對石油企業(yè)檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)管理與體系建設(shè)分析

楊海燕

摘 要：隨著我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會的不斷進(jìn)步，科學(xué)技術(shù)也取得了一定的進(jìn)步，信息化進(jìn)程也在不斷加快，石油化工行業(yè)作為我國的第一產(chǎn)業(yè)，必須對石油化工的檔案管理系統(tǒng)的維護(hù)管理及體系建設(shè)給予重視。網(wǎng)絡(luò)平臺的快速發(fā)展，改變了傳統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)的缺陷，讓信息系統(tǒng)的應(yīng)用范圍逐漸加大，目前面臨最主要的問題就是如何保證石油檔案管理系統(tǒng)的安全、準(zhǔn)確并高效運(yùn)行，與此同時(shí)做好系統(tǒng)的運(yùn)行維護(hù)管理和體系建設(shè)工作。因此，本文的主旨就是針對當(dāng)前石油檔案管理體統(tǒng)的發(fā)展現(xiàn)狀，分析其運(yùn)行維護(hù)所存在的問題，具有針對性的提出一些有利于石油檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)管理的措施，并對其體系建設(shè)提出了構(gòu)想，讓石油檔案管理系統(tǒng)對石油企業(yè)的發(fā)展其積極促進(jìn)作用。

關(guān)鍵詞：石油檔案管理系統(tǒng)；運(yùn)行維護(hù)管理；體系建設(shè)

在這個(gè)信息化快速發(fā)展的快節(jié)奏社會里，面對新時(shí)代新生活所帶來的煩惱和壓力，人們對工作的質(zhì)量水平的要求越來越高，此時(shí)事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)過程中利用現(xiàn)代化方式的重要性越來越明顯?，F(xiàn)代電子文件檔案是新時(shí)代工作的重要工作方式和工具，是事業(yè)單位檔案管理工作正常運(yùn)行的保障，還是現(xiàn)代文明的標(biāo)志。因此加強(qiáng)石油檔案管理系統(tǒng)中運(yùn)行維護(hù)管理和體系建設(shè)過程中的現(xiàn)代化方式是十分重要的，要找到檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)管理中的問題并予以解決。現(xiàn)代檔案的管理問題變得越來越嚴(yán)重，從而可能會制約石油行業(yè)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展與進(jìn)步。為了保持對石油檔案系統(tǒng)管理中現(xiàn)代化方式利用，保證檔案的安全，對現(xiàn)代電子文件檔案的運(yùn)行維護(hù)管理和體系建設(shè)存在的主要問題進(jìn)行探析并提出解決對策變得極其重要。

一、石油檔案管理體統(tǒng)的發(fā)展現(xiàn)狀

石油行業(yè)作為我國的一項(xiàng)重要經(jīng)濟(jì)發(fā)展行業(yè)，對檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)及其運(yùn)行維護(hù)管理工作都十分的重視，通常都會通過制定統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范來規(guī)范系統(tǒng)運(yùn)行的管理工作，建立起統(tǒng)一的檔案信息資源管理和共享平臺。目前石油檔案管理系統(tǒng)的總體水平是能夠體現(xiàn)各個(gè)部門的管理水平和業(yè)績的一個(gè)重要標(biāo)志，反應(yīng)了石油企業(yè)的綜合管理水平。同時(shí)檔案管理系統(tǒng)對于事業(yè)單位來說是一份十分珍貴的物品，因?yàn)樗锩嬗涗浿麄€(gè)事業(yè)單位的發(fā)展過程及，是部門今后可以用來研究和分析發(fā)展方向的首要材料，為事業(yè)單位的日后發(fā)展方向提供重要依據(jù)。從中，可以通過分析揚(yáng)長避短，提煉精華再加以升華，有力地促進(jìn)事業(yè)單位部門的可持續(xù)發(fā)展[1]。而且，通過檔案的研究找出自己科學(xué)正確的發(fā)展方向，確定一條正確的道路是相當(dāng)重要的事情。如果將部門的檔案管理工作做得很好的話，有利于高層領(lǐng)導(dǎo)隨時(shí)查看了解單位的工作情況，對于不足的地方可以第一時(shí)間提出解決方案，而且隨時(shí)可以通過檔案的分析，制定出更為優(yōu)秀的經(jīng)營方案。在部門準(zhǔn)備與其他商家合作的時(shí)候，檔案可以作為最有利的證據(jù)來展現(xiàn)出部門的實(shí)力，這將會大大增加合作的幾率。而且檔案也為社會認(rèn)可提供了一份有力的材料。

二、石油檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)管理與體系建設(shè)存在的問題

第一，檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)管理與體系建設(shè)中檔案原件的真實(shí)性問題。一方面，現(xiàn)代社會是信息快速傳播的時(shí)代，檔案作為石油企業(yè)的重要資料，必須保證它的真實(shí)有效。傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)難以保障檔案數(shù)據(jù)的信息安全，使用傳統(tǒng)檔案文件管理方式很容易被有心之人不留痕跡的篡改數(shù)據(jù)或刪除數(shù)據(jù)，甚至做到?jīng)]有追蹤記錄，完全不被發(fā)現(xiàn)，導(dǎo)致文件檔案數(shù)據(jù)真實(shí)性不強(qiáng)。另一方面，石油企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)中的圖表或是形成資料的真實(shí)性，比如使用傳統(tǒng)電子文件檔案保存的形成文件材料，形成的文件資料上的擬稿者無法留下自己的真實(shí)筆跡，單位負(fù)責(zé)人也無法在形成的文件材料磁盤上簽發(fā)，日后難以確定該份材料是否具有真實(shí)性和權(quán)威性，或者是有人對傳統(tǒng)電子文件檔案中保存的資料進(jìn)行了刪改，同樣難以發(fā)現(xiàn)和確定。

第二，檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)管理與體系建設(shè)中檔案內(nèi)容的保密性問題。隨著信息化的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的提高，傳統(tǒng)的手寫文檔或電子文件檔案的內(nèi)容較之現(xiàn)代化方式的文件檔案更容易丟失，在高效便利之余，安全性能相對較。通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)可以隨時(shí)隨地同時(shí)發(fā)送給多個(gè)不一樣的網(wǎng)絡(luò)終端，接收設(shè)備接受速度快，為現(xiàn)代電子文件檔案帶來了高效率至于也為檔案資料的保密性極大的威脅。

第三，石油檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)管理與體系建設(shè)中檔案保留的長久性問題。隨著辦公自動化的不斷深人和信息化的不斷發(fā)展，越來越多的辦公單位正在逐漸進(jìn)入無紙辦公的狀態(tài)，現(xiàn)代方式化的文件檔案的運(yùn)用日益廣泛。所有的數(shù)據(jù)、信息、時(shí)間的前因后果都可以存儲在現(xiàn)代電子文件檔案中，人們只要操作一下鍵盤就可以得到所需的信息[2]。事業(yè)單位檔案管理中現(xiàn)代化方式利用極大的簡化了工作程序，提高了辦公效率。但是一旦計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)突然癱瘓或被毀，事業(yè)單位檔案管理采取現(xiàn)代化方式保存的檔案可能會在一瞬間同時(shí)消失，造成難以彌補(bǔ)的巨大損失。

三、石油檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)管理與體系建設(shè)問題的解決措施

第一，庫房管理中計(jì)算機(jī)的應(yīng)用。隨著信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)在事業(yè)單位中的應(yīng)用進(jìn)一步加深，相關(guān)工作人員可以根據(jù)相對應(yīng)的技術(shù)建立一套符合現(xiàn)代化標(biāo)準(zhǔn)的檔案庫房管理系統(tǒng)，充分利用計(jì)算機(jī)的高工作效率和處理事件的時(shí)效性等特點(diǎn)對庫房管理進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，對庫房室內(nèi)的溫度、濕度和空調(diào)設(shè)備進(jìn)行控制，讓庫房管理更加的智能化和現(xiàn)代化。

第二，建立檔案管理相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)。當(dāng)今時(shí)代是一個(gè)信息需求量劇增、信息數(shù)量劇增、信息機(jī)構(gòu)劇增的時(shí)代，檔案部門的工作效率已經(jīng)發(fā)展成為各檔案部門競爭的主要標(biāo)志。所以在這個(gè)時(shí)代里，只有必須擁有與時(shí)俱進(jìn)的檔案管理方式，才會使得管理檔案工作得到最大的效益[3]。建立檔案管理相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)是檔案管理突破傳統(tǒng)的重要體現(xiàn)，不僅能夠與時(shí)俱進(jìn)滿足人們?nèi)找嬖鲩L的工作需求，還可以進(jìn)一步促進(jìn)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中的推廣和使用。事業(yè)單位最主要的是根據(jù)自己的發(fā)展實(shí)際情況和工作需求建立屬于自己區(qū)域的局域網(wǎng)，為內(nèi)部的資源共享和信息傳遞提供更加便捷的通道，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)軟件、硬件的共享，在檔案管理部門和其他部門之間架起一座信息橋梁，讓檔案管理真正實(shí)現(xiàn)信息化。

第三，培養(yǎng)技術(shù)型讓人才。要定期對石油檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)管理與體系建設(shè)的相關(guān)人員做好現(xiàn)代化利用的技術(shù)培訓(xùn)，在合適的時(shí)間、適當(dāng)?shù)碾A段要做好人才的定期培訓(xùn)[4]。國家和石油企業(yè)要加大對石油企業(yè)檔案管理中現(xiàn)代化方式利用的資金支持，促進(jìn)對該工作重要性的理解，積極鼓勵(lì)多人員進(jìn)行培訓(xùn)，派遣相關(guān)專家進(jìn)行對員工進(jìn)行講座知識培訓(xùn)，加強(qiáng)相關(guān)人員對此工作的理解和重視。同時(shí)，石油企業(yè)也要積極組織好大家對理論知識的學(xué)習(xí)，除此之外，也要結(jié)合實(shí)際和具體的案例進(jìn)行分析，開展實(shí)地演練，只有在平時(shí)更多地練習(xí)，做好技術(shù)總結(jié)和經(jīng)驗(yàn)的把握才可以為以后工作的運(yùn)行做好更多的鋪墊，為以后解決困難提供更多的幫助?？傊瑢ο嚓P(guān)工作人員的培訓(xùn)至關(guān)重要。

第四，加強(qiáng)信息技術(shù)在檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行中的應(yīng)用。隨著我國改革開放的快速發(fā)展，以及信息技術(shù)革命的開展，我國有原來那個(gè)信息技術(shù)極其落后的國家實(shí)現(xiàn)了向信息技術(shù)大國的轉(zhuǎn)變，并且我國已經(jīng)將信息技術(shù)應(yīng)用于我國的各個(gè)行業(yè)和各個(gè)領(lǐng)域。并且我國的信息技術(shù)已經(jīng)積極應(yīng)用到了我國的檔案管理方面，在我國企業(yè)檔案管理上發(fā)揮了及其重要的作用[5]。但是，我國的信息技術(shù)發(fā)展與其他發(fā)達(dá)資本主義國家之間還存在著差距，尤其是在石油企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)和體系建設(shè)過程中存在著很大的缺陷，因此，所以，我們應(yīng)該要加快我國信息技術(shù)的發(fā)展，并采取措施加快其在檔案管理中的應(yīng)用。

四、結(jié)語

石油企業(yè)的發(fā)展對我國國民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展發(fā)揮著重要的促進(jìn)作用，隨著我國信息技術(shù)的發(fā)展，以及我國企業(yè)檔案管理的發(fā)展，在信息技術(shù)的幫助下可以更好的促進(jìn)檔案管理的發(fā)展，幫助企業(yè)檔案管理的進(jìn)一步提升，有助于檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)管理和體系建設(shè)，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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