試論檔案管理中的保密工作

劉峰

【摘要】隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展以及網(wǎng)絡(luò)安全的進(jìn)步，檔案的管理逐漸向數(shù)據(jù)化方向發(fā)展，起初因?yàn)橛?jì)算機(jī)的不安全性和網(wǎng)絡(luò)的未知性很多檔案管理機(jī)構(gòu)不敢使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案處理，后來(lái)意識(shí)到計(jì)算機(jī)有著很高的便捷性，逐漸從傳統(tǒng)檔案形式到數(shù)據(jù)化檔案形式開始轉(zhuǎn)變，并逐漸形成一種風(fēng)潮。但是隨著一些重要檔案也用于數(shù)據(jù)化管理，數(shù)據(jù)化檔案管理的安全性又受到不少人士的質(zhì)疑。所以要做好相應(yīng)的數(shù)據(jù)化檔案的保密工作。

【關(guān)鍵詞】檔案；保密；利用和監(jiān)督

我國(guó)的檔案信息化建設(shè)始于上世紀(jì)90年代，自建設(shè)初始便將檔案管理的安全工作放在了首要位置上。在實(shí)現(xiàn)由紙質(zhì)資料向數(shù)字化資料轉(zhuǎn)變的過(guò)程中，對(duì)于檔案管理的模式及技術(shù)應(yīng)用都隨之發(fā)生了變化，新技術(shù)的加入即要求管理制度體質(zhì)的轉(zhuǎn)變，又要求信息化軟硬件的技術(shù)更新，這也為檔案信息化的保密工作提升了難度。文章立足于在檔案信息化建設(shè)中遇到的實(shí)際問(wèn)題與難點(diǎn)，詳細(xì)闡述了檔案信息化對(duì)保密工作影響和解決策略等問(wèn)題。

一、切實(shí)做好檔案保管過(guò)程中的保密工作

1.檔案庫(kù)房管理中的保密工作。檔案具有現(xiàn)實(shí)價(jià)值，檔案是一種記錄，記載社會(huì)的發(fā)展過(guò)程，人們根據(jù)檔案中記載的內(nèi)容，歸納歷史的發(fā)展規(guī)律，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。檔案是社會(huì)財(cái)富，是國(guó)家歷史文化的積累，我們一定要正確保管好檔案，保存檔案的完整性，使檔案發(fā)揮更大的價(jià)值，而最合適保管檔案的場(chǎng)所就是檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房是根據(jù)檔案的而建設(shè)起來(lái)的，具有保存價(jià)值，也是按照機(jī)關(guān)單位的檔案管理實(shí)際要求而設(shè)立的，具有現(xiàn)實(shí)作用。在保管檔案的時(shí)候，首先，一定要清楚檔案的內(nèi)容、價(jià)值、和保存期限，我國(guó)現(xiàn)在存在的一些檔案館并不符合國(guó)家檔案館的標(biāo)準(zhǔn)，部分單位在保管檔案的時(shí)候，隨意的把檔案庫(kù)房設(shè)立在單位樓內(nèi)，辦公樓里的最底層就不應(yīng)該設(shè)立檔案館，底層氣候潮濕不利于保護(hù)檔案；其次，還要注意檔案庫(kù)房合理規(guī)劃，要與閱覽室、辦公室等非存放檔案的地方分開，檔案館的建設(shè)要符合國(guó)家相關(guān)法律規(guī)定；然后，要設(shè)立防盜系統(tǒng)和報(bào)警機(jī)制，以防止檔案被盜；最后，檔案庫(kù)房管理者制度要嚴(yán)格，各個(gè)崗位的管理人員要有一定的經(jīng)驗(yàn)和相關(guān)知識(shí)，最好是經(jīng)過(guò)具體的培訓(xùn)，在培訓(xùn)合格后才能上崗，檔案管理人員更要清楚自己的工作性質(zhì)以及工作的重要性，工作態(tài)度要嚴(yán)肅，管理檔案庫(kù)房的時(shí)候要科學(xué)合理，做好檔案保密工作，維護(hù)檔案的安全。

2.正確區(qū)分檔案保密期限和檔案保管期限。根據(jù)國(guó)家相關(guān)規(guī)定，檔案保密和檔案保管是兩個(gè)不同的概念，在檔案工作中，經(jīng)常會(huì)遇到保管期限和保密期限相矛盾的情況，在兩者相矛盾的情況下要明確區(qū)分檔案保密期限和檔案管理期限的原則，保密期限和保管期限的原則不同。保管期限的原則是區(qū)別檔案內(nèi)容的作用，檔案內(nèi)容是具有現(xiàn)實(shí)作用還是歷史作用，檔案是記載歷史的發(fā)展進(jìn)程，是國(guó)家的文化財(cái)富，具有歷史作用，檔案保存工作也是本單位的實(shí)際需要，具有現(xiàn)實(shí)意義，因此，要根據(jù)檔案的內(nèi)容確定檔案的保存價(jià)值和保管期限。檔案保密原則是國(guó)家秘密的重點(diǎn)，國(guó)家秘密在確定的期限內(nèi)，是受國(guó)家法律保護(hù)，是具有法律效力的，國(guó)家有關(guān)規(guī)定，檔案館要按照相關(guān)規(guī)定來(lái)制定，有相應(yīng)的保護(hù)技術(shù)以及保密標(biāo)準(zhǔn)，但是，在我國(guó)，在當(dāng)前環(huán)境下，我國(guó)現(xiàn)有的法律法規(guī)有時(shí)限，產(chǎn)生的法律效力也有限，因此，我國(guó)會(huì)遇到檔案保密日期和檔案館建設(shè)不符合的情況，所以，針對(duì)這種情況，同時(shí)具備檔案文件保管與文件保密期的資質(zhì)的相關(guān)單位，要對(duì)檔案館規(guī)劃設(shè)計(jì)。

二、檔案信息化保密工作的改進(jìn)措施

檔案信息化的安全保密工作是檔案工作的重要內(nèi)容。主要是保障檔案實(shí)體、檔案信息和數(shù)據(jù)的安全，避免泄密問(wèn)題的出現(xiàn)。檔案信息化過(guò)程中應(yīng)優(yōu)先考慮保密工作的問(wèn)題。

1.管理模式的變化。從傳統(tǒng)保密工作衍伸到信息化保密工作，其工作性質(zhì)發(fā)生了變化。檔案信息化的保密工作主要將信息化數(shù)據(jù)的處理流程和讀取存儲(chǔ)權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)管，通過(guò)對(duì)電子信息設(shè)備的軟硬件設(shè)置建立起安全操作流程，并對(duì)整個(gè)過(guò)程進(jìn)行監(jiān)管。其系統(tǒng)組成包括了：檔案信息系統(tǒng)及設(shè)備使用的安全保密規(guī)章制度，數(shù)字化信息涉密人員的管理辦法，數(shù)據(jù)存取的安全保密方案，信息化設(shè)備的管理方案，人員身份識(shí)別管理方案，訪問(wèn)控制規(guī)則方案，密碼密鑰的管理規(guī)定，保管維護(hù)及相關(guān)工作人員的管理職責(zé)等。

在實(shí)際工作中，對(duì)于信息化檔案保密工作的規(guī)程管理要從上至下統(tǒng)一貫徹，依據(jù)保密管理工作中對(duì)人、物、環(huán)境因素的運(yùn)動(dòng)邏輯規(guī)律，找出漏洞并采取有效措施加以彌補(bǔ)，有效降低泄密事故的發(fā)生概率。

2.人員素質(zhì)的轉(zhuǎn)變。對(duì)于信息化檔案保密管理人員的要求主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）首先，作為專職的信息化檔案保密管理人員必須具備較高的基礎(chǔ)文化素質(zhì)，具備計(jì)算機(jī)操作基礎(chǔ)能力，能夠獨(dú)立完成作為檔案信息化管理中對(duì)設(shè)備操作的基礎(chǔ)要求，具備一定的計(jì)算機(jī)安全使用意識(shí)，能對(duì)信息化保密工作的基礎(chǔ)常識(shí)有深入了解。

（二）在滿足第一點(diǎn)的基礎(chǔ)上，信息化檔案保密管理人員還應(yīng)具備極高的政治思想覺(jué)悟，還要具備很強(qiáng)的保密意識(shí)和相應(yīng)的保密專業(yè)知識(shí)技能。涉密人員還應(yīng)認(rèn)清保密形勢(shì)和敵情教育，保密工作方針、政策和法律法規(guī)教育，保密知識(shí)技能教育，崗位職責(zé)教育等。

（三）管理人員還應(yīng)在實(shí)際工作中，根據(jù)接觸的實(shí)際情況，提出合理化的整改意見和方案，通過(guò)查缺補(bǔ)漏的方式杜絕涉密問(wèn)題的發(fā)生。

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