企業(yè)合同管理法律風(fēng)險(xiǎn)與防范

肖桂麗

【摘 要】企業(yè)合同管理是企業(yè)管理的重中之重，只有企業(yè)過(guò)了合同管理這一關(guān)，才能有效防范和化解合同管理中的法律風(fēng)險(xiǎn)。本文在研究合同管理法律風(fēng)險(xiǎn)概念的基礎(chǔ)上，對(duì)企業(yè)合同法律風(fēng)險(xiǎn)的現(xiàn)狀進(jìn)行了分析，提出了企業(yè)合同管理法律風(fēng)險(xiǎn)與防范的建議。

【關(guān)鍵詞】合同管理 法律風(fēng)險(xiǎn) 防范

一、企業(yè)合同管理法律風(fēng)險(xiǎn)的概念

企業(yè)合同管理是指企業(yè)及所屬單位對(duì)自身為當(dāng)事人的合同進(jìn)行簽訂、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、中止以及審查、監(jiān)督、控制等一系列行為的總稱(chēng)。企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)是指在企業(yè)在經(jīng)營(yíng)的過(guò)程中，由于內(nèi)部或外部的原因未按照法律規(guī)定或合同約定行使權(quán)力、履行義務(wù)，給企業(yè)帶來(lái)法律后果的可能性。本文所研究的企業(yè)合同管理法律風(fēng)險(xiǎn)是指企業(yè)在合同管理的過(guò)程中，由于內(nèi)、外部因素的影響導(dǎo)致實(shí)際的履行情況與預(yù)期的合同管理目的發(fā)生不一致的可能性，這種可能性會(huì)給企業(yè)帶來(lái)一定的法律后果。

二、企業(yè)合同管理法律風(fēng)險(xiǎn)的現(xiàn)狀分析

1.法律風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)低。一些企業(yè)機(jī)構(gòu)和崗位設(shè)置存在空缺，法律意識(shí)薄弱，對(duì)法律風(fēng)險(xiǎn)以及造成的影響認(rèn)識(shí)不足，一旦風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生，企業(yè)只能作為“消防員”事后補(bǔ)救。還有一些企業(yè)合同管理制度不健全。企業(yè)合同管理缺乏制度支撐，沒(méi)有規(guī)范合同管理的體系，無(wú)法防范合同風(fēng)險(xiǎn)，給企業(yè)帶來(lái)不利的法律后果。

2.合同訂立管理不規(guī)范

第一，缺乏對(duì)合同對(duì)方當(dāng)事人的資信調(diào)查。企業(yè)在訂立管理的過(guò)程中，對(duì)合同對(duì)方當(dāng)事人的資信調(diào)查是保證合同順利履行的前提，如果發(fā)現(xiàn)合同對(duì)方當(dāng)事人主體資格、履約能力、誠(chéng)信情況、財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營(yíng)能力存在缺陷，應(yīng)立即采取相應(yīng)措施，降低法律風(fēng)險(xiǎn)，避免損失的發(fā)生。

第二，合同文本不規(guī)范。企業(yè)的合同文本應(yīng)該文字規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)、表述準(zhǔn)確、具體，但有些企業(yè)為了追求所謂的效率，合同條款約定不明，合同文本不規(guī)范，導(dǎo)致企業(yè)合法權(quán)益受到損害的時(shí)候無(wú)法主張權(quán)利。

第三，合同的簽訂主體設(shè)置不當(dāng)。有些企業(yè)簽訂合同是往往是合同雙方的代表人負(fù)責(zé)簽字，而不是法定代表人或者負(fù)責(zé)人，對(duì)簽訂主體和合同主體的法律關(guān)系認(rèn)識(shí)不清。一旦代表人無(wú)授權(quán)或授權(quán)不明，就會(huì)導(dǎo)致合同因無(wú)權(quán)代理或超越代理權(quán)限處于效力不確定的狀態(tài)。

3.合同履行管理不規(guī)范

第一，合同履行進(jìn)度管理不規(guī)范。合同履行進(jìn)度管理是合同目的實(shí)現(xiàn)的過(guò)程，只有控制過(guò)程才能把握結(jié)果。但有些企業(yè)不注重合同變更、交貨、付款、提貨、收款等基本的合同履行情況信息，不及時(shí)做好書(shū)面記錄，使企業(yè)承擔(dān)不必要的損失。

第二，合同檔案管理不規(guī)范。一些企業(yè)不注重檔案管理，對(duì)于合同訂立、履行的相關(guān)證據(jù)材料保管不當(dāng)，一旦發(fā)生糾紛，企業(yè)會(huì)因無(wú)法找到有利的書(shū)面證據(jù)，而導(dǎo)致不利的法律后果。

第三，合同糾紛管理不規(guī)范。合同糾紛的解決途徑無(wú)外乎協(xié)商、調(diào)解、訴訟、仲裁四種方式。企業(yè)通過(guò)哪種途徑解決糾紛應(yīng)依據(jù)合同糾紛性質(zhì)而定，不能一味的追求一種解決方式，每種解決方式產(chǎn)生的法律風(fēng)險(xiǎn)是不同的。

三、企業(yè)合同管理法律風(fēng)險(xiǎn)與防范的建議

1.合同管理模式設(shè)置中的法律風(fēng)險(xiǎn)與防范

第一，健全管理機(jī)構(gòu)。企業(yè)的合同管理應(yīng)實(shí)行“合同管理部門(mén)統(tǒng)一歸口管理與各合同承辦部門(mén)分級(jí)管理相結(jié)合的管理體制”。合同管理既要注重動(dòng)態(tài)管理，也要注重靜態(tài)管理，不僅需要企業(yè)法律部門(mén)還需要各個(gè)層級(jí)的人員與部門(mén)的共同參與，各部門(mén)各司其職，分工負(fù)責(zé)。

第二，合同管理人員的選配。合同管理人員必須具備一定的法律知識(shí)，精通法律法規(guī)，熟悉公司的經(jīng)營(yíng)管理流程。合同管理人員不能完全由法律專(zhuān)業(yè)人士負(fù)責(zé)，必要時(shí)可根據(jù)企業(yè)發(fā)展?fàn)顩r、業(yè)務(wù)方位選配專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行輔助，達(dá)到取長(zhǎng)補(bǔ)短的作用。

第三，合同管理流程體系的完善。企業(yè)內(nèi)部的合同管理流程并非越緊密越完善，太過(guò)細(xì)致導(dǎo)致企業(yè)反映速度降低，但是太過(guò)籠統(tǒng)又會(huì)缺乏跟蹤把關(guān)，將潛在的風(fēng)險(xiǎn)變?yōu)閷?shí)際的損失。一套有效的合同管理流程應(yīng)針對(duì)企業(yè)的實(shí)際情況，結(jié)合企業(yè)的機(jī)構(gòu)設(shè)置對(duì)針對(duì)合同履行過(guò)程存在的異常情況做出快速的反應(yīng)，有效降低企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)。

2.合同訂立管理中的風(fēng)險(xiǎn)防范

第一，對(duì)方合同對(duì)方當(dāng)事人的審查。合同對(duì)方當(dāng)事人的審查包括對(duì)合同對(duì)方當(dāng)事人的證照、合同履約能力、資信情況、財(cái)務(wù)履行狀況、誠(chéng)信情況的審查。企業(yè)可以建立合同對(duì)方當(dāng)事人準(zhǔn)入制度，使之規(guī)范化。

第二，合同授權(quán)委托管理。一方面，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)合同對(duì)方當(dāng)事人委托代理人的審核。合同對(duì)方委托代理人必須經(jīng)過(guò)法定代表人或負(fù)責(zé)人的授權(quán)，證明其代理事項(xiàng)、權(quán)限和期限，并應(yīng)保存授權(quán)委托書(shū)的原件；另一方面，企業(yè)應(yīng)建立合同授權(quán)委托制度。

第三，完善合同文本。企業(yè)要結(jié)合企業(yè)實(shí)際，組織合同管理部門(mén)、合同承辦部門(mén)等專(zhuān)業(yè)、非專(zhuān)業(yè)人員制定符合企業(yè)的制式合同文本。合同文本要內(nèi)容合法完備，權(quán)利義務(wù)對(duì)等，違約責(zé)任具體，文字表達(dá)清楚，保證風(fēng)險(xiǎn)可控的基礎(chǔ)上可重復(fù)使用。

3.合同履行管理的法律風(fēng)險(xiǎn)與防控

第一，合同履行進(jìn)度中的法律風(fēng)險(xiǎn)與防控。合同履行應(yīng)全面適當(dāng)履行，合同履行期間，企業(yè)要嚴(yán)格按照合同的約定履行合同義務(wù)，及時(shí)主張合同權(quán)利，跟蹤合同履行過(guò)程中合同相對(duì)方的履約情況，采取有效措施解決合同履約過(guò)程中出現(xiàn)的非正常履約情況，控制和降低合同風(fēng)險(xiǎn)。

第二，合同檔案的法律風(fēng)險(xiǎn)與防控。企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)合同檔案資料的管理工作，建立健全合同檔案資料管理制度，根據(jù)崗位職責(zé)、工作內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)合同類(lèi)別分類(lèi)整理并及時(shí)更新客戶(hù)資料，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)管理。

第三，合同糾紛管理的法律風(fēng)險(xiǎn)與防控。企業(yè)應(yīng)對(duì)發(fā)生爭(zhēng)議的合同及時(shí)作出反應(yīng)并進(jìn)行處理，建立合同糾紛解決機(jī)制，針對(duì)糾紛的類(lèi)型，可能帶來(lái)的法律后果采取相應(yīng)的糾紛解決途徑。