檔案信息化環(huán)境下檔案利用存在問題及對策研究

劉華帆 李玉曼 黃玉婧

【摘要】在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，信息化的發(fā)展已經(jīng)滲透到教育、政治、經(jīng)濟等各個領(lǐng)域。當(dāng)然檔案信息化也正在逐步建設(shè)之中。檔案信息化的建設(shè)是一個漫長而又復(fù)雜的過程，在這一過程中，我們需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思維，并對檔案利用過程中存在問題進行探討和解決。

【關(guān)鍵詞】檔案利用；檔案信息化；對策

檔案承載著人類活動的記錄，社會活動運行方式的改變使傳統(tǒng)的檔案形成、傳遞、存儲和利用等檔案活動的方式隨之改變，在這一形勢下，加快對檔案信息資源開發(fā)，最大限度地滿足廣大用戶多種信息利用需求，促進檔案價值的真正實現(xiàn)，創(chuàng)造巨大的經(jīng)濟效益和社會效益是當(dāng)前檔案工作的新方向。筆者針對當(dāng)前檔案信息化背景下檔案利用工作存在的問題，提出解決對策，希望對提高檔案利用工作有所幫助。

一、檔案信息化與檔案利用

檔案信息化是建立在現(xiàn)代信息技術(shù)基礎(chǔ)上，利用數(shù)字化手段，以檔案信息資源為處理核心，對檔案信息資源進行收集、管理，通過信息技術(shù)，實現(xiàn)資源共享的信息系統(tǒng)。它具有業(yè)務(wù)管理自動化、館藏檔案信息化、信息組織標準化、信息存儲海量化、信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化和檔案信息社會化等特征。黨中央、國務(wù)院2004年頒布的《關(guān)于加強信息資源開發(fā)的若干意見》要求各級檔案部門要積極采取措施，加快傳統(tǒng)載體保存的檔案信息資源的數(shù)字化進程，做好檔案信息數(shù)字化基礎(chǔ)上作.為歷史檔案開放、現(xiàn)行文件的利用、社會公共信息資源使用教率的提高奠定良好的基礎(chǔ)。

二、我國當(dāng)前檔案利用工作中存在問題

1.檔案信息資源共享程度低

檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是檔案信息資源的共享的基本物質(zhì)條件，基礎(chǔ)建設(shè)水平的高低制約著檔案信息資源的共享程度，其主要包括各類基礎(chǔ)設(shè)施和計算機軟硬件基礎(chǔ)環(huán)境，是檔案信息資源儲存、管理、開發(fā)利用和信息化應(yīng)用的基礎(chǔ)。隨著現(xiàn)代科技的不斷發(fā)展和計算機的不斷普及，檔案部門現(xiàn)代化設(shè)備等硬件基本配備較為齊全。但是，檔案數(shù)字化標準缺乏統(tǒng)一規(guī)范，沒有形成一個合理的開放的檔案信息資源系統(tǒng)，難以在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下傳遞與共享的檔案信息資源直接影響檔案共享和利用。

2.檔案工作人員相關(guān)專業(yè)水平有待提高，公共服務(wù)水平低

檔案館工作人員是檔案工作的重要因素，當(dāng)前我國檔案館工作人員專業(yè)水平低，人員素質(zhì)不理想。檔案專業(yè)復(fù)合型人才要求工作人員具備良好的職業(yè)道德、具有較強的檔案專業(yè)水平、熟練掌握現(xiàn)代化應(yīng)用技術(shù)的人。信息時代下的檔案工作者需要具備檔案、史地生等知識，還要掌握計算機、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體應(yīng)用技術(shù)、外語等多方面的相關(guān)知識，而我國檔案工作者大多學(xué)歷水平不高、科班出身的較少、缺乏相應(yīng)的理科基礎(chǔ)、缺乏服務(wù)意識。

3.檔案利用相關(guān)法規(guī)不夠完善

《檔案法》、《檔案法實施辦法》等法律法規(guī)都對檔案館以及各檔案機構(gòu)檔案開放提供了法律保障，但是一些規(guī)定不夠明確導(dǎo)致檔案開放的力度不夠，限制了需求者的使用；一些有關(guān)檔案利用與公布的法規(guī)制度已經(jīng)不合時宜，例如：在一些檔案館的中外使用有別的權(quán)限規(guī)定與“國民待遇原則”存在對立；信息時代下檔案利用與公布制度與檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化開放利用服務(wù)存在抵觸。

三、檔案利用工作存在問題的對策

1.加快檔案信息資源建設(shè)，對檔案信息資源進行合理共享。

除了繼續(xù)推進數(shù)字化檔案館建設(shè)，逐步提高各級檔案館的信息化水平，還需做到以下幾點：1）基于“開放獲取”“充分共享”原則，真正建立起一個面向用戶、全面共享、開放利用的數(shù)字化檔案信息服務(wù)系統(tǒng)。加強各級檔案部門的互通互聯(lián)，使資源結(jié)構(gòu)優(yōu)化，便于利用。2）規(guī)范檔案信息數(shù)字化，加強各類檔案信息資源庫建設(shè)，優(yōu)先加強各類館（室）藏檔案基礎(chǔ)信息目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，通過各種網(wǎng)絡(luò)平臺實現(xiàn)檔案信息資源共享。3）加強檔案規(guī)范化管理。

2.加強檔案從業(yè)人員的隊伍建設(shè)

1）為檔案館引進高層次人才，優(yōu)化檔案工作人才隊伍的層次結(jié)構(gòu)，進而帶動整個檔案工作質(zhì)量的提高。選拔一批有潛力的中青年檔案人員到學(xué)?；蚱渌蒲性核邮芨顚哟蔚膶I(yè)教育，使之成為檔案人才隊伍的中流砥柱。2）提高檔案服務(wù)人員的專業(yè)素養(yǎng)，檔案服務(wù)人員應(yīng)加強專業(yè)的學(xué)習(xí)，不斷提高檔案咨詢接待服務(wù)能力、檔案業(yè)務(wù)服務(wù)能力和檔案管理服務(wù)能力。

3.健全我國檔案利用與公布的法律法規(guī)

1）逐步減少對檔案利用對象的限制，允許利用方式的多樣化，檔案的開放利用要與公布權(quán)協(xié)調(diào)一致，公眾有利用權(quán)也有對其的公布權(quán)。2）已經(jīng)對社會開放的檔案，任何組織和個人都可合理自由的利用，對于未開放的檔案，檔案利用者可以按照相關(guān)規(guī)定進行申請，經(jīng)批準后再進行使用。

總而言之，現(xiàn)階段的檔案利用工作還存在著一定的問題，只有不斷提高推進信息現(xiàn)代化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、對當(dāng)前的檔案信息資源進行合理的開發(fā)利用，提高檔案工作人員的專業(yè)水平和綜合素質(zhì)，增強檔案工作人員的工作積極性和責(zé)任心，保證檔案利用的各項基礎(chǔ)工作有序進行，才能讓檔案利用工作更好地開展下去，才能更好地將我國檔案事業(yè)推上一個新的高度。

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作者簡介：劉華帆（1990-）女漢，江西，云南大學(xué)在讀研究生。