電子商務(wù)理念在數(shù)字檔案館服務(wù)中的理論分析

吳艷嬌

【摘要】在數(shù)字檔案管理中，電子商務(wù)理念扮演的角色越來越重要，文章具體分析了在數(shù)字檔案館中電子商務(wù)里面的具體理論，進(jìn)一步分析了其具體應(yīng)用。

【關(guān)鍵詞】電子商務(wù)；數(shù)字檔案館；服務(wù)分析

一、電子商務(wù)理念與數(shù)字檔案館服務(wù)

（一）電子商務(wù)

1、電子商務(wù)的概念與模式。在英語里，主要有兩個(gè)詞與電子商務(wù)相關(guān)鍵，一個(gè)是EB （electronicbusiness），一個(gè)是EC （electronic commerce）。EB指的是廣義的電子商務(wù)（亦稱電子業(yè)務(wù)或電子商業(yè)），EC 指的是狹義的電子商務(wù)，也就是電子交易。在世界貿(mào)易組織（WTO）和它的成員國在討論電子商務(wù)的政策性文件中就使用EC。

2、數(shù)字檔案館服務(wù)概述。什么是數(shù)字檔案館服務(wù)呢？也就是說在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，數(shù)字檔案館借助于計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代科技實(shí)現(xiàn)檔案信息的采集和處理，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案信息的存儲和傳遞活動(dòng)，為檔案信息用戶提供需要的檔案信息。

3、對于數(shù)字檔案館服務(wù)來說，電子商務(wù)理念對它的影響是社會發(fā)展的需要，是實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)模式到網(wǎng)絡(luò)化模式發(fā)展的必然，同時(shí)可以推動(dòng)現(xiàn)代辦公模式的發(fā)展，豐富了人類的社會實(shí)踐活動(dòng)。這樣的信息化和電子化的發(fā)展前景對于檔案管理工作意義重大，同時(shí)也為人們提供了便利。在數(shù)字檔案館中，電子商務(wù)具有明顯的行業(yè)特征，借助于網(wǎng)絡(luò)來搜索數(shù)字化信息，保存信息和傳遞信息，完成收付資金和傳遞商品等多種行為。

（二）數(shù)字檔案館業(yè)務(wù)活動(dòng)的開展與實(shí)施

借助于電子商務(wù)，數(shù)字檔案館的業(yè)務(wù)可以順利實(shí)施。通過數(shù)字檔案館，網(wǎng)絡(luò)作業(yè)環(huán)境的自動(dòng)化程度更高，所以要借助于網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)服務(wù)的高效化。在電子商務(wù)解決檔案下，通過電子商務(wù)交易系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對業(yè)務(wù)工作的開拓，同時(shí)對數(shù)字檔案館的業(yè)務(wù)流程進(jìn)一步優(yōu)化，以此來提高服務(wù)水平，增強(qiáng)工作業(yè)務(wù)能力。

（三）數(shù)字檔案館中電子商務(wù)服務(wù)的意義

由于電子商務(wù)具有一定的開放性，同時(shí)還可以提高工作效率，借助于互動(dòng)性實(shí)現(xiàn)對檔案信息封閉狀態(tài)的改變。對于數(shù)字檔案館來說，通過電子商務(wù)可以實(shí)現(xiàn)檔案信息服務(wù)的商品化和市場化。借助于電子商務(wù)，檔案信息化發(fā)展速度得以提高，可以實(shí)現(xiàn)檔案利用者和檔案管理者的有效連接。另外，它的收益可以補(bǔ)充網(wǎng)絡(luò)建設(shè)資金所缺，同時(shí)還可以彌補(bǔ)檔案館的資金所缺，借助于現(xiàn)在的條件，提高技術(shù)水平和設(shè)備，實(shí)現(xiàn)社會服務(wù)的優(yōu)化。

二、數(shù)字檔案館中的電子商務(wù)

（一）數(shù)字檔案館借助于電子商務(wù)增加了商機(jī)和活力

對于數(shù)字檔案館來說，借助于電子商務(wù)可以實(shí)現(xiàn)其自身的事業(yè)性和公益性，同時(shí)還具備一定的福利性。對于傳統(tǒng)型的檔案館來說，它具有一定的社會效益，是獨(dú)特的信息服務(wù)形式，但是不適應(yīng)現(xiàn)代科技的水平。對于檔案館來說，要實(shí)現(xiàn)對過去的體制的優(yōu)化，進(jìn)一步提高服務(wù)效率，同時(shí)實(shí)現(xiàn)對操作流程的優(yōu)化，以此來實(shí)行現(xiàn)代形式的發(fā)展。對于商務(wù)聯(lián)機(jī)數(shù)據(jù)來說，它是有價(jià)值的信息資源，對于用戶來說，他們只要具備一定的經(jīng)濟(jì)能力，就可以享受系統(tǒng)帶來的簡便性和高效性。

（二）數(shù)字檔案館中的電子商務(wù)服務(wù)方式

1、繳費(fèi)查檔。繳費(fèi)查檔是現(xiàn)在數(shù)字檔案館里使用比較頻道的方式，通過客戶繳納資金，才能查閱數(shù)字檔案館的相關(guān)資料，進(jìn)一步滿足客戶的信息需求。

2、在線交易。在線交易是數(shù)字檔案館借助于網(wǎng)絡(luò)開展的實(shí)時(shí)交易等銷售途徑。舉例來看，借助于互聯(lián)網(wǎng)向用戶出售音像制品和電子檔案信息，或者出售客戶需要的檔案編研成果，獲得個(gè)性化產(chǎn)品。

3、聯(lián)合編目。聯(lián)合編目的方式是多個(gè)規(guī)模的檔案館聯(lián)合編制，把自身檔案館具有的檔案資源上傳，保存在多個(gè)檔案館的中心數(shù)據(jù)庫，另一方面，從中心數(shù)據(jù)庫下載自身所需要的檔案資源，進(jìn)一步保存在自身的數(shù)據(jù)庫里，以此來編制多種類型的聯(lián)合目錄，其中的費(fèi)用支付都是借助于網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)的，對于檔案資源的共享來說。聯(lián)合編目有利于提高資源共享率。

4、增值服務(wù)。對于檔案館來說，它的查詢和編研等多種工作都需要一定的科技水平，通過網(wǎng)絡(luò)編制整合檔案館的資源，可以進(jìn)一步滿足多個(gè)用戶的多種需求，利用自身的網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢和檢索技術(shù)，對不同行業(yè)和專業(yè)進(jìn)行資源檢索，大大提高工作效率。在這項(xiàng)成果中，它是全體檔案工作人員共同努力的結(jié)晶，也就是所說的增值信息。在使用電子商務(wù)這一服務(wù)時(shí)，這樣的增值服務(wù)可以開拓空間，探索潛在的市場。

三、電子商務(wù)理念在數(shù)字檔案館服務(wù)中的應(yīng)用

在現(xiàn)在的市場經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的背景下，電子信息自然在各項(xiàng)工作里扮演著重要的角色。對于信息服務(wù)來說，它的發(fā)展方向是商業(yè)化。由于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的不斷優(yōu)化，所以信息服務(wù)的廣泛性和充分性特色和過去的模式相比特色更加明顯：第一，它不僅可以打破信息傳遞的局限性，還可以使自身水平更適應(yīng)市場環(huán)境，進(jìn)一步建設(shè)有特色的個(gè)性化服務(wù)；第二，電子商務(wù)可以提高商務(wù)流程的透明度。對于數(shù)字檔案館的信息服務(wù)來說，要想實(shí)現(xiàn)電子商務(wù)化，就要把“用戶關(guān)系管理系統(tǒng)”、“信息管理系統(tǒng)”和“資源規(guī)劃管理系統(tǒng)”三者有機(jī)結(jié)合。客戶借助于互聯(lián)網(wǎng)可以和檔案館加強(qiáng)信息交流，實(shí)現(xiàn)知識共享。借助于檔案館的信息鏈，可以使用戶從檔案人員處獲得需要的信息，通過正確的信息為自身業(yè)務(wù)決策提供隔離依據(jù)，為客戶提供可靠的、全方位的信息服務(wù)。另外，對于檔案館內(nèi)部員工來說，提高創(chuàng)新力度可以充分提高信息共享率，為檔案館創(chuàng)造更高的經(jīng)濟(jì)效益。

四、總結(jié)

綜合來看，我國的數(shù)字檔案館和國外的數(shù)字檔案館建設(shè)具有一定的差距。因此，建設(shè)過程里需要借助于電子商務(wù)來提高服務(wù)水平，在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上不斷完善檔案館建設(shè)，通過吸取國外的數(shù)字檔案館建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)一步提高檔案人員的專業(yè)化和技術(shù)水平，以此來提高檔案館的管理水平，進(jìn)一步完善管理模式。對于各個(gè)部門來說，要在現(xiàn)在的基礎(chǔ)上和社會的努力有機(jī)結(jié)合，使數(shù)字檔案館用戶可以進(jìn)一步享受更加方便的電子商務(wù)服務(wù)。

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