淺析電子檔案的主要特征及管理保護(hù)策略

孫笑一

【摘要】近年來計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及電子技術(shù)取得了較快的發(fā)展，并在檔案行業(yè)中廣泛應(yīng)用，加快推動了檔案工作的變革。目前檔案載體已從紙質(zhì)向光電介質(zhì)改變，紙質(zhì)檔案和電子檔案共存，對檔案管理工作帶來了較大的挑戰(zhàn)。因此我們要深入了解電子檔案主要特征，并采取有效的措施來加強(qiáng)對電子檔案的管理和保護(hù)，加快推動檔案的網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】電子檔案；主要特征；管理保護(hù)；信息安全

一、電子檔案的主要特征

（一）實(shí)體的虛擬化。電子檔案是存儲在計算機(jī)或是網(wǎng)絡(luò)中，其實(shí)體是無形的，虛擬化的，而且電子檔案信息量十分龐大，這也使在未來數(shù)字檔案發(fā)展過程中，只能采用分布式存儲，用戶所調(diào)盾或是利用的檔案資源可能存儲于不同區(qū)域或是不同國家。

（二）手段的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、多媒體化。 電子檔案從資料采集開始，整理、加工及歸檔等工作都離不開網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，即使收集到其他載體的檔案也會對其進(jìn)行數(shù)字化處理，可以說電子檔案集文本、圖片、音視頻于一體，用戶對其使用時直接通過網(wǎng)絡(luò)即可以進(jìn)行在線閱讀及利用，不僅能夠?qū)g覽的界面進(jìn)行選擇，而且對于所需求的檔案文獻(xiàn)保存方式也具有多樣化的特點(diǎn)。

（三）時效性強(qiáng)，周期短。電子檔案主要是通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行采集，并利用數(shù)字化管理方式，不僅檔案管理人員勞動強(qiáng)度降低，而且在檔案管理環(huán)節(jié)更為簡化，有效的縮短了檔案整理的周期。同時電子檔案在對錯誤進(jìn)行修正及對資料進(jìn)行更新過程中都具有較好的便利性，能夠?qū)崟r對檔案內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充和更新，具有較強(qiáng)的時效性。

（四）交互性的和個性化檔案。在電子檔案的模式下，文稿的提供者與用戶緊密地聯(lián)系在一起，用戶之間都可以十分便利地溝通，甚至在一定的條件下角色可能會發(fā)生轉(zhuǎn)化，具有空前環(huán)境下的交互性。另一方面，電子檔案的形式是在線的、實(shí)時的、網(wǎng)絡(luò)化的。有些檔案利用過程也可以不經(jīng)過現(xiàn)場來進(jìn)行，通過有關(guān)數(shù)字化的網(wǎng)絡(luò)就可能完成。

（五）加工的標(biāo)準(zhǔn)化、信息的海量化和檢索的智能化。 電子檔案在資源加工、整合有特定的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，如統(tǒng)一的壓縮化、編碼技術(shù)、視頻格式、元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、瀏覽平臺等，它依托互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)，不同部門的檔案是可以共享的，并可以實(shí)現(xiàn)跨庫關(guān)聯(lián)和檢索。數(shù)字化的編輯出版方式，使得方志的編撰常態(tài)化，可以收集到大量的資料，有效避免了過去因?yàn)榫幾珪r間太長遺漏過多的現(xiàn)象。與標(biāo)準(zhǔn)化加工和海量信息相適應(yīng)，在檢索技術(shù)上，電子檔案是智能化的。檢索系統(tǒng)能夠自動地分析檢索條件與結(jié)果，提供同義詞、主題詞或相似詞的擴(kuò)展檢索，能實(shí)現(xiàn)多語言混合檢索及檢索結(jié)果的自動排序等功能，為用戶提供最為滿意的信息。

二、加強(qiáng)電子檔案管理保護(hù)的策略

（一）做好軟件及硬件設(shè)施的維護(hù)工作，保障檔案系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)電子檔案的存儲，在具體操作過程中需要依賴于相關(guān)的軟件及硬件設(shè)備，因此軟件和更件設(shè)施安全的運(yùn)行至關(guān)重要，所以在做好軟件及硬件設(shè)施的維護(hù)工作。在電子檔案工作中，設(shè)備陳舊老化、軟硬件故障及網(wǎng)絡(luò)平臺受到攻擊等情況較為常見，這就需要強(qiáng)化檢修和維護(hù)，定期對檔案系統(tǒng)軟硬件進(jìn)行檢修維護(hù)，及時對設(shè)備進(jìn)行更新，以此來保證檔案系統(tǒng)安全、穩(wěn)定的運(yùn)行。 首先，為了提高電子檔案信息的安全，需要專業(yè)的檢修人員及網(wǎng)絡(luò)安全工程技術(shù)人員，這些人員由于具有專業(yè)的檢修知識和技能，了解計算機(jī)、磁性介質(zhì)及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，積累了豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，在對軟硬件進(jìn)行檢修和維護(hù)時能夠有效的保證檢修維護(hù)的質(zhì)量。其次，由于軟硬件設(shè)施發(fā)展速度較快，這也決定了檔案系統(tǒng)的軟硬件設(shè)施要及時進(jìn)行更新?lián)Q代，對先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)要做到實(shí)時關(guān)注，有效的提高軟件環(huán)境的兼容性，通過強(qiáng)化軟件及硬件的定期維護(hù)，以此來提高檔案系統(tǒng)運(yùn)行的安全性。

（二）健全安全防御機(jī)制，提升檔案信息安全。 檔案信息的傳輸依賴于內(nèi)部的局域網(wǎng)與外部的公共網(wǎng)絡(luò)空間的數(shù)據(jù)交換，在傳輸過程中，面臨著計算機(jī)黑客以及電腦病毒帶來的安全隱患，對信息的保密性造成威脅。因此，安全防御體系的建立健全具有重要意義。網(wǎng)絡(luò)的安全及防御機(jī)制的主要內(nèi)容包括對局域網(wǎng)的安全維護(hù)、對網(wǎng)絡(luò)病毒的防范、對TCP/IP協(xié)議的管理，涉及到各服務(wù)點(diǎn)的防火墻維護(hù)以及虛擬內(nèi)部網(wǎng)的劃分。電子檔案完善的安全防御措施包括身份認(rèn)證措施、信息加密措施、訪問控制管理措施等，身份認(rèn)證措施包括數(shù)字信封、數(shù)字簽名等安全管理認(rèn)證技術(shù)，可以有效保證電子檔案的信息傳輸?shù)臏?zhǔn)確性和終端定位的安全性。信息加密措施包括對稱密鑰與非對稱密鑰，兩種加密系統(tǒng)配合使用，將電子檔案進(jìn)行加密、解密處理，降低信息內(nèi)容的泄露威脅。訪問控制管理措施包括網(wǎng)絡(luò)權(quán)限和入網(wǎng)訪問，能夠有效避免電子檔案資源遭到非常規(guī)性使用。除對安全加密技術(shù)的采用，還可使用網(wǎng)絡(luò)入侵的檢測防御設(shè)備，實(shí)時監(jiān)測電子檔案系統(tǒng)的網(wǎng)段中出現(xiàn)的外部入侵或內(nèi)部破壞行為，對其進(jìn)行及時的警報或攔截，保障電子檔案信息傳輸?shù)陌踩院捅Ｃ苄浴?/p>

（三）提高電子檔案管理人員的整體素質(zhì)。首先，加強(qiáng)對電子檔案管理人員的培訓(xùn)工作，特別是要組織檔案管理人員參加計算機(jī)技術(shù)基礎(chǔ)知識的培訓(xùn)，針對檔案管理人員自身的實(shí)際情況進(jìn)行針對性培訓(xùn)，將電子檔案管理軟件知識產(chǎn)及相關(guān)設(shè)備的操作方法都要在培訓(xùn)中進(jìn)行重點(diǎn)講解，以此來全面提高檔案管理人員的技術(shù)水平。其次，提高檔案管理人員電子檔案安全保護(hù)意識，加大電子檔案安全保護(hù)工作的宣傳，利用具體案例更直觀的使檔案管理人員認(rèn)識到電子檔案安全的重要性，在工作中能夠做到正確操作，保護(hù)好用戶的隱私，建立完善的電子檔案安全機(jī)制，加強(qiáng)對電子檔案的有效保護(hù)。

三、結(jié)束語

隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，大量的電子檔案產(chǎn)生，這就對電子檔案的管理及保護(hù)工作提出更高的要求，需要進(jìn)一步建立健全電子檔案系統(tǒng)的安全機(jī)制，做好電子檔案系統(tǒng)的維護(hù)工作，強(qiáng)化對檔案管理人員專業(yè)技能的培訓(xùn)，努力提高電子檔案管理的水平，保證電子檔案信息的安全。

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