教學秘書職業(yè)素養(yǎng)和崗位能力初探

趙霞 李昊

內(nèi)容摘要：本課題以云師大文理學院為例，針對對教學秘書工作的現(xiàn)狀、相關(guān)部門工作銜接的要求及上級領(lǐng)導部門的要求進行調(diào)查分析后，提出在目前信息化時代的大背景下，具備現(xiàn)代化的管理方法與手段對教學秘書崗位工作能力的要求，進而提出獨立學院教學秘書應具備的職業(yè)素養(yǎng)和崗位工作能力，試圖在今后提高教學秘書自身素養(yǎng)、崗位工作主動性及工作效率上有一定的幫助。

關(guān)鍵詞：獨立學院 教學秘書 教學管理

教學秘書是教學管理工作的基層實踐者、管理者、組織者和服務者，同時也是院系領(lǐng)導的參謀和助手，在教學管理工作環(huán)節(jié)中起著非常重要的作用，其職業(yè)素養(yǎng)和崗位能力直接影響著其工作效率，影響到教學工作的正常開展和教學秩序的有序運行。因此，建立一支能夠滿足院校教學管理需求，同時具備良好職業(yè)素養(yǎng)和崗位能力的教學秘書隊伍，就成為了學院加強教學管理、推進教學改革工作的當務之急。

一.信息化時代下獨立學院教學秘書工作現(xiàn)狀分析

信息化時代下，教學秘書的工作方式和以往的傳統(tǒng)工作方式發(fā)生了比較大的變化，不僅為教學秘書在工作過程中解放了大量的人力物力，將繁瑣復雜的工作通過系統(tǒng)進行串聯(lián)和系統(tǒng)化，還能夠利用系統(tǒng)對大量的數(shù)據(jù)進行分析。并且還為信息使用者查詢相關(guān)信息時，做到了信息查詢的準確性。

針對教學秘書工作效果，筆者以訪談的形式對學院的部分專職老師以及學生進行了解。教師以及學生屬于信息關(guān)注者，對教學秘書工作中所涉及到的相關(guān)信息有多角度的需求。同時，對于我學院的教學秘書進行了問卷調(diào)查，目前，我學院教學秘書在知識結(jié)構(gòu)方面，教學秘書群體中70%所學專業(yè)與現(xiàn)有工作崗位關(guān)系不大。秘書隊伍的整體素質(zhì)相對難以滿足現(xiàn)代教學管理對教學秘書的要求，嚴重制約了教學管理水平的提高。同時，教學秘書在科研能力方面也比較忽視，對于教學管理相關(guān)課題，有73%的人并沒有申請過，6%的人申請并未通過審核，6%的人申請到了課題，15%的人申請了課題在等待審核階段。但是100%的教學秘書認為教學秘書參與教學管理方面研究創(chuàng)新，有利于提高教學管理水平。由此可見，教學秘書在科研能力方面有意向去申請，但是又苦于專業(yè)知識水平以及學院重視程度的限制。在對教學秘書的問卷調(diào)查中也涉及了教學秘書對目前教學秘書工作滿意度的調(diào)查，調(diào)查中47%的人對教學秘書工作感覺一般，40%的人對教學秘書工作感到滿意，13%的人對教學秘書工作感到不滿意，0人對教學秘書工作感到非常滿意，而在對問卷進行分析后，大部分原因為：教學秘書工作較為繁重。教學秘書在工作中有較大的壓力。

二.信息現(xiàn)代化對獨立學院教學秘書工作方式的影響

1.工作思路的轉(zhuǎn)變。在以往的傳統(tǒng)的教學秘書工作中，往往會將工作重心放在繁雜的事務處理上。而利用現(xiàn)代化信息系統(tǒng)，可以將教學秘書從繁瑣的事務中相對解放出來，可以有更多的時間對工作進行反思總結(jié)和規(guī)范。

2.工作方式的轉(zhuǎn)變。利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，對以往耗時較長的排課、課表制作、期末考試安排、補考名單生成等工作有了較大的工作方式的轉(zhuǎn)變。

三.信息化時代下獨立學院教學秘書應具備的素質(zhì)和能力

1.思想政治意識。在工作中，教學秘書直接參與教學管理全過程，并會相應的給出一些教學意見。同時，還承擔著對教學檔案的管理工作，而教學檔案又是任課教師多年積累的非常重要的教學經(jīng)驗及成果，若沒有過硬的政治素質(zhì)是無法勝任這項工作的。因此，教學秘書較高的政治覺悟、過硬的政治素質(zhì)是非常有必要的。

2.服務敬業(yè)意識。教學秘書的工作是圍繞著為教學服務，為師生服務而開展的，因此，教學秘書要將服務意識作為一切工作的出發(fā)點和歸宿。

3.統(tǒng)籌管理能力。由于學院的性質(zhì)，讓教學秘書除了承擔教學管理相關(guān)工作外，還承擔的其他的行政事務，工作頭緒繁多，既有經(jīng)常性的有規(guī)律的程序性工作，也有不可預測的無規(guī)律的突發(fā)事件，工作范圍幾乎涉及教學管理工作的各個方面。同時，教學秘書工作具有規(guī)范性和時限性的特點。這就要求教學秘書具備統(tǒng)籌管理的能力，分清事情的輕重緩急，合理安排工作完成時間，對有關(guān)工作早考慮、早準備，突出工作的計劃性、主動性、超前性和針對性，使教學管理工作的水平在實踐中不斷提升。

4.實踐創(chuàng)新能力。目前，根據(jù)高校轉(zhuǎn)型的要求以及學院人才培養(yǎng)的定位，培養(yǎng)和造就有創(chuàng)新能力的高素質(zhì)人才已成為當前高等院校的根本任務，高校加大教育教學改革力度，提高人才培養(yǎng)質(zhì)量。這就要求教學秘書要有實踐創(chuàng)新能力，不斷拓寬視野，積極配合改革不合理的教學計劃、教學方法，不斷優(yōu)化和創(chuàng)新教學管理方式，善于發(fā)現(xiàn)和吸收新知識、新觀念、新信息，積極參與開展人才培養(yǎng)模式、教學內(nèi)容、課程體系及教學方法的教改研究和學術(shù)研究，在教學秘書工作崗位上創(chuàng)新實踐，朝著管理規(guī)范化、信息化目標努力，探索總結(jié)出適應高校人才培養(yǎng)需要的科學管理方法。

（作者單位：云南師范大學文理學院）