檔案管理工作的科學(xué)化水平提高問(wèn)題探究

王正國(guó)　王愛(ài)花 葛緒曉

摘 要：科學(xué)的管理方式是提高單位檔案管理水平與服務(wù)水平的重要途徑，也是是單位謀求發(fā)展需要探討的重要問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：科學(xué)；管理方式；提高

檔案管理科學(xué)化水平的提高除了對(duì)單位檔案管理部門的工作效率有重要影響外，也是機(jī)關(guān)單位服務(wù)水平提高的一條必然路徑，特別是我們正處在全面深化改革的年代。所以，科學(xué)的管理方式是提高單位檔案管理水平與服務(wù)水平的重要途徑，也是是單位謀求發(fā)展需要探討的重要問(wèn)題。

一、檔案管理科學(xué)化水平提高的意義

檔案管理工作科學(xué)化水平的提高是隨著信息化發(fā)展而催生出的一個(gè)課題?？茖W(xué)技術(shù)水平的不斷提高對(duì)檔案管理工作提出了新的更高要求。檔案管理的傳統(tǒng)模式已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前檔案管理工作的日常要求，在創(chuàng)新并完善當(dāng)前的檔案管理模式的同時(shí)，還要對(duì)檔案收集、收藏和傳播等不同流程進(jìn)行全面優(yōu)化，才能使檔案管理的科學(xué)化目標(biāo)得以早日實(shí)現(xiàn)。

檔案管理工作的科學(xué)化水平提高是檔案管理事業(yè)發(fā)展的重要途徑。日常的檔案管理中，由于檔案的種類增多，年份較長(zhǎng)，使得檔案的整理工作難度較大，而且影響檔案的科學(xué)分類和有效傳輸。正因?yàn)榇?，檔案管理科學(xué)化水平的提高，有利于簡(jiǎn)化檔案管理工作復(fù)雜流程，從而有利于推進(jìn)檔案管理事業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展。

檔案管理科學(xué)化水平提高深刻體現(xiàn)了科學(xué)發(fā)展觀的必然要求?？茖W(xué)發(fā)展觀提到統(tǒng)籌兼顧的工作方法和全面、協(xié)調(diào)、可持續(xù)的要求都對(duì)檔案管理工作提出了指導(dǎo)性的作用。檔案管理是我國(guó)文化建設(shè)中的一個(gè)重要方面。因此，提高檔案管理科學(xué)化水平是找尋民族文化根源，實(shí)現(xiàn)文化自覺(jué)的一種重要方式。更是順應(yīng)科學(xué)發(fā)展觀，使檔案充分發(fā)揮其重要性必然途徑。

二、目前檔案管理工作存在的問(wèn)題

1.重視程度不足

雖然一直以來(lái)，黨和政府高度重視檔案管理工作，但仍存在著某些機(jī)關(guān)單位不重視檔案管理工作的現(xiàn)象，這主要表現(xiàn)在在對(duì)一些文獻(xiàn)資料保存不夠及時(shí)，對(duì)很多檔案資料的留存和保護(hù)沒(méi)有建立一套科學(xué)的管理機(jī)制。這些都是造成檔案資料的保存不當(dāng)，檔案建設(shè)和發(fā)展較為遲緩的重要原因。

2.檔案管理工作制度不夠健全

在一些機(jī)關(guān)單位中，存在著這樣一種現(xiàn)象，檔案管理工作缺少制度上的保障，使得檔案管理工作形式不正規(guī)的現(xiàn)象較多。檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化水平全憑檔案管理人員的工作經(jīng)驗(yàn)決定，對(duì)需要?dú)w檔的內(nèi)容，歸檔的操作形式，歸檔之后的保存等都缺乏合理有效的定義與操作程序。這也是對(duì)檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化的阻礙之一。

3.檔案管理工作者素質(zhì)偏低

很多單位工作中，檔案管理工作處于邊緣化的地位，主要表現(xiàn)處理很多單位對(duì)檔案管理工作重視程度不夠?qū)е聶n案工作不甚正規(guī)外，還表現(xiàn)為檔案管理工作者的素質(zhì)較低不能跟上信息化發(fā)展要求。一些單位的檔案管理人員在運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)與更新知識(shí)等方面仍稍顯不足。還有一些檔案管理工作者對(duì)此工作的重視性有所偏差，不重視檔案知識(shí)和檔案管理技術(shù)管理手段的更新。這些也對(duì)檔案工作的科學(xué)化發(fā)展造成一定影響。

4.檔案利用率較低

檔案的價(jià)值在于能夠用過(guò)去的記錄為現(xiàn)代的生活提供幫助。但目前檔案管理工作中，存在著檔案只是保管而不加以利用的普遍現(xiàn)象。檔案館的相對(duì)封閉性使得檔案作為一種社會(huì)資源而不能發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值和作用。但是較低的利用率使得檔案的價(jià)值不能夠充分發(fā)揮。

三、提高檔案管理工作的科學(xué)化水平路徑

1.切實(shí)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理思想

提高檔案管理工作的科學(xué)化水平，首先要進(jìn)行觀念上的轉(zhuǎn)變，要切實(shí)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理工作理念。檔案管理工作人員要充分理解自己的工作職責(zé)并了解提高檔案管理科學(xué)化水平的重要意義，以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，樹(shù)立正確的檔案管理工作觀念。這也是檔案管理工作科學(xué)化水平提高的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

2.強(qiáng)調(diào)管理方式的改變與創(chuàng)新

一直以來(lái)，檔案管理方式屬于館藏型，檔案管理工作主要集中于檔案保管方面，強(qiáng)調(diào)檔案的安全保密性工作。在人事和管理上的變動(dòng)時(shí)，才會(huì)進(jìn)行“調(diào)檔”。這種管理方式明顯不適應(yīng)辦公室工作的信息化建設(shè)，不利于推進(jìn)檔案管理科學(xué)化發(fā)展。因此，必須創(chuàng)新傳統(tǒng)的檔案管理方式，建設(shè)利用型的信息化檔案管理方式，加強(qiáng)對(duì)檔案的信息的利用，實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)資源的共享，更好地提高檔案管理科學(xué)化水平。

3.加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)

這主要表現(xiàn)在：首先，加強(qiáng)檔案管理工作人員能力建設(shè)。檔案數(shù)量隨著國(guó)民經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展水平的不斷提高而與日俱增，檔案管理工作量也隨之提高。信息時(shí)代的發(fā)展使得檔案管理工作必須與時(shí)代水平相結(jié)合，這些變革都對(duì)管理人員掌握技術(shù)的能力是很大的考驗(yàn)。這就要對(duì)管理人員的傳統(tǒng)工作方法進(jìn)行革新，培養(yǎng)對(duì)現(xiàn)代化管理工具的使用能力；其次，培養(yǎng)工作人員的管理意識(shí)。這就要求其既要掌握過(guò)硬的專業(yè)技能，也要具備先進(jìn)的管理意識(shí)。兩者的提高都要針對(duì)檔案管理人員所管理檔案的類型對(duì)其進(jìn)行培養(yǎng)，在提高檔案管理工作人員業(yè)務(wù)水平的同時(shí)也提高其對(duì)檔案管理工作的科學(xué)化水平認(rèn)知。

4.建立健全檔案管理機(jī)制

首先要保證單位內(nèi)部檔案管理責(zé)任機(jī)制權(quán)責(zé)明晰的，這套責(zé)任機(jī)制的建立一定要在法律框架內(nèi)按照本單位特征進(jìn)行。在管理的過(guò)程中，機(jī)關(guān)單位應(yīng)落實(shí)“責(zé)任到人”的管理理念，同時(shí)要注意建立一套檔案管理工作監(jiān)督機(jī)制，使其成為全方位立體化的檔案管理體系。另外，要以檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)作為指導(dǎo)，嚴(yán)格規(guī)范檔案管理工作，建立檔案管理工作終身責(zé)任制，對(duì)檔案管理工作中的違法違規(guī)行為進(jìn)行嚴(yán)厲查處，以確保檔案管理工作的科學(xué)化水平得到切實(shí)提高。

（作者單位：臨沂臨港經(jīng)濟(jì)開(kāi)發(fā)區(qū)）