淺析企業(yè)法律顧問在合同管理中的作用

徐軍

【摘要】本文闡述了企業(yè)合同管理的內容和重要意義，分析了企業(yè)合同管理普遍存在的問題，對企業(yè)法律顧問在合同管理中的主要工作以及合同管理風險防范控制進行探討。

【關鍵詞】企業(yè)法律顧問；合同管理；協(xié)調控制

在社會主義市場經(jīng)濟條件下，企業(yè)和其他市場主體為實現(xiàn)一定的經(jīng)濟目的，為明確相互權利義務關系需訂立合同。而合同的合法、有效性，需要一個既懂企業(yè)經(jīng)營管理，又通曉法律知識的專業(yè)人員把關，企業(yè)法律顧問直接參與企業(yè)的合同管理，可預防企業(yè)法律風險，避免企業(yè)經(jīng)濟損失，有效維護企業(yè)的合法權益。

一、企業(yè)合同管理的內容和重要意義

合同是企業(yè)與自然人、法人及其他組織等平等主體之間設立、變更、終止民事權利義務關系的協(xié)議。合同管理是企業(yè)風險管理的一項重要內容，從實踐角度來說，企業(yè)合同管理是公司依據(jù)本單位的實際情況，依據(jù)法律法規(guī)，在合同從準備、談判、簽訂、履行、變更、解除，直到救濟權利、解決糾紛的整個過程中，所進行的計劃、組織、控制、調解、處理和監(jiān)督檢查等活動。

合同管理是企業(yè)法律顧問的重點工作之一，法律顧問通過促進公司建立健全合同管理制度，參加合同的起草、審查、履行監(jiān)督，妥善處理合同糾紛等工作，對企業(yè)實現(xiàn)合同依法訂立、嚴格履行、減少糾紛及損失等發(fā)揮著不可替代的作用。

二、企業(yè)合同管理普遍存在的問題

（一）合同法制觀念淡薄，風險意識差。有些企業(yè)合同法制觀念淡薄，重大的經(jīng)濟行為，僅靠個別領導表態(tài)或一紙“意向書”，不簽訂合同就開始履行，一旦發(fā)生糾紛，企業(yè)的合法權益很難得到保護；有些企業(yè)雖然簽訂了合同，但在合同簽訂前，未對合同相對方進行必要的資信調查或資格審查，導致所簽訂的合同處于效力待定狀態(tài)，或無法實際履行。

（二）企業(yè)的合同管理制度不健全。有些企業(yè)沒有建立系統(tǒng)的合同管理制度，從簽約前的合同談判到合同履行完畢，沒有一個統(tǒng)一、規(guī)范、科學的管理標準；有些企業(yè)雖然有合同管理制度，但由于合同管理制度不科學、不規(guī)范，缺乏可操作性而未能落到實處；更有一些企業(yè)的銷售人員動輒代表企業(yè)簽訂大額合同，既無法人授權委托書，又無身份證明書。

（三）企業(yè)合同文本制作不規(guī)范。有些企業(yè)的合同名稱不準確，有的合同張冠李戴。比如明明是承攬合同，做成買賣合同，就有可能導致承攬企業(yè)多承擔買賣合同項下的那些義務，或者放棄留置權的優(yōu)先適用。

三、企業(yè)法律顧問在合同管理中的主要工作

（一）合同的簽訂（事前控制階段）管控重點和對策。第一，搞好盡職調查，明晰合同主體身份。訂立合同之前要盡可能多地了解對方資信狀況，留意對方的營業(yè)執(zhí)照是否過期末年檢、是否是假執(zhí)照、單位經(jīng)營場所和辦公場所是否與其所言相符、有否皮包公司的跡象、有否瀕臨破產(chǎn)或經(jīng)營境況日益惡化的跡象、有否信譽欠佳的中介人牽線搭橋、有否高額回扣引誘、有否劣跡或商業(yè)丑聞等。第二，慎重填寫合同的形式和實質要件。第三，如果合同采用格式合同或者合同示范文本簽訂，文本中常有“其他”或空格。如果在這些“其他”項或者空格處沒有內容的話，應寫上“無”或相同意思的表示。千萬不能空著。最后還應注意訂立合同應寫清楚兩個條款：一是“本合同每一頁都應由雙方加蓋公章，無公章或只有一方公章的，該頁內容無效”，以防止換頁；二是“本合同內容如有修改，應在修改處加蓋雙方公章，無公章或只有一方公章的，修改后的內容無效，合同內容以修改前的為準?！焙炗喓贤瑫r務必要注意簽字蓋章與簽約單位及其負責人（或授權人）是否相符。

（二）合同的履行（事中控制階段）管控重點和對策。合同履行階段的管理和風險控制主要是保證合同按照約定正常履行，處理履行過程中出現(xiàn)的影響合同實施的情況，做好合同履行中的書面記錄和會簽資料等并妥善保存，及時判斷處理出現(xiàn)的可能導致違約、合同解除的意外情況等。如果在締約過程中未能將風險防住或出現(xiàn)締約時不可預見的情況，則應在履行合同過程中盡力豎立起第二道防護網(wǎng)，在履行過程中進行防范和保護，主要在表現(xiàn)為各種抗辯、變更、通知、解除、終止等。

（三）事后補救階段——合同糾紛處理。合同糾紛處理是合同簽訂時和合同履行過程中出現(xiàn)糾紛時不得已采取的補救措施。是合同管理者為保護自身合法權益最后手段。在出現(xiàn)糾紛時，要權衡利弊，盡力調解。認真研究案情，做原告時要科學設立案由，如在侵權和違約競合時選擇侵權之訴還是合同違約之訴，有時案由直接影響訴訟結果?？茖W掌握答辯時間，如提出管轄異議和正常答辯是不一樣的，一定要在法定答辯期內書面提出；善于使用保全措施，取得主動權，以保證訴訟效果。

四、合同管理風險防范控制

（一）企業(yè)對外發(fā)生經(jīng)濟行為，除即時結清方式外，應當訂立書面合同，確保對方當事人具備履約能力。對于影響重大、涉及較高專業(yè)技術或法律關系復雜的合同，應當組織法律、技術、財會等專業(yè)人員參與談判，必要時可聘請外部專家參與。

（二）企業(yè)應當對合同文本進行嚴格審核。重點關注合同的主體、內容和形式是否合法，合同內容是否符合企業(yè)的經(jīng)濟利益，對方當事人是否具有履約能力，合同權利和義務、違約責任和爭議解決條款是否明確等。

（三）企業(yè)應當按照規(guī)定的權限和程序與對方當事人簽署合同。正式的合同，應當由企業(yè)法定代表人或由其授權的代理人簽名或加蓋有關印章。授權簽署合同的，應當簽署授權委托書。

（四）企業(yè)應當遵循誠實信用原則嚴格履行合同。對合同履行實施有效監(jiān)控，檢查合同履行情況。合同生效后，企業(yè)就質量、價款、履行地點等內容與合同對方?jīng)]有約定或者約定不明確的，可以協(xié)議補充；不能達成補充協(xié)議的，按照國家相關法律法規(guī)、合同有關條款或者交易習慣確定。

（五）企業(yè)應當加強合同糾紛管理。在履行合同過程中發(fā)生糾紛的，應當依據(jù)國家相關法律法規(guī)，在規(guī)定時效內與對方當事人協(xié)商并按規(guī)定權限和程序及時報告。同時企業(yè)內部授權處理合同糾紛的，應當簽署授權委托書。糾紛處理過程中，未經(jīng)授權批準，不得答復或承諾。

參考文獻

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