數(shù)字檔案館知識服務(wù)實(shí)現(xiàn)策略研究

肖強(qiáng) 楊力 成佳秀

摘要：本文在強(qiáng)調(diào)數(shù)字檔案館實(shí)施知識服務(wù)必要性的同時，重點(diǎn)從資源庫的建設(shè)、服務(wù)平臺的構(gòu)建、保障體系的建立等方面提出了數(shù)字檔案館知識服務(wù)的實(shí)現(xiàn)策略。

關(guān)鍵詞：知識服務(wù)數(shù)字檔案館知識經(jīng)濟(jì)

數(shù)字檔案館知識服務(wù)就是在數(shù)字檔案館現(xiàn)有服務(wù)的基礎(chǔ)上，以知識管理為指導(dǎo)，以文本、聲音、圖像、視頻、音頻等多種載體的檔案信息為主體，以數(shù)據(jù)倉庫和數(shù)據(jù)挖掘?yàn)榧夹g(shù)依托，針對不同用戶群體提供深層次、個性化的知識服務(wù)，以滿足用戶日益增長的檔案信息需求。[1]21世紀(jì)，知識在生產(chǎn)力中的比重越來越大，在以其為主要特征的知識經(jīng)濟(jì)的背景下，人們對知識經(jīng)濟(jì)的重視程度與日俱增，信息服務(wù)正改變著我們的生活和思維方式，也賦予檔案工作新的特點(diǎn)和內(nèi)涵。鑒于此，本文在強(qiáng)調(diào)數(shù)字檔案館實(shí)施知識服務(wù)必要性的同時，重點(diǎn)從資源庫的建設(shè)、服務(wù)平臺的構(gòu)建、保障體系的建立等方面提出了數(shù)字檔案館知識服務(wù)的實(shí)現(xiàn)策略。

一、數(shù)字檔案館實(shí)施知識服務(wù)的必要性

（一）知識經(jīng)濟(jì)時代的必然要求

知識經(jīng)濟(jì)，它不同于傳統(tǒng)經(jīng)濟(jì)的有形資產(chǎn)投入，其主要特點(diǎn)在于知識和人的主觀創(chuàng)造力等無形資產(chǎn)正成為主要的投入源泉。知識經(jīng)濟(jì)對于我國數(shù)字檔案館來說，它需要數(shù)字檔案館從文件保管基地轉(zhuǎn)變?yōu)樯鐣畔⒅行?，檔案館所保管的檔案由實(shí)體形式轉(zhuǎn)變?yōu)樘摂M形式，其工作方式也將超越收集、整理、檢索等傳統(tǒng)管理方式，進(jìn)入保管、處置和利用的文件控制領(lǐng)域。

（二）滿足用戶知識需求的必然趨勢

用戶在尋求解決方案時面臨的最大問題不是找不到所需的信息資源，而是如何在龐雜的信息資源中篩選到所需的信息資源。隨著公眾意識的提升，他們對信息以及知識的需求正日益突出。這就要求，數(shù)字檔案館需要根據(jù)用戶需求的變化，更新服務(wù)理念，滿足用戶個性化的知識需求。

（三）檔案館科學(xué)發(fā)展的必然結(jié)果

信息環(huán)境打破了資源分布不均衡的狀態(tài)，信息檢索工具的簡便，獲取信息途徑的增多，使得信息傳遞的范圍也越來越廣。對于用戶而言，有針對性地利用知識解決問題是他們較為關(guān)注的。這就要求數(shù)字檔案館以知識管理為指導(dǎo)，積極主動地為用戶提供知識服務(wù)。

二、實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案館知識服務(wù)的思路

（一）確立以用戶為中心的原則

做好用戶需求調(diào)查研究是開展知識服務(wù)的必要準(zhǔn)備。進(jìn)行用戶調(diào)查研究工作可以借助網(wǎng)絡(luò)（檢索的界面、待規(guī)整的歷史記錄書簽等形式）搜集所需信息。搜集到足夠的信息后，再通過信息技術(shù)對用戶信息進(jìn)行審核、統(tǒng)計(jì)和分析，以獲得用戶的反饋意見，并有針對性地進(jìn)行知識服務(wù)工作。

（二）樹立知識服務(wù)的理念

一方面，增強(qiáng)創(chuàng)新意識，用創(chuàng)新思維拓展檔案服務(wù)模式，使檔案人員不再局限于信息資源管理者的范疇；另一方面，要認(rèn)識到檔案知識服務(wù)正由檔案實(shí)體的保管者轉(zhuǎn)變?yōu)橹R的提供者。在傳統(tǒng)的檔案信息資源發(fā)掘的過程中，檔案工作者往往遵從檔案的內(nèi)容特征，通常需要保證檔案的客觀性、真實(shí)性，而在檔案知識服務(wù)工作中，檔案工作者不僅要改變檔案的形式特征，還要在保持檔案基本內(nèi)容的基礎(chǔ)上完善檔案的內(nèi)容特征。在對檔案內(nèi)容加以重新整合的過程中融入與之相匹配的隱性知識，來滿足使用者的多種需求，進(jìn)而優(yōu)化檔案利用。

三、數(shù)字檔案館知識服務(wù)的實(shí)現(xiàn)策略

（一）構(gòu)建檔案知識服務(wù)資源庫

通過網(wǎng)絡(luò)，對信息資源進(jìn)行分類、定位、組織，采用數(shù)據(jù)挖掘、知識發(fā)現(xiàn)等技術(shù)析取、提煉檔案信息資源中的知識，并整合建立起來的信息資源庫。具體包括檔案知識資源庫（目錄數(shù)據(jù)庫、內(nèi)容數(shù)據(jù)庫等）、用戶信息數(shù)據(jù)庫、專家數(shù)據(jù)庫等。檔案知識服務(wù)資源庫會隨著信息技術(shù)的發(fā)展和數(shù)據(jù)資源的豐富而不斷更新升級。檔案部門只有將著眼點(diǎn)從信息轉(zhuǎn)向知識的傳播上，從簡單的數(shù)據(jù)庫上升到建立知識服務(wù)資源庫上，才能更好地體現(xiàn)檔案的深層價值。

（二）構(gòu)建檔案知識服務(wù)平臺

1.個性化服務(wù)模式。個性化服務(wù)模式是由數(shù)字檔案館提供的，以網(wǎng)絡(luò)為依托，根據(jù)用戶個人偏好與需求和知識體系來主動訂制或依靠系統(tǒng)預(yù)測的另一種單向服務(wù)模式。[2]它集分散、多樣的信息資源、操作方法和途徑為一體，建成為用戶提供不間斷、成體系、高層次服務(wù)的數(shù)字系統(tǒng)，主要包括量身訂制的知識推送服務(wù)和定時提醒服務(wù)等。數(shù)字檔案館的推送服務(wù)主要通過新型的推送技術(shù)定期為用戶提供其所需的信息或知識，使用戶能夠及時有效地接收到關(guān)注領(lǐng)域的最新動態(tài)和成果，以促進(jìn)知識的共享和創(chuàng)新。同時，用戶還可以從偏好和實(shí)際需要出發(fā)，進(jìn)行“私人訂制”，接收到多元化的知識服務(wù)推送。目前，數(shù)字檔案館的知識推送服務(wù)主要有：一是聚集關(guān)聯(lián)檔案知識推送，它要求對數(shù)字檔案館用戶的行為習(xí)慣和需要特點(diǎn)等進(jìn)行匯總，析取有用信息來推測它們在將來一段時間內(nèi)可能用得上或需要的檔案知識資源，以此為切入點(diǎn)實(shí)現(xiàn)推送服務(wù)。[3]也就是說，數(shù)字檔案館通過抓取用戶預(yù)留信息、歷史記錄書簽、參考存檔數(shù)據(jù)和過往服務(wù)記錄等，挖掘析取它們的使用特征，推薦關(guān)聯(lián)檔案的知識信息，同時根據(jù)用戶的接收情況和服務(wù)反饋來改進(jìn)、修正推送服務(wù)。二是垂直門戶檔案知識推送，它從用戶研究和關(guān)注的板塊切入，在網(wǎng)上開展信息的發(fā)掘、檢索、歸類、轉(zhuǎn)移和保存，提供更高層次的個性化終端服務(wù)。檔案部門需要事先建立專項(xiàng)數(shù)字檔案知識資源庫，再通過垂直搜索引擎收集、整理、分類、轉(zhuǎn)儲互聯(lián)網(wǎng)上分散繁雜的知識信息，從而構(gòu)建全面、多維的垂直檔案知識門戶，最后按照訪問者的各項(xiàng)情況推送服務(wù)。三是智能代理檔案知識推送，它以使用者的研究方向?yàn)槌霭l(fā)點(diǎn)，智能化地獲取、整合、保管檔案知識，及時掌握外界信息的變化情況，通過預(yù)估使用者在將來一段時間內(nèi)的使用要求來規(guī)劃、修改工作進(jìn)程，積極有效地滿足使用者的需要，幫助使用者完成研究。[4]

2.專業(yè)化服務(wù)模式。專業(yè)化服務(wù)的本質(zhì)是虛擬參考咨詢服務(wù)，它不受時空、來源和技術(shù)限制，通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)用戶和檔案館的雙向互動。目前，數(shù)字檔案館開展的相關(guān)服務(wù)主要有：一是信息服務(wù)，檔案工作者直接應(yīng)用事先根據(jù)顯性知識建立的數(shù)據(jù)庫、導(dǎo)航庫、知識庫、知識地圖和專家?guī)斓葹橛脩籼峁┓?wù)。二是從顯性知識中提取隱性知識，它對檔案工作者學(xué)科背景的全面性、層次性和互補(bǔ)性有較高要求，同時還需要利用先進(jìn)的隱性知識挖掘工具來保證所提供的服務(wù)具有知識含量。

（三）構(gòu)建檔案知識服務(wù)保障體系

1.知識資源保障。為了保證數(shù)字檔案館知識服務(wù)工作的順利開展，必須整合、優(yōu)化館藏資源結(jié)構(gòu)，收集、加工、提煉信息資源，使之轉(zhuǎn)化為符合需求的知識，建成各類知識資源數(shù)據(jù)庫（目錄數(shù)據(jù)庫、元數(shù)據(jù)庫、內(nèi)容數(shù)據(jù)庫等）；必須使數(shù)字化知識資源、網(wǎng)絡(luò)知識資源、開放存取知識資源成為整體，實(shí)現(xiàn)知識資源的一體化建設(shè)；必須按據(jù)用戶的實(shí)際需求和社會發(fā)展的客觀情況調(diào)整知識資源的設(shè)置，保障知識服務(wù)工作的高效開展。

2.執(zhí)行管理保障。首先，構(gòu)建與知識服務(wù)相適應(yīng)的、開放的管理體制，制定以人為本的工作制度、責(zé)任制度、學(xué)習(xí)制度，以創(chuàng)建有利于知識服務(wù)開展的知識組織、產(chǎn)權(quán)保護(hù)的規(guī)章制度，促進(jìn)知識交流和共享。其次，根據(jù)個人才能選拔、任用檔案工作者。再次，建立健全知識復(fù)合型人才培養(yǎng)機(jī)制，關(guān)注檔案工作者的專業(yè)素養(yǎng)和綜合素質(zhì)，提高檔案工作者的知識結(jié)構(gòu)。

3.監(jiān)督反饋機(jī)制。數(shù)字檔案館知識服務(wù)的監(jiān)督機(jī)制包括內(nèi)部監(jiān)督和外部監(jiān)督。[5]內(nèi)部監(jiān)督，是知識服務(wù)部門及其人員的自我評價，包括檔案工作者的自我評價、相互評價和部門對工作者的評價。外部監(jiān)督是知識工作改善升級的主要評估渠道，包括政府監(jiān)督和用戶監(jiān)督。政府監(jiān)督通過政府主體建立明確、具體的知識服務(wù)指標(biāo)，從國家層面制定知識服務(wù)的總體規(guī)劃，為知識服務(wù)工作的監(jiān)督與評估提供依據(jù)；用戶監(jiān)督是數(shù)字檔案館為知識服務(wù)對象提供全面及時的反饋渠道，收集反饋信息。

*本文為國家社會科學(xué)基金重大項(xiàng)目“國家數(shù)字檔案資源整合與服務(wù)機(jī)制研究”、2014年揚(yáng)州大學(xué)人文社科基金課題“檔案數(shù)字信息資源長期保存策略研究”（項(xiàng)目編號：xjj2014-14）的階段性研究成果。

注釋及參考文獻(xiàn)：

[1]鄭晨陽，曹蓉蓉.數(shù)字檔案館知識管理和知識服務(wù)研究[J].檔案建設(shè)，2012（7）：12.

[2]李明.建立企業(yè)科技檔案知識服務(wù)體系的研究與實(shí)踐[J].北京檔案，2015（11）：32.

[3]劉萌.檔案工作與知識經(jīng)濟(jì)論[M].北京：中國人民大學(xué)出版社，2001：121.

[4]孫艷麗，周海燕，趙艷麗.基于用戶需求的檔案知識服務(wù)平臺及保障體系建設(shè)研究[J].情報科學(xué)，2013（10）：91.

[5]劉燦姣，黃立雄.知識服務(wù)動力機(jī)制研究[J].情報理論與實(shí)踐，2010（1）：11.