試析人事檔案管理中存在的問(wèn)題與解決對(duì)策

王琳

【摘要】人事檔案是對(duì)一個(gè)人學(xué)習(xí)、工作經(jīng)歷的記錄，具有法律效用，對(duì)個(gè)人具有重要作用，我國(guó)現(xiàn)行人事檔案管理工作延續(xù)傳統(tǒng)的干部檔案管理模式，落后于人事管理體制改革，需要對(duì)人事檔案管理現(xiàn)狀和目前存在的主要問(wèn)題進(jìn)行深入研究，探索解決的對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】人事檔案管理；問(wèn)題；對(duì)策

一、人事檔案管理簡(jiǎn)述

我國(guó)現(xiàn)行的人事檔案管理，是從傳統(tǒng)的干部檔案管理模式發(fā)展而來(lái)。按照有關(guān)人事管理政策，收集個(gè)人在學(xué)習(xí)、工作中形成的記載個(gè)人經(jīng)歷、思想品德、工作狀況等內(nèi)容的材料，形成檔案，可用于了解個(gè)人情況，并可為就業(yè)、升學(xué)、錄用、任職、晉升職稱、社會(huì)保險(xiǎn)、出國(guó)及辦理退休等方面提供佐證，是反映人員情況的原始憑據(jù)，具有法律效力，對(duì)個(gè)人具有非常重要的作用，是用人單位進(jìn)行人事管理的重要內(nèi)容。

我國(guó)現(xiàn)行的人事檔案管理制度體系，主要包括1991年發(fā)布的《干部檔案整理工作細(xì)則》（組通字[1991]11號(hào)）和《干部檔案工作條例》（組通字[1991]13號(hào)）、2009年發(fā)布的《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》（中組發(fā)[2009]12號(hào)），以及《中華人民共和國(guó)檔案法》等政策法規(guī)。

人事檔案的管理工作主要由人員所在工作單位承擔(dān)，由單位人事部門的工作人員具體負(fù)責(zé)管理。近年來(lái)，隨著我國(guó)改革開(kāi)放、經(jīng)濟(jì)發(fā)展的加速，人員流動(dòng)性也大大增加，為適應(yīng)人事管理體制改革，我國(guó)從上世紀(jì)90年代初期開(kāi)始全面推進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)、流動(dòng)人才服務(wù)和職介服務(wù)，流動(dòng)人員的人事檔案管理，按照屬地化的原則，主要由其戶籍所在地的社保、人才服務(wù)和職介服務(wù)機(jī)構(gòu)來(lái)承擔(dān)。

我國(guó)的人事檔案管理工作在很長(zhǎng)一段時(shí)期內(nèi)都對(duì)保密性要求較高，也缺乏對(duì)人事檔案管理工作的宣傳解釋，個(gè)人不能查看自己的檔案，公眾對(duì)人事檔案不了解，很多人不知道自己的檔案里有什么材料，也不知道檔案有什么用，隨著人員流動(dòng)而形成人檔分離、甚至棄檔的現(xiàn)象也屢見(jiàn)不鮮。

二、存在的主要問(wèn)題

1、人事檔案管理的制度體系改革滯后?，F(xiàn)行的人事檔案管理體制主要仍延用上世紀(jì)90年代初的政策制度，還殘留計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制的痕跡，與我國(guó)快速發(fā)展的社會(huì)經(jīng)濟(jì)體制改革不相適應(yīng)，相比當(dāng)前推進(jìn)的人事管理體制各項(xiàng)改革，人事檔案管理體制的改革嚴(yán)重滯后，必然面臨改革的倒逼。如針對(duì)流動(dòng)人員人檔分離、棄檔等情況，亟需完善與人才流動(dòng)機(jī)制相配套的檔案管理機(jī)制。

2、人事檔案管理的內(nèi)容范圍狹窄。目前人事檔案歸檔材料的內(nèi)容和范圍主要依據(jù)《干部檔案工作條例》和《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，沿用傳統(tǒng)干部檔案管理模式，而我國(guó)當(dāng)前的社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和改革步伐加大，人員情況變化較大，傳統(tǒng)的人事檔案管理已難以適應(yīng)新時(shí)期人力資源管理需要。如目前歸檔材料中不包括反映個(gè)人業(yè)務(wù)專長(zhǎng)、能力、愛(ài)好、參加社會(huì)活動(dòng)以及個(gè)人誠(chéng)信等方面的情況，難以全面、客觀地反映出一個(gè)人的情況。

3、人事檔案管理的理念落后。一是對(duì)人事檔案管理工作的宣傳解釋不夠。傳統(tǒng)的人事檔案管理工作保密性強(qiáng)，缺乏宣傳和解釋，導(dǎo)致公眾對(duì)人事檔案管理工作不了解，甚至誤解。二是側(cè)重于管理，應(yīng)用開(kāi)發(fā)不足。目前人事檔案管理工作主要集中在資料的收集整理、歸檔立卷，以及三防等安全保管工作。對(duì)人事檔案的使用，局限于查檔了解情況和為辦理相關(guān)事宜提供佐證，應(yīng)用領(lǐng)域狹窄，沒(méi)有充分發(fā)揮人事檔案的信息資源作用。

4、人事檔案管理的方式落后。一是資料收集方式落后。在收集檔案資料時(shí)，基本上是“你送我收”，缺少主動(dòng)性。二是資料更新不及時(shí)。不能及時(shí)根據(jù)人員情況變化，及時(shí)補(bǔ)充、更新檔案內(nèi)容，內(nèi)容不夠完整，數(shù)據(jù)不夠準(zhǔn)確，影響了人事檔案的真實(shí)性和完整性。三是管理手段落后。仍沿用傳統(tǒng)的手工操作紙質(zhì)材料的方式，即使應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理，也限于錄入登記等方面，工作效率較低。

三、解決問(wèn)題的對(duì)策建議

1、完善制度體系建設(shè)，規(guī)范檔案管理。人事檔案管理工作涉及職工切身利益，關(guān)系事業(yè)發(fā)展。為適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、人事體制改革，要及時(shí)根據(jù)人事管理工作情況的變化，修訂完善有關(guān)人事檔案管理制度，促進(jìn)人事檔案管理規(guī)范化。

2、拓展人事檔案管理的范圍，充實(shí)檔案內(nèi)容。一是根據(jù)社會(huì)發(fā)展變化和個(gè)人特點(diǎn)，充實(shí)人事檔案資料的內(nèi)容。二是拓寬檔案資料收集渠道。比如可以收集其他單位或團(tuán)體、個(gè)體提供的材料。三是重視材料的完整、真實(shí)、準(zhǔn)確。使人事檔案能夠較為全面地反映一個(gè)人的真實(shí)情況。

3、創(chuàng)新人事檔案管理的理念，加強(qiáng)宣傳，拓展應(yīng)用。一是轉(zhuǎn)變觀念，加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理工作的重視。二是加強(qiáng)宣傳解釋，在遵守保密規(guī)定的基礎(chǔ)上，適當(dāng)合理地公開(kāi)，打破神秘，促進(jìn)公眾對(duì)人事檔案管理工作的理解。三是調(diào)整人事檔案工作重點(diǎn)，加強(qiáng)對(duì)檔案資料的綜合分析和開(kāi)發(fā)利用，拓展人事檔案應(yīng)用范圍，提高檔案信息利用效能。

4、重視日常管理，加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高人事檔案管理工作水平。一是要重視對(duì)人事檔案的日常管理。人事檔案源于日常工作的積累，既涉及個(gè)人利益，也涉及個(gè)人隱私，檔案工作者要認(rèn)真負(fù)責(zé)，及時(shí)收集、整理，認(rèn)真鑒別、分類，做好歸檔、立卷，以免因檔案工作錯(cuò)、漏、不規(guī)范等影響職工個(gè)人利益。二是加強(qiáng)人事檔案管理工作人員隊(duì)伍建設(shè)，培養(yǎng)專業(yè)的人事檔案管理工作人員，定期進(jìn)行專業(yè)知識(shí)更新培訓(xùn)，提高工作人員的專業(yè)工作能力。三是提高人事檔案管理的現(xiàn)代化、信息化。在保障信息安全的基礎(chǔ)上，應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，開(kāi)發(fā)信息管理系統(tǒng)，提高工作效率，建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，促進(jìn)人事檔案信息統(tǒng)計(jì)、資源共享和開(kāi)發(fā)應(yīng)用，提高人事檔案管理工作水平。

總之，人事檔案管理工作具有特殊性，做好人事檔案管理工作，要充分認(rèn)識(shí)人事檔案的重要性，從政策制度等頂層設(shè)計(jì)上規(guī)范管理工作、創(chuàng)新管理理念、革新管理方式，同時(shí)重視日常管理工作，整體提高人事檔案管理水平。從事人事檔案工作的人員更要提高認(rèn)識(shí)，具有高度的責(zé)任感，要遵守保密規(guī)定，也要做好宣傳解釋，做好日常管理，切實(shí)保障人員權(quán)益。

參考文獻(xiàn)

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