企業(yè)物資采購風(fēng)險(xiǎn)分析與防范

計(jì)旭

物資供應(yīng)企業(yè)在采購過程中的重點(diǎn)工作包含如何降低采購成本、保證物資供應(yīng)與防范采購風(fēng)險(xiǎn)三方面。企業(yè)物資采購風(fēng)險(xiǎn)通常是指采購過程可能出現(xiàn)的一些意外情況，包括眾多因素，具體說來，如采購計(jì)劃不準(zhǔn)導(dǎo)致物資不能滿足生產(chǎn)或造成積壓、供應(yīng)商交貨不及時、貨物不符合合同要求、供應(yīng)商與業(yè)務(wù)人員之間暗中勾結(jié)等。

一、主要采購風(fēng)險(xiǎn)類別

采購風(fēng)險(xiǎn)貫穿于物資需求、采購、倉儲、結(jié)算整個物資供應(yīng)過程，按照采購業(yè)務(wù)的執(zhí)行過程及業(yè)務(wù)屬性，分成以下幾個類別：

1.計(jì)劃準(zhǔn)確性風(fēng)險(xiǎn)。計(jì)劃是采購的源頭，計(jì)劃風(fēng)險(xiǎn)是指采購計(jì)劃管理不到位或不科學(xué)，與需求目標(biāo)發(fā)生較大偏離，盲目或錯誤采購造成的風(fēng)險(xiǎn)。準(zhǔn)確的采購計(jì)劃包含采購物資完整、準(zhǔn)確的信息，合理的采購數(shù)量和采購周期、準(zhǔn)確的需求時間方面內(nèi)容。

2.采購價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)。采購價(jià)格是采購行中重點(diǎn)控制目標(biāo)，是實(shí)現(xiàn)降低采購成本的重要途徑。主要通過設(shè)置合理的采購條件、采購方式以及采購監(jiān)督等途徑降低采購價(jià)格。

3.合同管理風(fēng)險(xiǎn)。合同風(fēng)險(xiǎn)主要包含：合同簽訂雙方的資質(zhì)及合法地位、合同內(nèi)容的合理性，合同文本存檔保管、合同的執(zhí)行全過程等。

5.物資到貨及使用風(fēng)險(xiǎn)。物資到貨不及時，生產(chǎn)斷供帶來的缺貨風(fēng)險(xiǎn)；到貨后，對數(shù)量、質(zhì)量的驗(yàn)收不到位，形成的風(fēng)險(xiǎn)；

5.存貨風(fēng)險(xiǎn)。一是采購量不足不能滿足需要，造成缺貨損失而引發(fā)的風(fēng)險(xiǎn)；二是采購量過多，造成大量資金積壓，形成存儲損耗風(fēng)險(xiǎn)；三是物資采購時對市場行情估計(jì)不準(zhǔn)，盲目進(jìn)貨，造成跌價(jià)減值風(fēng)險(xiǎn)。

6.供應(yīng)廠商風(fēng)險(xiǎn)。包含供貨廠商的企業(yè)信譽(yù)、生產(chǎn)供貨能力、產(chǎn)品質(zhì)量保證、售后服務(wù)等方面不足帶來的風(fēng)險(xiǎn)。

7.其它風(fēng)險(xiǎn)。業(yè)務(wù)責(zé)任心風(fēng)險(xiǎn)、預(yù)付款風(fēng)險(xiǎn)、企業(yè)信譽(yù)風(fēng)險(xiǎn)等方面。

二、采購風(fēng)險(xiǎn)的防范與控制

需要明確的是，采購風(fēng)險(xiǎn)是無法絕對避免的。在風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生前的防范，風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生后的控制就變得相當(dāng)重要。如何實(shí)現(xiàn)有效的風(fēng)險(xiǎn)防范與控制，主要可以通過以下幾個方面：

1.建立、健全企業(yè)內(nèi)控制度，加強(qiáng)教育，提高素質(zhì)

首先，應(yīng)建立、健全企業(yè)內(nèi)控制度，加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)與監(jiān)督、監(jiān)管能力，實(shí)現(xiàn)事前發(fā)現(xiàn)、事中監(jiān)督、事后處理的工作目標(biāo)。我公司對物資采購業(yè)務(wù)的監(jiān)督主要通過質(zhì)量價(jià)格監(jiān)督管理部門、紀(jì)律檢查部門、財(cái)務(wù)審計(jì)部門實(shí)現(xiàn)。

其次，加強(qiáng)對物資采購績效考核。公司將采購任務(wù)和各項(xiàng)相關(guān)工作轉(zhuǎn)化分解指標(biāo)和責(zé)任，明確規(guī)定出工作質(zhì)量與標(biāo)準(zhǔn)，分解，落實(shí)到各相關(guān)部門和個人，并結(jié)合經(jīng)濟(jì)效益進(jìn)行考核，減少風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的因素。

最后，須加強(qiáng)對員工尤其是采購人員的培訓(xùn)、教育，不斷增強(qiáng)法律意識，重視職業(yè)道德建設(shè)，依法、依制度辦事，增強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)防控能力，從根本上杜絕人為原因形成的風(fēng)險(xiǎn)行為。

2.加強(qiáng)對物資采購全過程管理、全方位監(jiān)督

物資采購全過程是指從信息搜集、計(jì)劃整理、采購決策、合同簽約、到貨驗(yàn)收、倉儲、領(lǐng)用及付款結(jié)算等所有環(huán)節(jié)的管理。全方位監(jiān)督是指紀(jì)律檢查、內(nèi)控監(jiān)督審計(jì)、制度考核等行為?？茖W(xué)規(guī)范的采購機(jī)制，不僅可以降低企業(yè)的物資采購價(jià)格，還可以提高物資采購質(zhì)量。

（1）采購計(jì)劃方面

①一般大型企業(yè)物資采購均有年度預(yù)算，一方面編制采購計(jì)劃時須審核是否具備資金預(yù)算，符合采購程序；另一方面需要結(jié)合年度預(yù)算情況，實(shí)現(xiàn)部分物資的批量采購。

②采購人員須深入生產(chǎn)基層，搜集物資需求準(zhǔn)確信息，核實(shí)物資采購計(jì)劃的編制依據(jù)是否科學(xué)，采購目標(biāo)與實(shí)現(xiàn)目標(biāo)是否一致，采購數(shù)量、采購目標(biāo)、采購時間、運(yùn)輸計(jì)劃、使用計(jì)劃、質(zhì)量計(jì)劃是否有保證措施。

③采購目標(biāo)需要結(jié)合社會產(chǎn)品技術(shù)進(jìn)步情況，特殊產(chǎn)品密切關(guān)注政府政策法規(guī)以及企業(yè)資質(zhì)證件的有效期，確定采購合理的采購數(shù)量和采購目標(biāo)。

④搜集市場價(jià)格信息參考。充分利用專業(yè)化的信息網(wǎng)站，有助于采購人員更方便、更準(zhǔn)確地獲取信息，為評判供應(yīng)商和產(chǎn)品提供依據(jù)。

（2）采購決策方面

根據(jù)采購物資屬性以及資金使用情況，選擇合適的采購方式，現(xiàn)階段，我公司主要采用招標(biāo)、專家評審或議標(biāo)、部室內(nèi)部評審等采購決策方式，確定交易條件即貨物的品質(zhì)、數(shù)量、包裝、價(jià)格、交貨和支付等內(nèi)容。我公司將需求、決策與執(zhí)行實(shí)行三分開，相互監(jiān)督，采購決策過程中，公司質(zhì)量價(jià)格管理部門與紀(jì)律檢查部門負(fù)責(zé)全程參與決策過程，進(jìn)行跟蹤監(jiān)督。

采購過程中不僅僅是關(guān)注交易條件，選擇供應(yīng)商時，應(yīng)對供應(yīng)商的品牌、信譽(yù)、規(guī)模、銷售業(yè)績、研發(fā)等進(jìn)行詳細(xì)的調(diào)查，對供應(yīng)商的質(zhì)量水平、交貨能力、價(jià)格水平、技術(shù)能力、服務(wù)等進(jìn)行綜合評估，并于部分供貨廠商建立長久的戰(zhàn)略協(xié)作關(guān)系。

3.合同簽訂及執(zhí)行跟蹤方面

（1）合同簽訂資質(zhì)及文本審查

審查合同當(dāng)事人是否具有主體資格、合同是否合法合規(guī)、是否反映雙方真實(shí)意圖，主要條款是否完備，文字表述是否準(zhǔn)確。通過審查，可以及時發(fā)現(xiàn)和糾正在合同訂立過程中出現(xiàn)的不合理、不合法現(xiàn)象，從而減少和避免經(jīng)濟(jì)合同糾紛的發(fā)生。

（2）合同執(zhí)行審查

一是審查合同交貨期、付款是否按合同執(zhí)行；二是審查物資到貨驗(yàn)收執(zhí)行情況；三是對驗(yàn)收不合格物資控制執(zhí)行情況；四是重視對合同條款有異議的處理。

（3）合同文本的存檔保管

當(dāng)前，合同糾紛日益增多，如果合同丟失，那么在處理糾紛時失去有利地位而遭受風(fēng)險(xiǎn)。因此加強(qiáng)合同管理，建立合同臺帳、做好合同存檔工作也是控制合同風(fēng)險(xiǎn)的一個重要方面。

4.到貨與倉儲方面

跟蹤供貨商送貨情況，滿足生產(chǎn)需要，同時嚴(yán)格按照合同標(biāo)準(zhǔn)，組織相關(guān)技術(shù)人員多方參與驗(yàn)收，減少驗(yàn)收環(huán)節(jié)存在的風(fēng)險(xiǎn)。我公司實(shí)行的代儲管理，物資到貨后物權(quán)仍屬供貨廠商，公司應(yīng)注意物資的保管保養(yǎng)，避免不正常保管引起的經(jīng)濟(jì)糾紛。還有，必須及時將采購物資投入使用，并在使用前后取得供貨工商協(xié)定的技術(shù)支持或服務(wù)，減少因不正常使用形成的損失。

5.付款結(jié)算方面

在結(jié)算方面，盡量減少預(yù)付款的支出，必須預(yù)付款的及時要求到貨并取得正式發(fā)票；形成應(yīng)付款的，再付款時應(yīng)對有質(zhì)保金特殊要求的物資區(qū)別管理，按合同應(yīng)付款、質(zhì)保金到期的須及時付款，避免影響企業(yè)信譽(yù)。