檔案館智慧館庫(kù)建設(shè)研究

吳慧芳 郭慶琳 余武南

摘要：本文在構(gòu)建智慧館庫(kù)框架結(jié)構(gòu)的同時(shí)，重點(diǎn)提出智慧館庫(kù)的六大功能模塊系統(tǒng)，即檔案庫(kù)房安全管理系統(tǒng)、檔案存放環(huán)境智能管理系統(tǒng)、檔案存儲(chǔ)設(shè)備智能管理系統(tǒng)、檔案實(shí)體管理系統(tǒng)、庫(kù)房導(dǎo)引系統(tǒng)以及主控系統(tǒng)。

關(guān)鍵詞：檔案庫(kù)房智慧館庫(kù)智能管理

智慧館庫(kù)建設(shè)是全面建設(shè)數(shù)字檔案館的一項(xiàng)重要工作。2014年8月，中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳聯(lián)合印發(fā)《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見》中明確要求：“檔案機(jī)構(gòu)要建立健全人防、物防、技防三位一體的檔案安全防范體系，確保檔案安全?！毕噍^傳統(tǒng)檔案庫(kù)房，智慧館庫(kù)是以物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等技術(shù)為支撐，對(duì)檔案館庫(kù)房進(jìn)行智能一體化設(shè)計(jì)，通過智能密集架、溫濕度控制、空氣凈化等設(shè)備的集成，建立集檔案庫(kù)房安全管理系統(tǒng)、檔案存放環(huán)境智能管理系統(tǒng)、檔案存儲(chǔ)設(shè)備智能管理系統(tǒng)、檔案實(shí)體管理系統(tǒng)、庫(kù)房導(dǎo)引系統(tǒng)及主控系統(tǒng)于一體的智慧庫(kù)房系統(tǒng)，鑒于此，本文在構(gòu)建智慧館庫(kù)框架結(jié)構(gòu)的同時(shí)，重點(diǎn)提出智慧館庫(kù)的設(shè)計(jì)方案。

一、檔案館智慧館庫(kù)設(shè)計(jì)方案的提出

（一）傳統(tǒng)檔案庫(kù)房管理存在的不足

1.傳統(tǒng)檔案庫(kù)房管理水平相對(duì)有限。傳統(tǒng)檔案庫(kù)房的管理工作以人工為主，日常數(shù)據(jù)記錄的及時(shí)性、準(zhǔn)確性相對(duì)不足，不能實(shí)現(xiàn)對(duì)信息的自動(dòng)采集。

2.傳統(tǒng)檔案庫(kù)房不能實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理。庫(kù)房設(shè)備種類多、數(shù)量多，接口不統(tǒng)一，加之庫(kù)房的面積使用率不高，使得傳統(tǒng)檔案庫(kù)房不能集中統(tǒng)一管理。

3.傳統(tǒng)檔案庫(kù)房的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不能滿足新時(shí)期檔案館的多種功能，特別是存儲(chǔ)設(shè)備智能化尚未建立，實(shí)物檔案和電子檔案開發(fā)利用的智能化水平不高，檔案資源優(yōu)勢(shì)不能得到充分發(fā)揮。

（二）智慧館庫(kù)的特點(diǎn)及優(yōu)勢(shì)

1.智慧館庫(kù)能夠?qū)崿F(xiàn)集中統(tǒng)一管理。智慧館庫(kù)系統(tǒng)依靠先進(jìn)的設(shè)計(jì)理念，統(tǒng)一檔案智能密集架、環(huán)境調(diào)控、安全監(jiān)控、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)等各種設(shè)備的接口，將傳統(tǒng)檔案庫(kù)房各個(gè)分散且相互獨(dú)立的系統(tǒng)集成到一個(gè)平臺(tái)上，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案、環(huán)境、設(shè)備等各種庫(kù)房要素的集中統(tǒng)一管控。

2.智慧館庫(kù)能夠有效提高檔案庫(kù)房管理水平。智慧館庫(kù)系統(tǒng)建設(shè)不是庫(kù)房管理設(shè)備的簡(jiǎn)單復(fù)制或功能再現(xiàn)，在方案設(shè)計(jì)與實(shí)施過程中注重檔案庫(kù)房管理水平的提升，融合智能化先進(jìn)技術(shù)，為檔案庫(kù)房建設(shè)的前沿發(fā)展提供有效支撐。

3.智慧館庫(kù)能夠提升檔案的利用效率。它利用電子標(biāo)簽（RFID）及條形碼技術(shù)，建立檔案信息資源與檔案實(shí)體資源關(guān)聯(lián)一體的業(yè)務(wù)視圖，實(shí)現(xiàn)“紙電共存”，滿足社會(huì)發(fā)展對(duì)檔案信息資源以及檔案實(shí)體資源共同利用的需求。

（三）智慧館庫(kù)六大系統(tǒng)提出的依據(jù)

按照《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》《智能建筑設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)》和《安全防范工程技術(shù)規(guī)范》的有關(guān)規(guī)定，檔案館要達(dá)到“十防”要求。結(jié)合上述要求，根據(jù)檔案庫(kù)房一體化智能管理需求，智慧館庫(kù)系統(tǒng)應(yīng)具備智能密集架管理功能、庫(kù)房環(huán)境智能管理功能、檔案實(shí)體智能管理功能以及多設(shè)備、多接口的集中管理與協(xié)調(diào)功能。在此基礎(chǔ)上，筆者提出智慧館庫(kù)的六大模塊系統(tǒng)，即檔案庫(kù)房安全管理系統(tǒng)、檔案存放環(huán)境智能管理系統(tǒng)、檔案存儲(chǔ)設(shè)備智能管理系統(tǒng)、檔案實(shí)體管理系統(tǒng)、庫(kù)房導(dǎo)引系統(tǒng)以及主控系統(tǒng)。

二、檔案館智慧館庫(kù)的設(shè)計(jì)方案

（一）檔案庫(kù)房安全管理系統(tǒng)

檔案庫(kù)房安全管理系統(tǒng)具有紅外監(jiān)測(cè)保護(hù)功能、視頻監(jiān)控功能、智能視頻抓拍報(bào)警功能、告警處理功能等。它通過配置紅外監(jiān)測(cè)、視頻監(jiān)控等設(shè)備，實(shí)現(xiàn)對(duì)進(jìn)出人員的實(shí)時(shí)監(jiān)控和管理。一是當(dāng)監(jiān)測(cè)點(diǎn)出現(xiàn)異常時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)通知管理人員，軟件界面同步顯示監(jiān)測(cè)異常點(diǎn)，同時(shí)啟動(dòng)報(bào)警所在位置的視頻監(jiān)控器自動(dòng)抓拍，并保存視頻錄像。二是在庫(kù)房出入口配置視頻監(jiān)控器，與紅外探測(cè)器聯(lián)動(dòng)。當(dāng)出現(xiàn)人員、館藏在預(yù)設(shè)的監(jiān)控時(shí)段出入時(shí)，觸發(fā)紅外探測(cè)器，聯(lián)動(dòng)視頻監(jiān)控器自動(dòng)抓拍視頻并在系統(tǒng)中保存，同時(shí)通知管理人員，確保報(bào)警信息被及時(shí)發(fā)現(xiàn)。

（二）檔案存放環(huán)境智能管理系統(tǒng)

檔案存放環(huán)境智能管理系統(tǒng)主要實(shí)現(xiàn)對(duì)庫(kù)房環(huán)境的實(shí)時(shí)檢測(cè)和智能調(diào)控。通過實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)庫(kù)房溫濕度、空氣質(zhì)量等數(shù)據(jù)，控制空調(diào)、中央智能定頻送回風(fēng)系統(tǒng)、凈化機(jī)等設(shè)備的運(yùn)行，滿足檔案庫(kù)房的環(huán)境要求。一是該系統(tǒng)實(shí)時(shí)采集每個(gè)庫(kù)房溫濕度監(jiān)測(cè)點(diǎn)及智能型密集架溫濕度監(jiān)測(cè)點(diǎn)的數(shù)據(jù)，當(dāng)實(shí)際檢測(cè)的數(shù)值超過設(shè)定值時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)報(bào)警并通知管理人員。二是實(shí)時(shí)檢測(cè)庫(kù)房環(huán)境中有毒成分的含量和空氣的污染程度。當(dāng)檢測(cè)到架體內(nèi)濕度、空氣質(zhì)量超過設(shè)定條件時(shí)，結(jié)合采集的智能型密集架、恒濕消毒凈化一體化設(shè)備的信息，聯(lián)動(dòng)操作架體自動(dòng)按序打開，并通過智能控制器自動(dòng)操作中央智能定頻送回風(fēng)系統(tǒng)、凈化機(jī)等，進(jìn)行加濕、除濕、消毒、凈化。三是對(duì)檢測(cè)數(shù)據(jù)的智能分析主要通過云監(jiān)測(cè)系統(tǒng)來完成。檔案館空氣質(zhì)量云監(jiān)測(cè)系統(tǒng)主要實(shí)現(xiàn)對(duì)環(huán)境數(shù)據(jù)的云存儲(chǔ)、云分析、云控制和云查詢功能。它通過大數(shù)據(jù)和云計(jì)算技術(shù)，實(shí)現(xiàn)本地?cái)?shù)據(jù)的云端存儲(chǔ)和分析，借助云端的海量大數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)對(duì)本地?cái)?shù)據(jù)的精準(zhǔn)分析、綜合分析，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對(duì)環(huán)境的有效控制。該系統(tǒng)通過標(biāo)準(zhǔn)的微型化傳感器智能設(shè)備，有效檢測(cè)庫(kù)房中的溫濕度、PM（塵埃、菌落數(shù)）、VOC等實(shí)體環(huán)境數(shù)據(jù)。根據(jù)收集的數(shù)據(jù)，通過模糊控制、智能處理等技術(shù)，對(duì)海量的環(huán)境數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行云端分析和處理。同時(shí)，云平臺(tái)提供智能手機(jī)APP應(yīng)用，通過手機(jī)遠(yuǎn)程查看、監(jiān)測(cè)庫(kù)房?jī)?nèi)的溫濕度等環(huán)境情況，實(shí)現(xiàn)對(duì)館庫(kù)非正常情況的手機(jī)APP報(bào)警提醒。

（三）檔案存儲(chǔ)設(shè)備智能管理系統(tǒng)

檔案存儲(chǔ)設(shè)備智能管理系統(tǒng)主要實(shí)現(xiàn)對(duì)庫(kù)房檔案密集架的智能化、一體化管理。架體內(nèi)立柱、底盤和入口上分別安裝隱性紅外保護(hù)裝置，當(dāng)架體過道內(nèi)有人或物時(shí)，過道燈自動(dòng)點(diǎn)亮，架體禁止啟動(dòng)運(yùn)行并伴有語(yǔ)音及圖像提示。當(dāng)紅外系統(tǒng)監(jiān)測(cè)到架內(nèi)有人或物時(shí)，架體不能操作移動(dòng)，只有確認(rèn)人員離開、異物取出后方可操作。此外，智能密集架還具有漫反射自動(dòng)開架功能，工作人員站在漫反射紅外線前5秒，架體將自動(dòng)打開。

（四）檔案實(shí)體管理系統(tǒng)

檔案實(shí)體管理系統(tǒng)采用條形碼及RFID技術(shù)，配置條碼掃描設(shè)備、條碼打印設(shè)備、手持移動(dòng)掃描或無線感知設(shè)備，實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案的無序存放、有序管理。

1.檔案查詢。根據(jù)系統(tǒng)定義的檢索界面列出所有檢索字段，這些檢索字段以下拉框的形式體現(xiàn)提示字段、倒排字段、分類字段。用戶進(jìn)行檢索時(shí)，可以在檢索界面中輸入關(guān)鍵字檢索。如果錄入了多個(gè)值，系統(tǒng)會(huì)按這些字段進(jìn)行組合檢索。對(duì)標(biāo)識(shí)為模糊檢索的，系統(tǒng)進(jìn)行模糊匹配，沒有特殊標(biāo)識(shí)的，按照完全匹配檢索。

2.智能入庫(kù)包括新增入庫(kù)和歸還入庫(kù)。新增入庫(kù)需要與檔案信息資源管理系統(tǒng)聯(lián)動(dòng)，依據(jù)檔案信息資料系統(tǒng)提供的電子檔案目錄信息，以及存儲(chǔ)設(shè)備初始化設(shè)置的存儲(chǔ)容量和存儲(chǔ)屬性，系統(tǒng)自動(dòng)入庫(kù)分配。系統(tǒng)還會(huì)根據(jù)入庫(kù)的情況自動(dòng)開啟存儲(chǔ)設(shè)備，管理人員根據(jù)清單把對(duì)應(yīng)的實(shí)體檔案放入存儲(chǔ)位置即可。對(duì)于批量的入庫(kù)，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)檔案的存儲(chǔ)位置生成開啟密集架的隊(duì)列，管理人員根據(jù)清單用手持設(shè)備依次打開檔案存儲(chǔ)架，完成檔案入庫(kù)。

3.智能出庫(kù)包括借閱出庫(kù)和調(diào)檔出庫(kù)，通過選擇借閱單或出庫(kù)單出庫(kù)，系統(tǒng)隨之根據(jù)檔案的存儲(chǔ)位置自動(dòng)開啟相應(yīng)的密集架。

4.檔案銷毀，則根據(jù)檔案資源系統(tǒng)中的檔案目錄生成檔案銷毀清冊(cè)，自動(dòng)完成檔案銷毀登記工作。

5.條形碼或電子標(biāo)簽管理主要完成檔案信息的自動(dòng)采集。檔案資料借閱和歸還時(shí)，通過條形碼掃描實(shí)現(xiàn)借出、歸還信息的自動(dòng)錄入及管理。每盒檔案粘貼檔案條碼或RFID標(biāo)簽，每個(gè)架體位置單元粘貼位置條碼或RFID標(biāo)簽，通過管理檔案條碼標(biāo)簽和位置條碼標(biāo)簽，實(shí)現(xiàn)檔案位置的實(shí)時(shí)更新。

（五）庫(kù)房導(dǎo)引系統(tǒng)

庫(kù)房導(dǎo)引系統(tǒng)在庫(kù)房顯著位置配置LED導(dǎo)引顯示屏，來顯示庫(kù)房?jī)?nèi)溫濕度信息，使管理人員了解庫(kù)房?jī)?nèi)的溫濕度情況。庫(kù)房導(dǎo)引系統(tǒng)在智能密集架節(jié)、層位置配置XY導(dǎo)引燈和語(yǔ)音播報(bào)設(shè)備。系統(tǒng)查詢到檔案后可自動(dòng)打開檔案所在架體，語(yǔ)音自動(dòng)播報(bào)檔案名稱及存放位置，每列智能數(shù)碼管標(biāo)識(shí)自動(dòng)顯示檔案所在架體的節(jié)、層信息并自動(dòng)閃爍。檔案所在相應(yīng)位置（列、節(jié)、層）的指引燈自動(dòng)激活點(diǎn)亮，且檔案名稱、編號(hào)等信息也將自動(dòng)顯示在液晶屏上。

（六）主控系統(tǒng)

主控系統(tǒng)主要包括集顯功能、手持智能終端管理功能、網(wǎng)絡(luò)管理功能、作業(yè)排隊(duì)功能、自動(dòng)記憶功能等。集顯功能可分屏顯示固定文字，實(shí)時(shí)顯示查詢檔案的位置信息、檔案和人員的非法出入告警信息、庫(kù)房溫濕度、防盜報(bào)警信息及設(shè)備工作狀態(tài)。手持智能終端管理功能支持智能手機(jī)、PDA、IPAD，通過WIFI、因特網(wǎng)查詢管理系統(tǒng)及設(shè)備。作業(yè)排隊(duì)功能可實(shí)現(xiàn)作業(yè)的串行排隊(duì)，即同區(qū)域架體根據(jù)作業(yè)順序依次單列打開；也可實(shí)現(xiàn)作業(yè)的并行排隊(duì)，即同時(shí)操作打開不同區(qū)的多列架體。自動(dòng)記憶是指系統(tǒng)自動(dòng)生成管理日志，詳細(xì)記錄各個(gè)操作步驟。當(dāng)系統(tǒng)運(yùn)行出現(xiàn)斷電后，系統(tǒng)能夠自動(dòng)記錄運(yùn)行策略，在重新供電后，系統(tǒng)可自動(dòng)按之前的策略運(yùn)行，無需管理員重復(fù)設(shè)置。

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