機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題及對(duì)策

李南

【摘 要】隨著干部人事制度改革的不斷深入，干部檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化管理給檔案工作人員提出了新的挑戰(zhàn)。因此，科學(xué)地管理人事檔案是非常重要和必要的。但目前機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理中還存在一些問題。本文就機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理中出現(xiàn)的問題提出一些的對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】機(jī)關(guān)事業(yè)單位；人事檔案；管理；問題；對(duì)策

機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案包括當(dāng)事人履歷材料、自傳材料、組織鑒定、考察材料、考核情況；學(xué)歷、學(xué)位、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)職務(wù)情況的材料；同時(shí)也包括政審、職務(wù)任免、加入黨團(tuán)組織的材料；獎(jiǎng)勵(lì)及違紀(jì)材料；工資級(jí)別調(diào)整等等。機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案是機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事部門的核心工作，是職稱評(píng)定、提拔任用干部、解決工資待遇、辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)等方面的重要依據(jù)。機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案是國(guó)家機(jī)關(guān)和事業(yè)單位在人事管理活動(dòng)中直接產(chǎn)生的，是個(gè)人情況的真實(shí)記載和客觀反應(yīng)。它能充分反映出個(gè)人經(jīng)歷、德才能績(jī)、工作表現(xiàn)、獎(jiǎng)勵(lì)處罰等重大事件。隨著干部人事制度改革的不斷深入，干部檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化管理給檔案工作人員提出了新的挑戰(zhàn)。因此，科學(xué)地管理人事檔案是非常重要和必要的。但目前機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部人事檔案管理中還存在的一些問題，下面就機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理中出現(xiàn)的問題提出一些的對(duì)策。

一、機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案工作中存在的主要問題

（一）單位領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠。由于檔案工作歷年來(lái)不受單位領(lǐng)導(dǎo)的重視，一些主管人事檔案的單位領(lǐng)導(dǎo)把大量的時(shí)間精力用在經(jīng)濟(jì)建設(shè)上去，認(rèn)為干部人事檔案管理可有可無(wú)，無(wú)需投入大多的時(shí)間和精力。由于領(lǐng)導(dǎo)的不重視，直接導(dǎo)致檔案管理人員工作責(zé)任心不強(qiáng)，工作積極性不高，單位檔案管理的硬件設(shè)備投入不足。大量的人事檔案堆積如山，只有到上級(jí)部門檢查時(shí)，才搞突擊完成該項(xiàng)工作。

（二）檔案工作者責(zé)任意識(shí)淡薄。責(zé)任心是一個(gè)干部思想品質(zhì)、工作作風(fēng)、精神境界的具體體現(xiàn)，更是做好干部人事檔案管理工作的本質(zhì)要求。一些檔案工作者責(zé)任意識(shí)淡薄，不能處理好工作和個(gè)人業(yè)務(wù)的關(guān)系，觀望思想嚴(yán)重，缺乏開拓創(chuàng)新和爭(zhēng)創(chuàng)一流的精神，作風(fēng)不扎實(shí)、工作不務(wù)實(shí)，工作流于形式，既不注重干部人事檔案材料的收集歸檔，也不按照業(yè)務(wù)規(guī)范整理檔案，更不進(jìn)行現(xiàn)代化管理手段的學(xué)習(xí)。有的檔案工作者由于在該崗位上干得時(shí)間長(zhǎng)，思想上產(chǎn)生厭倦情緒，工作懈怠，漸失檔案工作者應(yīng)有的政治責(zé)任感。

（三）檔案工作人員少，業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。一些單位從事干部人事檔案管理的工作人員一般都身兼多職，沒有進(jìn)行過專門的業(yè)務(wù)訓(xùn)練，就匆忙上崗，業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊，而有的單位檔案管理人員更換頻繁，往往剛剛熟悉業(yè)務(wù)就更換崗位，使得檔案管理工作經(jīng)常發(fā)生斷檔現(xiàn)象。《干部檔案工作條例》中指出“每管理一千卷檔案需配備一名專職干部，有業(yè)務(wù)指導(dǎo)任務(wù)的單位，要配備相應(yīng)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員?！彪S著干部人事檔案庫(kù)藏量增長(zhǎng)，個(gè)人材料不斷增加，進(jìn)檔頻繁，檔案信息不斷豐富，而人事部門的檔案管理人員卻沒有增加，一般檔案室只有一名工作者，管理的檔案卷數(shù)卻在兩三千卷以上。這既增加了檔案工作者管理檔案的任務(wù)數(shù)量，又增加管理難度。有的人事部門沒有專職檔案管理人員，管理人員整天忙于應(yīng)付日常管理事務(wù)，沒有時(shí)間學(xué)習(xí)提高，只起到了保管員的作用。這些都制約著機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部人事檔案管理水平的提高，不利于干部人事檔案管理工作的發(fā)展。

（四）缺乏健全的人事檔案管理制度。制度是做好任何工作的前提和保證，如果沒有一定的制度來(lái)制約，就會(huì)無(wú)章可循、無(wú)所適從。人事檔案工作也如此，一些機(jī)關(guān)事業(yè)單位由于制度不完善，使得人事檔案管理缺乏有效的措施。有的單位雖然制定了人事檔案管理制度，但實(shí)際執(zhí)行力度不大，使得制度成了擺設(shè)，花架子。如一些人事檔案管理人員在外來(lái)人借閱和轉(zhuǎn)遞干部人事檔案時(shí)，對(duì)不出具介紹信、不登記查借閱手續(xù)、不按要求轉(zhuǎn)遞人事檔案的睜一只一眼，閉一只眼。有的人員在檔案上擅自涂改、圈劃、抽取或撤換檔案材料，使得干部檔案材料出現(xiàn)了弄虛作假現(xiàn)象。隨著干部人事制度改革的不斷深入，干部檔案管理越來(lái)越細(xì)致化，標(biāo)準(zhǔn)化，現(xiàn)代化，因此要求機(jī)關(guān)事業(yè)單位從完善制度、落實(shí)制度入手，將人事檔案管理制度當(dāng)成重點(diǎn)工作來(lái)抓，以適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的要求。

二、解決機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部人事檔案管理中問題的對(duì)策

（一）強(qiáng)化組織領(lǐng)導(dǎo)，提高思想認(rèn)識(shí)。機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案工作是黨和國(guó)家干部人事工作的重要組成部分，是個(gè)人經(jīng)歷真實(shí)記載，是干部思想品德、業(yè)務(wù)能力等各項(xiàng)工作的具體反映，同時(shí)也是培養(yǎng)和考察選拔干部的重要依據(jù)。干部人事檔案的完整、真實(shí)、規(guī)范是做好干部工作的基本條件。單位領(lǐng)導(dǎo)一定要高度重視干部人事檔案管理工作，把做好人事檔案工作當(dāng)成向黨的事業(yè)負(fù)責(zé)，向干部個(gè)人負(fù)責(zé)的一項(xiàng)工作來(lái)抓。把檔案管理工作列入單位干部人事工作的重要內(nèi)容，建立檔案資料收集責(zé)任制，并把此項(xiàng)工作納入年度考核范圍，納入崗位責(zé)任制中，確保檔案工作有序開展。

（二）完善人事檔案管理制度。機(jī)關(guān)事業(yè)單位要建立干部人事檔案收集、審核、接轉(zhuǎn)制度，沒有正當(dāng)理由不得將檔案外借，借出時(shí)要出具相關(guān)手續(xù)。對(duì)發(fā)現(xiàn)問題的檔案材料要及時(shí)糾正。對(duì)失真的檔案材料要進(jìn)行實(shí)地調(diào)查，以確保實(shí)材料的真實(shí)性，維護(hù)干部人事檔案工作的嚴(yán)肅性。要建立和完善干部檔案材料收集工作的協(xié)調(diào)機(jī)制，加強(qiáng)組織人事部門內(nèi)部各機(jī)構(gòu)在干部檔案材料形成、收集上的溝通協(xié)調(diào)。要建立工作聯(lián)系制度和情況通報(bào)制度，保證干部人事檔案材料形成規(guī)范、收集齊全、歸檔及時(shí)。

（三）培養(yǎng)現(xiàn)代化檔案管理隊(duì)伍。機(jī)關(guān)事業(yè)單位要加快培養(yǎng)現(xiàn)代化檔案管理隊(duì)伍，提高檔案人員的綜合素質(zhì)，要堅(jiān)持不懈地對(duì)檔案人員進(jìn)行職業(yè)道德教育、規(guī)章制度及現(xiàn)代科技知識(shí)的培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)水平和工作能力。培養(yǎng)檔案管理人員淡泊名利，吃苦耐勞，忠于職守，踏實(shí)工作的精神，增強(qiáng)事業(yè)心和責(zé)任心。要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高政治素養(yǎng)。要組織各種類型的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，滿足干部人事工作的需要。在培訓(xùn)內(nèi)容上，突出重點(diǎn)，講究實(shí)用；在培訓(xùn)形式上，采取集中培訓(xùn)與以會(huì)代訓(xùn)相結(jié)合。同時(shí)，可安排外出參觀學(xué)習(xí)，拓寬視野，全面提高干部人事檔案管理工作者的綜合素質(zhì)。也可通過遠(yuǎn)程教育網(wǎng)學(xué)習(xí)檔案新知識(shí)，積極主動(dòng)地參與檔案的收集工作。要嚴(yán)格組織紀(jì)律，切實(shí)增強(qiáng)檔案工作人員的責(zé)任心與法制意識(shí)。在實(shí)行聘任制、競(jìng)爭(zhēng)上崗等人事制度改革的過程中， 注意適當(dāng)穩(wěn)定檔案管理崗位的人員。

（四）逐步實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理。為適應(yīng)新時(shí)期檔案管理工作的要求，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理理念，提高對(duì)人事檔案資源的開發(fā)與管理水平，建立人事檔案管理信息系統(tǒng)，努力開發(fā)人事檔案管理的新功能，實(shí)現(xiàn)個(gè)人基本信息的微機(jī)檢索和聯(lián)網(wǎng)查詢，實(shí)現(xiàn)用現(xiàn)代化手段管理和利用檔案，使之為選拔人才提供更大的空間。努力培養(yǎng)檔案工作人員的現(xiàn)代化管理意識(shí)與水平，不斷為其補(bǔ)充新鮮知識(shí)體系，為現(xiàn)代化管理提供技術(shù)支持。由過去檔案室進(jìn)行收集、整理檔案轉(zhuǎn)變?yōu)橥ㄟ^網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息平臺(tái)收集檔案信息。并實(shí)現(xiàn)既能利用計(jì)算機(jī)查找檔案，也能實(shí)行人工查找檔案，與各相關(guān)部門溝通，共同搞好檔案的信息化建設(shè)工作。