高校房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)淺析

張新

【摘要】檔案信息化建設(shè)是高校房產(chǎn)檔案建設(shè)的一個(gè)主要發(fā)展方向，其對(duì)于提高高校房產(chǎn)檔案管理水平具有重要意義。本文簡(jiǎn)要分析了高校房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)的作用，重點(diǎn)分析了當(dāng)前存在的主要問(wèn)題，并以此為基礎(chǔ)提出了針對(duì)性的策略。

【關(guān)鍵詞】高校房產(chǎn)檔案 信息化建設(shè) 策略探討

高校房產(chǎn)檔案管理主要是對(duì)高等院校所擁有的教學(xué)樓、實(shí)驗(yàn)室以及教職工住房等固定資產(chǎn)以及相關(guān)事務(wù)管理，其是高校日常管理的一項(xiàng)主要工作內(nèi)容。高校房產(chǎn)檔案管理涉及的內(nèi)容眾多，是一項(xiàng)相當(dāng)復(fù)雜的工作，其對(duì)數(shù)據(jù)的真實(shí)性和準(zhǔn)確性有著非常高的要求。近些年來(lái)隨著計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，房產(chǎn)檔案信息化改革的呼聲日益高漲，相關(guān)的改革也在有序進(jìn)行，但是在當(dāng)前的運(yùn)用中仍然還存在的諸多問(wèn)題，高校房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)仍然任重而道遠(yuǎn)。

一、高校房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)的作用分析

高校房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)的作用主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：（1）能夠極大的提高房產(chǎn)檔案管理工作的工作效率和質(zhì)量。在傳統(tǒng)的管理模式中，由于房產(chǎn)檔案數(shù)目眾多，查詢和整理工作任務(wù)巨大，效率極低，而在采用信息化的管理系統(tǒng)之后，僅僅信息檢索一項(xiàng)工作便能節(jié)省大量的時(shí)間。（2）計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)可以提高檔案信息的準(zhǔn)確性，盡可能的避免檔案在查閱以及存檔的過(guò)程中造成遺失和損害，從而能夠有效的延長(zhǎng)檔案的使用壽命。（3）信息化的檔案管理系統(tǒng)可以降低檔案管理的維護(hù)成本和管理成本。

二、高校房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)過(guò)程中存在的主要問(wèn)題

1.技術(shù)人才缺失

高校房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)巨大的工程，其涉及的內(nèi)容眾多，需要大量的技術(shù)型人才，但是在如今的房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)過(guò)程中最缺的恰恰是技術(shù)型人才。進(jìn)入二十一世紀(jì)以來(lái)，高校的辦學(xué)規(guī)模迅速擴(kuò)張，技術(shù)型人才出現(xiàn)了明顯的供不應(yīng)求，從而使得很多技術(shù)不合格、職業(yè)素養(yǎng)不高的人員被安置在關(guān)鍵的職位。技術(shù)人員的水平不合格，不僅會(huì)增大信息共享的難度，不利于團(tuán)隊(duì)之間的合作與交流，還會(huì)極大的降低信息化建設(shè)的工作的效率和質(zhì)量。

2.技術(shù)手段落后

雖然說(shuō)近些年來(lái)高校房產(chǎn)檔案管理的信息化程度在不斷提高，但是整體而言技術(shù)手段還是比較落后的，這主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：（1）目前信息化房產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)的信息化程度還相當(dāng)有限，檔案信息庫(kù)的建設(shè)工作鮮有涉及，從而使得信息化水平始終難有質(zhì)的提高。（2）在當(dāng)前的運(yùn)用中計(jì)算機(jī)主要還是運(yùn)用在文字處理以及數(shù)據(jù)處理等基礎(chǔ)環(huán)節(jié)上，而在信息共享平臺(tái)上的投入還有待于進(jìn)一步的提高。（3）缺乏足夠的硬件支持和技術(shù)支持，由于大部分高校在房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)方面的資金投入都非常有限，很多必備的硬件和技術(shù)并沒(méi)有充足的供應(yīng)。

3.重視程度不足

對(duì)高校房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)工作不夠重視是當(dāng)前存在的普遍問(wèn)題，其具體體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：（1）學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)工作不夠重視。大部分學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)都還未能充分的意識(shí)到房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)的重要性，對(duì)于這方面的工作鮮有顧及，有的甚至是從不過(guò)問(wèn)，這使得很多從事房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)的基層工作人員的工作積極性大受影響。（2）房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)基層工作人員的工作重視程度不足。由于自身的工作難以得到的領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可與肯定，再加上大部分管理人員的技術(shù)水平就相當(dāng)有限，對(duì)于房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)工作的重要性其也知之甚少，因此在實(shí)際的工作過(guò)程中仍有部分人員是得過(guò)且過(guò)，難以全身心的投入工作，積極的去學(xué)習(xí)相關(guān)的知識(shí)。

三、高校房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)策略探討

1.提高檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化程度

高校房產(chǎn)檔案信息化管理的操作不規(guī)范，缺乏標(biāo)準(zhǔn)化的操作指南，不僅加大了管理人員的工作難度，也極大的降低了信息化建設(shè)工作的質(zhì)量和效率。提高房產(chǎn)檔案的管理的標(biāo)準(zhǔn)化程度，應(yīng)該從以下幾個(gè)方面入手：（1）對(duì)房產(chǎn)檔案管理的流程進(jìn)行優(yōu)化，從文檔存儲(chǔ)、信息共享等基礎(chǔ)環(huán)節(jié)入手，做好房產(chǎn)檔案的備份與記錄工作，不斷提高信息處理的標(biāo)準(zhǔn)化程度，從而為房產(chǎn)信息的真實(shí)性和可靠性提供更有力的保障。（2）對(duì)管理人員的日常操作進(jìn)行規(guī)范。建立一套科學(xué)合理的操-+，明確的規(guī)定管理人員的工作任務(wù)和職責(zé)，只有如此才能將管理人員專業(yè)水平偏低的影響盡可能的降到最低。

2.建立一套與學(xué)校情況相符的房產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)

每一個(gè)高校的實(shí)際情況都會(huì)有所不同，因此在建設(shè)自己的房產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)時(shí)一定要充分考慮自身的情況，而不是按部就班的照抄別人的經(jīng)驗(yàn)。信息化程度高的檔案管理系統(tǒng)不僅可以完成文檔編輯與存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)分類、信息查詢等功能，還應(yīng)該能夠非常方便的完成數(shù)據(jù)庫(kù)更新與維護(hù)方面的工作。房產(chǎn)信息具有數(shù)量大、變動(dòng)頻繁的特點(diǎn)，因此在建設(shè)信息化的房產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)時(shí)一定要充分的考慮到這方面的實(shí)際需要，要努力做好信息檢索與數(shù)據(jù)更新方面的工作，只有如此才能為全校師生提供更加便捷高效的信息查詢服務(wù)。

3.提高管理人員的專業(yè)水平和職業(yè)素養(yǎng)

房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)的一切基礎(chǔ)工作都是由人來(lái)完成的，只有管理人員的專業(yè)水平和職業(yè)水平得到了明顯的改善，后續(xù)的工作才能有序進(jìn)行。提高管理人員的專業(yè)水平和職業(yè)素養(yǎng)需要從以下方面入手：（1）加強(qiáng)對(duì)房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)工作的宣傳力度，同過(guò)宣傳教育的方式讓更多的人意識(shí)到該項(xiàng)工作的重要性，從而督促管理人員更加認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作。（2）加強(qiáng)對(duì)基礎(chǔ)工作人員的技術(shù)培訓(xùn)與專業(yè)考核。通過(guò)培訓(xùn)與考核的方式督促基層工作人員去學(xué)習(xí)更多的信息處理、財(cái)務(wù)管理、計(jì)算機(jī)技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等方面的知識(shí)。

四、結(jié)語(yǔ)

高校房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)是互聯(lián)網(wǎng)背景下的必然發(fā)展趨勢(shì)，其計(jì)算機(jī)技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與傳統(tǒng)的房產(chǎn)檔案管理方式的有機(jī)結(jié)合，能夠?yàn)樘岣叻慨a(chǎn)檔案信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和共享程度發(fā)揮巨大的作用。

參考文獻(xiàn)：

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