表權(quán)、署名權(quán)、展覽權(quán)、復(fù)制權(quán)等，發(fā)信人去世后的50年內(nèi)，該項(xiàng)權(quán)利由其合法繼承人繼承。而收信人享有書信的物權(quán)，有權(quán)利將書信銷毀、保留、允許其他人有限地觀看或轉(zhuǎn)讓他人處置等，但物權(quán)的行使不得侵害公共利益和他人合法權(quán)益。由于書信中可能承載了寫信人不愿意公之于眾的內(nèi)容，因此書信內(nèi)容也屬于隱私權(quán)保護(hù)的范疇，隱私權(quán)是人格權(quán)，理應(yīng)受到保護(hù)。因此在處置家書時，需要分清其權(quán)屬狀況，在權(quán)力范圍內(nèi)適當(dāng)處理。首先，家書征集時，判定捐贈者是信件的寫信人還是收信人，并進(jìn)一步確認(rèn)權(quán)利的來源合法性。其次，在對家書公開、展覽、出版之前要審查其著作權(quán)、隱私權(quán)的歸屬情況，如果已經(jīng)不在保護(hù)期內(nèi)，則不用考慮著作權(quán)、隱私權(quán)問題，如果還在保護(hù)期內(nèi)，則應(yīng)得到相關(guān)權(quán)利人的授權(quán)。

（三）設(shè)計民間家書的統(tǒng)一管理體系

從民間家書的分布狀況來看，除了大量散存在個人手中以外，各級各類國家檔案館、博物館、圖書館都有保存，可以說，雖然家書的實(shí)體并沒有集中管理，但通過統(tǒng)一的管理體系可以將信息在不同機(jī)構(gòu)間共享。如在英國國家檔案館的檢索系統(tǒng)中輸入“family letter”，就能將保存在遺產(chǎn)中心、研究中心、文件中心等不同機(jī)構(gòu)的家書查找出來，這主要因?yàn)樗麄儗視捎昧私y(tǒng)一的管理體系。因此，筆者認(rèn)為可以首先確定家書的元數(shù)據(jù)規(guī)范，可參考ISBD、ISAD以及都柏林核心元素集。其次，通過網(wǎng)絡(luò)，以檔案館或博物館為平臺，建立國家家書利用中心，實(shí)現(xiàn)家書資源的共建共享。在家書全文數(shù)字化以前，可以先建立國家家書目錄中心，該中心可以有效地整合不同館藏機(jī)構(gòu)家書的著錄信息，并提供多種檢索途徑，供用戶進(jìn)行目錄檢索，條件成熟后再提供全文檢索。再次，實(shí)現(xiàn)不同館藏機(jī)構(gòu)之間的交流與合作。民間家書具有多學(xué)科屬性，若能實(shí)現(xiàn)它們之間的溝通與合作，則有利于提高民間家書的科學(xué)管理水平。

注釋及參考文獻(xiàn)：

[1]張丁.民間家書的定位及分類探析[J].山西檔案，2012（2）：64—69.

[2]人未歸信先至！邀您給親人寫一封家書[EB/ OL].[2015- 12- 29].http：//forum.home.news.cn/detail/ 135251692/1.html.

[3]張丁.民間家書的搶救性征集與編研實(shí)踐[J].民間文化論壇，2011（2）：21-29.

[4]中國家書網(wǎng)[EB/OL].[2015-10-16] http：//www. jiashu.org/.

[5]首屆中國家書文化論壇嘉賓發(fā)言實(shí)錄（下）. [EB/ OL].[2014-12-10]. http：//www.jiashu.org/jsyj/detail.asp？ id=1352.

[6]搶救——家書里的民間技藝[EB/OL].[2015-6-18].

http： //epaper. ynet.com / html/2015-6/18/content_ 139139.htm？div=-1.