基于如何做好企業(yè)檔案保密工作的思考

陳丹丹

摘要：當(dāng)今社會是一個信息化的社會，企業(yè)檔案更是信息接收、傳遞信息的重要手段之一。所以做好企業(yè)檔案管理工作也被視作為保護(hù)信息資源安全的重要管理手段。由于企業(yè)的檔案信息反映了某個時期的運(yùn)行軌跡，是真實(shí)展現(xiàn)某種客觀事物的存在，具有一定的權(quán)威性。因此，如何做好企業(yè)檔案與保密工作的有機(jī)結(jié)合有其重要性意義。文章首要分析檔案利用與保密的關(guān)系，再提出保障企業(yè)檔案信息安全的幾點(diǎn)保密工作建議，防止企業(yè)重要信息泄露。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；保密工作；責(zé)任意識

在市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展之下，做好企業(yè)的檔案保密工作，不僅關(guān)系到企業(yè)的經(jīng)濟(jì)安全，更關(guān)系到企業(yè)是否能夠穩(wěn)定發(fā)展。企業(yè)的檔案信息有可能涉及公司內(nèi)部的核心技術(shù)機(jī)密，或是涉及到個人隱私及其社會秩序等方面的內(nèi)容，若是沒有做好檔案保密工作，使其信息泄露出去，有可能導(dǎo)致企業(yè)發(fā)展受到某些不法分子的侵害，致使企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益及其公司運(yùn)營遭受巨大的損害。因此，在當(dāng)前形勢下企業(yè)必須逐步完善檔案管理的各個環(huán)節(jié)的保密工作，不斷提高企業(yè)員工的保密意識，維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益，才能更好適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展需求，提高企業(yè)的市場競爭力。

一、處理檔案利用和保密的關(guān)系

企業(yè)檔案利用與保密相互對立統(tǒng)一。因此，企業(yè)檔案管理人員在把握兩者關(guān)系時，應(yīng)注意以下幾個方面：一方面，企業(yè)檔案具有一定機(jī)密性，所記錄的信息一般都是企業(yè)的產(chǎn)品資料及客戶的相關(guān)信息、合同等，若是不小心被其他競爭企業(yè)或是不良企業(yè)所竊取、發(fā)現(xiàn)，對于該企業(yè)所產(chǎn)生的損傷是不可估量的，嚴(yán)重者甚至?xí)?dǎo)致企業(yè)破產(chǎn)，無法繼續(xù)發(fā)展下去。所以，檔案信息也可認(rèn)為是企業(yè)生存的關(guān)鍵。另一方面，應(yīng)該將檔案轉(zhuǎn)變?yōu)槠髽I(yè)的生產(chǎn)力，以便企業(yè)更好實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益，否則檔案空有歷史軌跡，卻不能發(fā)揮其實(shí)際的作用價值。當(dāng)然，企業(yè)檔案的利用必須在保密的基礎(chǔ)上進(jìn)行，否則，無限制的進(jìn)行檔案利用不僅會給企業(yè)發(fā)展帶來危害，更甚至?xí)：Φ絿业慕?jīng)濟(jì)安全利益?；诖?，企業(yè)檔案管理人員在意識到檔案信息價值的同時，還要把握好檔案利用與保密之間的關(guān)系，不斷提高自身及其相關(guān)人員的保密意識，制定出科學(xué)的管理機(jī)制，為檔案利用者提供便利性，才能更好的保障檔案安全，也避免企業(yè)檔案資源的過度浪費(fèi)。

二、做好企業(yè)檔案保密工作的幾點(diǎn)建議

（一）提高企業(yè)檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)

提高企業(yè)檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)對于保障企業(yè)檔案保密工作起著重要作用。所謂的職業(yè)素養(yǎng)主要包含了工作人員自身的道德操守、所具備的崗位專業(yè)知識及其技能等。如專業(yè)素養(yǎng)、信息安全素養(yǎng)等。

1.專業(yè)素養(yǎng)

企業(yè)檔案管理人員應(yīng)該準(zhǔn)確意識到自身的職責(zé)所在，專心于本職工作，并努力學(xué)習(xí)相關(guān)業(yè)務(wù)，對于該崗位持以熱愛之心，熟練掌握檔案保密、文獻(xiàn)編撰、歸檔管理等方面的基礎(chǔ)專業(yè)知識，逐步提高自身專業(yè)技能。企業(yè)還應(yīng)對其檔案管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)指導(dǎo)，讓工作人員充分把握黨和國家相關(guān)的企業(yè)檔案保密工作法律法規(guī)，或是其他政策規(guī)定，運(yùn)用自如的將檔案管理知識運(yùn)用到實(shí)際工作當(dāng)中，完成上級領(lǐng)導(dǎo)所交代的各項(xiàng)業(yè)務(wù)歸檔管理工作。

2.信息安全素養(yǎng)

信息安全素養(yǎng)主要是指在信息安全領(lǐng)域內(nèi)，企業(yè)檔案管理人員所應(yīng)具備的基本信息安全素養(yǎng)。尤其是在信息化的社會環(huán)境中，企業(yè)檔案信息更容易從互聯(lián)網(wǎng)中泄露出去，所以檔案管理人員更要把握好電子檔案信息的管理操作，提高自身的信息安全意識，做好信息安全維護(hù)措施工作，才能真正保證檔案電子信息安全。

3.知識素養(yǎng)

除了掌握基礎(chǔ)的專業(yè)素養(yǎng)之外，企業(yè)檔案管理人員還應(yīng)該掌握與工作相關(guān)的或是相近的知識，包括一定的歷史知識、漢語言文學(xué)、管理學(xué)、電子計(jì)算機(jī)以及與檔案管理工作內(nèi)容相關(guān)的其他知識，管理人員只有不斷充實(shí)自己的專業(yè)知識并熟練掌握，才能更好的做好企業(yè)檔案保密工作。

（二）合理調(diào)整檔案密級工作

按照我國相關(guān)政策規(guī)定及其法律規(guī)定的要求，應(yīng)立足于當(dāng)前的實(shí)際工作，眼光放長遠(yuǎn)，合理調(diào)整檔案密級工作方可。初始的企業(yè)檔案保密制度大都存在著沒有建立起完善的保密制度，不能很好適應(yīng)《保密法》要求。因此，還必須在原有的基礎(chǔ)上加入新內(nèi)容使其更加完善，并建立健全相關(guān)保密制度，使檔案密級工作更趨向正規(guī)制度化。首先，應(yīng)該建立密級調(diào)整通知單制度，以便企業(yè)檔案密級工作的交接，并掌握檔案管理的變化，適時更改檔案管理制度，而根據(jù)相關(guān)法律規(guī)定提前解密時，應(yīng)立即向保管檔案的地方下達(dá)通知單，以便更好管理企業(yè)檔案信息。其次，完善涉密檔案的規(guī)范建設(shè)，逐步建立涉密檔案接收制度，確保涉密檔案不被泄露。

企業(yè)相關(guān)部門還應(yīng)該積極宣傳檔案信息保密意識的重要性，提高相關(guān)管理人員的認(rèn)識，切實(shí)落實(shí)好檔案保密工作，并嚴(yán)格遵守《保密法》及其相關(guān)法律規(guī)定。企業(yè)檔案管理人員自覺接受保密監(jiān)督部門的監(jiān)管，完善調(diào)整密級工作，全面清查涉密檔案的文件是否真實(shí)可靠。此外，對于檔案能夠開放利用、不可利用、在一定條件內(nèi)能夠利用和不可利用的檔案都應(yīng)該劃分清楚，才能使企業(yè)檔案管理更趨向規(guī)范化、制度化及其信息化的發(fā)展，為企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展奠定穩(wěn)固的基礎(chǔ)。同時，企業(yè)還要嚴(yán)格控制解密執(zhí)行時間，確保涉密檔案的內(nèi)容符合《保密法》規(guī)定，以法律來貫徹檔案保密的各個環(huán)節(jié)，做到有法可依，依法而行，展示企業(yè)遵紀(jì)守法的嚴(yán)謹(jǐn)性。

（三）加強(qiáng)檔案監(jiān)督工作

在檔案使用當(dāng)中，應(yīng)該根據(jù)不同使用者的使用目的，把握好其思想、心理動機(jī)，對其進(jìn)行重點(diǎn)監(jiān)護(hù)，以此加強(qiáng)檔案的監(jiān)督工作。建立完善的監(jiān)督機(jī)制是檔案監(jiān)督工作的有效方法，能夠有效避免檔案保密與利用之間的沖突。例如建立閱覽制度，在閱覽室安裝監(jiān)視器，對于部分想要獲取密級檔案的使用者，通過監(jiān)視器可以監(jiān)控其是否會做出違規(guī)行為。又如對一些在翻閱資料時有沾口水習(xí)慣的使用者，應(yīng)作出文明規(guī)定及時提醒使用者。無論建立何種監(jiān)督制度應(yīng)該注意的是，必須文字簡潔且便于實(shí)施，并在實(shí)施的過程中不斷更新和完善制度內(nèi)容，根據(jù)具體的情況來分析不同使用者所能夠使用檔案范圍，使檔案管理工作做到有章可依，而檔案管理人員在利用者查閱資料的過程中，也必須嚴(yán)格做好監(jiān)督工作，確保企業(yè)檔案的完整、文件信息不外泄。

此外，除了上述所應(yīng)做好的檔案使用監(jiān)督工作，還要進(jìn)一步完善監(jiān)督措施。檔案管理人員不僅要細(xì)心觀察，與檔案使用者還要進(jìn)行多方面的溝通，并善于抓準(zhǔn)宣傳機(jī)會，為檔案使用者傳播保密意識及其相關(guān)管理制度。在檔案使用者查閱完后還要勤于檢查，以便及時發(fā)現(xiàn)存在的問題并做好相應(yīng)的準(zhǔn)備措施。若是發(fā)現(xiàn)損毀檔案等嚴(yán)重的違法行為，檔案管理人員必須及時上報(bào)上級領(lǐng)導(dǎo)，才能進(jìn)行查處，防止過多的損失發(fā)生。

（四）檔案網(wǎng)絡(luò)信息安全保障

隨著我國科技信息的不斷發(fā)展，社會各個領(lǐng)域當(dāng)中皆可看到計(jì)算機(jī)的身影，企業(yè)檔案信息管理更是充分利用科學(xué)技術(shù)來進(jìn)行保管。所以，如何保障檔案信息安全尤其重要。做好企業(yè)檔案信息安全工作無非是從技術(shù)和管理兩個方面入手。在技術(shù)層面，應(yīng)該防止信息系統(tǒng)的防火墻遭受病毒侵入，并通過信息管理平臺開啟定時查毒功能，及時掃描計(jì)算機(jī)看是否存在病毒風(fēng)險。由于計(jì)算機(jī)防火墻能夠最大限度的保障檔案信息數(shù)據(jù)不被破壞、更改或是拷貝，所以還應(yīng)充分利用防火墻所提供的功能設(shè)置相應(yīng)的安全策略。為了能夠有效防止密級檔案數(shù)據(jù)泄露出去，用戶密碼不僅要提高安全等級強(qiáng)度，還應(yīng)定期進(jìn)行更換，以保障檔案信息安全。在管理層面，主要是檔案管理人員自身素質(zhì)提高層面，確保企業(yè)檔案管理人員能夠遵循一定相關(guān)的規(guī)范制度來進(jìn)行管理，而企業(yè)自身也要不斷加強(qiáng)管理制度的建設(shè)，逐步提高自身及其檔案工作人員對于信息安全、保密工作的認(rèn)知。

三、結(jié)束語

保密工作在企業(yè)檔案管理和利用中起著重要作用，是確保檔案信息安全和檔案利用過程中必要的手段。因此，在企業(yè)日常檔案管理中，必須提高管理人員的整體素養(yǎng)，做好檔案管理保密工作所涉及的各個環(huán)節(jié)，逐步建立起相應(yīng)的檔案管理機(jī)制，加強(qiáng)對檔案利用者及其管理人員的監(jiān)督，做好檔案信息網(wǎng)絡(luò)管理工作，是確保企業(yè)檔案保密工作的有效措施。只有正確把握企業(yè)檔案利用與保密的關(guān)系，逐步完善檔案管理措施，才能真正保證企業(yè)檔案信息的完整性，有效防止信息泄露、不安全。

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（作者單位：浙江禾田化工有限公司）