高校網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)的設(shè)計(jì)構(gòu)想

摘 要：隨著高校教育規(guī)模的發(fā)展和科研經(jīng)費(fèi)增長(zhǎng)，財(cái)務(wù)報(bào)銷的業(yè)務(wù)量急劇增加，加之財(cái)務(wù)人員編制偏緊，導(dǎo)致報(bào)銷人員等候時(shí)間長(zhǎng)，報(bào)賬難，財(cái)務(wù)人員超負(fù)荷工作，壓力大。解決的辦法就是網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬。文章從網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)設(shè)計(jì)的原則、思路、界面和憑證生成等幾個(gè)方面提出構(gòu)想和建議。

關(guān)鍵詞：高校財(cái)務(wù) 預(yù)約報(bào)賬 系統(tǒng)設(shè)計(jì) 網(wǎng)絡(luò)

中圖分類號(hào)：F230 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1004-4914（2016）05-210-02

隨著高校教育規(guī)模的發(fā)展和科研經(jīng)費(fèi)增長(zhǎng)，財(cái)務(wù)報(bào)銷的業(yè)務(wù)量急劇增加。加上多校區(qū)辦學(xué)需要單獨(dú)設(shè)置財(cái)務(wù)辦公點(diǎn)，并按照內(nèi)控制度規(guī)范設(shè)置必要的崗位，財(cái)務(wù)人員在數(shù)量上更顯緊張。并且由于報(bào)賬系統(tǒng)流程繁瑣，核算日益精細(xì)，財(cái)務(wù)人員的處理速度難以滿足報(bào)賬人員的需要。因此，一方面導(dǎo)致報(bào)賬人員等候時(shí)間長(zhǎng)、報(bào)賬難；一方面財(cái)務(wù)人員長(zhǎng)期處于工作超負(fù)荷、精神壓力大的狀態(tài)。這是我國(guó)高校財(cái)務(wù)人員普遍面臨的問(wèn)題，也是需要必須解決的問(wèn)題。

現(xiàn)在互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)廣泛普及，數(shù)字化校園網(wǎng)建設(shè)也日趨完善，這為高校財(cái)務(wù)報(bào)賬模式逐漸轉(zhuǎn)向網(wǎng)絡(luò)化、信息化、數(shù)字化提供了有力的支持，網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬成為高校財(cái)務(wù)報(bào)賬流程的變革方向。網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬模式使傳統(tǒng)電算化報(bào)賬流程中部分耗時(shí)的整理與手工錄入信息環(huán)節(jié)能在報(bào)銷大廳以外的場(chǎng)所完成，減少報(bào)賬人的等待時(shí)間，提高了財(cái)務(wù)部門(mén)的工作效率和服務(wù)水平，可以有效解決“報(bào)賬難”問(wèn)題。凡是預(yù)則立，高校網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)在實(shí)施前要做好頂層設(shè)計(jì)，不能解決了報(bào)賬難問(wèn)題，又帶來(lái)了其他問(wèn)題。

一、設(shè)計(jì)原則

（一）前瞻性

高校網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)是以目前的財(cái)務(wù)管理現(xiàn)狀為基礎(chǔ)進(jìn)行設(shè)計(jì)的，不可避免地帶有當(dāng)下的管理水平烙印，所以必須在設(shè)計(jì)時(shí)就要充分考慮如何為日后管理模式的發(fā)展預(yù)留拓展空間，要有預(yù)見(jiàn)性、前瞻性。如涉及到政策性、規(guī)定性的因素（參數(shù)），在初始化設(shè)置時(shí)盡量可以由操作人員根據(jù)政策設(shè)定，提供政策接口。一定要盡量避免將現(xiàn)有管理模式以信息化的形式固化起來(lái)，從而帶來(lái)新的僵化問(wèn)題。

（二）適用性

網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)的界面要友好，報(bào)賬人員和會(huì)計(jì)人員都能方便上手，易于掌握。要將內(nèi)部控制制度內(nèi)嵌到流程中，在系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)規(guī)定的控制。報(bào)賬人員使用的界面要隨著操作流程的進(jìn)行及時(shí)提供各項(xiàng)制度規(guī)定的鏈接查詢功能，以便報(bào)賬人員充分了解會(huì)計(jì)規(guī)定，從而更好地理解會(huì)計(jì)人員工作的難處，減少矛盾的發(fā)生。網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)要達(dá)到雙贏的目的，報(bào)賬人員和會(huì)計(jì)人員都要能從中受益。報(bào)賬人員沒(méi)有受益，系統(tǒng)就難以推廣，會(huì)計(jì)人員沒(méi)有受益，會(huì)計(jì)就無(wú)法從繁重的報(bào)銷業(yè)務(wù)中解放出來(lái)。

（三）安全性

系統(tǒng)信息化程度越高，各項(xiàng)工作對(duì)系統(tǒng)的依賴性就越強(qiáng)，系統(tǒng)出問(wèn)題將直接影響到全校財(cái)務(wù)工作的運(yùn)行，所以必須保證網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)的安全可靠。安全性可從以下幾個(gè)方面考慮，一是硬件，服務(wù)器必須質(zhì)量可靠，定期強(qiáng)制更換，不能帶病運(yùn)行；二是數(shù)據(jù)，必須及時(shí)備份，有條件的要異地備份，多校區(qū)的學(xué)?？梢孕^(qū)間備份，兄弟高?？梢曰突ブ?，對(duì)等異地備份；三是人員，系統(tǒng)管理員是負(fù)責(zé)系統(tǒng)維護(hù)、保證系統(tǒng)安全可靠運(yùn)行的重要崗位，一個(gè)學(xué)校至少有兩人能夠勝任該項(xiàng)工作。

二、設(shè)計(jì)思路

首先，單一的特點(diǎn)突出的業(yè)務(wù)，可以單獨(dú)設(shè)計(jì)模塊，比如差旅費(fèi)報(bào)銷和購(gòu)置固定資產(chǎn)報(bào)銷，就可以分別設(shè)計(jì)差旅費(fèi)報(bào)賬模塊和固定資產(chǎn)報(bào)賬模塊。

其次，一般性支出業(yè)務(wù)，按照基本支出和項(xiàng)目支出設(shè)置模塊，在模塊內(nèi)采取層層分支選擇操作模式，之所以采取這種模式，是為了方便自動(dòng)生成憑證的設(shè)計(jì)。

基本支出模塊，第一步，可以分成教學(xué)、教輔、行政、后勤、離退休和其他等部門(mén)；第二步細(xì)分到二級(jí)單位，即各學(xué)院部處。

項(xiàng)目支出模塊，第一步，分成教學(xué)、科研、行政管理、后勤保障和其他等項(xiàng)目；第二步細(xì)分到每個(gè)具體項(xiàng)目。

三、界面設(shè)計(jì)

首先，差旅費(fèi)模塊界面，錄入界面采用大家熟悉的差旅費(fèi)報(bào)銷單格式，利于掌握上手。重點(diǎn)是初始設(shè)計(jì)各項(xiàng)目參數(shù)時(shí)要考慮周全，系統(tǒng)管理員可以按照差旅費(fèi)文件增減涉及的項(xiàng)目參數(shù)和項(xiàng)目間的關(guān)系規(guī)則，比如帶車的不能發(fā)生車票機(jī)票，這種情況要能在初始設(shè)置里進(jìn)行規(guī)則控制。錄入結(jié)束后，自動(dòng)計(jì)算報(bào)銷金額，保存數(shù)據(jù)后可以生成并打印差旅費(fèi)報(bào)銷單。

其次，固定資產(chǎn)模塊界面，重點(diǎn)是資產(chǎn)管理系統(tǒng)和財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)通過(guò)網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)可以無(wú)縫對(duì)接，在完成報(bào)賬功能的同時(shí)，資產(chǎn)部門(mén)也完成了實(shí)物明細(xì)賬的登記，保證了資產(chǎn)明細(xì)賬和會(huì)計(jì)總賬的一致性。

第三，項(xiàng)目支出模塊界面，進(jìn)入界面后先選擇項(xiàng)目分類，如教學(xué)項(xiàng)目、科研項(xiàng)目和行政項(xiàng)目等，再選擇部門(mén)名稱，然后輸入（或選擇）具體項(xiàng)目編號(hào)，進(jìn)入到錄入數(shù)據(jù)界面。錄入數(shù)據(jù)界面采取數(shù)據(jù)表格式，按照數(shù)據(jù)表的結(jié)構(gòu)布局。第一行是按照會(huì)計(jì)明細(xì)科目設(shè)置的字段名稱，如辦公費(fèi)、印刷費(fèi)、郵電費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)、其他商品和服務(wù)支出等。在每個(gè)明細(xì)科目的下面（即第二行）注明具體的名目和限制，因?yàn)榭蒲许?xiàng)目支出業(yè)務(wù)量巨大，所以下面以科研項(xiàng)目支出為例介紹下各科目的名目和限制。例如，印刷費(fèi)可以報(bào)銷的名目包括出版費(fèi)、資料費(fèi)、文獻(xiàn)檢索費(fèi)、復(fù)印費(fèi)；其他商品和服務(wù)支出可以報(bào)銷的名目包括科研綜合成本、管理費(fèi)、稅金、手續(xù)費(fèi)、專利申請(qǐng)費(fèi)，但縱向科研不能報(bào)銷贊助費(fèi)。如果實(shí)行預(yù)算控制，在明細(xì)科目下面的第三行顯示相應(yīng)的預(yù)算余額。報(bào)賬人員按照具體要求將原始票據(jù)分類粘貼，依次將票據(jù)金額按列填寫(xiě)到相應(yīng)費(fèi)用項(xiàng)目，便于統(tǒng)計(jì)各項(xiàng)費(fèi)用科目的金額和附件張數(shù)，當(dāng)該項(xiàng)金額合計(jì)大于預(yù)算余額時(shí)系統(tǒng)將提示該項(xiàng)費(fèi)用已經(jīng)超出預(yù)算，有超出預(yù)算的情況是不能保存數(shù)據(jù)的。核對(duì)無(wú)誤并保存數(shù)據(jù)后，就可以打印出本次預(yù)約報(bào)賬的匯總表。

第四，基本支出模塊界面，進(jìn)入界面后先選擇部門(mén)屬性，再選擇部門(mén)名稱，然后進(jìn)入數(shù)據(jù)錄入界面。數(shù)據(jù)錄入界面基本與項(xiàng)目支出模塊的界面相同，只是會(huì)計(jì)明細(xì)科目名稱是基本支出下的明細(xì)名稱，第二行是列支名目的說(shuō)明，第三行顯示預(yù)算余額，報(bào)賬人員按照說(shuō)明將單據(jù)分類錄入相應(yīng)的費(fèi)用項(xiàng)目即可，操作和流程同項(xiàng)目支出，不再累述。

各模塊具有填寫(xiě)（或選擇）匯款信息的功能，如收款人名稱、銀行賬號(hào)、開(kāi)戶行等信息，便于銀行出納匯款。

界面要直白易懂、操作簡(jiǎn)單、交互友好，在體現(xiàn)各項(xiàng)規(guī)定的同時(shí)，要能夠在當(dāng)前的步驟時(shí)提供解釋和依據(jù)。比如差旅費(fèi)界面可以提供差旅費(fèi)文件鏈接，科研報(bào)銷界面提供財(cái)務(wù)最新規(guī)定的鏈接。

四、自動(dòng)生成憑證設(shè)計(jì)

報(bào)賬人員通過(guò)報(bào)賬界面錄入數(shù)據(jù)，打印出相應(yīng)的預(yù)約報(bào)賬匯總表，匯總表右上角有編號(hào)和條形碼（或二維碼），會(huì)計(jì)做賬時(shí)通過(guò)編號(hào)查詢或直接掃碼調(diào)出系統(tǒng)自動(dòng)生成憑證的底稿，經(jīng)過(guò)適當(dāng)修改即可完成憑證制作。所以，自動(dòng)生成憑證底稿的設(shè)計(jì)是網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬的重要環(huán)節(jié)。因?yàn)樵诮缑嬖O(shè)計(jì)環(huán)節(jié)就已經(jīng)充分考慮到自動(dòng)生成憑證的問(wèn)題，所以現(xiàn)在反倒相對(duì)簡(jiǎn)單了。

差旅費(fèi)和固定資產(chǎn)的賬務(wù)處理比較單純，憑證設(shè)置也較為簡(jiǎn)單，這里不再累述。下面以基本支出和項(xiàng)目支出為例談下對(duì)自動(dòng)生成憑證的設(shè)計(jì)。

基本支出，在界面錄入環(huán)節(jié)中，報(bào)賬人員已經(jīng)依次選擇了部門(mén)屬性、部門(mén)名稱，填寫(xiě)了明細(xì)科目表。例如依次選擇了“教學(xué)部門(mén)”、“經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院”，明細(xì)科目表里在“辦公費(fèi)”、“印刷費(fèi)”、“郵電費(fèi)”的對(duì)應(yīng)列里按照原始單據(jù)填寫(xiě)了金額。這樣，借方科目即被依次確定，貸方科目可以按照大概率發(fā)生幾率設(shè)置，如零余額賬戶用款額度或常用的銀行存款基本賬戶。形成的憑證分錄（底稿）如下：

借：教學(xué)事業(yè)支出—辦公費(fèi)（部門(mén)：經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院）

印刷費(fèi)（部門(mén)：經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院）

郵電費(fèi)（部門(mén)：經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院）

貸：零余額賬戶用款額度

銀行存款——（基本賬戶）<匯款信息>

項(xiàng)目支出，在界面錄入環(huán)節(jié)，報(bào)賬人員依次選擇了項(xiàng)目分類、部門(mén)名稱、項(xiàng)目編號(hào)，填寫(xiě)了明細(xì)科目表。例如依次選擇了“科研項(xiàng)目”、“文學(xué)院”、科研項(xiàng)目編號(hào)“05N15020001”，明細(xì)科目表里在“印刷費(fèi)”、“咨詢費(fèi)”、“專用材料”的對(duì)應(yīng)列里填寫(xiě)了金額。借方科目即被依次確定，貸方科目設(shè)置辦法同基本支出。形成的憑證分錄（底稿）如下：

借：科研項(xiàng)目支出—印刷費(fèi)（部門(mén)：文學(xué)院）（05N15020001）

咨詢費(fèi)（部門(mén)：文學(xué)院）（05N15020001）

專用材料（部門(mén)：文學(xué)院）（05N15020001）

貸：零余額賬戶用款額度

銀行存款——（基本戶）<匯款信息>

上述憑證分錄是憑證底稿，會(huì)計(jì)可以根據(jù)實(shí)際情況修改調(diào)整（如進(jìn)一步區(qū)分財(cái)政補(bǔ)助支出或其他資金支出）即可生成正式憑證。

五、信息反饋設(shè)計(jì)

報(bào)賬人員通過(guò)網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)，還要能夠?qū)崟r(shí)查詢單據(jù)處理流程的反饋信息，可以充分利用智能手機(jī)的便利，通過(guò)智能手機(jī)也可以網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬、網(wǎng)上查詢，單據(jù)處理流程信息可以像快遞信息一樣及時(shí)通知到報(bào)賬負(fù)責(zé)人。

財(cái)務(wù)部門(mén)的工作涉及到學(xué)校的方方面面，牽一發(fā)而動(dòng)全身，推廣網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)時(shí)，可以先易后難，先試點(diǎn)業(yè)務(wù)量大的，再試點(diǎn)業(yè)務(wù)量小的，步步推進(jìn)。要加強(qiáng)宣傳，可以采取開(kāi)會(huì)動(dòng)員、現(xiàn)場(chǎng)演示、網(wǎng)上發(fā)布操作指南和教學(xué)視頻等方式，讓報(bào)賬人員充分了解該項(xiàng)工作的積極意義，從而充分理解財(cái)務(wù)部門(mén)采取的相關(guān)舉措，進(jìn)而積極配合網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬工作的順利開(kāi)展。

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（作者單位：中國(guó)石油大學(xué)財(cái)務(wù)處 山東青島 266580）

（作者簡(jiǎn)介：劉宗彬，中國(guó)石油大學(xué)（華東）財(cái)務(wù)處高級(jí)會(huì)計(jì)師，研究方向?yàn)闀?huì)計(jì)信息化。）

（責(zé)編：賈偉）