淺析招標(biāo)代理中的檔案管理工作

石璐

摘 要：招標(biāo)項(xiàng)目檔案管理是招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)從事招標(biāo)投標(biāo)活動中的一項(xiàng)重要工作，是強(qiáng)化內(nèi)部管理、規(guī)范招標(biāo)投標(biāo)活動的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。文章從招標(biāo)檔案管理的基本內(nèi)容出發(fā)，分析了招標(biāo)檔案的理論和現(xiàn)實(shí)作用，并在此基礎(chǔ)上分析了企業(yè)招投標(biāo)檔案管理的積極作用。

關(guān)鍵詞：招標(biāo)代理；檔案管理；優(yōu)化建議

一、招標(biāo)代理檔案管理內(nèi)容分析

當(dāng)前在我國企業(yè)中對于招投標(biāo)管理的認(rèn)識還存在著嚴(yán)重的不足，許多人認(rèn)為檔案管理是可有可無的，這無疑是非常不利于企業(yè)發(fā)展的。招投標(biāo)管理嚴(yán)格來說是門科學(xué)，是對招投標(biāo)檔案進(jìn)行管理的學(xué)科，所以對于檔案管理人員有著很高的專業(yè)要求，并且要按照科學(xué)合理的方法進(jìn)行。企業(yè)必須能夠做到，將招投標(biāo)檔案收集緊跟招標(biāo)項(xiàng)目，按照相關(guān)的規(guī)章制度對招投標(biāo)檔案進(jìn)行科學(xué)管理，要明確檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如果檔案不完整或者是在準(zhǔn)確性上存在著很大問題就不能歸人檔案，必須做到檔案的真實(shí)準(zhǔn)確完整，在編制檔案目錄時(shí)要科學(xué)合理。當(dāng)前我們進(jìn)行檔案編號的時(shí)候，往往是按照年度進(jìn)行，許多招投標(biāo)檔案很散亂，通過整理使得系統(tǒng)化，按照科學(xué)的方式進(jìn)行管理，這樣才保證企業(yè)在查詢檔案更加準(zhǔn)確及時(shí)，為企業(yè)提供全面詳細(xì)的檔案信息。當(dāng)前檔案信息的查詢是多樣的，隨著我國網(wǎng)絡(luò)科技水平的發(fā)展，招投標(biāo)檔案的管理也出現(xiàn)新的方式和新的局面，先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)也被引人進(jìn)來，檔案信息化進(jìn)程不斷推進(jìn)，這樣不但利于實(shí)行網(wǎng)上監(jiān)管，還可以對檔案管理工作進(jìn)行全方位把控，通過高科技實(shí)現(xiàn)管理的效率提升。

二、招標(biāo)檔案的理論和現(xiàn)實(shí)作用

（一）招標(biāo)檔案的理論意義

招投標(biāo)檔案是基于招投標(biāo)過程而產(chǎn)生的，它在企業(yè)招投標(biāo)過程中起著非常積極的作用，所以可以把它看做是招投標(biāo)活動的一個有機(jī)組成部分。我們從招投標(biāo)過程可以發(fā)現(xiàn)，招投標(biāo)活動有很多的環(huán)節(jié)，這些環(huán)節(jié)之間還是具有很大聯(lián)系的，前一個環(huán)節(jié)如果沒有完成，就在很大程度上影響后面的進(jìn)程，所以前一個環(huán)節(jié)是后面環(huán)節(jié)的鋪墊，前一個環(huán)節(jié)的文件材料是后一個環(huán)節(jié)的證明材料，所以招投標(biāo)檔案在招投標(biāo)過程中起著非常積極的紐帶作用，一旦前面的環(huán)節(jié)沒有處理好，會影響到后面環(huán)節(jié)的開展。

（二）招標(biāo)檔案的現(xiàn)實(shí)作用

招投標(biāo)檔案管理在企業(yè)的實(shí)際運(yùn)作過程中起著非常巨大的作用，特別是它可以為政府監(jiān)管提供較好的依據(jù)，所以具有實(shí)際的現(xiàn)實(shí)意義。當(dāng)前我國政府在對招投標(biāo)活動進(jìn)行管理監(jiān)控時(shí)，往往是通過自身的行政方式或者是根據(jù)當(dāng)前社會熱議的問題進(jìn)行專門性的調(diào)查，總體來說，這些都涉及到招投標(biāo)檔案管理的方方面面，是政府進(jìn)行監(jiān)管的重要依據(jù)，必須得到企業(yè)的更多重視，這樣才能為企業(yè)長期健康發(fā)展提供良好的保障。同時(shí)，招投標(biāo)檔案也為各交易主體提供服務(wù)，能夠有效避免合同糾紛。尤其是遇到司法訴訟和投訴仲裁等情況時(shí)候，招投標(biāo)檔案的原始資料將會派到很大用場，能夠幫助企業(yè)保護(hù)自身切身利益。

三、招標(biāo)代理檔案管理的重要性

（一）直接反映招標(biāo)投標(biāo)工作質(zhì)量

招標(biāo)投標(biāo)始終堅(jiān)持公開、公平、公正和誠實(shí)信用的原則，全過程都以保護(hù)國家利益、社會公共利益和招標(biāo)投標(biāo)活動當(dāng)事人的合法權(quán)益為宗旨，以提高經(jīng)濟(jì)效益、保證項(xiàng)目質(zhì)量、促進(jìn)廉政建設(shè)為目的。招標(biāo)代理業(yè)務(wù)檔案則系統(tǒng)地記載了招標(biāo)投標(biāo)全過程，其完整性和真實(shí)性將直接反映招標(biāo)投標(biāo)工作的質(zhì)量。

（二）為行業(yè)監(jiān)督等提供證明材料

行業(yè)行政主管部門定期對招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)進(jìn)行監(jiān)督檢查，查閱招標(biāo)采購項(xiàng)目的工作檔案就是監(jiān)督檢查的主要方式之一，通過檔案的記載可以檢查項(xiàng)目執(zhí)行是否合法、規(guī)范。另外，招標(biāo)投標(biāo)是一種有序的市場競爭交易方式，也是規(guī)范交易主體、訂立交易合同的法定程序，相關(guān)法律法規(guī)也對招標(biāo)投標(biāo)活動的組織、規(guī)范與實(shí)施等作出了明確的規(guī)定，因此完善的招標(biāo)代理業(yè)務(wù)檔案可以為行業(yè)監(jiān)督、明確各方主體法律責(zé)任提供證明材料，有利于維護(hù)招標(biāo)投標(biāo)活動的權(quán)威，保護(hù)各方主體正當(dāng)利益，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。

（三）輔助招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)內(nèi)部業(yè)務(wù)監(jiān)管工作

對內(nèi)部從業(yè)人員的工作進(jìn)行監(jiān)督、管理，是招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)加強(qiáng)內(nèi)部管理工作的主要目的之一。在這一過程中，事后監(jiān)管的環(huán)節(jié)采取的主要方式就是業(yè)務(wù)檔案的抽查，看歸檔文件是否合法、全面、規(guī)范。因此，業(yè)務(wù)檔案也為企業(yè)加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)管工作提供了重要依據(jù)。

（四）為招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)提供業(yè)績資料

《機(jī)電產(chǎn)品國際招標(biāo)機(jī)構(gòu)資格管理辦法》、《中央投資項(xiàng)目招標(biāo)代理資格管理辦法》、《政府采購代理機(jī)構(gòu)資格認(rèn)定辦法》以及《工程建設(shè)項(xiàng)目招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)資格認(rèn)定辦法》中對于招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)資質(zhì)升級、續(xù)期及年檢等都從業(yè)績方面進(jìn)行了不同標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定，業(yè)務(wù)檔案可為資質(zhì)申報(bào)提供第一手資料，其質(zhì)量高低也直接影響資質(zhì)申報(bào)的準(zhǔn)備時(shí)間和質(zhì)量。

（五）有利于提高企業(yè)管理水平

企業(yè)的內(nèi)部管理是全方位、多層次的管理，其中也包括了檔案管理的內(nèi)容。招標(biāo)代理業(yè)務(wù)檔案的整理、歸檔過程實(shí)際上是對招標(biāo)業(yè)務(wù)實(shí)施過程中每一個程序是否規(guī)范運(yùn)行進(jìn)行檢查的過程，是規(guī)范招標(biāo)行為的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作，也是招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)內(nèi)部管理不可或缺的部分。企業(yè)內(nèi)部管理的強(qiáng)化也要求對于業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行規(guī)范化管理。目前越來越多的招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)為規(guī)范內(nèi)部管理引進(jìn)了ISO9001 質(zhì)量管理體系認(rèn)證，該管理體系也特別強(qiáng)調(diào)檔案管理的規(guī)范性、適用性和有效性。所以，招標(biāo)業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理是提高招標(biāo)業(yè)務(wù)工作質(zhì)量和招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)內(nèi)部管理水平的重要內(nèi)容之一。

招標(biāo)代理業(yè)務(wù)檔案是招標(biāo)投標(biāo)活動全部操作過程的真實(shí)記載，是招標(biāo)投標(biāo)行為合法性的書面證據(jù)材料，也是招標(biāo)投標(biāo)管理工作中不可缺少的重要組成部分，在招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)內(nèi)部管理中發(fā)揮著非常重要的作用。

參考文獻(xiàn)

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