高校人事檔案管理信息化建設(shè)的問題與對(duì)策

劉佳穎　姚曄　丁爽　李博

摘 要：高校人事檔案作為高校檔案的重要組成部分，必須適應(yīng)檔案管理信息化的發(fā)展要求，這也是順應(yīng)是時(shí)代發(fā)展的需要。本文主要討論了高校人事檔案管理信息化的必要性，人事檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題，以及加強(qiáng)人事檔案信息化管理的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：高校；人事檔案管理；信息化

一、目前高校人事檔案信息化建設(shè)中存在的主要問題

（一）信息化管理意識(shí)不強(qiáng)，管理水平落后

人事檔案管理工作是人事管理工作中的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作， 是做好人事管理工作的基礎(chǔ)和前提， 但由于各種因素的影響和制約， 在日常的檔案管理工作中， 信息化管理意識(shí)不強(qiáng)的問題表現(xiàn)得非常突出。表現(xiàn)在領(lǐng)導(dǎo)和工作人員兩個(gè)方面， 有些領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案信息化的重要性認(rèn)識(shí)不足，導(dǎo)致措施不到位，投入的力度不夠[1]認(rèn)為可有可無， 沒有真正和領(lǐng)導(dǎo)政績掛鉤，沒有作為一把手工程。雖引入了計(jì)算機(jī)管理， 但是閑置不用或很少使用的現(xiàn)象比較普遍， 工作人員無所適從， 日常的業(yè)務(wù)只限于打印材料等簡單的勞動(dòng)， 檔案信息化管理的氛圍不濃， 缺乏自發(fā)應(yīng)用的原動(dòng)力。所采用的設(shè)備大部分很落后， 若想在信息技術(shù)發(fā)展如此之快的大環(huán)境下從事檔案的信息化管理已是步履為艱。

（二）缺乏完整統(tǒng)一的信息管理體系

高校人事檔案信息時(shí)間跨度長、信息量多而復(fù)雜，各個(gè)部門信息不流通，導(dǎo)致人事檔案信息分散，影響信息的完整性和準(zhǔn)確度。首先容易導(dǎo)致檔案材料不全，內(nèi)容失真，真實(shí)性是人事檔案的生命，若沒有人事檔案部門嚴(yán)格審核把關(guān)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，就會(huì)給檔案的利用帶來困難。其次由于人事檔案材料的不完整不能充分體現(xiàn)高校人員的特點(diǎn)，就無法對(duì)一個(gè)人作出全面完整的評(píng)價(jià)，不利于優(yōu)秀人才的發(fā)現(xiàn)和選拔[2]。而各個(gè)部門使用不同的技術(shù)和不同應(yīng)用模式的數(shù)據(jù)庫軟件，信息交流溝通起來較為麻煩，很難實(shí)現(xiàn)信息資源的共享。信息數(shù)據(jù)管理缺乏完整統(tǒng)一的管理體系，為人事檔案管理信息化建設(shè)帶來困難。

（三）信息化管理成本大，信息安全系統(tǒng)不健全

加快檔案信息化管理，瓶頸是資金。要搞信息化，就需要購置計(jì)算機(jī)、路由器、掃描儀、縮微設(shè)備等，還要開通內(nèi)部局域網(wǎng)，連接外部因特網(wǎng)，進(jìn)行信息安全防護(hù)等，這些都需要較大的經(jīng)費(fèi)投入。同時(shí)，由于電子產(chǎn)品更新?lián)Q代速度快，生命周期短，不可能一次投入定終身，其后續(xù)的維修、更換和升級(jí)也需要費(fèi)用。相對(duì)高校其他部門而言，各高校在檔案管理上投入的資金非常少，造成目前檔案信息化管理缺乏資金的局面。其中，人事檔案具有高度的保密性，信息安全問題尤為重要。目前一些學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的安全意識(shí)淡薄，在日常管理和軟件開發(fā)上都沒有將安全問題放在首位。導(dǎo)致人事檔案信息化管理缺乏應(yīng)有的安全保障，人事檔案網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)所采用的技術(shù)大多很落后，有的甚至是被淘汰的技術(shù)，先進(jìn)的技術(shù)和理念都沒有得到很好的應(yīng)用。

二、加強(qiáng)高校人事檔案信息化管理的對(duì)策

（一）提高檔案管理現(xiàn)代化信息建設(shè)意識(shí)

人事檔案工作的特殊性造成了檔案管理人員管理意識(shí)的封閉性，要改變這種局面，必須不斷更新觀念，勇于進(jìn)取，認(rèn)真學(xué)習(xí)國家的方針政策，關(guān)注改革開放的新形勢(shì)、新問題，深入學(xué)習(xí)與實(shí)踐科學(xué)發(fā)展觀。對(duì)于人事檔案管理信息化建設(shè)，還要加強(qiáng)高校領(lǐng)導(dǎo)的信息化意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)此項(xiàng)工作的領(lǐng)導(dǎo)和支持，充分認(rèn)識(shí)建立人事檔案信息化建設(shè)的目的就在于不斷促進(jìn)管理的科學(xué)化和現(xiàn)代化，把高校人事檔案工作與社會(huì)活動(dòng)結(jié)合起來，投入足夠人力、物力、財(cái)力，保證人事檔案信息現(xiàn)代化建設(shè)工作順利的緊隨時(shí)代的發(fā)展。

（二）建立健全人事檔案管理制度和人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理體系

要使人事檔案管理科學(xué)化，必須建立健全人事檔案管理制度。如歸檔制度和檔案材料送交制度。要完善高校用人制度，減少“棄檔”的形成。要針對(duì)高校干部人事制度改革和人員流動(dòng)等新情況、新問題，加強(qiáng)干部人事檔案工作的政策研究和理論研究，推動(dòng)干部人事檔案管理工作向科學(xué)化、規(guī)范化、系統(tǒng)化、法治化方向發(fā)展。在人事檔案管理工作中，對(duì)于不適應(yīng)新形勢(shì)、新情況的規(guī)章制度，必須進(jìn)行改革，及時(shí)更新，使人事檔案工作更加制度化，規(guī)范化。

建立人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理體系，加強(qiáng)信息資源庫的建設(shè)，根據(jù)自身需要，積極開發(fā)相應(yīng)檔案信息管理軟件，并利用管理系統(tǒng)收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、檢索、利用、編研等各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)能夠?qū)嵭杏?jì)算機(jī)的有效控制和管理[3]。首先建立高校人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，將人事檔案原始材料通過電子手段轉(zhuǎn)換成數(shù)字模式存儲(chǔ)到磁盤等設(shè)備上，通過相應(yīng)管理軟件或網(wǎng)絡(luò)對(duì)其進(jìn)行管理、使用。其次要建立并完善高校人事檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，將人事檔案的日常管理通過計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)信息化管理。最后建立高校人事檔案信息網(wǎng)站，通過網(wǎng)絡(luò)將檔案信息服務(wù)直接面向用戶，形成用戶與人事檔案信息管理者之間的良好互動(dòng)。

（三）建立和完善信息化人事檔案管理的相應(yīng)規(guī)范

高校人事檔案管理的現(xiàn)代化改造和提升，需要引進(jìn)現(xiàn)代人力資源管理理論和模式進(jìn)行全面反思，加強(qiáng)高校人力資源的合理開發(fā)、使用和規(guī)劃?，F(xiàn)代人力資源管理以人為本，在方法上運(yùn)用科學(xué)，有一套培訓(xùn)、使用、組織和調(diào)配的合理系統(tǒng)，能夠達(dá)到人力資源的優(yōu)化配置，實(shí)現(xiàn)人盡其才、事得其人、人事相宜的管理目標(biāo)?，F(xiàn)代人力資源強(qiáng)調(diào)動(dòng)態(tài)化管理，對(duì)人事檔案管理中的心理因素、意識(shí)調(diào)節(jié)等進(jìn)行優(yōu)化配置，將人看成是一種戰(zhàn)略資源，是對(duì)有回報(bào)的投資，是現(xiàn)代生產(chǎn)的核心動(dòng)力。因此，現(xiàn)代人力資源管理要求人事檔案管理要有戰(zhàn)略眼光和前瞻性，能夠預(yù)測(cè)和規(guī)劃最佳投入和產(chǎn)出方式，吸引最具匹配度的人才，產(chǎn)生最大的效益。

（四）提高人事檔案信息化管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

檔案管理人員素質(zhì)的高低決定了高校人事檔案工作的效率、水平和質(zhì)量。根據(jù)國家對(duì)檔案要實(shí)現(xiàn)人事檔案工作的科學(xué)發(fā)展，加強(qiáng)人才戰(zhàn)略的實(shí)施，務(wù)必建設(shè)一支政治可靠、業(yè)務(wù)精通、遵紀(jì)守法、甘為人梯、開拓創(chuàng)新的檔案管理人員隊(duì)伍。

參考文獻(xiàn)：

[1]馬長林，宗培嶺等.檔案館信息化建設(shè)探論[M].上海：上海社會(huì)科學(xué)院出版社，2006.

[2]陳曉梅.淺析高校人事檔案信息化管理存在的問題與對(duì)策[J].經(jīng)濟(jì)師，2012，08：71+73.

[3]王峰.淺談信息化視角下的高校檔案管理[J].法制與社會(huì)，2009，（2）.

作者簡介：

第一作者：劉佳穎（1994—），女，河北承德人，河北大學(xué)管理學(xué)院2013級(jí)公共事業(yè)管理專業(yè)。

第二作者：姚曄（1994-），女，河北唐山人，河北大學(xué)藝術(shù)學(xué)院2013級(jí)音樂學(xué)（器樂）。

第三作者：丁爽（1996-），男，江蘇南通人，河北大學(xué)經(jīng)濟(jì)學(xué)院2015級(jí)國際經(jīng)濟(jì)與貿(mào)易專業(yè)。

第四作者：李博（1994-），男，河北保定人，河北北方學(xué)院13級(jí)食品科學(xué)與工程專業(yè)。

（作者單位：1.河北省保定市河北大學(xué)；2.河北北方學(xué)院）