信息化助推在法務(wù)管理中實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)防范

文 《法人》特約撰稿 周蕾

法務(wù)信息化LEGAL INFORMATION

信息化助推在法務(wù)管理中實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)防范

文 《法人》特約撰稿 周蕾

只有當(dāng)法律風(fēng)險(xiǎn)清單和業(yè)務(wù)管控實(shí)際結(jié)合起來的時(shí)候，才能真正達(dá)到法律風(fēng)險(xiǎn)的事前防范、事中控制和事后監(jiān)控的效果，而信息化可以幫助法務(wù)人員做到這一點(diǎn)

周蕾慧點(diǎn)科技風(fēng)險(xiǎn)管理與控制事業(yè)部合同與法務(wù)管理產(chǎn)品經(jīng)理，高級(jí)咨詢顧問，負(fù)責(zé)及參與多家大型集團(tuán)企業(yè)管控咨詢、IT規(guī)劃以及合同法務(wù)管理系統(tǒng)的成功實(shí)施，專注于為大型、集團(tuán)型客戶提供合同管理和法律事務(wù)管理的IT解決方案。

在法律工作中，日常的法律事務(wù)工作和法律風(fēng)險(xiǎn)管理工作，占據(jù)法務(wù)人員的絕大部分時(shí)間，那么如何處理兩者之間的關(guān)系，平衡自身在兩者之間的投入？筆者認(rèn)為，可有效借助IT工具來實(shí)現(xiàn)兩者的融合和統(tǒng)一，使兩者在工作中可以相互促進(jìn)、相互完善。

企業(yè)法務(wù)部門在日常工作中涉及的領(lǐng)域較多，有日常法律事務(wù)的管理也有法律風(fēng)險(xiǎn)的防范和應(yīng)對(duì)，兩者均為企業(yè)法務(wù)工作者的職責(zé)。但是，由于兩者的管理目標(biāo)、管理過程和方法、管理結(jié)果等都存在較大差別，常常使法務(wù)工作者在日常的法律管理工作中相互混淆，不知道從哪個(gè)角度可以把事情管理的更好。

此外，企業(yè)在信息化建設(shè)的過程中，究竟是先開展法律風(fēng)險(xiǎn)信息化的建設(shè)還是先開展法律事務(wù)信息化的建設(shè)，也成了很多法務(wù)領(lǐng)導(dǎo)比較撓頭的決策事項(xiàng)。（本文所提到的法律事務(wù)工作僅指企業(yè)合同的日常管理、案件管理、外聘律所管理、人員管理、知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理等日常的管理工作。）

相信每個(gè)法務(wù)工作者心里可能都存在疑問，法律風(fēng)險(xiǎn)究竟如何去管，難道僅是單純的去管理自己花了很多心血和成本梳理出來的法律風(fēng)險(xiǎn)清單嗎？答案當(dāng)然是否定的。如果拋開業(yè)務(wù)，風(fēng)險(xiǎn)這張清單則沒有任何的用處，也不存在管理的價(jià)值，因?yàn)樗粫?huì)給企業(yè)帶來任何效益的增長(zhǎng)。只有當(dāng)法律風(fēng)險(xiǎn)清單和業(yè)務(wù)管控實(shí)際結(jié)合起來的時(shí)候，才能真正達(dá)到法律風(fēng)險(xiǎn)的事前防范、事中控制和事后監(jiān)控的效果。

基于此，筆者根據(jù)自己多年深耕于企業(yè)法律事務(wù)管理和風(fēng)險(xiǎn)管理的實(shí)踐，淺談下自己對(duì)“企業(yè)應(yīng)該如何在法律事務(wù)管理過程中實(shí)現(xiàn)法律風(fēng)險(xiǎn)防范”的看法，希望能給法務(wù)工作者一些參考。

本文將從“法律風(fēng)險(xiǎn)管理與法律事務(wù)管理的差異分析”以及“信息化建設(shè)過程中，企業(yè)應(yīng)該從哪個(gè)方面入手建設(shè)信息系統(tǒng)”兩個(gè)方面進(jìn)行探討。

法律風(fēng)險(xiǎn)管理必須落實(shí)到法務(wù)管理過程中

在介紹法律風(fēng)險(xiǎn)管理和法律事務(wù)管理的差異之前，我們首先從企業(yè)管控的層面來看下法律風(fēng)險(xiǎn)管理和法律事務(wù)管理所處的位置。

如下圖所示，假設(shè)將企業(yè)管控簡(jiǎn)單分為三層，第一層為戰(zhàn)略層、第二層為管理層、第三層為業(yè)務(wù)層。則企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理屬于第二層——管理層，主要的目標(biāo)為達(dá)成企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)。而企業(yè)的法律事務(wù)管理屬于管理層之下的第三層——業(yè)務(wù)層，其主要目標(biāo)為達(dá)成管理層的任務(wù)，通過管理過程實(shí)現(xiàn)相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)管控。

舉個(gè)形象的例子，假如將業(yè)務(wù)層的各項(xiàng)具體工作比作汽車的零部件和駕駛員的話，他們相互關(guān)聯(lián)，相互作用構(gòu)成了一個(gè)完整的可自由行駛的汽車。則風(fēng)險(xiǎn)管理就是該汽車的導(dǎo)航，此導(dǎo)航通過識(shí)別汽車當(dāng)前的位置和目標(biāo)位置，結(jié)合外部的路況信息，給出幾個(gè)方案選擇，并給出最優(yōu)方案建議。此方案結(jié)合汽車當(dāng)前的現(xiàn)實(shí)，可以幫助駕駛?cè)撕推囈?guī)避擁堵和超時(shí)等的風(fēng)險(xiǎn)。而駕駛?cè)撕推嚨母鱾€(gè)零部件只需要按照這個(gè)路線，正常行駛完成形式任務(wù)即可。因此可以說法律風(fēng)險(xiǎn)管理是目標(biāo)，該目標(biāo)的落實(shí)，必須在具體的法律事務(wù)工作中來實(shí)現(xiàn)。

法律風(fēng)險(xiǎn)管理和法律事務(wù)管理除了在企業(yè)管控中的層級(jí)和位置不一致外，還存在著以下幾個(gè)方面的差異。

（1）管理目標(biāo)不同。法律風(fēng)險(xiǎn)管理的目標(biāo)有很多，如規(guī)避企業(yè)經(jīng)濟(jì)、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，防范信用降低風(fēng)險(xiǎn)等，但是其最主要的一個(gè)目標(biāo)是：達(dá)成企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)。所有風(fēng)險(xiǎn)的分析和管理控制，都是以實(shí)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)為前提的，因此，達(dá)成企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)，在此過程中盡量降低企業(yè)的法律風(fēng)險(xiǎn)，是法律風(fēng)險(xiǎn)管理的最主要目標(biāo)；而法律事務(wù)管理主要是通過日常的法律事務(wù)業(yè)務(wù)，如合同管理、糾紛案件管理、外聘律所管理等，通過在業(yè)務(wù)管理過程中融入風(fēng)險(xiǎn)管理的概念，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)管理過程中的事前風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防、事中風(fēng)險(xiǎn)控制，事后風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)督和反饋，來達(dá)成企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)防范的目的。因此可以說法律事務(wù)管理的目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)法律風(fēng)險(xiǎn)的有效預(yù)防和管理。

（2）管理的過程和方法不同。按照《企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)管理指南》中描述，法律風(fēng)險(xiǎn)管理分為六個(gè)過程，如下圖所示，包含：明確法律風(fēng)險(xiǎn)管理的環(huán)境，進(jìn)行法律風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別，法律風(fēng)險(xiǎn)的分析，法律風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)、法律風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)、法律風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)督與檢查。在這些過程中分別運(yùn)用的方法也會(huì)不一致，在此僅列舉幾個(gè)簡(jiǎn)單的方法，如制度流程分析、現(xiàn)狀調(diào)研、定性分析方法、定量分析方法等。而法律事務(wù)管理過程和其他業(yè)務(wù)管理過程類似，一般分為制度制定、流程制定、業(yè)務(wù)執(zhí)行、評(píng)價(jià)和完善等，而針對(duì)這些過程可以使用制度評(píng)審、流程評(píng)審、信息系統(tǒng)等輔助進(jìn)行管理。

（3）輸出的結(jié)果也不同。法律風(fēng)險(xiǎn)管理的輸出結(jié)果為風(fēng)險(xiǎn)清單，此風(fēng)險(xiǎn)清單中包含風(fēng)險(xiǎn)名稱、風(fēng)險(xiǎn)事件描述、風(fēng)險(xiǎn)源、風(fēng)險(xiǎn)原因、影響后果、影響范圍、風(fēng)險(xiǎn)分類、當(dāng)前管控情況、管理部門、利益相關(guān)方等要素，完整體現(xiàn)出一個(gè)現(xiàn)有流程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)及監(jiān)控的情況。而法律事務(wù)管理的輸出結(jié)果相對(duì)較多，主要包含管理制度、流程、業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)、相關(guān)的文件檔案等。如合同管理的輸出結(jié)果會(huì)包含合同管理制度、合同審批流程、合同付款流程、合同文本、合同審批流轉(zhuǎn)記錄、合同的授權(quán)委托書、合同的付款單、發(fā)票和記賬憑證等內(nèi)容。

綜上所述，法律風(fēng)險(xiǎn)管理和法律事務(wù)管理的目標(biāo)不同、過程和方法不同、輸出結(jié)果也不相同。那么是否可以認(rèn)為兩者需獨(dú)立管理，不可能融合呢？答案同樣也是否定的。正如前文所述，法律風(fēng)險(xiǎn)管理脫離了業(yè)務(wù)管理過程，則將變得毫無價(jià)值，而法律事務(wù)管理如果只專注于管理具體的事務(wù)，而沒有風(fēng)險(xiǎn)管理的理念在指引，此管理過程同樣也沒有意義。

所以兩者需要融合，而且融合越多越好。有了管理制度和業(yè)務(wù)流程，風(fēng)險(xiǎn)梳理時(shí)才有基礎(chǔ)的樣本和數(shù)據(jù)，風(fēng)險(xiǎn)梳理的結(jié)果同樣反作用于法律事務(wù)管理過程中，如流程中發(fā)現(xiàn)存在風(fēng)險(xiǎn)的地方，可以通過優(yōu)化流程或者重構(gòu)流程來實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)管控的目標(biāo)。因此法律風(fēng)險(xiǎn)管理的目標(biāo)，必須落實(shí)到法律事務(wù)的管理過程中才可以實(shí)現(xiàn)。

信息化助推在法務(wù)管理過程中實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)防控

在依法治國(guó)、依法治企的大背景下，企業(yè)的法律管理變得越來越重要了，國(guó)內(nèi)的企業(yè)也紛紛將法律工作提到了很重要的位置，包括總法律顧問的設(shè)置、法規(guī)機(jī)構(gòu)和專業(yè)、專職法律人員的配置等，而且越來越多的企業(yè)開始了法務(wù)信息化的建設(shè)，希望通過信息化的手段來提升企業(yè)內(nèi)部法律管理的效率和水平，防范法律風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。

在法治環(huán)境如此大好的情況下，在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等發(fā)展如此迅速的情景下，企業(yè)依托現(xiàn)代化的信息技術(shù)和手段來進(jìn)行法律事務(wù)和法律風(fēng)險(xiǎn)的管理，也必然是一種趨勢(shì)。很難想象可能在未來五年或者十年后，已經(jīng)沒有企業(yè)還在用現(xiàn)在的手工方式來管理合同，管理案件。

按上文所述，企業(yè)的法律工作可以分為法律事務(wù)工作和法律風(fēng)險(xiǎn)管理工作兩部分。企業(yè)在信息化建設(shè)的過程中，究竟是先開展法律風(fēng)險(xiǎn)信息化的建設(shè)還是先開展法律事務(wù)管理信息化的建設(shè)，成了很多法務(wù)領(lǐng)導(dǎo)比較撓頭的決策事項(xiàng)。

目前很多企業(yè)的做法是“跟緊政策的步伐”。如2006年，國(guó)資委頒發(fā)了《中央企業(yè)全面風(fēng)險(xiǎn)管理指引》后，國(guó)內(nèi)的很多企業(yè)，開始了如火如荼的全面風(fēng)險(xiǎn)咨詢的工作，并將最終的咨詢成果固化在信息系統(tǒng)中，形成了企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)控制庫。

而在2011年，國(guó)資委開始針對(duì)中央企業(yè)開展法律工作第三個(gè)三年目標(biāo)后，很多企業(yè)紛紛通過建設(shè)法律事務(wù)管理系統(tǒng)的方式來提升企業(yè)內(nèi)部的法律管理水平。

當(dāng)然，緊跟政策的步伐，響應(yīng)相關(guān)管理部門的號(hào)召，通過管理方式的提升來提高管理的效率，毫無疑問是正確的。但是在滿足政策監(jiān)管要求后，企業(yè)基于自己的管理現(xiàn)狀、問題和難點(diǎn)，來建立真正適合自己的，滿足自身管控要求的信息系統(tǒng)，無疑是更重要的事情。

筆者在企業(yè)法律信息化的實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)，有些企業(yè)確實(shí)在建設(shè)法律事務(wù)系統(tǒng)還是建設(shè)法律風(fēng)險(xiǎn)管理系統(tǒng)之間徘徊和猶豫。如筆者親歷的一個(gè)案例，某集團(tuán)公司為了實(shí)現(xiàn)全集團(tuán)上下的法律風(fēng)險(xiǎn)防控目標(biāo)，要求全集團(tuán)建立法律風(fēng)險(xiǎn)防控系統(tǒng)，主要工作是進(jìn)行法律風(fēng)險(xiǎn)的梳理，并將梳理的成果固化在系統(tǒng)中，此系統(tǒng)僅形成了一個(gè)風(fēng)險(xiǎn)庫，相對(duì)獨(dú)立，沒有和其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成。這也就使此系統(tǒng)成了一個(gè)孤立的系統(tǒng)，沒有將風(fēng)險(xiǎn)防控的價(jià)值發(fā)揮到最大。集團(tuán)下屬有些企業(yè)按照集團(tuán)的要求，建立了本單位的法律風(fēng)險(xiǎn)庫；也有些單位，結(jié)合自身的管理現(xiàn)狀，將法律風(fēng)險(xiǎn)咨詢的成果，最終落實(shí)到日常的法律事務(wù)管理工作中，從日常的管理工作中實(shí)現(xiàn)法律風(fēng)險(xiǎn)的防范。顯然第二種方式，會(huì)更容易將信息系統(tǒng)的價(jià)值發(fā)揮到最大，真正實(shí)現(xiàn)事前預(yù)防、事中控制、事后監(jiān)控的目標(biāo)。

正如上文所述，法律風(fēng)險(xiǎn)管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，必須以法律事務(wù)管理的具體業(yè)務(wù)為落腳點(diǎn)。因此在信息化建設(shè)過程中也可以參照此思路，將梳理出的法律風(fēng)險(xiǎn)的控制點(diǎn)和預(yù)防點(diǎn)均固化在法律事務(wù)管理系統(tǒng)的具體業(yè)務(wù)流程中，實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)的防范。如將合同超時(shí)未付款的風(fēng)險(xiǎn)固化在法律事務(wù)管理系統(tǒng)中，可以在合同履行時(shí)，設(shè)置風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控點(diǎn)，系統(tǒng)中如果到達(dá)監(jiān)控點(diǎn)，合同沒有執(zhí)行和反饋，則系統(tǒng)會(huì)進(jìn)行自動(dòng)的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警，使相關(guān)管理人員方便地進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)的跟蹤和監(jiān)控。

另外系統(tǒng)中也可以將風(fēng)險(xiǎn)信息庫直接建立或集成在法律事務(wù)管理系統(tǒng)中，保證法律風(fēng)險(xiǎn)管理和法律事務(wù)管理的統(tǒng)一，方便相關(guān)人員在起草、審批或者監(jiān)控的過程中能實(shí)時(shí)查看法律風(fēng)險(xiǎn)信息庫，使得法律風(fēng)險(xiǎn)信息真正發(fā)揮它的最大價(jià)值。