對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行科學(xué)化管理的策略分析

趙婧雅

摘 要：文書(shū)檔案是記錄企業(yè)歷史發(fā)展的一個(gè)文檔形式，是企業(yè)資源管理體系中最重要的組成部分，各大小企業(yè)單位為了適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展需求與機(jī)遇和挑戰(zhàn)，都在發(fā)展中不斷調(diào)整自身的結(jié)構(gòu)與管理模式，只有利用最新的管理模式，加強(qiáng)人員素質(zhì)建設(shè)，采取現(xiàn)代化的技術(shù)手段等才能更科學(xué)、更高效的開(kāi)展文書(shū)檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：文書(shū)檔案；管理；策略研究

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展與進(jìn)步，企業(yè)的實(shí)時(shí)發(fā)展內(nèi)容日漸增多，其文書(shū)檔案也日益繁雜，但從現(xiàn)狀考慮，企業(yè)文書(shū)檔案管理體系仍然不健全，這就在文書(shū)檔案管理中出現(xiàn)了一些問(wèn)題，所以，加大對(duì)文書(shū)檔案管理工作的重視度，并結(jié)合相關(guān)部門(mén)進(jìn)行隨時(shí)調(diào)整，通過(guò)人員教育和設(shè)立健全的、系統(tǒng)的文書(shū)管理檔案，并對(duì)其管理工作加以創(chuàng)新和實(shí)踐是各大小企事業(yè)單位首要解決的問(wèn)題。

一、新時(shí)期文書(shū)檔案管理工作的發(fā)展現(xiàn)狀

（一）管理人員普遍綜合素質(zhì)有待提高

在現(xiàn)今社會(huì)，文書(shū)檔案管理工作系統(tǒng)和繁雜，從文書(shū)檔案的形成到檔案的確立，以及檔案的歸檔，整個(gè)過(guò)程都瑣碎而繁雜，尤其是歸檔時(shí)，要保證數(shù)據(jù)、案例等信息的準(zhǔn)確無(wú)誤，很多符號(hào)，哪怕一個(gè)小數(shù)點(diǎn)就會(huì)影響整個(gè)文書(shū)檔案的正確性，是不可以摻雜虛假信息和錯(cuò)亂數(shù)據(jù)的，這對(duì)工作人員的要求就很高[1]。但是現(xiàn)在的問(wèn)題在于，一些文書(shū)檔案管理人員管理思維落后，個(gè)人綜合素質(zhì)不高以及專(zhuān)業(yè)管理水平較差，最后就導(dǎo)致文書(shū)檔案在管理過(guò)程中出現(xiàn)了一系列的問(wèn)題，這與現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)和發(fā)展理念是不協(xié)調(diào)的，也不利于企業(yè)的健康、可持續(xù)發(fā)展。所以企業(yè)亟需一套行之有效的文書(shū)檔案管理體系，需要培養(yǎng)一批專(zhuān)業(yè)水平較高，道德品質(zhì)優(yōu)秀的工作人員，并且需要對(duì)其進(jìn)行人員的規(guī)范化操作和管理。

（二）文書(shū)檔案管理工作系統(tǒng)不夠規(guī)范

因?yàn)楝F(xiàn)在的文書(shū)檔案管理工作系統(tǒng)不夠科學(xué)、規(guī)范，所以致使文書(shū)檔案在建檔和歸檔時(shí)出現(xiàn)了很多問(wèn)題。管理人員意識(shí)不高，管理水平落后，道德感和責(zé)任感不重，以及一些個(gè)人的利益驅(qū)使致使一些工作人員在資料搜集時(shí)就開(kāi)始弄虛作假，文書(shū)檔案一開(kāi)始的建立就是錯(cuò)誤的，信息不真實(shí)，此外，在文書(shū)歸檔過(guò)程中，因?yàn)閷?duì)內(nèi)容的要求比較多，有些工作人員在進(jìn)行電腦輸入時(shí)不夠細(xì)致，因?yàn)橐粋€(gè)小數(shù)點(diǎn)、一個(gè)公式的錯(cuò)誤影響了整個(gè)文書(shū)的錯(cuò)誤，這就是工作疏忽和管理失誤。另外，因?yàn)橄到y(tǒng)不夠規(guī)范，所以導(dǎo)致文書(shū)檔案在選擇時(shí)不夠全面，很多重大事件、重大理念沒(méi)有被采入文書(shū)檔案中，文書(shū)檔案內(nèi)容空洞、簡(jiǎn)單，這樣就不利于以后為企業(yè)查檔服務(wù)。所以，在整個(gè)系統(tǒng)中，文書(shū)的準(zhǔn)確性和質(zhì)量性有待考察，迫切的需要實(shí)行系統(tǒng)的管理制度和工作責(zé)任制。

（三）文書(shū)檔案管理方法落后

傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理工作主要采取“立案”的整理方式，基本上都是工作人員手工進(jìn)行檔案的搜集、建立、歸檔和檢索工作[2]。這樣的方式繁雜、瑣碎，并且個(gè)人的影響因素很高。為了做好現(xiàn)代化的檔案管理工作，把好質(zhì)量關(guān)，就需要正視現(xiàn)在文書(shū)檔案管理方法的落后性。傳統(tǒng)的管理方法占用了大量的人力、物力，工作效率低下，這種形式下就需要不斷調(diào)整管理方法，正確的使用現(xiàn)代化的方法和手段進(jìn)行文書(shū)檔案管理，因?yàn)橹挥邢到y(tǒng)的、科學(xué)性的、規(guī)范的現(xiàn)代化管理模式和方法才能節(jié)約人力、物力，并更好的適應(yīng)社會(huì)和企業(yè)的發(fā)展需要。

二、新時(shí)期做好文書(shū)檔案管理工作的策略研究

（一）提升文書(shū)檔案管理工作的素質(zhì)培養(yǎng)

要想提高檔案工作管理工作的效率和質(zhì)量，首要的任務(wù)就是加強(qiáng)文書(shū)檔案管理人員的綜合素質(zhì)，要不斷培訓(xùn)他們的業(yè)務(wù)水平，還應(yīng)該進(jìn)行素質(zhì)教育和培養(yǎng)，讓廣大的文書(shū)檔案工作者對(duì)該本職工作有較高的思想覺(jué)悟和責(zé)任感，除了要掌握扎實(shí)的庫(kù)藏整理基本功外，還能夠做到時(shí)刻檢閱、勤加整合。文件的收、發(fā)登記是必須謹(jǐn)慎細(xì)致的。除了業(yè)務(wù)水平外，還應(yīng)該注重工作人員的道德素養(yǎng)和職業(yè)操守，杜絕工作人員在進(jìn)行文書(shū)檔案建檔和歸檔時(shí)出現(xiàn)徇私舞弊，偷工減料，投機(jī)取巧的行為發(fā)生。這就需要管理層和相關(guān)部門(mén)建立健全的管理工作體系，制定相關(guān)的人員規(guī)范責(zé)任制度，明確劃分人員的管理職責(zé)，并定期對(duì)員工進(jìn)行崗內(nèi)培訓(xùn)和崗?fù)饨逃?。在整個(gè)人員調(diào)整和改善過(guò)程中領(lǐng)導(dǎo)層也應(yīng)該注重于員工之間的溝通，確保時(shí)刻掌握員工的心理動(dòng)態(tài)和積極的工作想法和建議。只有業(yè)務(wù)素質(zhì)和思想素養(yǎng)雙提高了才能做到企業(yè)和員工的雙贏局面。

（二）建立標(biāo)準(zhǔn)化的文書(shū)檔案管理方法

根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況，建立一套系統(tǒng)的、科學(xué)的、標(biāo)準(zhǔn)化的管理是時(shí)代所需，企業(yè)發(fā)展的必然選擇。加強(qiáng)對(duì)員工進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的職業(yè)培訓(xùn)，建立相關(guān)的責(zé)任機(jī)制和區(qū)別各個(gè)員工的工作內(nèi)容，這樣才能確保檔案的采編和資料的歸檔具有一定的系統(tǒng)性，并且一旦文書(shū)檔案查閱出現(xiàn)錯(cuò)誤，也可以及時(shí)的查找相關(guān)責(zé)任人。具體的方式、方法是在建檔時(shí)統(tǒng)一進(jìn)行工作任務(wù)分配，并在每一份文檔上標(biāo)明相關(guān)的工作人員姓名等，實(shí)行管理制度責(zé)任制，這樣才能有效的提高員工的責(zé)任意識(shí)，細(xì)分工作后員工也會(huì)更加積極的開(kāi)展工作，在以后的實(shí)踐中也會(huì)節(jié)約時(shí)間、節(jié)約人員成本，避免工作的交互性[3]。建立標(biāo)準(zhǔn)化的管理，注重員工對(duì)于文書(shū)檔案的質(zhì)量管理，這樣對(duì)于文書(shū)檔案管理工作是極為有利的，對(duì)于日后的文書(shū)檔案的檢索效率也有著大大的提升作用。在很大程度上，建立標(biāo)準(zhǔn)化的管理對(duì)社會(huì)，對(duì)企業(yè)是有其深遠(yuǎn)影響意義的。

（三）運(yùn)用現(xiàn)代化管理理念和管理方法

傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理很多都是手動(dòng)的，在今后的發(fā)展中亟需引入一些現(xiàn)代化的管理模式和管理系統(tǒng)。采取高科技的文書(shū)檔案管理設(shè)備，加強(qiáng)辦公自動(dòng)化技術(shù)水平，盡量規(guī)避工作失誤，提高文檔的準(zhǔn)確性和安全系數(shù)。最好建立一些網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，并實(shí)行科學(xué)化的管理操作流程和模式。適當(dāng)?shù)恼{(diào)整辦公系統(tǒng)，設(shè)置安全網(wǎng)絡(luò)和高效網(wǎng)絡(luò)，在對(duì)文書(shū)檔案做到保密的基礎(chǔ)上運(yùn)用現(xiàn)代化的方式和方法以及設(shè)備去開(kāi)展工作。至于管理層的管理理念也應(yīng)該實(shí)時(shí)的進(jìn)行調(diào)整，以適應(yīng)社會(huì)的高速發(fā)展需要。

三、總結(jié)

文書(shū)檔案是一種有據(jù)可查的歷史憑證，是企業(yè)歷史發(fā)展的真實(shí)記錄，它直接影響著企業(yè)能否實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。在新時(shí)期，文書(shū)檔案的保密工作仍然是發(fā)展的首要前提，在此基礎(chǔ)之上，建立專(zhuān)業(yè)化的管理團(tuán)隊(duì)和工作人才，并健全科學(xué)的檔案管理方式和方法才能更好的整合企業(yè)內(nèi)部資源，結(jié)合企業(yè)內(nèi)、外部環(huán)境，大大的提高企業(yè)文書(shū)檔案管理工作的質(zhì)量，促進(jìn)企業(yè)在社會(huì)中的良性發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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[3]許琦.對(duì)文書(shū)檔案科學(xué)化管理的思考[J].人力資源管理，2013（6）：258-260.