房地產電子檔案信息化的管理與使用分析

摘 要：在信息化的發(fā)展主流下，作為我國國民經(jīng)濟重要組成部分的房地產行業(yè)，其檔案也逐步進入數(shù)據(jù)信息化、管理網(wǎng)絡化及服務現(xiàn)代化的發(fā)展階段，這也在技術、管理等方面提高了對工作人員的要求。如何才能對房地產電子檔案進行信息化管理與使用，受到了該行業(yè)的廣泛重視。鑒于此，文章主要對房地產電子檔案信息化的管理與使用等相關問題進行探討。

關鍵詞：房地產；電子檔案；信息化；管理

于房地產企業(yè)而言，檔案是記錄其發(fā)展歷程的重要依據(jù)，與企業(yè)的各種決策與活動執(zhí)行有著密切聯(lián)系。隨著房地產事業(yè)的快速發(fā)展，需要錄入大量的信息，若想在短時間內實現(xiàn)，必須依靠信息技術手段。在房地產檔案的管理中引入計算機技術，具有檢索快速、儲存量大、查找方便、儲存量大、壽命長及成本低等優(yōu)勢。因此，在信息 化的時代，如何才能實現(xiàn)對房地產電子檔案的信息化管理與使用，則成為房地產企業(yè)面臨并亟需解決的一個難題。以下主要就房地產電子檔案信息化的管理與使用措施進行分析。

1 適用標準的確定

在信息技術進步快速的時代，若想實現(xiàn)信息交換與資源，信息技術標準化是關鍵。因此，在數(shù)字化建設中，首先要建立起有效的技術標準、工作標準、管理標準，并形成一個數(shù)字化利用平臺，才能實現(xiàn)對檔案的數(shù)字化管理。近年來，房地產事業(yè)發(fā)展迅速，交易數(shù)量與事項不斷增多，各種手續(xù)日漸完善，交易管理更加規(guī)范。在這樣的背景下，檔案工作任務日益繁重，要求也更加嚴格。房地產檔案的管理除了關系到企業(yè)自身利益外，更與人民群眾的財產密切相關。

針對上述問題，房地產企業(yè)則應建立并健全相關的檔案管理制度，加強日常工作管理。比如，完善庫房管理制度，每日認真記錄好檔案室的溫度與濕度，定期安檢，并做到相關記錄。檔案室內應設置有相應的存放示意圖，始終保持檔案柜的整齊；對于紙質材料，要注意防水、防火、防蟲咬，并注意做好記錄、移交、登記及鑒定等工作；對于電子材料，應保證錄入的準確無誤，并有效利用各種設備，實現(xiàn)對照片、圖片及音像等電子材料的科學管理。

2 強化服務理念

從現(xiàn)代管理科學的角度看，房地產市場管理提供的業(yè)務也屬于服務范疇。在現(xiàn)階段，社會對房地產市場信息服務的需求更大，但也要求信息更全面、便捷，更期待能夠在房地產市場管理信息系統(tǒng)中得更多有價值的房地產政策指導或咨詢服務。首先，有明確的服務方向。作為房地產企業(yè)，應積極、主動地為城市建設與管理提供服務，最大限度地保障房地產權人的合法權益。同時，注意緊跟時代步伐，不斷對現(xiàn)有工作方式或服務手段進行改革與創(chuàng)新，以更好地滿足社會經(jīng)濟發(fā)展需要。其次，主動、善于了解客觀需要，爭取主動權，為信息利用者提供更有價值的服務。再次，掌握產權檔案的特點及規(guī)律，并做好相關的統(tǒng)計與分析工作，不斷改進各項業(yè)務中存在的問題，提升檔案管理的水平。最后，注意處理利用與保密兩者之間的關系，充分發(fā)揮出產權檔案的效能。除此之外，還要注重對責任意識的強化。積極落實相關的制度，并對服務程序考核進行有效的規(guī)范；加強對員工的職業(yè)道德教育；健全各種工作制度與辦事程序，對現(xiàn)有服務方式作出調整與改進等。

3 注重檔案信息數(shù)據(jù)庫的建立

在房地產的檔案管理工作中，主要包含了兩個部分：檔案原件與檔案數(shù)據(jù)。檔案的信息化，主要是指在計算機中錄入紙質檔案，并利用相應的系統(tǒng)，實現(xiàn)對這些信息的整理、收集、分類等，讓紙質信息轉化成電子信息，方便檔案的查閱、修改及保存。然而，并非全部檔案均能使用同一系統(tǒng)進行管理與使用。由于采用的管理方法各不相同，各個部門使用的檔案管理系統(tǒng)也會不盡相同，這會在很大程度上影響檔案的電子化發(fā)展。

因此，在房地產的檔案管理中，應有效利用掃描儀或其他現(xiàn)代設備，依靠工作人員及時將各種檔案信息及時錄入，并建立有效的信息數(shù)據(jù)庫，方便資料的查閱、檢索與查看。房地產檔案中包含著大量的房地產信息，材料使用價值較大，并能完成信息的收集、加工、管理等工作。

除此之外，還可建立相應的檔案網(wǎng)站。利用網(wǎng)站，將檔案和用戶連接起來，有利于檔案管理部門為廣大用戶提供多元化服務，充分發(fā)揮檔案的作用。比如，房地產檔案管理人員可在網(wǎng)上公布檔案中的房屋面積、坐落位置及平面圖等信息，讓客戶能夠根據(jù)實際查看有關的房產檔案，并可在網(wǎng)頁留下對房產資源的需求信息，方便管理人員及時了解與解答客戶的新問題，提高服務質量。

4 注重對系統(tǒng)協(xié)作效能的強化

在房地產市場信息化建設過程中，往往需要把握更多全面、有價值的市場信息。為此，應努力做好以下幾個方面的工作。

首先，建立并健全一套有效的技術規(guī)范，內容應包含數(shù)據(jù)分項、業(yè)務分類及數(shù)據(jù)定義等，為日后實現(xiàn)信息資源共享提供有效依據(jù)。其次，對于系統(tǒng)中市場數(shù)據(jù)的采集面，應盡可能地延伸與拓寬，并事先規(guī)劃與設計好實現(xiàn)數(shù)字化的有效途徑；同時，實現(xiàn)多種關聯(lián)機構和協(xié)作部門之間的業(yè)務數(shù)據(jù)采集與轉換，方便業(yè)務內容向房地產信息的轉化。再次，促進系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)的交換與傳遞。采用的新信息系統(tǒng)，應有利于不同系統(tǒng)或部門間進行數(shù)據(jù)資源的交互、傳遞，保證同類業(yè)務信息的一致性，并有利于信息共享。最后，對檔案進行數(shù)字化管理。房地產檔案涉及內容多、管理任務繁重，若能對檔案實現(xiàn)數(shù)據(jù)化管理，將會大大提升檔案的檢索效率及準確度。同時，對檔案進行數(shù)字化管理，也是保護檔案完整性的有效途徑。

目前，檔案原件損壞的現(xiàn)象日益嚴重，若能通過錄入人員或掃描技術將房產檔案錄入到計算機中，并給予相應的保存與管理，不但能夠有效保證資料的安全性和完整性，也有利于檔案資源的共享。

5 注重對人員素質的提升

檔案管理是一項復雜、繁瑣的工作，而檔案管理人員作為檔案與利用者之間的連接紐帶，其素質如何將會直接影響到檔案的利用效率和效果。在實際的工作中，雖然引進了大量的現(xiàn)代化設備，但因為操作人員缺乏，使這些設備的功能無法正常發(fā)揮，影響了檔案信息化的進程。因此，企業(yè)應積極組織對檔案人員的技術培訓，而檔案人員也應加強學習各種檔案學知識與現(xiàn)代化信息技術，樹立科學的檔案管理理念，掌握多種先進的信息技術，以便更好地適應檔案信息化管理的要求。

6 結語

綜上所述，房地產檔案無論是對企業(yè)自身還是對客戶，都是重要的信息資源，與其自身利益密切相關，故做好房地產檔案管理工作至關重要。在房地產檔案管理中引入信息化技術，有利于實現(xiàn)對檔案的數(shù)字化管理，有利于檔案的實時使用，不但規(guī)范了對檔案的管理，也有利于檔案資源的共享，促進房地產行業(yè)的健康發(fā)展，滿足人們對房地產資源的需求。

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作者簡介：麻艷萍（1976.12- ）女，經(jīng)濟師，研究方向：房地產經(jīng)紀，房地產評估。