探討當(dāng)前醫(yī)療設(shè)備檔案管理的難點(diǎn)及對策

孫娟 袁華

摘要近年來隨著醫(yī)療衛(wèi)生條件的不斷改善，醫(yī)療設(shè)備的數(shù)量和管理復(fù)雜程度也在提高，相應(yīng)的醫(yī)療設(shè)備檔案的準(zhǔn)備工作也更加繁重。本文將主要探討當(dāng)前醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作中存在的難點(diǎn)提出相應(yīng)的解決措施，并詳細(xì)分析信息技術(shù)在醫(yī)療設(shè)備檔案管理中的優(yōu)勢。

關(guān)鍵詞醫(yī)療設(shè)備檔案管理難點(diǎn)對策

中圖分類號：F270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號：1674-1145（2016）03-000-02

醫(yī)療設(shè)備檔案管理在醫(yī)院日常管理工作中占有舉足輕重的地位，但是長期以來管理層和相關(guān)工作者對設(shè)備資料管理的重視程度不夠，不僅造成了大量資源的浪費(fèi)也影響了正常的醫(yī)療服務(wù)行為。為了實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展，提高對醫(yī)療設(shè)備檔案管理的關(guān)注度是醫(yī)院管理者需要重視的話題。

一、當(dāng)前醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作存在的難點(diǎn)

（一）管理層和一線工作者對管理工作的重視程度不夠

在人們的傳統(tǒng)觀念中醫(yī)院的主要工作就是救死扶傷而類似設(shè)備檔案管理的工作其他都處在次要地位，然而實(shí)際情況并不是這樣的，長期實(shí)踐證明醫(yī)療工作的順利推進(jìn)離不開后勤保障工作，特別是醫(yī)療設(shè)備檔案的管理工作，但是目前不少管理者依然對這項(xiàng)工作保持不夠重視態(tài)度，具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：1）從事檔案管理工作的人員不重視自己的本職工作，在進(jìn)行設(shè)備檔案的管理時(shí)責(zé)任心缺失，始終抱著應(yīng)付了事的態(tài)度，這是導(dǎo)致管理工作混亂的直接因素。2）工作人員無法平等對待檔案管理工作的全部環(huán)節(jié)，例如將大量的精力放到對設(shè)備說明書、設(shè)備驗(yàn)收證明文件的整理上而忽視了對設(shè)備檢查和維護(hù)記錄的管理，要知道設(shè)備檔案的管理應(yīng)該覆蓋設(shè)備入庫到報(bào)廢的全過程，任何一個(gè)環(huán)節(jié)的缺失都會(huì)影響記錄的完整性。

（二）醫(yī)療設(shè)備檔案管理技術(shù)落后

現(xiàn)代社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入信息時(shí)代，盡管醫(yī)院的日常管理工作已經(jīng)引進(jìn)了先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，但是在醫(yī)療設(shè)備檔案管理領(lǐng)域，信息技術(shù)的應(yīng)用還十分有限，不少工作需要工作人員通過手工采集、手工輸入的方式來完成這就在無形中增加了他們的工作量，降低了檔案管理的效率，無法滿足現(xiàn)代醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)要求。同時(shí)，手工采集數(shù)據(jù)資料導(dǎo)致檔案資料出錯(cuò)率極高，同時(shí)紙質(zhì)版的檔案資料容易遺失，檔案的交接程序混亂，設(shè)備容易受到破壞，甚至有時(shí)設(shè)備交接手續(xù)不完善，設(shè)備使用后為歸還的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，給設(shè)備的維護(hù)工作造成不小的阻礙，也給醫(yī)院帶來了一定的經(jīng)濟(jì)損失。

（三）醫(yī)療設(shè)備檔案管理隊(duì)伍團(tuán)隊(duì)意識(shí)淡薄

日常的設(shè)備管理工作工作量大、步驟繁瑣，需要不同人員分塊管理共同完成，同時(shí)動(dòng)態(tài)資料在所有資料中所占的比重很大，醫(yī)療設(shè)備的運(yùn)行、維護(hù)資料需要維修者、管理者、使用者合作完成，一旦一方不配合那么整個(gè)工作就很難推進(jìn)。盡管簡單的數(shù)據(jù)收集工作看似很輕松，但是現(xiàn)實(shí)情況是，醫(yī)療工作者作為設(shè)備的使用者，日常工作中的大部分精力消耗在醫(yī)療服務(wù)上，也就相應(yīng)的在設(shè)備檔案管理工作中的合作參與的比重就會(huì)減少，對檔案管理工作的順利推進(jìn)產(chǎn)生了一定的阻礙。

（四）醫(yī)療設(shè)備檔案資料的采集周期長

醫(yī)療設(shè)備的檔案資料包括設(shè)備說明說、設(shè)備驗(yàn)收證明書、設(shè)備檢查維護(hù)記錄等，涵蓋了設(shè)備進(jìn)入醫(yī)院到最終報(bào)廢的整個(gè)過程，這就決定了對某一設(shè)備資料檔案的整理需要耗費(fèi)相當(dāng)長的一段時(shí)間，而較長的時(shí)間間隔勢必會(huì)對檔案資料的完整度造成影響，任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題都有可能影響設(shè)備的正常使用。

（五）醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度不健全、操作不規(guī)范

不論是在基層醫(yī)院還是三甲醫(yī)院，醫(yī)療設(shè)備檔案的管理工作均應(yīng)由檔案管理部門來完成。設(shè)備采購需要采購部門與檔案管理部門協(xié)同完成，設(shè)備的使用應(yīng)當(dāng)由使用部門與檔案管理部門協(xié)同完成，但是在實(shí)際的運(yùn)作過程中，醫(yī)院并沒有對這三者之間關(guān)系的明確界定，相關(guān)的責(zé)任和分工也不明確，導(dǎo)致設(shè)備檔案資料管理十分混亂。此外，醫(yī)院管理部門缺少對檔案管理工作的有效監(jiān)管，設(shè)備資料的借閱查詢手續(xù)不完善，導(dǎo)致設(shè)備資料的缺失現(xiàn)象嚴(yán)重，如此惡性循環(huán)使得醫(yī)院設(shè)備檔案管理工作始終無法步入正規(guī)，與人事管理等其他管理工作的專業(yè)性相差甚遠(yuǎn)。

二、提高醫(yī)療設(shè)備檔案管理水平的對策

（一）強(qiáng)化培訓(xùn)，提高對檔案管理工作的重視

要想提高醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的水平，首先需要扭轉(zhuǎn)工作人員的態(tài)度，具體的手段就是對他們進(jìn)行培訓(xùn)和教育，使之充分認(rèn)識(shí)到后勤管理工作同樣對醫(yī)院醫(yī)療工作具有重要意義，改變他們對工作的消極態(tài)度，愿意將更多的熱情奉獻(xiàn)給自己的工作。加強(qiáng)檔案管理工作特別是動(dòng)態(tài)檔案的管理工作要求工作人員提高對動(dòng)態(tài)資料的采集和管理，保證所有歸納整理的檔案能夠真實(shí)反映設(shè)備使用、維護(hù)狀況。為了提高員工對檔案管理工作的重視程度，醫(yī)院管理者還應(yīng)當(dāng)建立審查考核機(jī)制，將工作成果納入到工資考核指標(biāo)中，并定期召開醫(yī)療工作會(huì)議總結(jié)一段時(shí)期的工作效果，對出現(xiàn)的消極行為提出批評，自上而下改善醫(yī)院工作人員對檔案管理工作的態(tài)度，不斷提高管理工作的效率。

（二）健全醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度

提高醫(yī)療設(shè)備檔案管理水平的重點(diǎn)是要建立科學(xué)完善的管理制度，將其作為醫(yī)院統(tǒng)一管理的一部分，實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)工作流程的規(guī)范化和制度化。首先，醫(yī)院管理層應(yīng)當(dāng)制定完善的檔案管理體系和管理責(zé)任制，明確不同崗位人員的責(zé)任，落實(shí)到人；其次，建立檔案資料專人管理制度，督促工作人員提高自身的管理能力，積極做好日常記錄維護(hù)工作；最后，醫(yī)院管理者應(yīng)當(dāng)進(jìn)行定期檢查，并將各種檢查考核指標(biāo)納入到年終評優(yōu)評級中，協(xié)同各方之間的關(guān)系不斷提高工作效率。

（三）加強(qiáng)信息技術(shù)在檔案管理工作用的應(yīng)用

當(dāng)前醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作很難實(shí)現(xiàn)較大水平的提高與信息技術(shù)的應(yīng)用程度有關(guān)，因此日常的檔案管理工作需要更加的依賴計(jì)算機(jī)，提高管理工作的效率。信息技術(shù)的應(yīng)用不僅能夠提高設(shè)備管理的效率也能實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，節(jié)約資源。例如，在設(shè)備入庫之后即在電子計(jì)算機(jī)中建立設(shè)備的電子檔案，并傳送保存在醫(yī)院的內(nèi)網(wǎng)中并還要做好數(shù)據(jù)的備份工作，同時(shí)授予相關(guān)工作人員權(quán)限，使他們能夠?qū)n案進(jìn)行實(shí)時(shí)修改，提高檔案整理的效率和準(zhǔn)確性。

（四）實(shí)施統(tǒng)一管理，提高資料的全面性

當(dāng)前，醫(yī)療設(shè)備檔案管理過于分散，一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題就會(huì)影響整個(gè)設(shè)備資料數(shù)據(jù)的完整性，解決這一問題的方法應(yīng)當(dāng)是建立檔案資料管理的統(tǒng)一管理機(jī)構(gòu)，創(chuàng)建一只高水平具有專業(yè)管理能力的隊(duì)伍，協(xié)調(diào)好使用者、維修者和自身之間的關(guān)系，做到對設(shè)備的實(shí)時(shí)追蹤及時(shí)更新數(shù)據(jù)資料，同時(shí)明確工作人員的責(zé)任，不同工作人員負(fù)責(zé)不同的管理工作但彼此之間又不是相互獨(dú)立的，各個(gè)科室通力配合共同完成醫(yī)療設(shè)備檔案的管理工作。

（五）加強(qiáng)設(shè)備檔案管理工作，為醫(yī)院醫(yī)療工作服務(wù)

加強(qiáng)對設(shè)備檔案的管理也就是強(qiáng)化對醫(yī)療設(shè)備的管理，使醫(yī)療工作者能夠明晰設(shè)備的使用、維護(hù)狀況，預(yù)判各種可能出現(xiàn)的故障并做好維護(hù)維修工作，確保設(shè)備的數(shù)量和狀態(tài)能夠滿足醫(yī)療服務(wù)工作。同時(shí)，加強(qiáng)設(shè)備檔案管理能夠減少維修費(fèi)用，縮短維修時(shí)間，提高設(shè)備的利用率，簡介提高醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)的收益。

三、信息技術(shù)在醫(yī)療設(shè)備信息管理中的應(yīng)用

目前醫(yī)療設(shè)備信息之所以未能實(shí)現(xiàn)科學(xué)高效管理與檔案信息處理的方式有很大關(guān)系，當(dāng)前信息技術(shù)已經(jīng)成功應(yīng)用于人事等醫(yī)院日常管理中，將其同時(shí)應(yīng)用到醫(yī)療設(shè)備的管理也并不是不可能的事，因此本節(jié)將主要探討醫(yī)療設(shè)備檔案系統(tǒng)的設(shè)計(jì)。

（一）信息技術(shù)在醫(yī)療檔案管理中的優(yōu)勢

設(shè)備的多樣性和使用的復(fù)雜性決定了醫(yī)院設(shè)備檔案管理的工作量很大，同時(shí)設(shè)備檔案的管理同醫(yī)院醫(yī)療工作的正常開展以及醫(yī)院的既得利益有關(guān)，因此改變過去手工填寫單據(jù)、整理檔案資料的方式，借助信息技術(shù)編寫軟件來實(shí)現(xiàn)檔案的高效管理。計(jì)算機(jī)軟件管理具有的優(yōu)勢主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：1）界面美觀、操作簡單。目前計(jì)算機(jī)軟件編寫已經(jīng)十分成熟，在注重功能實(shí)現(xiàn)的同時(shí)也強(qiáng)調(diào)人性化的界面設(shè)計(jì)，軟件能夠提供清晰的界面，使用者只要通過簡單的操作就能完成過去需要填很多表完成的工作。2）出錯(cuò)率低，效率高。計(jì)算機(jī)軟件的運(yùn)行借助于高效的中央處理器，一般來講數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中不會(huì)受到破壞，同時(shí)軟件支持對檔案資料的實(shí)時(shí)調(diào)取，提高了工作效率。

（二）信息技術(shù)的具體應(yīng)用

由于檔案管理工作的特殊性質(zhì)，醫(yī)院更傾向于建立無線網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)對設(shè)備的檔案管理而不是有線網(wǎng)絡(luò)。無線網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)是GIS、LIS、PACS、NIS、BIS系統(tǒng)組成的，能夠滿足檔案管理的基本要求，系統(tǒng)功能的實(shí)現(xiàn)需要有數(shù)據(jù)總線作支撐起到信息交換平臺(tái)的作用，同時(shí)數(shù)據(jù)總線同醫(yī)院的無線局域網(wǎng)連接，確保系統(tǒng)能夠在醫(yī)院的任何角落借助無線設(shè)備可以進(jìn)入。

無線網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用能夠大大提高了設(shè)備管理工作的效率，醫(yī)院可以為每一臺(tái)設(shè)備建立專門的二維碼，工作人員只要借助手機(jī)等移動(dòng)設(shè)備掃描二維碼就能夠獲悉設(shè)備的狀態(tài)，包括設(shè)備的維修信息、安全監(jiān)測信息、使用信息、廠家信息、設(shè)備基礎(chǔ)信息等，實(shí)現(xiàn)對設(shè)備的實(shí)時(shí)追蹤。同時(shí)，無線網(wǎng)絡(luò)和RFID技術(shù)的應(yīng)用也為檔案管理人員提供幫助，他們可以利用電腦和平板等工具向系統(tǒng)中錄入醫(yī)療設(shè)備信息，將設(shè)備信息存儲(chǔ)到系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中，減少了紙質(zhì)版檔案可能造成的數(shù)據(jù)遺失和數(shù)據(jù)調(diào)用困難的情況。

目前使用基于GIS、LIS等技術(shù)的無線網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)不僅能夠滿足設(shè)備管理工作同時(shí)兼具移動(dòng)計(jì)算、呼叫、掃描成像的功能，比有線網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和傳統(tǒng)的手寫整理具有更大的優(yōu)勢，同時(shí)該技術(shù)能夠在多種計(jì)算機(jī)系統(tǒng)下運(yùn)行，滿足不同的接口設(shè)備要求，兼容性良好，出現(xiàn)系統(tǒng)錯(cuò)誤的概率很小，能夠穩(wěn)定滿足醫(yī)院設(shè)備檔案的日常管理工作。

三、結(jié)語

總的來說，目前醫(yī)療管理工作存在的問題不是一個(gè)因素導(dǎo)致的，管理者應(yīng)當(dāng)全面分析原因?qū)ふ抑攸c(diǎn)，制定相應(yīng)的政策調(diào)整管理工作，使檔案管理工作不再成為醫(yī)院管理中作的薄弱環(huán)節(jié)。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉瑛.當(dāng)前醫(yī)療設(shè)備檔案管理的難點(diǎn)及對策[J].中國高新技術(shù)企業(yè)，2015.20.

[2]陳婉平.當(dāng)前醫(yī)療設(shè)備檔案管理的難點(diǎn)及對策[J].科技與企業(yè)，2013.15.

[3]蘇羽.基層醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作現(xiàn)狀分析與對策[J].淮海醫(yī)藥，2011.04.

[4]陳悅歡，雷清紅，劉俊樂，李建文.三甲醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理現(xiàn)狀及對策[J]. 醫(yī)療裝備，2015.07.