高職院校檔案管理與信息化建設(shè)綜合探析

卓小柳

【摘要】高職院校檔案管理主要分為兩種，一種是對(duì)學(xué)生個(gè)人信息的檔案管理，另一種是對(duì)學(xué)校建校開始到今天的發(fā)展檔案，這兩種檔案管理對(duì)一所高職院校來說，都是必不可少且不可替代的。高職院校的檔案采用信息化的方式，為學(xué)校建設(shè)提供了強(qiáng)大的后臺(tái)和保證，而高職院校要想使檔案管理更加科學(xué)化、規(guī)范化，就必須加強(qiáng)高職院校的檔案管理，完善信息化建設(shè)。

【關(guān)鍵詞】高職院校；檔案管理；信息化建設(shè)；資源

所謂檔案信息化管理，即用網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)為手段，以資源為對(duì)象，以工作為依托，以理論為指導(dǎo)，按照國家要求開展的檔案收集、整理、保管等一系列的管理過程。隨著信息技術(shù)不斷提高，檔案管理工作早已進(jìn)入了自動(dòng)化、信息化的階段，這給各高校的校園網(wǎng)建設(shè)、檔案信息化提供了良好的契機(jī)。但由于起步晚，經(jīng)驗(yàn)少，所以檔案信息化并不完善，還有待提高。

一、高職院?，F(xiàn)今檔案管理狀況

當(dāng)今社會(huì)，部分高職院校已經(jīng)開始信息化管理檔案，但在這個(gè)過程中，仍有許許多多的不足之處，技術(shù)人員的缺乏使大量工作沒有辦法開展，這也成為了高職院校的一大漏洞。當(dāng)前，懂得檔案管理信息化建設(shè)的人才較少，缺乏專職的技術(shù)人員。一些工作人員缺少專業(yè)知識(shí)和基本的技能，更沒有接受過專業(yè)的檔案信息管理的教育，這些都一直制約著檔案信息化的進(jìn)程。同時(shí)，檔案管理的設(shè)備也是拖延進(jìn)程的一個(gè)原因。雖然部分高職院校已經(jīng)開始啟用信息化管理檔案，但設(shè)備不足，技術(shù)手段落后，檔案部門所使用的計(jì)算機(jī)比較陳舊，系統(tǒng)早已老化，甚至都沒有一個(gè)系統(tǒng)的管理軟件。但尤為重要的一點(diǎn)就是，高職院校并沒有意識(shí)到檔案信息化管理的重要性，因?yàn)樵诟呗氃夯窘ㄔO(shè)、師資力量和設(shè)備等方面，檔案信息化管理并不是被院校擺在很重要的位置，從而忽略了這個(gè)看似不重要實(shí)則很重要的一項(xiàng)進(jìn)程。

二、高職院校成立信息化檔案管理的必要性

在這個(gè)信息時(shí)代，高職院校的信息化檔案管理建設(shè)有著舉足輕重的位置，以上通過對(duì)高職院校的檔案現(xiàn)狀進(jìn)行分析后，我們充分認(rèn)識(shí)到了檔案信息化建設(shè)對(duì)高職院校的重要作用。高職院校的信息化建設(shè)是很重要的一項(xiàng)工作，它標(biāo)志著院校走向科技化的偉大進(jìn)程，也標(biāo)志著人類的進(jìn)步。高職院校主要的兩種檔案管理運(yùn)行穩(wěn)定，能促進(jìn)院校不斷發(fā)展。高職院校學(xué)生個(gè)人信息檔案管理對(duì)學(xué)生而言，是非常重要的。學(xué)生的個(gè)人檔案、成績等都掌握在學(xué)校的管理庫里。學(xué)生個(gè)人檔案的安全與完整是學(xué)生最關(guān)心的事情，學(xué)生可以看到自己發(fā)展過程中的不足并反思自己的錯(cuò)誤，促進(jìn)學(xué)生全面發(fā)展。而學(xué)校發(fā)展檔案的管理，對(duì)學(xué)校來說是非常重要的，它的作用和學(xué)生個(gè)人檔案對(duì)學(xué)生的重要性是一樣的。學(xué)校歷年來的發(fā)展進(jìn)程全部在檔案資料庫里，從檔案中學(xué)?？梢钥吹綄W(xué)校發(fā)展歷程中的優(yōu)劣，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)加以改正，促進(jìn)學(xué)校長遠(yuǎn)發(fā)展。檔案管理信息化的同時(shí)，我們可以看到檔案功能的全面與完善，相對(duì)于過去只有登記、錄入等單一管理方式，如今的檔案管理更具有凝聚力。我們之所以要推廣高職院校進(jìn)行信息化管理檔案，就是因?yàn)樵诋?dāng)今，檔案自動(dòng)化的管理建設(shè)已經(jīng)初見成效，并且大勢(shì)所趨，這必將是各大院校以后必須實(shí)行的一項(xiàng)準(zhǔn)則。檔案信息化的管理方式，將是時(shí)代的趨勢(shì)，所以建立完善的信息化檔案管理是非常有必要的。

三、實(shí)施檔案管理信息化的具體措施

（一）檔案信息數(shù)字化——管理建設(shè)。檔案管理信息化打破了傳統(tǒng)檔案管理的形式，用電子記錄形式代替了傳統(tǒng)紙質(zhì)記錄的形式，在一定程度上方便了檔案管理員的工作，增加了辦事效率。對(duì)于檔案管理信息化，我們首先要采取的措施就對(duì)檔案信息進(jìn)行數(shù)字化的管理，把傳統(tǒng)紙質(zhì)、聲像文件通過信息化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將其轉(zhuǎn)換為電子檔案，進(jìn)行系統(tǒng)有序的編號(hào)，組成有規(guī)律可循的檔案信息庫。通過關(guān)鍵字的搜索，能夠快速有效地查找到對(duì)應(yīng)資料，使需要查找的信息一目了然，內(nèi)容全面。例如，將學(xué)生個(gè)人信息輸入到信息庫里，通過搜索該學(xué)生姓名，即可查找到該學(xué)生所有資料。對(duì)學(xué)校發(fā)展檔案管理的建設(shè)也是如此，這樣可以在最短的時(shí)間內(nèi)，通過關(guān)鍵字搜索獲取最多、最全的信息，既方便又快捷。

（二）檔案信息數(shù)字化——網(wǎng)站建設(shè)。現(xiàn)如今，網(wǎng)站作為人們?nèi)粘Ｉ钪薪?jīng)常用到的工具在生活中起著重要作用。檔案僅僅數(shù)字化還不夠，因?yàn)閿?shù)字化僅僅供內(nèi)部管理人員使用，檔案資源的利用率大大降低，且如若僅僅由檔案管理人員掌握檔案信息，學(xué)生或?qū)W校對(duì)自己檔案的查詢也將會(huì)增加檔案管理員的工作負(fù)擔(dān)，且在一定程度上浪費(fèi)了學(xué)生或?qū)W校工作人員的時(shí)間。檔案進(jìn)行網(wǎng)站建設(shè)，給予學(xué)生及學(xué)校工作人員一個(gè)固定的賬號(hào)與密碼，使學(xué)生能夠自己通過網(wǎng)絡(luò)查詢相關(guān)資料，節(jié)省時(shí)間的同時(shí)也降低了檔案管理員的工作強(qiáng)度，使其能夠?qū)n案管理有進(jìn)一步的研究，更好地造福院校。檔案網(wǎng)站建設(shè)的主頁需要提供基本端口，這個(gè)端口需集服務(wù)、宣傳與交流為一體，方便學(xué)生能夠快速了解學(xué)校的發(fā)展歷程及其他內(nèi)容。

（三）信息數(shù)字化管理中應(yīng)注意的問題。1.檔案管理信息化，并不是完全取代傳統(tǒng)檔案管理，只是在傳統(tǒng)管理基礎(chǔ)上進(jìn)行優(yōu)化，但并不是取代。傳統(tǒng)檔案管理與信息化管理相互依賴，傳統(tǒng)檔案管理作為基礎(chǔ)，在一定程度上影響著信息化管理。2.檔案管理信息化分目錄與全文，但無論是哪一個(gè)，在進(jìn)行數(shù)字化的過程中都會(huì)有諸多問題，例如技術(shù)問題、合作問題等。3.檔案信息管理需要有安全保障。數(shù)據(jù)的管理與使用，必須設(shè)定一定的權(quán)限。數(shù)據(jù)管理者必須經(jīng)過嚴(yán)格挑選與考察，確保對(duì)信息化檔案管理技術(shù)掌握熟練，避免誤操作現(xiàn)象發(fā)生。對(duì)于檔案查詢者的權(quán)限，則應(yīng)考慮其是否是院校學(xué)生或老師，避免被校外不良分子利用。4.檔案信息需定期備份。管理員進(jìn)行定期備份能夠保證數(shù)據(jù)丟失或損壞時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)，保證系統(tǒng)盡快恢復(fù)運(yùn)行。

三、高職院校的檔案信息管理應(yīng)注意的環(huán)節(jié)和遵循原則

高職院校的檔案管理，需要從以下幾個(gè)環(huán)節(jié)出發(fā)：一是高職院校從自身實(shí)際出發(fā)，一定要避免盲目建設(shè)。二是高職院校的檔案信息應(yīng)有系統(tǒng)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，使檔案管理信息化進(jìn)入科學(xué)化和制度化的正規(guī)管理模式。三是處理好院校系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的交流性和兼容性，這樣將更便于資源的有效利用。

高職院校同時(shí)也要遵循以下幾個(gè)原則：一是為了使高職院校的檔案信息充分被利用，我們要將利用率高的資源信息進(jìn)行優(yōu)先數(shù)字化。二是優(yōu)先選擇比較稀有的高職院校檔案集中進(jìn)行數(shù)字化的管理，使稀有檔案的珍貴性得到完全保護(hù)。三是通過篩選，選擇具有代表性的、有特色的檔案信息進(jìn)行資源共享，對(duì)外開放。這樣，檔案的資源開放性也充分地被體現(xiàn)出來。

四、結(jié)束語

在這個(gè)現(xiàn)代化的信息時(shí)代，信息是一種很重要的資源，人們對(duì)信息的認(rèn)識(shí)也有了更大的提高。高職院校的檔案自動(dòng)化、信息化必須有一個(gè)系統(tǒng)的、標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范體系。各個(gè)層次與各種類別的檔案信息能夠得到相互的補(bǔ)充與完善，信息之間相互促進(jìn)、相互依賴，從而使各大院校的檔案管理變得有章可循，有條不紊。隨著時(shí)代的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷更新，高職院校檔案管理的信息化建設(shè)，已經(jīng)成為了一種新的發(fā)展趨勢(shì)。目前，各大高職院校的檔案管理都已進(jìn)入了現(xiàn)代化的模式，也逐漸成為現(xiàn)代化校園建設(shè)非常重要的一個(gè)組成部分。只有大家齊心協(xié)力，檔案信息化的建設(shè)才會(huì)有更好的發(fā)展。

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