重大活動(dòng)檔案管理工作的實(shí)踐與探索研究

吳穎娜

摘要：近年來(lái)，隨著北京市重大活動(dòng)舉辦的日益頻繁，重大活動(dòng)檔案管理工作難度日益凸顯。本文在總結(jié)了北京市重大活動(dòng)檔案工作特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，針對(duì)其存在的問(wèn)題，提出相應(yīng)的解決對(duì)策。

關(guān)鍵詞：重大活動(dòng)檔案檔案管理收集工作

重大活動(dòng)檔案是指在全國(guó)或世界范圍內(nèi)具有較大影響的政治、經(jīng)濟(jì)、科技、文化藝術(shù)、體育衛(wèi)生等活動(dòng)及重要的國(guó)際性會(huì)議中直接形成的，對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像、實(shí)物等形態(tài)的歷史記錄。近年來(lái)，隨著北京作為我國(guó)政治中心、文化中心、國(guó)際交往中心和科技創(chuàng)新中心戰(zhàn)略定位的明確，國(guó)際影響力不斷提高、國(guó)際資源加速聚集，重大活動(dòng)的舉辦日益頻繁，重大活動(dòng)文件材料的收集、歸檔和檔案管理難度也日益凸顯。自2008年以來(lái)，筆者共親歷或參與指導(dǎo)了二十余項(xiàng)重大活動(dòng)檔案工作，本文結(jié)合筆者的工作實(shí)踐，在對(duì)重大活動(dòng)檔案工作特點(diǎn)進(jìn)行梳理的基礎(chǔ)上，初步探索了如何更好地開(kāi)展重大活動(dòng)檔案管理工作。

一、重大活動(dòng)檔案工作的特點(diǎn)

（一）組織機(jī)構(gòu)規(guī)格高，檔案材料具有不可替代性

重大活動(dòng)普遍具有里程碑意義，在全國(guó)或世界范圍內(nèi)具有較大影響力，政治性極強(qiáng)，多為中央領(lǐng)導(dǎo)及市級(jí)領(lǐng)導(dǎo)直接掛帥，參與人員往往涉及各國(guó)政要首腦。如第二十九屆奧運(yùn)會(huì)工作領(lǐng)導(dǎo)小組組長(zhǎng)由時(shí)任國(guó)務(wù)院副總理李嵐清擔(dān)任；2014年APEC峰會(huì)由習(xí)近平主席主持，美國(guó)總統(tǒng)奧巴馬、俄羅斯總統(tǒng)普京等21位領(lǐng)導(dǎo)人出席會(huì)議。而在重大活動(dòng)籌備、舉辦過(guò)程中形成的各類(lèi)檔案，記錄著國(guó)家或地區(qū)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的重要?dú)v程，具有重要的參考價(jià)值，其作用是不可替代的。

（二）重大活動(dòng)申辦程序復(fù)雜且存在較大不確定性，檔案工作具有被動(dòng)性

我國(guó)每年都會(huì)有很多在全國(guó)或世界范圍內(nèi)具有較大影響力的政治、經(jīng)濟(jì)、科技、文化藝術(shù)、體育衛(wèi)生等領(lǐng)域的活動(dòng)或會(huì)議舉辦，但北京能否申辦成功，要經(jīng)過(guò)從中央到地方的層層審批，具有較大的不確定性。由于無(wú)法提前掌握相關(guān)信息，一定程度上使得檔案行政管理部門(mén)較為被動(dòng)，很難對(duì)重大活動(dòng)檔案工作的提早開(kāi)展有效指導(dǎo)。

（三）重大活動(dòng)組織機(jī)構(gòu)臨時(shí)且涉及部門(mén)眾多，檔案收集工作具有挑戰(zhàn)性

1.臨時(shí)機(jī)構(gòu)涉及部門(mén)眾多，集中辦公存在困難，使得歸檔文件較為分散。重大活動(dòng)臨時(shí)機(jī)構(gòu)通常涉及其內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)及成員單位，其中內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)少則十幾個(gè)，多則二三十個(gè)；成員單位少則五六十個(gè)，多則上百個(gè)。由于經(jīng)費(fèi)、場(chǎng)地租賃等問(wèn)題，絕大多數(shù)部門(mén)難以集中辦公，僅能保證核心部門(mén)的相對(duì)集中。還有一部分重大活動(dòng)工作區(qū)域本身就較為分散，甚至涉及外省市，如2008年奧運(yùn)會(huì)組織委員會(huì)的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)就包含29個(gè)委內(nèi)部門(mén)、38個(gè)競(jìng)賽場(chǎng)館、13個(gè)非競(jìng)賽場(chǎng)館及青島、香港、天津、上海、沈陽(yáng)、秦皇島等6個(gè)京外賽區(qū)。

2.重大活動(dòng)涉及全市方方面面工作，需要各職能部門(mén)的協(xié)同作戰(zhàn)，往往會(huì)從各職能部門(mén)抽調(diào)人員組建臨時(shí)機(jī)構(gòu)，來(lái)負(fù)責(zé)重大活動(dòng)的籌備組織工作，其組成人員基本不改變?cè)腥耸玛P(guān)系。臨時(shí)機(jī)構(gòu)存續(xù)時(shí)間從月余到數(shù)年不等，但活動(dòng)一結(jié)束，機(jī)構(gòu)便解散，工作人員也被迅速召回。在這種情況下，需要在短時(shí)間內(nèi)完成各類(lèi)載體文件材料的收集整理，否則極易造成檔案的散失，對(duì)重大活動(dòng)檔案的收集形成挑戰(zhàn)。

（四）重大活動(dòng)工作模式相對(duì)固定，檔案工作具有一定的規(guī)律性

一般來(lái)說(shuō)，重大活動(dòng)分為機(jī)構(gòu)組建、籌備、舉辦、總結(jié)、撤銷(xiāo)等五個(gè)階段，其工作模式相對(duì)固定。以2008年奧運(yùn)會(huì)為例，組建階段自2001年8月至12月；籌備階段至2008年4月；舉辦階段至當(dāng)年9月；總結(jié)階段至2009年7月；機(jī)構(gòu)撤銷(xiāo)階段至2009年7月24日。鑒于重大活動(dòng)工作模式的相關(guān)固定性，檔案工作可以采取項(xiàng)目時(shí)間管理方式對(duì)其進(jìn)行管理。

二、重大活動(dòng)檔案工作存在的問(wèn)題

（一）重大活動(dòng)檔案工作受重視程度不高

由于重大活動(dòng)組織機(jī)構(gòu)的臨時(shí)性、工作節(jié)奏的快速性，加上檔案工作本身的末端性、服務(wù)性、保障性，重大活動(dòng)檔案工作很容易被領(lǐng)導(dǎo)忽視。部分工作人員也會(huì)因此出現(xiàn)拖延的情況，這極大地影響了檔案工作正常開(kāi)展。這種情況在常設(shè)機(jī)構(gòu)時(shí)有發(fā)生，在重大活動(dòng)臨時(shí)機(jī)構(gòu)中表現(xiàn)得更加突出。

（二）重大活動(dòng)檔案工作提前籌劃存在難度

重大活動(dòng)臨時(shí)機(jī)構(gòu)組建、人員逐步到位后，各項(xiàng)工作便進(jìn)入戰(zhàn)時(shí)狀態(tài)。如前所述，重大活動(dòng)申辦程序較為復(fù)雜且存在較大不確定性，加之檔案自身的特點(diǎn)及檔案部門(mén)相較其他職能部門(mén)而言，在重大活動(dòng)中處于非核心地位，使得各項(xiàng)工作開(kāi)展后，檔案行政管理部門(mén)提前介入，開(kāi)展建檔指導(dǎo)存在難度。

（三）重大活動(dòng)文件材料易散失

由于重大活動(dòng)組織機(jī)構(gòu)多為臨時(shí)機(jī)構(gòu)，工作人員身兼數(shù)職，使得重大活動(dòng)臨時(shí)機(jī)構(gòu)撤銷(xiāo)的過(guò)程中，極易出現(xiàn)大量存放于部門(mén)或個(gè)人手中的文件材料來(lái)不及統(tǒng)一收集，被隨意丟棄或被帶回原單位等情況，加之辦公地點(diǎn)的不集中，很容易導(dǎo)致文件材料的散失。

（四）重大活動(dòng)檔案的歸屬容易引起紛爭(zhēng)

重大活動(dòng)檔案的歸屬問(wèn)題十分敏感。如不同舉辦主體之間，檔案館與博物館之間，不同行業(yè)之間，都會(huì)出于對(duì)檔案歸屬權(quán)的重視，希望留存檔案原件，但原件只有一套，一旦分散必然影響全宗的完整性。

（五）重大活動(dòng)檔案人員業(yè)務(wù)能力明顯不足

重大活動(dòng)檔案人員應(yīng)至少具備三個(gè)條件：一是在短時(shí)間內(nèi)準(zhǔn)確判斷檔案價(jià)值、合理分類(lèi)、規(guī)范整理的業(yè)務(wù)能力；二是較強(qiáng)的協(xié)調(diào)溝通能力；三是培訓(xùn)督導(dǎo)能力，確保歸檔范圍、整理標(biāo)準(zhǔn)得以貫徹執(zhí)行。目前，重大活動(dòng)組織工作強(qiáng)度大，工作人員多為兼職，在這種情況下，人員選配時(shí)僅有檔案專(zhuān)業(yè)能力，不能滿足工作需求。

三、重大活動(dòng)檔案管理的實(shí)踐與探索

（一）多措并舉，提高重大活動(dòng)檔案工作重視程度

首先，檔案工作要變被動(dòng)為主動(dòng)，借助各種手段宣傳檔案工作，讓越來(lái)越多的社會(huì)公眾愿意去認(rèn)識(shí)和了解檔案和檔案工作。其次，建立自上而下的檔案工作機(jī)制。明確臨時(shí)機(jī)構(gòu)分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)；明確臨時(shí)機(jī)構(gòu)主管檔案工作的部門(mén)及部門(mén)的負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)；明確主管部門(mén)內(nèi)的專(zhuān)職檔案員；明確臨時(shí)機(jī)構(gòu)各部門(mén)負(fù)責(zé)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)及兼職檔案員。

（二）加強(qiáng)監(jiān)控，解決重大活動(dòng)檔案工作難以提前籌劃的問(wèn)題

檔案行政管理部門(mén)一方面應(yīng)與經(jīng)常承辦重大活動(dòng)的職能部門(mén)建立溝通渠道，及時(shí)掌握相關(guān)信息；另一方面，適應(yīng)重大活動(dòng)申辦審批的特點(diǎn)，在審批通過(guò)后，及時(shí)采取措施，加強(qiáng)對(duì)重大活動(dòng)檔案工作的監(jiān)控。一是針對(duì)其工作模式相對(duì)固定的特點(diǎn)采用項(xiàng)目管理方式，將檔案工作作為項(xiàng)目進(jìn)行分解，預(yù)測(cè)各階段的所需時(shí)間，根據(jù)總體規(guī)劃和重要程度確定工作任務(wù)，參照預(yù)期進(jìn)度進(jìn)行跟蹤，實(shí)施檢查督導(dǎo)。二是借鑒國(guó)際奧委會(huì)對(duì)奧運(yùn)主辦城市的監(jiān)控方式，采用“紅綠燈”監(jiān)控機(jī)制，即運(yùn)用不同的顏色代表不同的工作進(jìn)度，綠色代表完成、黃色代表進(jìn)行中、紅色代表延遲。三是采用定期通報(bào)機(jī)制，即在臨時(shí)機(jī)構(gòu)主要領(lǐng)導(dǎo)參加的重要會(huì)議上定期通報(bào)檔案工作進(jìn)展情況，以確保檔案工作與重大活動(dòng)籌辦工作同步開(kāi)展。

（三）建立制度，加強(qiáng)管理，確保重大活動(dòng)檔案的齊全完整

一是制發(fā)規(guī)范性文件，如文件材料歸檔制度（包括歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔要求等）、各類(lèi)載體檔案整理標(biāo)準(zhǔn)、檔案保管、保密、利用、移交等各環(huán)節(jié)工作制度。二是制定有約束力的規(guī)章制度，如制定檔案工作總體安排計(jì)劃，編制時(shí)間進(jìn)度表。三是在機(jī)構(gòu)管理上，編制包含歸檔范圍目錄在內(nèi)的《檔案工作責(zé)任書(shū)》，明確責(zé)任目標(biāo)、責(zé)任內(nèi)容、責(zé)任追究等事項(xiàng)。四是在人員管理上，對(duì)于組織關(guān)系未調(diào)整的，可明確提出未完成檔案移交工作的主管部門(mén)負(fù)責(zé)人及檔案人員不得提前撤離工作崗位的要求，對(duì)于組織關(guān)系轉(zhuǎn)到臨時(shí)機(jī)構(gòu)的，需由該部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)離崗人員檔案工作無(wú)未結(jié)事項(xiàng)后，方可辦理離職手續(xù)。五是在檔案管理上，可采取待移交檔案目錄需經(jīng)各歸檔機(jī)構(gòu)主管領(lǐng)導(dǎo)審核確認(rèn)方可向檔案部門(mén)移交等方式。

（四）根據(jù)舉辦主體的情況，確保重大活動(dòng)檔案的合理歸屬

根據(jù)重大活動(dòng)的規(guī)格、性質(zhì)、涉及區(qū)域、所屬全宗及其利用需求等特點(diǎn)，確定檔案的最終歸屬流向。對(duì)于舉辦主體單一、歸屬清晰的，可根據(jù)實(shí)際情況，確定檔案由主責(zé)單位集中收集和整理并在重大活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)移交有關(guān)檔案館、由主責(zé)單位集中收集和整理并隨本單位檔案按期移交有關(guān)檔案館、移交由各參與單位分別收集整理并隨本單位檔案按期移交有關(guān)檔案館等三種管理方式。對(duì)于涉及不同舉辦主體、不同館際、不同行業(yè)的，應(yīng)在充分溝通的基礎(chǔ)上確定檔案歸屬，能形成多份（套）的，如部分公文、實(shí)物檔案等，分別歸入各舉辦主體，原件僅一份的，如領(lǐng)導(dǎo)批件、會(huì)計(jì)、原始聲像檔案等，可由一方完整留存原件，其他各方留存復(fù)制件或檔案目錄，并簽署檔案保密利用備忘錄，規(guī)定各方的權(quán)利和義務(wù)。

（五）以多種方式滿足重大活動(dòng)檔案工作人員需求

筆者認(rèn)為：理想方案是檔案行政管理部門(mén)著力培養(yǎng)符合重大活動(dòng)需求的人才，使其既能勝任檔案工作，又能兼任重大活動(dòng)部分組織工作。現(xiàn)實(shí)方案是加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有人員的培訓(xùn)，同時(shí)檔案行政管理部門(mén)需加大監(jiān)督指導(dǎo)力度。此外，借助外力，如與有檔案專(zhuān)業(yè)的院校建立聯(lián)動(dòng)機(jī)制，邀請(qǐng)檔案專(zhuān)業(yè)的大學(xué)生作為志愿者參與檔案基礎(chǔ)整理工作。還可以嘗試購(gòu)買(mǎi)社會(huì)服務(wù)，將不涉密檔案的整理事務(wù)外包給專(zhuān)業(yè)公司承擔(dān)，但需制定完備的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)案，確保外包過(guò)程中的保密安全。