檔案內(nèi)容管理及其對現(xiàn)代檔案工作的啟示

郝琦 魏扣

摘要：內(nèi)容管理作為一種管理方式得到了迅速發(fā)展。本文歸納了檔案內(nèi)容管理的提出緣由，在分析內(nèi)容、內(nèi)容管理、檔案內(nèi)容等概念的基礎(chǔ)上，提出檔案內(nèi)容管理的內(nèi)涵，并提出檔案內(nèi)容管理對現(xiàn)代檔案工作的啟示，以期引起檔案學(xué)界對檔案內(nèi)容管理的重視。

關(guān)鍵詞：內(nèi)容檔案內(nèi)容內(nèi)容管理檔案管理

Abstract：Content management as a new man？ agement method has been developed rapidly.The arise reasons of archival content management are summarized in this paper.On the basis of detailed analysis of the concept of content，content manage？ ment and archival content，the connotation of archi？ val content management is put forward.At last，this paper puts forward three enlightenment that the ar？ chival content management brings to the modern archival work.Hope to be able to cause the archival academic circle to the attention of archival content management.

Keywords：Content；Archival content；Content management；Archival management

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，數(shù)字信息每天都在以幾何級的速度增長，在這個信息爆炸的時代，如何獲取所需知識是一個非常值得研究的課題。雖然知識管理的提出為我們搭建了獲取理念和思維的基本框架，但是它更多的是基于概念層面的思考。如何在大量的數(shù)據(jù)中，尤其是半結(jié)構(gòu)化（XML、HTML、半結(jié)構(gòu)文本等）、非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)（非結(jié)構(gòu)文本、圖片、錄音、視頻等）中挖掘知識、管理知識則需要更加具體的、實踐性的管理方法。在這樣的背景下，內(nèi)容管理應(yīng)運而生。內(nèi)容管理，能夠?qū)Ω鞣N非結(jié)構(gòu)和半結(jié)構(gòu)數(shù)字資源進行收集、管理以及結(jié)構(gòu)化處理，并將處理后的數(shù)據(jù)集成到現(xiàn)有系統(tǒng)環(huán)境中，以便于用戶利用。它源于出版行業(yè)，在發(fā)展的過程中，受到了企業(yè)和IT領(lǐng)域的廣泛關(guān)注。目前，內(nèi)容管理在企業(yè)管理、數(shù)字圖書館中廣泛應(yīng)用。盡管如此，內(nèi)容管理在檔案界的研究相對較少，筆者在CNKI中檢索到的有關(guān)檔案內(nèi)容管理的文章屈指可數(shù)，且相關(guān)研究的深度不夠。鑒于此，本文擬對檔案內(nèi)容管理的提出緣由進行歸納，并深入分析其內(nèi)涵及對現(xiàn)代檔案工作的啟示，希望能夠引起檔案學(xué)界對檔案內(nèi)容管理的關(guān)注，進而推動檔案管理的多元化發(fā)展。

一、檔案內(nèi)容管理的提出

在國內(nèi)，檔案內(nèi)容管理的相關(guān)研究最早出現(xiàn)在2005年，是關(guān)于杭州市采用IBM內(nèi)容管理系統(tǒng)實現(xiàn)在線檔案資源共享的案例介紹，[1]在此之后，又陸續(xù)出現(xiàn)了一些相關(guān)研究，例如：金更達介紹了內(nèi)容管理系統(tǒng)的特點，并在此基礎(chǔ)上構(gòu)建了基于內(nèi)容管理的數(shù)字檔案館集成模型；[2]李珍等在詳細(xì)介紹了內(nèi)容管理的內(nèi)涵與系統(tǒng)構(gòu)成之后，嘗試分析了內(nèi)容管理在檔案學(xué)領(lǐng)域的應(yīng)用途徑；[3]胡濤認(rèn)為檔案管理與內(nèi)容管理的管理對象是相互融合的，檔案管理為內(nèi)容管理提供借鑒，內(nèi)容管理為檔案管理提供前沿的理論與技術(shù)，綜合二者優(yōu)勢提出了檔案內(nèi)容管理模式。[4]通過這些研究成果可以看到，檔案內(nèi)容管理是在內(nèi)容管理理念與技術(shù)不斷發(fā)展的基礎(chǔ)之上，融合檔案管理自身的特點而提出的。需要注意的是，它的提出并不是要拋棄對檔案載體、檔案形式的管理，而是要在管理好檔案本體的前提下，加大對檔案內(nèi)容的開發(fā)和挖掘，充分實現(xiàn)檔案的知識價值，為用戶解決具體問題提供決策支持。檔案內(nèi)容管理作為一種全新的檔案管理方式，其提出緣由如下：

（一）信息技術(shù)的飛速發(fā)展

信息技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字環(huán)境下檔案外延的擴大、檔案內(nèi)容的異構(gòu)，促使檔案內(nèi)容管理的產(chǎn)生。信息技術(shù)的發(fā)展對我們的日常工作、生活產(chǎn)生了巨大影響，檔案工作也不例外。在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的環(huán)境下，檔案管理者更加關(guān)注檔案實體的管理，如何對檔案進行收集、整理、保管是檔案工作的重點。但在數(shù)字環(huán)境下，電子文件、電子郵件以及微博、微信等社交媒體產(chǎn)生的大量記錄使得檔案外延不斷擴大，檔案內(nèi)容所依附的形式、載體也在不斷變化，傳統(tǒng)檔案管理中的實體已不復(fù)存在，而成為計算機內(nèi)存中的二進制符號。在這種情況下，內(nèi)容管理可以將不同格式的、不同結(jié)構(gòu)的信息進行統(tǒng)一集成管理，為解決信息內(nèi)容異構(gòu)的難題提供了思路。

（二）管理階段的不斷更新

檔案知識管理階段對檔案管理所提出的要求是檔案內(nèi)容管理出現(xiàn)的重要原因。檔案管理的發(fā)展歷程可以劃分為檔案實體管理、檔案信息管理和檔案知識管理三個階段。[5]在檔案實體管理階段，管理工作受物本管理理念的影響，以手工管理為主，主要對檔案實體進行管理。進入檔案信息管理階段后，檔案管理開始注重檔案信息資源的開發(fā)，逐步引入信息技術(shù)，強調(diào)檔案管理工作以檔案實體和檔案內(nèi)容并重。檔案知識管理階段的出現(xiàn)主要是受到加拿大學(xué)者特里·庫克提出的“檔案后保管范式”的影響，他指出“檔案工作者要由實體保管者向知識提供者過渡”，[6]隨后馮惠玲教授將“檔案后保管范式”總結(jié)為“一種以來源為中心，以知識為中心的管理”。[7]檔案的知識蘊含在檔案內(nèi)容中，如果要實現(xiàn)檔案知識管理，就必須要對檔案內(nèi)容進行開發(fā)、挖掘，提取相關(guān)的知識點，并將知識點提供給用戶，滿足用戶的檔案知識需求。

（三）檔案人員的自身訴求

檔案職業(yè)是隨著社會分工的發(fā)展而逐漸形成并發(fā)展成熟的。傳統(tǒng)檔案工作主要涉及檔案的收集、整理、保存。隨著客觀環(huán)境的不斷變化，檔案職業(yè)出現(xiàn)了技術(shù)化、女性化、邊緣化等趨勢，檔案人員對檔案信息資源的支配力逐漸降低。[8]中國第一歷史檔案館研究員吳紅對檔案職業(yè)聲望的調(diào)查顯示：被調(diào)查的檔案人員對檔案工作的滿意程度為中等偏低。[9]當(dāng)從業(yè)人員對本行業(yè)的認(rèn)可度較低時，其勞動自覺性、積極性、創(chuàng)造性也會降低。檔案職業(yè)生命力的根基在于檔案特有的價值和作用，即憑證價值、參考價值和文化價值，這些價值不是存在于檔案的形式和載體中，而是蘊含在檔案內(nèi)容中。因此，檔案人員要想提升自身地位，獲得社會認(rèn)可，就需要通過對檔案內(nèi)容的管理來挖掘檔案信息，提煉檔案知識，提供知識服務(wù)，來發(fā)揮檔案的特有價值和作用。

二、檔案內(nèi)容管理的內(nèi)涵

雖然學(xué)者們從不同角度給出了檔案內(nèi)容管理的定義，但是檔案學(xué)界對檔案內(nèi)容管理并沒有明確的定義。對此，筆者認(rèn)為要想完全理解檔案內(nèi)容管理的內(nèi)涵，必須要明確內(nèi)容管理的概念，以及檔案內(nèi)容管理的管理對象是檔案內(nèi)容，而這就需要明確檔案內(nèi)容的相關(guān)定義。由于檔案內(nèi)容的屬概念是內(nèi)容，因此在分析檔案內(nèi)容前，還應(yīng)該深入理解內(nèi)容的相關(guān)內(nèi)涵。

（一）內(nèi)容管理概述

內(nèi)容管理源于出版行業(yè)，在20世紀(jì)90年代中期出現(xiàn)。隨著理論和技術(shù)的不斷發(fā)展，它在2000年以后得到了快速發(fā)展，特別是在企業(yè)管理、數(shù)字圖書館以及網(wǎng)站管理中廣泛應(yīng)用。內(nèi)容管理，作為數(shù)據(jù)管理的發(fā)展發(fā)向和企業(yè)信息管理的核心技術(shù)，不同學(xué)者、研究機構(gòu)對其理解相同。最早給出內(nèi)容管理定義的是國際信息與圖像管理協(xié)會（簡稱AIIM），他們于2001年提出內(nèi)容管理是用來捕獲、管理、存儲、保護和發(fā)布與組織流程相關(guān)的內(nèi)容或文檔的戰(zhàn)略、方法和工具，能夠?qū)Ψ墙Y(jié)構(gòu)化信息進行管理。[10]目前，關(guān)于內(nèi)容管理的具有代表性的闡釋來自Bob Boiko（鮑勃·鮑愛考），他在《Con？ tent Management Bible》中認(rèn)為：“內(nèi)容管理是對內(nèi)容的管理，是在目標(biāo)出版物中有效收集、管理和形成可利用的內(nèi)容信息，有效的內(nèi)容管理開始于內(nèi)容生成之時，完成于內(nèi)容移交之后?！盵11]可以看到，AIIM認(rèn)為內(nèi)容管理是對內(nèi)容全生命周期的管理，從內(nèi)容創(chuàng)建或捕獲、處理、保留、儲存到內(nèi)容交付、使用直至刪除，突出了整個管理流程中對信息技術(shù)的要求。它從企業(yè)實踐和企業(yè)管理的角度出發(fā)，強調(diào)內(nèi)容管理是一種組織管理的戰(zhàn)略和工具。而Bob Boiko則是從概念的本質(zhì)出發(fā)，強調(diào)內(nèi)容管理的核心是內(nèi)容和管理。一方面內(nèi)容管理的對象是內(nèi)容即組織中的所有信息資產(chǎn)，其中最重要的是傳統(tǒng)信息管理系統(tǒng)無法較好地處理半結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，它需要先進的信息技術(shù)支持，對各種異構(gòu)的信息資源進行整合處理；另一方面內(nèi)容管理的目的在于將正確的內(nèi)容傳遞給有需求的人或組織，而這需要完善的內(nèi)容管理流程和系統(tǒng)來完成。一般來說，完整的內(nèi)容管理系統(tǒng)包括收集系統(tǒng)、管理系統(tǒng)、發(fā)布系統(tǒng)和工作流系統(tǒng)四個方面，各個系統(tǒng)完成各自的任務(wù)，保證內(nèi)容的收集、管理、形成和利用等順利完成。[12]可見，內(nèi)容管理是一個綜合管理、流程、人或組織、技術(shù)與資源的復(fù)雜管理系統(tǒng)。

在對內(nèi)容管理的分析中，可以看到內(nèi)容管理屬于信息管理學(xué)領(lǐng)域，但是又具有自身的特征，在這里筆者認(rèn)為很有必要將其與信息管理學(xué)領(lǐng)域的核心概念信息資源管理和知識管理進行比較，以便更好地理解內(nèi)容管理。筆者主要從管理對象、管理過程、管理目標(biāo)和重點對三者進行比較。發(fā)現(xiàn)內(nèi)容管理是信息管理順應(yīng)時代的潮流，為滿足信息工作者信息處理需求和信息用戶的信息獲取需求而提出的，它不僅能夠完成信息資源管理和知識管理無法實現(xiàn)的任務(wù)，而且可以優(yōu)化二者已有的信息處理功能。具體來說，（1）內(nèi)容管理是一種集成的、先進的管理方式，它源于信息資源管理，但是比信息資源管理更加關(guān)注半結(jié)構(gòu)化、非結(jié)構(gòu)化信息的處理；（2）雖然內(nèi)容管理基本等同于知識管理中的顯性知識管理，但是內(nèi)容管理的對象范圍比知識管理中顯性知識的范圍要廣。（3）信息資源管理與知識管理更加關(guān)注宏觀方面的管理，內(nèi)容管理則注重微觀方面。

（二）內(nèi)涵分析

檔案內(nèi)容管理的對象是檔案內(nèi)容，要理解檔案內(nèi)容管理的內(nèi)涵需要厘清檔案內(nèi)容的本質(zhì)。檔案內(nèi)容的屬概念是內(nèi)容，首先需要分析內(nèi)容的基本內(nèi)涵。關(guān)于內(nèi)容可以從字面、本質(zhì)、哲學(xué)和技術(shù)等不同角度理解，[13]《辭?！穼ζ浣忉屖牵骸拔锛锩嫠莸臇|西；事物內(nèi)部所含的實質(zhì)或意義”。前者是從字面理解，后者是從本質(zhì)和哲學(xué)的角度解釋。內(nèi)容與形式相對應(yīng)，強調(diào)對象本身的信息而不是關(guān)于對象的信息。因此，借用到信息學(xué)中，可以將其定義為數(shù)字環(huán)境下組織內(nèi)部的全部信息資料的總和，包括表單、文本、圖像、視頻等等。

在數(shù)字環(huán)境下，檔案是一種重要的信息資源和知識資產(chǎn)，可以視為組織“內(nèi)容”的重要組成部分。在檔案內(nèi)容管理中，檔案內(nèi)容是指依托于檔案載體但又不包括檔案載體的知識內(nèi)容，它是表達檔案本質(zhì)的最核心部分。一般來說，檔案主要由源于檔案的信息和關(guān)于檔案的信息組成，[14]因此檔案并不全是檔案內(nèi)容，檔案只有被人們抓取或者挖掘，賦予可利用的形式成為檔案知識之后，才能稱為檔案內(nèi)容。檔案內(nèi)容作為一種重要的信息資源，具有和其他信息資源相同之處，比如普遍性、傳遞性、時效性、對于載體的獨立性、知識性等，但是它也有區(qū)別于其他信息資源的特性，馮惠玲、張輯哲[15]將檔案內(nèi)容特性歸納為社會性、歷史性、確定性、原始記錄性。除了上述四個特性以外，筆者認(rèn)為，檔案的精華性也需要給予關(guān)注。精華性是指精煉的、高價值的信息資源，也就是說，經(jīng)過鑒定后，確定有保存價值的文件才可以保存為檔案，而不是所有的文件信息都可以作為檔案。在明確了內(nèi)容、檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上，我們再來理解檔案內(nèi)容管理，會發(fā)現(xiàn)其內(nèi)涵不僅僅是對檔案內(nèi)容進行管理。傳統(tǒng)的檔案管理一般注重檔案實體的管理，檔案知識管理提出后，檔案界越來越重視檔案內(nèi)容的知識性開發(fā)和利用。隨著檔案信息化的不斷發(fā)展，檔案內(nèi)容形式的多樣，各種異構(gòu)的、非結(jié)構(gòu)化的檔案信息充斥其中，由于傳統(tǒng)的信息技術(shù)缺乏處理異構(gòu)檔案資源的能力，因此需要引進內(nèi)容管理的相關(guān)技術(shù)，將處理后的檔案信息形成格式統(tǒng)一、便于開發(fā)利用的檔案內(nèi)容，再利用內(nèi)容管理系統(tǒng)中的管理和發(fā)布模塊對檔案內(nèi)容進行管理和發(fā)布，并傳遞給用戶，以最大限度地滿足用戶的檔案需求，發(fā)揮檔案的價值。總而言之，檔案內(nèi)容管理是以檔案用戶的檔案內(nèi)容需求為核心，利用內(nèi)容管理的相關(guān)技術(shù)和方法對檔案內(nèi)容進行全過程管理，它融合了檔案資源開發(fā)技術(shù)、檔案知識管理思想和系統(tǒng)流程化管理理念，以最大限度地開發(fā)檔案內(nèi)容、提供檔案知識服務(wù)為目標(biāo)的新型檔案管理模式。

三、啟示

（一）加強檔案隊伍建設(shè)

內(nèi)容管理源于信息資源管理，是一種管理信息資源的技術(shù)和方法。未來，要適應(yīng)檔案內(nèi)容管理、檔案知識管理的要求，特別是解決檔案隊伍建設(shè)中人員學(xué)科背景單一的問題，檔案部門一方面需要引入具備各種技術(shù)、多學(xué)科背景的人才，另一方面需要加強對現(xiàn)有人員的技術(shù)培訓(xùn)和知識更新，使其逐步適應(yīng)新的管理方式的要求。同時，檔案部門還需要培養(yǎng)檔案人員的協(xié)作、合作的意識，因為只有具備檔案專業(yè)背景的人員與擁有信息技術(shù)等背景的人員通力協(xié)作、相互促進，才能更好地做好檔案工作。

（二）重視信息技術(shù)的應(yīng)用

檔案內(nèi)容管理在對檔案內(nèi)容進行處理的過程中會有大量信息技術(shù)的滲透和應(yīng)用，因此檔案人員需要深入學(xué)習(xí)文檔數(shù)字化、電子文檔結(jié)構(gòu)化處理、文本挖掘、知識發(fā)現(xiàn)等信息技術(shù)。同時，還應(yīng)該盡量將信息技術(shù)創(chuàng)新性地應(yīng)用于檔案管理的各個方面。例如：在電子文件鑒定的過程中，可以利用檔案內(nèi)容管理的相關(guān)技術(shù)對電子文件內(nèi)容進行挖掘和分析，根據(jù)一定規(guī)則，利用計算機系統(tǒng)對電子文件進行內(nèi)容鑒定。

（三）加大檔案知識庫的建設(shè)力度

檔案內(nèi)容管理的對象是檔案內(nèi)容，但是檔案內(nèi)容并不能脫離它所依附的檔案載體而單獨被開發(fā)利用。在數(shù)字環(huán)境下，首先需要解決的是數(shù)字檔案資源的存儲和組織問題，特別是加大力度構(gòu)建功能完善、便于利用、開放共享的檔案知識庫。隨著數(shù)據(jù)庫、知識庫技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案知識庫成為存儲和組織數(shù)字檔案資源的主要方式。將檔案資源存儲在結(jié)構(gòu)完整、功能完善的知識庫中，既利于檔案資源的開發(fā)和利用，又便于用戶檢索和利用檔案知識?？梢哉f，檔案內(nèi)容管理的重點是對檔案內(nèi)容的開發(fā)，挖掘檔案知識，提供知識服務(wù)，正如張斌教授等提出的建設(shè)檔案知識庫是“檔案學(xué)科發(fā)展的內(nèi)在需求與現(xiàn)代信息技術(shù)的外在條件綜合推動的結(jié)果”。[16]

*本文為中國人民大學(xué)科學(xué)研究基金（中央高?；究蒲袠I(yè)務(wù)費專項資金資助）“數(shù)字檔案資源生態(tài)系統(tǒng)及制度保障研究”（項目編號：15XNB022）的研究成果。

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