以“謀事要實”的態(tài)度做好企業(yè)檔案管理工作

【摘要】結(jié)合“三嚴(yán)三實”專題教育和“兩學(xué)一做”學(xué)習(xí)教育，總結(jié)和比較公司綜合檔案管理部門工作中的經(jīng)驗教訓(xùn)，從三個方面論述了企業(yè)檔案管理要做到“謀事要實”，關(guān)鍵的一點就是要突出一個“用”字。

【關(guān)鍵詞】謀事要實；企業(yè)檔案管理；綜合信息利用

謀事要實，就是要從實際出發(fā)謀劃事業(yè)和工作，使點子、政策、方案符合實際情況、符合客觀規(guī)律、符合科學(xué)精神，不好高騖遠(yuǎn)，不脫離實際。

在“三嚴(yán)三實”專題教育和“兩學(xué)一做”學(xué)習(xí)教育中，作為公司的綜合檔案管理部門，我們認(rèn)真就如何保持檔案工作與企業(yè)其他工作的同步發(fā)展，提高檔案的管理水平和服務(wù)水平，使之更好地為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營等各項工作服務(wù)進(jìn)行了梳理和總結(jié)。我認(rèn)為，企業(yè)檔案管理要做到“謀事要實”，關(guān)鍵的一點就是要突出一個“用”字。下面是我們工作的思路和想法，僅供參考。

一、企業(yè)檔案管理中“用”的重要作用

企業(yè)檔案，是企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理等各項活動中直接形成的有保存價值的各種形式的歷史記錄。

在日益激烈的競爭中，企業(yè)不僅需要明確自己的經(jīng)營實力和技術(shù)力量，而且還應(yīng)隨時掌握企業(yè)外部環(huán)境動態(tài)。為此，各種信息資源的利用至關(guān)重要，而企業(yè)各種檔案的綜合管理和利用，正能為其提供有效的服務(wù)。

今年是“十三五”的開局之年，成都建工集團(tuán)和我們公司也進(jìn)入轉(zhuǎn)型升級的關(guān)鍵時期，企業(yè)的各項工作隨之出現(xiàn)了新的變化，對企業(yè)檔案工作也提出了新的要求。首先，隨著企業(yè)轉(zhuǎn)型升級轉(zhuǎn)變的深入，公司領(lǐng)導(dǎo)、工程技術(shù)人員、管理人員對各類檔案、資料的依賴程度愈來愈大，要求也越來越高。

其次，隨著轉(zhuǎn)型升級的深入，企業(yè)的各類檔案、圖書和情報資料也會越來越多，內(nèi)容和成分也會越來越復(fù)雜。同時，在利用方面，除了本單位利用外，還有一個資源共享的問題。這就使查找和利用檔案、圖書、情報的需求更加廣泛，這就要求檔案管理人員在檔案的提供利用方面進(jìn)一步提高管理水平和服務(wù)水平。

二、企業(yè)檔案管理存在的“用”的問題

企業(yè)檔案管理是企業(yè)管理的一個重要組成部分，是企業(yè)管理各項工作中一項基礎(chǔ)性工作。但在企業(yè)檔案管理實際提供利用中還存在許多“用”的問題，突出的有兩個方面的問題：

（一）企業(yè)檔案的分散管理

目前，企業(yè)的檔案管理大多把管理類檔案、技術(shù)檔案、財務(wù)檔案、人事檔案，特別是把管理類檔案、技術(shù)檔案這兩類與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營直接相關(guān)的檔案進(jìn)行分散管理，這就使得企業(yè)不能對各種資料、數(shù)據(jù)加以科學(xué)合理的加工和處理，無法綜合系統(tǒng)地利用科技檔案及其他科技資料，達(dá)不到充分發(fā)掘信息資源為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營服務(wù)的目的，以至企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在決策時，不得不花費大量精力從那些零散的資料中去捕捉信息，去摸清企業(yè)本身的經(jīng)營實力和相關(guān)合作或擬合作企業(yè)的技術(shù)條件以及企業(yè)外部環(huán)境狀況和科技動態(tài)。這就人為地降低了企業(yè)檔案資料等信息資源的使用價值，影響企業(yè)經(jīng)營決策工作和技術(shù)創(chuàng)新的開展。在信息化高度發(fā)達(dá)的今天，企業(yè)管理信息化程度越來越高，管理人員和工程技術(shù)人員要求檔案資料整體化。因此，各種信息資源進(jìn)行綜合管理和利用，才能為其提供有效的服務(wù)。

（二）企業(yè)的檔案管理相對封閉性的管理方式

就目前而言，企業(yè)的檔案管理和資料管理大多實行著一種相互之間相對封閉的管理方式。這種封閉、半封閉的做法，對檔案資源和資料資源的開發(fā)利用很不利，體現(xiàn)不出“用”字。同時，這種作法也是對資源和時間的浪費，影響企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營管理。

那么，如何利用檔案切實的為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理服務(wù)，是我們需要認(rèn)真思考的問題。

三、如何“用”檔案為企業(yè)管理服務(wù)

對企業(yè)檔案等信息資料進(jìn)行集中統(tǒng)一的綜合性管理以有效的為企業(yè)管理提供利用和服務(wù)。

（一） 利用信息平臺整合檔案資源建立數(shù)據(jù)庫，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營服務(wù)

計算機網(wǎng)絡(luò)的廣泛使用，使企業(yè)管理信息化成為現(xiàn)實，按照建工集團(tuán)“統(tǒng)籌規(guī)劃、需求導(dǎo)向、分步實施、注重實效”的指導(dǎo)思想，在集團(tuán)OA系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)、生產(chǎn)經(jīng)營管理系統(tǒng)、綜合項目管理系統(tǒng)、財務(wù)管理系統(tǒng)等信息平臺建設(shè)的基礎(chǔ)之上，整合公司現(xiàn)有的檔案、資料等信息資源，建立起可相互檢索利用的綜合信息數(shù)據(jù)庫；編制統(tǒng)一的分類、著錄、檢索等標(biāo)準(zhǔn)，各管理分類之間存在著橫向聯(lián)系和協(xié)作，可使資源共享。

在管理方法上，對企業(yè)各類檔案實行集中統(tǒng)一，分別管理的方式進(jìn)行管理。也就是說，在這個企業(yè)檔案的內(nèi)部，一方面實行管理類檔案與技術(shù)檔案、科技資料的分別管理，一方面進(jìn)行有效的聯(lián)合。從一般意義上講，管理類檔案側(cè)重于企業(yè)管理方面的信息，而技術(shù)檔案則側(cè)重于企業(yè)科技知識信息。它們屬于企業(yè)信息系統(tǒng)中的兩個不同層面。因此，可將它們集中統(tǒng)一的收集起來，然后分別進(jìn)行管理，進(jìn)行有效的聯(lián)合，內(nèi)外溝通，相互補充，形成一個統(tǒng)一的開放型的信息聯(lián)合體。

（二）做好企業(yè)檔案內(nèi)部管理工作，收集整理企業(yè)檔案

在企業(yè)檔案管理內(nèi)部，各部門按照公司《企業(yè)檔案管理辦法》向公司檔案室移交年度管理類文件，各項目及時移交技術(shù)資料，檔案室將收集來的各類檔案集中起來，進(jìn)行分析，按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)將其分門別類并鑒定其價值。

分類完以后，再在同一門類中按它們各自的形式將其區(qū)分開來，根據(jù)各自的系統(tǒng)分別保管。即：管理類檔案、技術(shù)檔案各按其體系進(jìn)行區(qū)別管理；區(qū)分以后，分別對其進(jìn)行錄入、標(biāo)引、登記；在分別完成整理工作以后，將所有錄入的文件目錄集中起來，按年度或門類編制統(tǒng)一的檢索工具即聯(lián)合目錄或聯(lián)合索引。這樣，便于成為一個“中樞神經(jīng)”系統(tǒng)，當(dāng)某一根“神經(jīng)”被觸動時，就馬上作出反應(yīng)，將所需要的某一類相關(guān)資料全部提出，進(jìn)行綜合分析，以利企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營決策和科技活動之用。

參考文獻(xiàn)

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