關于機械電子工程檔案管理存在的問題及對策

何前進　唐山山

【摘要】工程檔案是工程內在質量的見證材料和工程驗收的重要依據(jù)。本文結合筆者多年的工作總結，主要針對工程檔案管理過程中常見問題進行了分析與研究，并提出了相應的解決措施，以供大家參考與借鑒。

【關鍵詞】工程 常見問題 檔案管理對策

一、檔案管理發(fā)展趨勢

工程檔案管理隨著經濟的發(fā)展不斷規(guī)范，工程檔案管理的發(fā)展趨勢是科學化、信息化、電子化。

（一）工程檔案的計算機化管理。隨著計算機技術的發(fā)展和應用，電子檔案已經在我國得到了普遍的應用，并逐步走向成熟。檔案中數(shù)據(jù)和流程圖的繪制軟件開發(fā)者已經進行了很好的處理，但是卻還沒有形成一個完整的系統(tǒng)實現(xiàn)軟件的互通應用。檔案管理工作必須建立一個專門的系統(tǒng)實現(xiàn)對檔案信息的一體化處理，這將是檔案管理近期的發(fā)展方向。

（二）培養(yǎng)專業(yè)檔案管理人員。隨著全球化的發(fā)展，人們已經認識到管理對于經濟的重大影響，管理學專業(yè)也日益興起，這必將會培養(yǎng)出大量的現(xiàn)代化管理人才。這樣就為建設專業(yè)化的檔案管理團隊打下了堅實的基礎。在經濟發(fā)展的背景中打破傳統(tǒng)的管理模式，將檔案交由專業(yè)的人才管理，實行現(xiàn)代化的管理模式，這就會大大推動檔案管理的發(fā)展和作用。

二、當前工程檔案管理現(xiàn)實中常見的問題分析

（一）檔案管理方法落后，導致資源嚴重浪費。目前很多建設項目都是采用傳統(tǒng)的方法來管理項目檔案，就是在資料的形成、收集、整理等平常工作中單純由人工操作和管理，這樣工作量大，工作效率低，不能很好地適應項目檔案數(shù)量大和項目檔案利用范圍擴大的需要。在整理方面，傳統(tǒng)方式整理竣工資料就是項目完工后統(tǒng)一整理，組成竣工資料編制小組，一般需要做―套紙質檔案，一套項目檔案數(shù)量上千卷，需要很多紙張，造成每個單位都有龐大的檔案室，需要配備多人編制和管理，人工建目錄，占用許多資源，造成人力物力的過多利用，甚至是很浪費。

（二）技術滯后，還未能完全達到現(xiàn)代化城市的要求。當前工程檔案的管理雖然已開始運用計算機、光盤等現(xiàn)代化工具，但這些檔案管理現(xiàn)代化的模式仍是計算機技術加上傳統(tǒng)的檔案管理模式，實質是傳統(tǒng)檔案管理模式運用新技術的改進，是對傳統(tǒng)檔案管理模式的數(shù)字模擬，并沒從根本上真正改變管理方式。在這種管理模式中，管理仍是圍繞紙質實體檔案進行的，對知識的占有、信息的轉化、利用與傳輸都停留在較為落后的基礎上，不適應信息化建設的發(fā)展及社會對其新的需求。

（三）資料滯后，與飛速發(fā)展的城市建設不相適應。這里所指的資料，不僅是工程建設資料，同時還包括諸如郵電、通訊、水電、交通、燃氣等基礎性工程建設資料。工程竣工后，有些相關資料沒有及時送交城建部門歸檔、整理，形成完整的文件，致使有的工程資料特別是地上網(wǎng)絡系統(tǒng)的情況不明，為日后建設埋下隱患。

三、提出工程檔案管理問題的解決對策

（一）多元化的信息化管理。在電子檔案管理在全面普及之前，傳統(tǒng)的紙質檔案管理在未來一段時間仍將存在，多元化并行的信息化管理模式也將在實踐中不斷完善發(fā)展。隨著公眾利用檔案意識的增強和檔案開放力度的加大，社會對檔案需求呈多元化趨勢，傳統(tǒng)的檔案利用服務模式面臨新的挑戰(zhàn)。到檔案館來翻閱檔案原件以獲取相關信息的方式將被改變，檔案館不再是簡單的實體保管員，而應成為概念、知識的提供者。為了應對檔案信息多元化的挑戰(zhàn)，一方面需優(yōu)化傳統(tǒng)的服務方式。我們要主動接近檔案用戶，以用戶為中心，結合城市建設的進程，編研出信息成果進行提供利用，利用城建聲像檔案的優(yōu)勢，用專主題片、照片接片等方式解決規(guī)劃、設計人員必須到現(xiàn)場的問題，從內容、形式上實現(xiàn)完全不同與以往的主動服務。另一方面在延續(xù)面對面的服務方式的同時，利用網(wǎng)絡環(huán)境為社會提供優(yōu)質的服務。通過在建設系統(tǒng)門戶網(wǎng)站設立子網(wǎng)站，努力實現(xiàn)不同服務方式之間的優(yōu)勢互補。

（二）加強工程檔案的信息化建設。要創(chuàng)新工程檔案管理模式，首先要加強工程檔案信息現(xiàn)代化建設。一是加強信息資源建設工作。努力破除“工程檔案信息無用論”、“工程檔案信息資源危險論”，從文件目錄做起，將現(xiàn)有檔案數(shù)字化，并及時建立、逐步充實和完善檔案信息數(shù)據(jù)庫，逐步實現(xiàn)全文全息上網(wǎng)，文件目錄上網(wǎng)，使用戶對館藏檔案有一個全面了解，以便查詢。二是加強計算機網(wǎng)絡設施建設。近年來，不斷加大投入，加強計算機配備，并實現(xiàn)計算機連結上網(wǎng)，實現(xiàn)檔案信息快速傳輸檢索和利用。做好計算機軟件的選用和設計，從檔案管理的實際出發(fā)，綜合數(shù)據(jù)管理、整理編目、檢索查詢、安全保密、系統(tǒng)維護等基本功能，以滿足檔案管理的要求。三是加強信息化管理人才。工程檔案信息化建設，要求檔案工作者既要掌握檔案學基礎理論的檔案管理知識，還要掌握一些計算機技術、網(wǎng)絡技術和操作技能。一方面，加強現(xiàn)有檔案干部職工的自身學習，另一方面，選拔使用計算機和網(wǎng)絡技術方面的專業(yè)人才，提高掌握現(xiàn)代技術的整體水平。

（三）做好工程檔案的編研工作。在長期的工程檔案工作中，要緊緊抓住用戶需求，從編研內容選擇到編研成果形式，都需要創(chuàng)新。在實踐工作中，一是利用攝影、錄像等多種數(shù)碼處理和載體記錄城市發(fā)展，并將其編制成專題片、畫冊等，這種生動、直觀、說服力強的編研成果更能適應快節(jié)奏的社會，為處于“讀圖時代”的廣大群眾所接受。二是圍繞經濟發(fā)展和工程建設做好編研。這應始終是編研選題的重點。城市在新一輪建設中，開展了專題資料匯編工作，先后匯編了道路改造工程、供熱供氣管理建設工程、“拆墻透綠”工程等專輯，為規(guī)劃、建設及管理部門及有關領導、專業(yè)技術人員提供了極具價值的參考資料。三是體現(xiàn)出地方特色。工程檔案含有深厚的文化底蘊，反映著不同時期的施工技術、基礎結構、建筑風格等，對現(xiàn)代設計業(yè)、建造業(yè)有極高的參考借鑒價值。

四、結束語

提高檔案管理科學化水平我們必須從多方面考慮，向國外借鑒先進的管理技術、加強對人才的培養(yǎng)、重視檔案機制的建立，將檔案管理經驗與優(yōu)勢相結合，提高檔案管理的科學化水平，滿足人們對檔案管理的需求。

參考文獻：

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