開展檔案工作科學(xué)化管理示范單位創(chuàng)建工作的要點和措施

王彩云

摘 要：為全面加強(qiáng)全市公路系統(tǒng)檔案管理工作，切實提升檔案工作“制度化、規(guī)范化、科學(xué)化、信息化”管理水平，根據(jù)中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》，以及省檔案局《山東省檔案工作科學(xué)化管理規(guī)范》及其測評辦法，我局積極開展檔案工作科學(xué)化管理示范單位創(chuàng)建工作，并于2015年11月順利通過山東省檔案局測評驗收。

關(guān)鍵詞：檔案；科學(xué)化；示范；要點；措施

近期，本人總結(jié)了檔案工作科學(xué)化管理的工作要點及工作措施，結(jié)合工作實際做以下幾方面簡要概述：

一、加強(qiáng)檔案組織領(lǐng)導(dǎo)

（一）設(shè)立檔案工作管理機(jī)構(gòu)，明確工作職責(zé)；建立完善檔案監(jiān)管網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)各內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)全覆蓋。

（二）檔案工作納入單位工作議程，納入各項工作流程，制定本單位檔案管理中長期規(guī)劃。檔案機(jī)構(gòu)要加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，行使監(jiān)督職能。

（三）認(rèn)真組織學(xué)習(xí)貫徹落實國家關(guān)于檔案工作的法律、法規(guī)、規(guī)范和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)禁檔案管理違法違紀(jì)行為。

二、加強(qiáng)檔案制度建設(shè)

（一）建立健全文書、人物、業(yè)務(wù)、科技（項目建設(shè)、設(shè)備、科研）、會計、照片、聲像、電子、重大活動、實物、圖書資料等各門類檔案的歸檔整理及分類編號辦法，完善文件材料歸檔、整理、保管、保密、鑒定、銷毀、統(tǒng)計、利用、庫房管理及離崗交接清點等綜合管理制度。

（二）加強(qiáng)檔案專兼職人員培訓(xùn)，做到持證上崗，做好業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)記錄。

（三）檔案工作經(jīng)費納入年度預(yù)算。配備必要的設(shè)施設(shè)備，確保滿足本單位歸檔文件材料規(guī)范整理、檔案安全保管、信息化建設(shè)及開發(fā)利用等業(yè)務(wù)需要，檔案年經(jīng)費綜合支出達(dá)到3元/件以上。

三、加強(qiáng)檔案資源建設(shè)

（一）對所有門類、所有載體檔案集中統(tǒng)一管理，建立《檔案管理臺賬》，嚴(yán)把收集關(guān)、歸檔關(guān)、復(fù)核關(guān)。

（二）做好特殊載體檔案的保管工作。光盤（電子文件）、軟盤、錄音帶、錄像帶、照片等應(yīng)符合相關(guān)收集整理及保管要求，做好恢復(fù)、備份等工作，確保質(zhì)量。

（三）嚴(yán)格執(zhí)行文件材料歸檔制度。對國家規(guī)定應(yīng)當(dāng)整理歸檔的文件材料，做到應(yīng)收盡收，應(yīng)管盡管。

四、加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)

（一）檔案信息化建設(shè)納入單位電子政務(wù)、辦公自動化等信息化建設(shè)總體規(guī)劃，統(tǒng)一規(guī)劃、設(shè)計，并配備檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備。參照數(shù)字檔案室（館）建設(shè)指南，將檔案信息化管理系統(tǒng)融入單位OA辦公自動化系統(tǒng)，在電子文件格式、元數(shù)據(jù)采集、移交歸檔等方面充分考慮檔案管理的要求，達(dá)到文檔一體化。實現(xiàn)室藏傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化，開展原生電子文件的歸檔、整理、移交等工作。

（二）完善檔案信息化建設(shè)需求設(shè)計方案和實施方案，建立各種門類電子檔案的目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫及專題數(shù)據(jù)庫等，實現(xiàn)對檔案資源的數(shù)字化管理。全面構(gòu)建檔案資料收集歸檔、數(shù)據(jù)管理、檢索、借閱、統(tǒng)計、利用等各環(huán)節(jié)的（全文）數(shù)字化管理模式，切實提升檔案信息化管理水平。

（三）完善檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)，電子文件歸檔要求及功能應(yīng)嵌入文件生成系統(tǒng)，能夠自動接收采集各業(yè)務(wù)系統(tǒng)生成的電子文件及其元數(shù)據(jù)，實現(xiàn)電子文件及其元數(shù)據(jù)的實時歸檔。單位各信息系統(tǒng)生成的文本、圖形、圖像、數(shù)據(jù)等類型電子文件歸檔范圍應(yīng)參照紙質(zhì)文件歸檔范圍確定，音頻、視頻、多媒體等類型電子文件及數(shù)據(jù)庫的歸檔范圍應(yīng)根據(jù)相關(guān)規(guī)定和需要確定。

（四）加強(qiáng)檔案信息安全，按照信息系統(tǒng)安全等級保護(hù)工作的要求，配備必要的信息安全設(shè)備，設(shè)定檔案信息系統(tǒng)訪問權(quán)限。定期檢查非紙質(zhì)載體的可讀性，確保其數(shù)據(jù)長期有效性；及時備份檔案數(shù)字資源，建立數(shù)據(jù)恢復(fù)機(jī)制，開展重要檔案異質(zhì)異地備份。對室存的電子文件實行硬盤、光盤異質(zhì)備份，對存儲介質(zhì)半年進(jìn)行一次檢查，3年更換一次存儲載體。對OA辦公系統(tǒng)數(shù)據(jù)、電子檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)、內(nèi)（外）網(wǎng)站數(shù)據(jù)的文書、科技、聲像、照片、實物等檔案執(zhí)行即時硬盤異地備份，在服務(wù)器出現(xiàn)異常情況下，可即時實現(xiàn)異機(jī)系統(tǒng)搭建及數(shù)據(jù)恢復(fù)，確保檔案數(shù)字信息的安全完整。

五、加強(qiáng)檔案安全保障

（一）檔案庫房、閱覽室、辦公室滿足開展檔案工作基本需求。檔案庫房配備電子監(jiān)控、防盜報警器、溫濕度記錄儀、滅火器、空調(diào)機(jī)、去濕機(jī)、加濕器、消毒滅菌機(jī)、吸塵器、符合標(biāo)準(zhǔn)的光源和遮光窗簾等檔案保護(hù)設(shè)備，達(dá)到“九防”要求。

（二）完善人防、物防、技防、聯(lián)防體系，健全檔案信息數(shù)據(jù)安全管理機(jī)制和電子檔案數(shù)據(jù)容災(zāi)管理、重要檔案異質(zhì)異地備份等安全保障措施。完善檔案利用審核鑒定機(jī)制，對擬在網(wǎng)上公開的檔案信息，應(yīng)特別審慎進(jìn)行鑒定。

（三）檔案的出入庫登記內(nèi)容準(zhǔn)確、及時；庫房溫濕度記錄完整規(guī)范；定期開展庫房安全檢查，有庫房安全檢查記錄和總結(jié)；發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)有整改措施且落實到位。

（四）制作檔案人員離崗交接清點臺賬，辦理檔案交接手續(xù)，到同級檔案行政管理部門備案；定期開展檔案清點工作，并寫出清點報告。

六、加強(qiáng)檔案服務(wù)利用

（一）檔案整理科學(xué)。嚴(yán)格按照國家標(biāo)準(zhǔn)整理各種門類、各種載體檔案，做到齊全完整、分類科學(xué)、標(biāo)識規(guī)范、排列有序。

（二）檢索工具完善。按照國家規(guī)范編制各種門類、各種載體檔案的機(jī)檢式、手檢式檢索工具，完善全宗卷、案卷級目錄、文件級目錄、全引目錄、分類目錄及各種專題目錄，進(jìn)一步提高檔案資料的查準(zhǔn)、查全率。

（三）全宗卷齊全規(guī)范。按照《全宗卷規(guī)范》（DA/T12-2012）和《全宗指南編制規(guī)范》（DA/T14-2012）建立全宗卷，內(nèi)容涵蓋全宗介紹、檔案收集、檔案整理、檔案鑒定、檔案保管、檔案統(tǒng)計、檔案利用、新技術(shù)應(yīng)用等方面。全宗卷文件材料做到真實、齊全、準(zhǔn)確，力求全面反映單位全宗及其管理的歷史面貌。

七、加強(qiáng)檔案工作創(chuàng)新

積極探索新形勢下檔案工作新思路，結(jié)合單位實際和工作需要，在檔案監(jiān)管、收集整理、利用服務(wù)、保管保護(hù)及制度建設(shè)等方面開展具有首創(chuàng)性和示范性作用的創(chuàng)新工作，促進(jìn)檔案科學(xué)化管理水平再上新臺階。