關于做好城建檔案管理工作的幾點認識

王南希

城建檔案是具有查閱保存和利用價值的文字、圖表、音像等各種載體的技術資料，是人們規(guī)劃、建設、管理城市的重要依據(jù)，完整地保存和有效地利用城建檔案，將在推進城市化建設中起到事半功倍的作用。為此，結合臨沂城市建設實際，我就做好城建檔案管理工作談幾點認識：

一、城建檔案在城市建設中的重要作用

（一）城市規(guī)劃建設的前提和基礎

城市規(guī)劃是城市發(fā)展的前提。要制定一個科學的，符合實際的并具有前瞻性的城市規(guī)劃，必須依靠那些真實記載著該城市在建設過程中形成的檔案資料，以此為基礎，進行創(chuàng)新拓展。近幾年來，臨沂市城市建設飛速發(fā)展，城市面貌日新月異，很多大的市政配套紛紛建成。這么大規(guī)模的城市建設工程，如果缺乏充分足夠的城建檔案資料作為參考，一切從零開始的話，其工作難度之大，使不可想象的。城建檔案為城建工作者提供了完整、系統(tǒng)、準確、可靠的資料數(shù)據(jù)，節(jié)約了大量的人力、物力和時間。因此，掌握系統(tǒng)、完整、可靠的城建檔案資料，是制定城市規(guī)劃的前提條件，是進行城市建設和管理，乃至今后發(fā)展的重要依據(jù)。

（二）城市搶險救災的重要依據(jù)

城市建設在推進過程中，經(jīng)常受到自然災害、意外事故以及人為因素的影響，產(chǎn)生一些意想不到的問題。如果單純依靠搶險救災人員的努力，往往效果不好。這時候，城建檔案就會起到非常重要的作用。比如，在搶修洪水、供氣管道事故過程中，我們通過查閱檔案資料，就能很容易的找到管道線路走向，及時排查管道破損的位置，在最短的時間內(nèi)修復管道，為廣大市民提供及時快捷的服務。再比如，在抗震救災過程中，到處都是倒塌的房屋、破損的路面，修復各類城市配套設施的任務非常繁重，這時候查閱檔案資料，可以按圖索驥，及時安排部署人員奔赴一線進行修復，為搶險救災節(jié)約時間。

（三）變遷的重要參考資料

隨著我國城鎮(zhèn)化進程的加快，城市建設快速推進，城市面貌發(fā)生了翻天覆地的變化，臨沂市也是如此。自改革開放以來，臨沂市城市建設經(jīng)歷了多次跨越發(fā)展的時期。本世紀以來，市委、市政府提出“一河五片、組團發(fā)展、北上東進、南優(yōu)西連”的發(fā)展思路，拉開了城市空間布局。尤其是臨沂北城新區(qū)，經(jīng)過幾年的開發(fā)的開發(fā)建設，一座新城拔地而起，成為臨沂城市建設的一張絢麗名片。城建檔案詳細記錄了城市變遷的歷程，是我市城市發(fā)展的縮影和基礎，為今后查閱相關資料提供了重要的歷史依據(jù)。

二、做好城建檔案管理工作應該注意的問題

城建檔案管理工作，是一項非常復雜、瑣碎的系統(tǒng)工程。做好這項工作，必須適應新的形勢和任務需要，不斷改革創(chuàng)新，解決好以下問題：

（一）效性問題

城市建設每一年都發(fā)生著巨大的變化，都有一批新的建筑物竣工投入使用。及時的收集、記錄和保管好這些資料是城建檔案管理工作中非常重要的一項內(nèi)容。比如，臨沂市這幾年組織實施了大范圍的棚戶區(qū)改造，一些舊小區(qū)消失，一些新的小區(qū)產(chǎn)生。如果不及時進行相關檔案資料的收集整理，有些建設資料會永久消失，一些新的小區(qū)產(chǎn)成。如果不及時進行相關檔案材料的收集整理，有些建設資料會永久消失，將會留下很多的歷史遺憾。因此，檔案工作者應該加大這些小區(qū)建設資料的收集，尤其是對一些圖片、音像資料的收集顯得尤為重要和緊迫，這將為后人尋找臨沂記憶提供很重要的資料。

（二）制定建設問題

規(guī)章制定是城建檔案實現(xiàn)長效、常態(tài)管理的重要保障，城建檔案管理部門應當不斷適應形勢發(fā)展需要建立健全相關管理制定。比如，應該完善內(nèi)部管理制度，包括考勤、考核、例會等常規(guī)制定以及相關激勵制定，這樣有利于激發(fā)工作人員的積極性和主動性。再比如，建立完善檔案操作流程制定。進一步明確檔案收錄、查閱、回收制定，完善檔案收錄標準，提高檔案管理工作的質量和水平。同時，對違反城建檔案安全法規(guī)規(guī)章的人和事進行嚴肅查處，對查出的問題，及時予以解決，使城建檔案安全法規(guī)制度不僅在紙上完整制度，也在實際中完整執(zhí)行，真正發(fā)揮制度建設的實效。

（三）人才隊伍問題

樹立“人才是第一戰(zhàn)略資源”觀念，提供人才發(fā)揮作用的環(huán)境和成就事業(yè)的機會。一方面，可以考慮引進優(yōu)秀的人才。當前，我國高校畢業(yè)生面臨著就業(yè)難得問題，就業(yè)市場可謂是“供大于求”，這為城建檔案管理引進人才提供了難得的機遇，可以從高等院校的檔案管理、計算機等選拔合適的優(yōu)秀人才。另一方面，可以考慮內(nèi)部挖潛培養(yǎng)。在我們的城建檔案管理部門，內(nèi)部本身就存在一些有潛質的人才，只要單位加大培養(yǎng)教育力度，定期進行業(yè)務培訓，就一定能夠讓一部分人有所作為并成為單位骨干，這樣既可以節(jié)約人員投入成本，也利于人才的留用。

（四）數(shù)字化管理問題

隨著計算機技術，尤其是辦公自動化技術和網(wǎng)絡技術的快速發(fā)展，產(chǎn)生了越來越多的電子文件，而傳統(tǒng)的紙質檔案存儲空間大、查閱不便、維護成本高，難以適應數(shù)字化時代的飛速發(fā)展。根據(jù)實際需要，城建檔案館可以采取全部館藏檔案數(shù)字化、重點選擇某類檔案數(shù)字化、珍貴答案數(shù)字化、高使用頻率檔案數(shù)字化等方式，把現(xiàn)有實體檔案資源轉變成數(shù)字資源，為數(shù)字城建檔案館建設夯實基礎。