公共服務(wù)視角下檔案館館藏資源整合探究

羅軍 毛納

摘要：本文就檔案管理體制制約、檔案資源收集困境、館藏資源利用不足的現(xiàn)狀，提出優(yōu)化制度設(shè)計(jì)、健全檔案管理體制；廣泛動(dòng)員社會(huì)力量、進(jìn)行檔案收集工作；增強(qiáng)公眾檔案意識(shí)、提高檔案利用率等建議。

關(guān)鍵詞：公共服務(wù)館藏資源資源整合

我國國家檔案館從產(chǎn)生之初，就缺乏公共服務(wù)理念，它們并沒有完全擺脫作為政府進(jìn)行行政管理維護(hù)其政權(quán)統(tǒng)治工具的作用，而且還在體制上與機(jī)關(guān)存在著千絲萬縷的聯(lián)系，有的甚至與機(jī)關(guān)檔案機(jī)構(gòu)合署辦公。檔案館的檔案工作仍然與政府管理有關(guān)，對(duì)政府有著很強(qiáng)的依賴性，工作也主要為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。在這樣的背景下，我國國家檔案館的公共服務(wù)職能相對(duì)薄弱。[1]在公共服務(wù)理念的影響下，檔案館如何更好地整合館藏資源滿足公眾多樣化的需求，如何更好地建設(shè)服務(wù)型政府，“館藏豐富、門類齊全、結(jié)構(gòu)合理”的檔案資源是必須要首先考慮的。

一、公共服務(wù)對(duì)檔案館館藏資源整合的新要求

檔案館館藏資源優(yōu)化整合的程度直接關(guān)系到檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)以及為社會(huì)發(fā)展服務(wù)的程度。隨著公共服務(wù)理念的發(fā)展，公眾自我意識(shí)覺醒，更渴望通過多種檔案資源保障自身權(quán)益；政府則從政策制定到實(shí)施都以公眾訴求為基準(zhǔn)。豐富館藏資源的留存是需求實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)，這對(duì)檔案館館藏資源的整合提出了新的要求。

（一）館藏資源整合范圍更廣泛

長期以來，政府主導(dǎo)下的我國檔案館擁有自成體系且穩(wěn)固的檔案接收渠道，它有效保障了館藏資源的固定來源。目前，我國綜合檔案館的館藏結(jié)構(gòu)中80%以上為文書檔案，其中會(huì)議記錄、計(jì)劃總結(jié)、調(diào)研報(bào)告、通知簡(jiǎn)報(bào)、規(guī)范性文件以及歷次政治運(yùn)動(dòng)中形成的書面材料占較大比重。[2]數(shù)據(jù)顯示，公眾對(duì)當(dāng)?shù)厝宋?、地理、風(fēng)俗、建筑特色、自然景觀、歷史古跡檔案、重要?dú)v史人物檔案和重大歷史事件檔案的興趣最大；學(xué)籍、戶籍、工齡、工資檔案，婚姻、拆遷、健康、社保檔案和家譜、族譜次之；而排在后兩位的分別是政府機(jī)關(guān)的歷史檔案和政府機(jī)關(guān)的現(xiàn)行文件。[3]公共服務(wù)的發(fā)展使利用者的需求帶有明顯的個(gè)人色彩且要求越來越高，公眾檔案利用需求與館藏資源保有量不符的趨勢(shì)愈發(fā)明顯。檔案館體量龐大的歷史檔案與文書檔案并非公眾利用首選，而較少收集整合的民生檔案更符合公眾訴求。這要求檔案館不能再局限于固有的檔案資源收集范圍，而要逐漸建立起有效滿足公眾需求的檔案資源整合機(jī)制，擴(kuò)大館藏資源的整合范圍，實(shí)現(xiàn)館藏資源結(jié)構(gòu)的合理化。

（二）館藏資源形成主體更全面

目前，我國各級(jí)檔案館館藏資源形成主體以黨政機(jī)關(guān)為主，倡導(dǎo)公共服務(wù)理念的當(dāng)下，檔案館為了實(shí)現(xiàn)“向社會(huì)開放，滿足社會(huì)利用需求”的目的，開始意識(shí)到館藏資源不足明顯制約公眾利用，從而注重發(fā)揮公眾的潛在作用。公眾是社會(huì)各方活動(dòng)的直接參與者和記錄者，不僅掌握大量與自身相關(guān)的私人檔案，還擁有諸如家譜檔案、族譜檔案等資源，是民生檔案形成的重要主體，他們的參與賦予館藏資源收集更多生命力。檔案館除了常規(guī)檔案接收、各級(jí)單位贈(zèng)送以及有計(jì)劃地購買和征集以外，還需要在傳統(tǒng)館藏資源收集的基礎(chǔ)上，重視公眾作為館藏資源重要形成主體的地位，以滿足公共服務(wù)的新需求。

（三）館藏資源利用形式更多樣

傳統(tǒng)檔案利用方式以檔案工作者與利用者的直接接觸為主，查閱利用檔案的過程看似并不復(fù)雜，實(shí)則手續(xù)冗雜，主要包括檔案館內(nèi)閱覽、檔案借出館外利用、檔案復(fù)制等方面。公共服務(wù)背景下的檔案館以滿足公眾需求為出發(fā)點(diǎn)，不是簡(jiǎn)單的“允許利用”，而是考慮通過多樣化的方式讓公眾“自由利用”“充分利用”，實(shí)現(xiàn)從“被動(dòng)服務(wù)”到“主動(dòng)服務(wù)”的轉(zhuǎn)變。公眾不再只是埋頭故紙堆，而是通過新媒體等多種方式利用檔案資源，諸如用郵件接收檔案原件電子版、利用數(shù)字電視觀看檔案專題片、檢索檔案網(wǎng)站和應(yīng)用手機(jī)中與檔案相關(guān)的APP等。而這就要求檔案館收集整合價(jià)值高、內(nèi)容豐富、特色鮮明的民生檔案資源，為公眾有效利用檔案資源奠定基礎(chǔ)。

二、公共服務(wù)背景下檔案館館藏資源整合的障礙

（一）檔案管理體制的制約

現(xiàn)行“集中統(tǒng)一、條塊結(jié)合”的管理體制，一方面體現(xiàn)了我國檔案行政管理部門、各級(jí)檔案館、機(jī)關(guān)團(tuán)體和企事業(yè)單位的主體地位，另一方面將“條”的從屬關(guān)系和“塊”的管理模式相結(jié)合，強(qiáng)調(diào)各級(jí)機(jī)關(guān)隸屬關(guān)系及行政區(qū)劃界限。管理體制決定了館藏資源收集的主要對(duì)象是各主體產(chǎn)生的文書檔案和歷史檔案，而與公眾相關(guān)的檔案材料并未得到重視和及時(shí)收集，大量涉及公眾利益的檔案即使產(chǎn)生也沒有如期如量移交檔案館。同時(shí)，隸屬關(guān)系的制約和行政區(qū)劃的限制，不可避免地出現(xiàn)分散管理傾向，相對(duì)獨(dú)立和封閉的狀態(tài)，使各級(jí)檔案館之間沒有形成資源有效互動(dòng)的渠道。就館藏資源整合而言，容易造成大量檔案資源的閑置以及資源的重復(fù)保存。

（二）檔案資源收集困境

隨著社會(huì)的進(jìn)步，公眾對(duì)檔案資源，尤其是涉及自身發(fā)展的民生檔案需求增加，這些先前被檔案館忽視的檔案資源往往分布雜亂，或歸屬于各類企業(yè)、家庭、公民個(gè)人；或保存于圖書館、博物館、文化館等相關(guān)部門，甚至部分留存在國外檔案館。例如：研究中國近代史的重要材料——18萬件盛宣懷檔案存放于上海圖書館；[4]美國國家檔案館里收藏的抗戰(zhàn)期間中國、緬甸、印度戰(zhàn)場(chǎng)的歷史照片初步估計(jì)超過20000幅。[5]檔案資源在不同區(qū)域范圍內(nèi)以不同形式存在，給我國檔案資源的收集和館藏資源的整合帶來較大困難。

（三）館藏資源利用不足

檔案館館藏資源整合的最終目的是為公眾提供利用服務(wù)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案資源的價(jià)值。目前公眾對(duì)館藏資源的利用程度較低，學(xué)者胡燕以蘇州市民為研究對(duì)象開展的公眾檔案利用行為現(xiàn)狀調(diào)查顯示，市民對(duì)檔案表示“非常了解”“比較了解”的占24.4%，“不太了解”“非常不了解”的為35.9%，“不清楚”的比例高達(dá)39.7%。[6]公眾對(duì)檔案沒有清晰的認(rèn)識(shí)，關(guān)注和利用則變成紙上空談。

三、對(duì)公共服務(wù)視角下檔案館館藏資源整合的思考

（一）優(yōu)化制度設(shè)計(jì)，健全檔案管理體制

集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、各館分工協(xié)作，從根本上打破了“條塊”的限制，在國家檔案館領(lǐng)導(dǎo)的協(xié)調(diào)下，弱化了不同場(chǎng)館檔案資源接收和利用過程中時(shí)間、區(qū)域、類型的界限，利于集中資源優(yōu)勢(shì)以及實(shí)現(xiàn)資源流動(dòng)，同時(shí)能夠圍繞公眾需求充分調(diào)動(dòng)各級(jí)檔案館館藏資源，使利用者獲得滿意的檔案資源體驗(yàn)服務(wù)。分工協(xié)作則使檔案館得到松綁，可以根據(jù)自身館藏的數(shù)量、類型、利用現(xiàn)狀等實(shí)際情況，有的放矢地整合檔案資源。

（二）廣泛動(dòng)員社會(huì)力量，進(jìn)行檔案收集工作

公眾作為社會(huì)活動(dòng)的廣泛參與者，是有力的檔案資源收集主體。檔案館通過大力宣傳和公開征集等方式調(diào)動(dòng)公眾投身檔案收集工作的積極性，或通過開展各類專題巡展和特色活動(dòng)等，將公眾收集和捐獻(xiàn)的檔案資源成果展示出來，帶動(dòng)更多人參與到檔案資源收集的行列中來，拉近公眾和檔案館之間的距離。

（三）增強(qiáng)公眾檔案意識(shí)，提高檔案利用率

公眾檔案意識(shí)越高，檔案利用的積極性越高。第一，檔案館以已有館藏為依托，開展形式多樣的展示宣傳活動(dòng)，舉辦檔案展覽是讓檔案館走向開放、貼近公眾的有效途徑。[7]同時(shí)，以網(wǎng)絡(luò)和社交媒體為平臺(tái)進(jìn)行傳播，使盡可能多的公眾走近檔案，讓現(xiàn)有利用者帶動(dòng)潛在利用者，形成互學(xué)互幫的交流圈子，從廣度上營造檔案意識(shí)培養(yǎng)的環(huán)境；第二，通過多種形式來宣傳檔案資源的價(jià)值，借著“國際檔案日”等相關(guān)活動(dòng)的東風(fēng)，策劃“檔案月”或“檔案日”系列特色活動(dòng)來吸引公眾參與，以增強(qiáng)公眾檔案意識(shí)，提高檔案利用率。

*本文為國家社科基金項(xiàng)目《基于體制改革的檔案館館藏資源優(yōu)化配置研究》（項(xiàng)目批準(zhǔn)號(hào)：14BTQ059）的階段性成果之一。

注釋及參考文獻(xiàn)：

[1]解偉娜.公共服務(wù)背景下檔案館角色的重新定位.[J].北京檔案，2015（7）：21.

[2]孫觀清.從中國檔案館藏現(xiàn)狀看檔案的優(yōu)化[J].檔案學(xué)研究，2001（5）：29.

[3]胡燕.我國檔案館尚未走向公共的實(shí)證分析[J].檔案學(xué)研究，2015（1）：66.

[4]郭紅解.叩訪檔案[M].北京：人民出版社，2009： 27.

[5]章東磐編.國家記憶：美國國家檔案館收藏中緬印戰(zhàn)場(chǎng)影像.[M]太原：山西人民出版社，2010：1.

[6]胡燕.公眾檔案利用行為現(xiàn)狀的調(diào)查分析——基于蘇州市民的調(diào)查[J].檔案學(xué)通訊，2014（5）：6.

[7]黃霄羽.社會(huì)轉(zhuǎn)型期檔案利用政策研究[M].北京：光明日?qǐng)?bào)出版社，2011：93.