論醫(yī)院的財務檔案信息化建設

徐長明 李江萍

[摘 要]隨著我國經(jīng)濟技術的發(fā)展，醫(yī)院的信息化建設程度越來越高，為醫(yī)院的各項建設提供了更加完備技術支持。醫(yī)院財務管理是行政管理中的重要組成部分，良好的財務管理制度為醫(yī)院的各項經(jīng)營管理活動提供了資金支持，是保證醫(yī)院良性發(fā)展的重要前提，因此，研究新形勢下醫(yī)院財務檔案管理的信息化建設具有特殊的現(xiàn)實意義。本文對我國醫(yī)院財務檔案管理中存在的問題進行分析，并探究新時期下提升醫(yī)院財務管理檔案信息化建設的策略，為醫(yī)院財務狀況的良性發(fā)展提供理論依據(jù)。

[關鍵詞]醫(yī)院；財務管理；檔案；信息化；建設

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.04.039

[中圖分類號]R197.3；G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）04-00-02

作為醫(yī)院財務管理中的重要環(huán)節(jié)，財務檔案管理在整合財務資源、促進醫(yī)院整體發(fā)展上發(fā)揮了巨大作用。隨著時代的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的財務檔案管理模式表現(xiàn)出巨大的問題，已經(jīng)無法滿足時代的發(fā)展對醫(yī)院財政管理提出的要求，很大程度上阻礙了醫(yī)院的整體發(fā)展。而在信息化時代的大背景下，計算機網(wǎng)絡技術對傳統(tǒng)行業(yè)帶來的沖擊不言而喻，信息化和數(shù)字化的發(fā)展也使得醫(yī)院的財務逐漸走向規(guī)范化和高效化。由于醫(yī)院財務管理的實際工作受到來自社會方方面面的影響，財務管理中的檔案從建立到存檔、查閱、修改等多個環(huán)節(jié)都存在重大問題，財務檔案管理無法做到規(guī)范化和準確化，更無法為財務管理的發(fā)展起到推動作用。財務檔案管理中的信息化建設可以很好地解決這個問題，給醫(yī)院的現(xiàn)代化建設提供了一種新思路。

1 財務檔案管理信息化建設的特點

1.1 財務檔案管理信息化建設的優(yōu)點

1.1.1 加強信息整合，促進信息共享

隨著醫(yī)院經(jīng)濟狀況的不斷好轉(zhuǎn)，醫(yī)院財務管理越來越細致化和規(guī)范化，如何有效記錄和查閱財務管理信息是決定檔案管理系統(tǒng)工作效率的重要評判指標。傳統(tǒng)的紙質(zhì)財務檔案記錄方式因為記錄要求的不同采取分別記錄的方式，雖然具有一定的真實性和穩(wěn)定性，但是無法實現(xiàn)高效共享，也不能根據(jù)財務檔案數(shù)據(jù)的特點進行自動分類和管理，更加無法滿足高效化和自動化的發(fā)展要求。信息化財務檔案可以充分利用自己的技術優(yōu)勢自動對財務檔案的各類電子信息進行歸類和總結，同時利用數(shù)字技術的輸入、編程、輸出等手段提高對財務檔案的分類效率和管理水平。另外，利用信息化財務管理系統(tǒng)，相關管理人員可以隨時查閱醫(yī)院財務的實際運行情況，進而可以充分利用醫(yī)院的人力資源，提升資源的利用水平。另外信息化管理系統(tǒng)也為醫(yī)院的財政管理提供了一種高效的共享機制，促進了醫(yī)院各部門之間的有機結合，增強了醫(yī)院的整體凝聚力，提升了醫(yī)院的工作效率。

1.1.2 提高財務檔案的利用效率

傳統(tǒng)的財務檔案管理普遍使用人工方式，要耗費大量的人力、物力和財力，給醫(yī)院的實際運行和管理帶來巨大困難。將信息化管理模式引入到醫(yī)院財務管理中，可以建立起基于信息化系統(tǒng)的財務檔案數(shù)據(jù)庫和相應的檢索目錄，這樣當需要查閱或是復制某一段時間內(nèi)的財務明細檔案記錄時僅通過檢索目錄輸入相應的檢索關鍵詞就可以快速瀏覽相應的信息，必要時還可以在系統(tǒng)上下載下來，避免人工翻閱紙質(zhì)檔案帶來的不便和手工抄錄帶來的人為因素影響，最大限度上保證數(shù)據(jù)信息的完整性和正確性。另外，信息化管理系統(tǒng)還可以提供多字段結合的數(shù)字檢索方法，極大地提高了信息檢索的效率，促進了醫(yī)院的高效發(fā)展。

1.1.3 提高財務檔案保管的安全性

財務管理掌管著醫(yī)院的經(jīng)濟命脈，財務檔案中包含大量的涉及資金去向、資金儲備情況等的敏感信息，這就對醫(yī)院財務檔案的安全建設提出了更高要求，醫(yī)院財務檔案的信息化建設是提升檔案保存安全性的有力保證。傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案由于材質(zhì)不宜長時間保存，因而一些時間比較久遠的財務檔案難免會出現(xiàn)破損、損壞、丟失以及字跡不清的情況，不利于醫(yī)院的長久發(fā)展。而信息化財務檔案的建設可以充分利用數(shù)字技術的優(yōu)勢，檔案的建立、保存、傳輸、修改、查閱等相關過程都可以在信息化系統(tǒng)中進行，降低了紙質(zhì)檔案各類中間環(huán)節(jié)帶來的風險。同時信息化系統(tǒng)的建設還可以為財務管理人員設置專屬的賬號和密碼，通過設置訪問權限阻止院外人員和非財務管理人員訪問財務管理網(wǎng)站，整體上提高醫(yī)院管理系統(tǒng)的便捷性與安全性。

1.2 財務檔案信息化建設的缺點

1.2.1 檔案管理信息的真實性和原始性無法得到保證

雖然財務檔案管理的信息化建設可以充分利用計算機網(wǎng)絡技術進行財務檔案的自動化管理，但是在相關電子檔案的建立過程中需要專業(yè)的財務人員手工輸入相關財務數(shù)據(jù)，再由系統(tǒng)自動將電子檔案進行存檔。而人工操作難免會產(chǎn)生一定的人為錯誤，信息的真實性和原始性都難以保證，給后續(xù)的財務管理帶來極大困難。另外，也不排除財務管理信息被他人惡意篡改而導致的信息失真情況。

1.2.2 財務信息的安全性與保密性難以保證

信息化財務管理系統(tǒng)是建立在計算機網(wǎng)絡技術上的，而隨著計算機技術的不斷發(fā)展，黑客技術也相應得到提升，且任何系統(tǒng)都難免或多或少的存在一定漏洞，財務系統(tǒng)始終是網(wǎng)絡黑客攻擊的對象。在資源共享的同時要保證財務轉(zhuǎn)移信息的安全性與保密性，因此，醫(yī)院財務管理部門應該設置相應的訪問權限保證財務信息的安全性，完善相關信息的保護制度，并對全體工作人員加強網(wǎng)絡信息安全意識和保密意識，從制度上和技術上保證財務管理信息的安全性。

2 目前我國財務檔案管理中存在的主要問題

2.1 缺乏有效的醫(yī)院財務檔案管理制度

目前，我國醫(yī)院財務管理系統(tǒng)中存在的首要問題就是缺乏完善的財務檔案管理制度。由于醫(yī)院是一種以服務社會為主要目的的事業(yè)型單位，醫(yī)院的工作重點往往放在治病救人和服務大眾上，相關領導對財務管理工作沒有引起足夠重視，普遍認為財務科只是醫(yī)院的輔助性部門，將主要精力和資金都放在臨床一線和治病救人上，簡化財務管理流程，某些財務管理的細節(jié)不能落到實處，導致資金在收支中出現(xiàn)問題，成為阻礙醫(yī)院正常發(fā)展的最大因素。另外，醫(yī)院財務管理人員不注重對相關票據(jù)的保存，導致出現(xiàn)問題時沒有有效憑證作為參考依據(jù)，這助長了監(jiān)守自盜行為的發(fā)生。醫(yī)院領導只有提起對財務管理的高度重視，才能在根本上解決財務檔案管理中存在的主要問題，醫(yī)院各項工作才能順利進行。

2.2 醫(yī)院財務檔案管理方式落后

從財務檔案管理的工作性質(zhì)分析來看，財務檔案需要由專業(yè)的人員來進行分類整理，且對工作人員的保密意識以及工作能力都提出了更高要求。但從現(xiàn)實情況來看，多數(shù)醫(yī)院辦公用房極其緊張，財務管理部門大多數(shù)與其他管理部門共用一個辦公室，無法提供專門的空間來存放財務檔案的資料和信息。加之財務管理工作人員編制嚴重不足，很多情況下都需要其他部門的人員共同參與財務檔案的收集、整理和存放工作，而其他部門人員的專業(yè)性不強，工作中容易出現(xiàn)技術或人為錯誤，在增加檔案管理紕漏的同時也降低了檔案管理的工作效率。

2.3 財務檔案的保存不規(guī)范

醫(yī)院內(nèi)的財務檔案作為財務管理中的關鍵文件，掌握著醫(yī)院的經(jīng)濟命脈，包含事關醫(yī)院資金來源、流向以及資金儲備情況等關鍵信息，在保存中應注重防蟲、防蛀、防潮、防火、防盜等。雖然大多數(shù)醫(yī)院的財務檔案有些存在放在檔案科，有些存放在專門的檔案室內(nèi)，但總體上來講無法達到所要求的條件，有些年代較為久遠的財務檔案信息難免會出現(xiàn)破損、丟失、損壞等情況，且對相應的檔案室的管理較為松懈。

2.4 醫(yī)院財務檔案管理人員業(yè)務能力不足

由于上級領導的不重視以及財務檔案管理制度存在一定漏洞等原因，財務檔案管理工作通常是由其他財務人員兼任，而這些人員缺乏相應的信息化管理技術與經(jīng)驗，無法對現(xiàn)有的檔案信息進行合理分類，更缺少將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字檔案的能力與技術，這是我國醫(yī)院中普遍存在的問題。醫(yī)院也無法對財務檔案管理員提供有效培訓，從而造成檔案管理人員信息化辦公意識不強，缺乏應有的基本知識，無法應對信息化背景下的財務檔案管理工作，成為阻礙醫(yī)院整體發(fā)展的一大因素。

3 提升醫(yī)院財務檔案管理信息化水平的建議

3.1 提高對財務檔案管理信息化認識

醫(yī)院領導作為醫(yī)院行政管理事務的直接決策者，首先要提升自身的數(shù)字化辦公意識，在充分認識信息化系統(tǒng)技術優(yōu)勢的基礎上，不斷革新理念，將建設重點放在改革開放的新形勢和新問題上來，通過建立醫(yī)院財務改革制度同檔案管理之間的關系，不斷強化檔案管理的現(xiàn)代化、信息化和自動化建設理念，將財務檔案的信息化建設作為醫(yī)院的重點建設目標，最終實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化建設。同時，院長與相關財務管理部門的領導應加大對信息化建設的投入力度，并通過舉辦座談會、宣講會等活動，定期舉行課程培訓課程加強醫(yī)院管理者對財務檔案的信息化建設優(yōu)點的認識，強化檔案管理者的現(xiàn)代化意識和相應的工作技能，為全面提升醫(yī)院財務檔案管理水平奠定良好基礎。

3.2 完善配套的信息化檔案管理體制

良好的工作效率需要以完善的管理制度為前提，在醫(yī)院財務檔案管理工作中也是如此。財務管理系統(tǒng)的安全性建設是醫(yī)院管理中的重要內(nèi)容之一，只有保證檔案管理的安全性，才能更好地實現(xiàn)檔案資源利用，繼而為醫(yī)院的各項管理工作提供更強大的支持。如數(shù)據(jù)庫的監(jiān)控制度、重要數(shù)據(jù)的備份制度、財務檔案的存入制度、財務檔案的保密制度、財務檔案管理人員的崗位責任制度等都是信息化建設中的重要內(nèi)容，因此，財務管理者應注重從這些方面入手，著手建設一套基于檔案管理的信息化建設制度，并落實責任終身制和相應的處罰機制，為財務檔案信息化建設保駕護航。

3.3 改善檔案的存儲環(huán)境，保證財務檔案安全、完整

信息化檔案的存儲設備一般為磁盤或硬盤，對存放環(huán)境有其特殊要求，如對周圍的磁場、濕度、溫度等都有嚴格限制，因為存放環(huán)境不符合要求，很有可能導致其內(nèi)部的磁性結構發(fā)生變化而失去效用，這與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案有根本區(qū)別。因此，在實際存放保管中首先要對檔案的保存環(huán)境要求有一個明確的了解，盡量保持適宜的溫度、濕度等。同時，對于磁盤類的檔案信息，應該每年備份一次，且實行雙備份并異地存放，這樣當一份備份文件被損壞時，不會徹底失去參考數(shù)據(jù)。另外，對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案，存放時應該注意防蟲、防潮、防水、防火等，改善原有的落后的存儲基礎設備，盡量避免損壞的事情發(fā)生。

3.4 提升檔案管理工作者的業(yè)務水平

財務檔案管理工作的性質(zhì)決定了檔案管理者不僅需要具備一定的財務管理知識，還應該具有相應的檔案管理經(jīng)驗，在數(shù)字化和信息化日益發(fā)展的今天，財務檔案管理者的業(yè)務素養(yǎng)和數(shù)字化設備的運用水平直接關系著數(shù)字化系統(tǒng)的工作效率，因此，有必要提升檔案管理員的專業(yè)素質(zhì)。首先，醫(yī)院應該提高財務檔案管理人員的招聘門檻，對招聘環(huán)節(jié)進行嚴格把關，杜絕徇私舞弊的情況發(fā)生。其次，對現(xiàn)有的檔案管理人員定期進行業(yè)務培訓，邀請本行業(yè)的精英人士或是專家來本院召開座談會或是工作研討會，向檔案管理人員介紹世界上先進的技術和工作經(jīng)驗，并要求參訓人員及時做好總結工作，切實提升自身的信息化工作意識和工作能力。

4 結 語

醫(yī)院財務檔案的信息化管理不僅保證了財務信息管理及時、有效進行，更提升了財務檔案在保存和管理中的安全性和完整性，因而對促進醫(yī)院的整體發(fā)展具有特殊意義。本文針對醫(yī)院財務檔案管理中存在的主要問題進行重點探究，指出應該從提升管理者的信息化辦公意識、完善相應的信息化管理制度、改善檔案保存環(huán)境以及提升檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)等方面進行努力，希望對我國醫(yī)療事業(yè)的整體發(fā)展具有一定的指導意義。

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