醫(yī)院人事檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策

賈云秋

【摘要】隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展和醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的不斷進(jìn)步，檔案管理成為醫(yī)院內(nèi)部管理的重要內(nèi)容之一。醫(yī)院人事檔案及其管理在醫(yī)院發(fā)展建設(shè)中起著不可替代的關(guān)鍵作用，為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)提供各類人員的信息，為勞動(dòng)工資制度改革、醫(yī)院各類專業(yè)技術(shù)人員的職稱評(píng)定和醫(yī)院職工享受各種福利待遇提供依據(jù)，是醫(yī)院人才開(kāi)發(fā)的重要資源。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院 人事檔案管理

隨著醫(yī)院規(guī)模的不斷擴(kuò)大、人事制度改革的不斷推進(jìn)，人事檔案管理工作逐漸成為公眾關(guān)注的焦點(diǎn)，同時(shí)也給醫(yī)院人事檔案管理提出了更高的要求。但醫(yī)院現(xiàn)行的人事檔案管理工作模式明顯滯后，不能適應(yīng)現(xiàn)代醫(yī)院發(fā)展的需要，甚至阻礙著醫(yī)院的發(fā)展。

一、人事檔案管理存在的問(wèn)題

由于人事檔案管理工作認(rèn)識(shí)的不足，檔案管理中長(zhǎng)期存在著管理意識(shí)淡薄，管理方式和方法比較落后，管理的硬件和軟件措施不到位，人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和技能不高等等因素，阻礙了人事檔案管理的發(fā)展，也限制了人事檔案利用功能。

（一）人事檔案意識(shí)薄弱，認(rèn)識(shí)不到位

相對(duì)其他臨床一線工作來(lái)說(shuō)，人事檔案管理屬于幕后服務(wù)，并不能立即帶來(lái)經(jīng)濟(jì)效益，很少人認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的艱巨性和時(shí)效性。由于檔案意識(shí)薄弱，監(jiān)督力度不強(qiáng)，人們?nèi)菀讓?duì)人事檔案管理工作產(chǎn)生輕視。同時(shí)，人事管理處于表面形式，導(dǎo)致檔案管理工作遠(yuǎn)遠(yuǎn)滯后于時(shí)代發(fā)展的需要。

（二）人事檔案管理方式相對(duì)滯后

現(xiàn)在的人事檔案管理方式單一，人事檔案單純以紙質(zhì)文檔分類存檔為主，需要檢索和檔案利用的時(shí)候，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，而且工作效率低，只能查看原始紙質(zhì)檔案資料，由于部分人事檔案存放多年，紙張清脆，不便于重復(fù)查閱利用。

（三）人事檔案保管的軟件和硬件條件未能落實(shí)到位

軟件設(shè)施如干部檔案管理的軟件系統(tǒng)未能落實(shí)到位，硬件設(shè)備落后，獨(dú)立的專用檔案庫(kù)房、除濕機(jī)和滅火器等設(shè)備還沒(méi)有配套到位；相對(duì)于庫(kù)房的溫度管理尚未達(dá)到規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)等等因素，也影響著人事檔案管理的工作進(jìn)行。

（四）人事檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和技能不高

人事管理制度的改革，影響著人事檔案管理人員的變動(dòng)，而檔案管理工作需要一個(gè)積累工作經(jīng)驗(yàn)的過(guò)程，部分流動(dòng)的人事檔案管理人員并不是專業(yè)的檔案管理專業(yè)畢業(yè)，甚至從未接受過(guò)正規(guī)的檔案信息化培訓(xùn)，在工作過(guò)程中敷衍了事，缺乏強(qiáng)烈的責(zé)任心與耐心，無(wú)法繼續(xù)完善人事檔案管理工作。此外，由于單位的改制或者兼并等，人事檔案管理人員在輪換中沒(méi)有嚴(yán)格把握其素質(zhì)要求，又缺少必要的監(jiān)督機(jī)制，人事檔案材料隨意歸檔，出具虛假證明現(xiàn)象也時(shí)常發(fā)生。

二、人事檔案管理改進(jìn)的對(duì)策

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視，加強(qiáng)檔案意識(shí)

檔案管理工作首先要得到醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，認(rèn)真地把人事檔案管理工作作為組織人事工作的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)性工作來(lái)抓，組織全院人員參加《檔案法》的學(xué)習(xí)與宣傳活動(dòng)。通過(guò)學(xué)習(xí)與廣泛宣傳，加大對(duì)檔案法規(guī)的重視程度和提高廣大職工的檔案法制意識(shí)，讓醫(yī)院?jiǎn)T工明白到人事檔案的重要性，同時(shí)增強(qiáng)檔案意識(shí)，形成人人重視檔案、支持檔案并自覺(jué)地配合人事檔案的管理。

（二）人事檔案管理方式信息化

辦公自動(dòng)化體系的形成，使得絕大部分人事檔案工作是在信息化、無(wú)紙化條件下完成的，各種數(shù)據(jù)必須依靠強(qiáng)大的計(jì)算機(jī)處理能力和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)高效傳輸和應(yīng)用，這就要求人事檔案工作信息化，以提高其現(xiàn)代化管理水平，與整個(gè)醫(yī)院的工作同步發(fā)展。運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案信息化管理，更進(jìn)一步簡(jiǎn)化檔案管理的技術(shù)操作，通過(guò)微機(jī)檢索，更便于醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)的人事檔案信息更新。實(shí)踐證明，使用現(xiàn)代信息技術(shù)管理人事檔案，不僅成為人事檔案管理的重要手段，而且對(duì)于開(kāi)發(fā)和利用人事檔案信息有著重要作用。

（三）加強(qiáng)人事檔案管理相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)和更新

信息化的社會(huì)要求更高時(shí)效的檔案服務(wù)管理，檔案管理工作需要進(jìn)一步更新軟件設(shè)備和硬件設(shè)備，在更新信息化的數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)的同時(shí)，也相應(yīng)地進(jìn)行硬件設(shè)施的完善工作。例如，建立專用的檔案庫(kù)房，配置專業(yè)的檔案鐵柜；保持庫(kù)房的溫度和濕度適宜，落實(shí)空調(diào)機(jī)、除濕機(jī)和滅火器的設(shè)備到位；按照《干部檔案工作條例》的保管和保護(hù)要求，設(shè)置檔案庫(kù)房、檔案查閱室和人事檔案管理人員辦公室，三室獨(dú)立分開(kāi)等，確保硬件設(shè)施落實(shí)到位。

（四）提高人事檔案管理人員綜合素質(zhì)

檔案工作既是一項(xiàng)專業(yè)性強(qiáng)的工作，又是一項(xiàng)服務(wù)利用性的工作，而人事檔案管理人員的素質(zhì)和技能直接影響著人事檔案管理的好壞，所以高素質(zhì)的人事檔案管理者是做好人事檔案管理工作的基本條件。

1.提高檔案管理人員素質(zhì)。醫(yī)院人事檔案管理的質(zhì)量，大部分取決于人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低，所以，作為專業(yè)的人事檔案管理人員，在不斷提高自身的政治素質(zhì)的同時(shí)，更要進(jìn)一步提高專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)道德素質(zhì)。在信息化的社會(huì)，人事檔案管理人員必須要掌握好一定的計(jì)算機(jī)操作能力和保密意識(shí)能力，從而為人事檔案管理工作培養(yǎng)高素質(zhì)的知識(shí)復(fù)合型人才。

2.提高醫(yī)療行業(yè)專業(yè)知識(shí)能力。結(jié)合醫(yī)院作為一個(gè)醫(yī)療系統(tǒng)的特點(diǎn)，擴(kuò)充人事檔案管理人員對(duì)臨床醫(yī)療基礎(chǔ)知識(shí)的認(rèn)識(shí)，不斷提高人事檔案管理人員的醫(yī)療行業(yè)知識(shí)和專業(yè)技能，讓人事干部檔案管理人員進(jìn)一步做好管理醫(yī)療人員的人事干部檔案工作。

3.建立培訓(xùn)制度。定期組織人事檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)的檔案管理培訓(xùn)，例如進(jìn)行檔案的內(nèi)容和分類、人事檔案管理的內(nèi)容范圍、檔案材料的收集、鑒別、歸檔、檔案的保管和保護(hù)以及檔案的提供利用等等的培訓(xùn)課程，為人事檔案管理人員定時(shí)“充電”，讓檔案管理人員能夠更高層次地提高理論和實(shí)際操作，提高人事檔案管理專業(yè)知識(shí)水平。

4.加強(qiáng)薪酬福利管理。針對(duì)人事檔案管理人員的工作性質(zhì)來(lái)說(shuō)，檔案管理工作時(shí)間漫長(zhǎng)，同時(shí)需要經(jīng)過(guò)長(zhǎng)時(shí)間的積累工作經(jīng)驗(yàn)，才能取得檔案業(yè)績(jī)成果，所以有必要加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理人員的薪資福利管理，結(jié)合醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)實(shí)際情況，政策傾斜地提高工資和福利待遇水平，為人事檔案管理人員提供良好的職業(yè)發(fā)展空間，讓辛勤的人事檔案管理人員得到與勞動(dòng)付出成正比的回報(bào)。

三、總結(jié)

隨著醫(yī)療改革的政策不斷完善，醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)朝著可持續(xù)方向不斷發(fā)展，規(guī)范的醫(yī)院人事檔案管理只有適應(yīng)科學(xué)管理，堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，采取科學(xué)、有效的管理措施，在使本單位的人才得到良好配置的同時(shí)，還能使衛(wèi)生人才在社會(huì)上發(fā)揮應(yīng)有的作用，對(duì)提高整個(gè)衛(wèi)生系統(tǒng)的醫(yī)療水平有著極其重要的意義。