論企業(yè)檔案信息化建設(shè)與檔案服務(wù)能力的提升

李敏

【摘要】將檔案信息化建設(shè)納入企業(yè)信息化項目總體規(guī)劃中，打通企業(yè)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)與數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的通道，才能真正有效提升檔案利用服務(wù)能力。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)檔案；信息化；服務(wù)能力；提升

隨著當(dāng)今社會科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，信息資源已經(jīng)成為人類社會活動必不可少的戰(zhàn)略資源，人類對檔案信息的需求和依賴越來越大，檔案信息化建設(shè)成為檔案事業(yè)適應(yīng)時代和社會發(fā)展的必然趨勢，是促進檔案管理工作現(xiàn)代化的客觀要求，是檔案館發(fā)展的方向和目標(biāo)。

國資委提出檔案信息化是中央企業(yè)加強檔案管理的一項革命性和基礎(chǔ)性工作，要將檔案信息化建設(shè)納入企業(yè)信息化建設(shè)整體方案中，同步規(guī)劃、同步設(shè)計、同步實施，促進檔案工作逐步向自動化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化轉(zhuǎn)變。因此，傳統(tǒng)粗放式檔案管理系統(tǒng)建設(shè)模式已經(jīng)不適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展以及國家對央企的要求，信息化建設(shè)是落實國資委和國家檔案局要求的積極步驟，而數(shù)字檔案館建設(shè)是加快檔案信息化建設(shè)的根本途徑。

做好數(shù)字檔案館建設(shè)對于整合企業(yè)信息資源，滿足企業(yè)檔案工作長足發(fā)展，提升檔案服務(wù)能力具有以下幾個方面的重要意義：

一、打破各業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)壁壘的需要

近年來，中央企業(yè)信息化建設(shè)取得長足發(fā)展，管理水平顯著提高，信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)貫通、資源整合能力和效能發(fā)揮得到了較大的提升。但是，由于各業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)基本上是縱向部署，加上管理方式影響，客觀上造成了信息“壁壘”，形成信息“孤島”。對此，我們迫切需要快速提升信息資源的整合水平，而數(shù)字檔案恰恰是解決這一問題的有效手段。通過加強頂層設(shè)計，將檔案信息化建設(shè)納入企業(yè)信息化項目總體規(guī)劃中，對檔案業(yè)務(wù)進行統(tǒng)一規(guī)劃和部署，實現(xiàn)企業(yè)電子文件的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理，打通企業(yè)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)與數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的通道，逐步實現(xiàn)信息資源的集中統(tǒng)一橫向融合管理和高效開發(fā)利用。

二、建設(shè)基于大數(shù)據(jù)的知識管理平臺的需要

企業(yè)推行的信息化項目的各業(yè)務(wù)系統(tǒng)陸續(xù)上線并運行后，需要歸檔的電子文件必將步入“海量”、高速增長的階段。如果沒有檔案系統(tǒng)管理，隨之而來的就是信息數(shù)據(jù)的無序、滯漲問題，不僅是信息化建設(shè)管理上的難題，而且對數(shù)據(jù)挖掘，實施大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略也將大打折扣。

數(shù)字化檔案館項目建設(shè)的最終目標(biāo)正是在當(dāng)今的信息技術(shù)條件下，為解決新的海量信息處理需求，所提出的解決策略。通過建立一個依托“大數(shù)據(jù)”背景下的統(tǒng)一界面、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)字化檔案館，對各業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的大量電子文件進行有效梳理和歸攏管理，實時歸檔，主動科學(xué)收集、整理、分類、鑒定、編研和銷毀等，形成一套科學(xué)、合理、嚴(yán)密的電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)，建立起電子文件從形成到辦理、歸檔、移交、保管、利用的全生命周期管理機制。在海量的電子文件中，由數(shù)字檔案系統(tǒng)判定其中哪些電子文件應(yīng)該形成電子檔案、應(yīng)該如何保存，而剩余的電子文件又該如何處置。逐步實現(xiàn)運營范圍與業(yè)務(wù)功能的全面覆蓋和深度融合，實現(xiàn)對各業(yè)務(wù)系統(tǒng)全過程、全要素、動態(tài)、實時的數(shù)據(jù)收集和歸檔，強化知識的梳理和挖掘，提升檔案信息資源的利用深度和廣度，創(chuàng)造檔案信息資源的潛在價值，真正為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營服務(wù)，為企業(yè)的發(fā)展提供高效的決策支持。

三、提升企業(yè)文化建設(shè)的需要

檔案的信息化建設(shè)為檔案編研工作插上了騰飛的翅膀。數(shù)字檔案可實現(xiàn)檔案信息資源的共享，可以對檔案信息數(shù)據(jù)進行深度挖掘、提煉精華、數(shù)據(jù)分析，經(jīng)過梳理和價值判斷、規(guī)范整理和邏輯排列，可變成有思想、有規(guī)律、有可讀性的檔案編研成果，也可以通過辦展陳、微電影、歷史紀(jì)錄片、數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)等多種多樣的形式，再現(xiàn)企業(yè)發(fā)展歷史，展示獨有的文化魅力?！八罊n案”會變成“活教材”，在滿足企業(yè)多樣性文化需求的同時，向社會展示優(yōu)秀的企業(yè)文化，為打造良好的央企形象作出貢獻(xiàn)。

四、有助于為企業(yè)提供信息支持決策，提升檔案服務(wù)能力

數(shù)字檔案館的建設(shè)將促使與之相關(guān)的計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和多媒體技術(shù)等高新技術(shù)在檔案領(lǐng)域中的廣泛運用，從而將促進檔案管理理論、技術(shù)和方法的變革，徹底改變檔案館封閉、半封閉的狀況，實現(xiàn)檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展，極大地提升檔案工作在信息化社會中的服務(wù)能力。

決策的及時正確、管控措施是否得當(dāng)，要靠信息的完整、準(zhǔn)確和快速的綜合分析能力來保證，數(shù)字檔案館恰好在一定程度上滿足了這些要求，特別是數(shù)字檔案館與企業(yè)辦公系統(tǒng)有著密不可分的聯(lián)系，所以對于支持決策有著天然的優(yōu)勢。

五、有助于提升檔案資源保存和利用的科學(xué)化、合理化水平

以數(shù)字檔案館建設(shè)和電子文件管理建設(shè)項目為龍頭，大力推進數(shù)字檔案資源建設(shè)，提高檔案信息資源的共建共享和網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)，使檔案信息在為用戶服務(wù)時不受空間、地域的限制，這是檔案信息實現(xiàn)信息社會化服務(wù)的基礎(chǔ)。同時加強電子文件管理，按照統(tǒng)一管理、便于利用和安全保密的原則，建立與數(shù)字檔案館相適應(yīng)的電子文件存儲備份中心，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案備份保存的雙保險，推進文檔一體化管理模式，可以有效提升檔案資源保存和利用的科學(xué)化、合理化水平。

六、可以促進檔案人員素質(zhì)的復(fù)合化

建設(shè)數(shù)字化檔案館的同時，必須注重提升現(xiàn)有檔案工作人員的能力與素質(zhì)，包括專業(yè)知識、技能操作、管理能力等，目的使原先知識單一的檔案工作者成為既懂檔案管理，又能熟練掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的復(fù)合型人才，從而將其打造成為企業(yè)改革發(fā)展出謀劃策的智囊團，將檔案資源庫建成大數(shù)據(jù)庫、信息集成庫和企業(yè)思想庫，加速推動檔案工作的升級換代，這既是信息時代發(fā)展的需要，也是現(xiàn)代社會對檔案工作提出的更高要求。