提高聲像資料保存與利用的方法

摘 要：本文針對近年來錄音錄像資料在制作、保存與利用的不同階段存在的一些尚待解決或應(yīng)當(dāng)引起重視的技術(shù)及管理問題進(jìn)行分析，并分別從源頭做起、歸檔管理和有效利用三方面提出一些提高聲像資料保存與利用效果的針對性方法，以期在確保錄音錄像資料安全的前提下，提高讀取方式的安全性和內(nèi)容檢索的便捷性。

關(guān)鍵詞：錄像資料 歸檔管理 有效利用

Methods to Improre the preservation and Utilization of Audio-visual Materials

WANG Dong-sheng

（Information Technology Center，RENMIN Universit of China，Beijing100872，China）

Abstract： in this paper， some techniques and management problems that exist the different Stages of production， storage and utilization are analyzed，and some methads Are proposed to improve the preservation and utilization of audio-visual data From three aspects：the origin，the archives management and the effective use，with a view to ensuring the safety of the recarding and recarding of the premise，improving the safety of the way of reading and the convenience of content retricual，

Key words：Video document； Archive management；Effective use

引言：

聲像資料包括以照片、掃描圖片、幻燈片、縮微膠片、唱片、影片、錄音帶、錄像帶、光盤、硬盤等不同介質(zhì)保存并能夠再現(xiàn)聲音以及圖像，對國家、社會和個人有保存價值并輔以文字說明的歷史記錄，種類豐富。本文主要對錄像資料在制作、保存與利用的不同階段應(yīng)當(dāng)引起重視的一些問題進(jìn)行分析，并提出一些確保錄像資料保存與利用效果的針對性措施。[1]

一、錄制模式與錄制標(biāo)準(zhǔn)的選擇

資料保存部門主動加強(qiáng)對聲像資料音視頻文件攝錄標(biāo)準(zhǔn)的質(zhì)量控制和源頭干預(yù)，并將聲像資料的收集積累工作拓展到對攝錄器材以及攝錄存儲介質(zhì)的挑選和購買以及對人員的指導(dǎo)與培訓(xùn)，實現(xiàn)音視頻文件錄制質(zhì)量與錄制格式的標(biāo)準(zhǔn)化，是順利做好音像資料歸檔保存和資料利用的重要環(huán)節(jié)。

1.錄像資料中音視頻文件攝錄格式的確定

為確保聲像資料中音視頻文件攝錄格式的標(biāo)準(zhǔn)化，選擇聲像資料制作的技術(shù)平臺，使其在制作之初就能滿足當(dāng)前標(biāo)準(zhǔn)與最新技術(shù)要求，是保證聲像資料長期存取安全的第一道防線。這就要求在選擇音視頻文件存儲格式時，選擇那些市場占有率高、占用存儲空間小，具有較強(qiáng)通用性，對計算機(jī)軟硬件平臺依賴程度低的格式，以避免技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的頻繁變更。

2.確保攝錄文件存儲介質(zhì)的標(biāo)準(zhǔn)化

資料管理部門通過采取質(zhì)量認(rèn)證、加貼認(rèn)證標(biāo)志的方式對達(dá)到能夠制作光盤要求的可記錄光盤、光盤刻錄機(jī)等采取準(zhǔn)入制度，是確保攝錄文件存儲介質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)化的必要措施。

磁帶存儲系統(tǒng)具有成本低、技術(shù)成熟、可靠性高、標(biāo)準(zhǔn)化程度高、互換性好的特點(diǎn)，是備份聲像資料的首選介質(zhì)。在磁帶格式技術(shù)中，LTO技術(shù)是一種開放格式的技術(shù)。同時，LTO還特別規(guī)定，由第三方進(jìn)行每年一次的兼容測試，以確保產(chǎn)品的延續(xù)性。

移動硬盤已成為滿足眾多用戶在存儲容量、數(shù)據(jù)傳輸速度和便捷性方面不同要求的首選存儲工具。鑒于一旦硬盤突然失效，上面存儲的數(shù)據(jù)就很難恢復(fù)，特別是對硬盤頻繁進(jìn)行讀寫操作也增加了病毒入侵的可能性，移動硬盤存儲應(yīng)和磁帶存儲、光盤存儲同樣作為聲像資料長期保存的存儲介質(zhì)。

二、對歸檔聲像文件的嚴(yán)格檢驗與保存

聲像資料信息在其制作、保存和利用過程中，應(yīng)確保其真實性、完整性和有效性，對含有重要或敏感信息的聲像檔案還要確保機(jī)密性。[2]

1.堅持歸檔聲像文件入庫格式的規(guī)范化。

根據(jù)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894-2002）的要求，對歸檔的聲像文件的真實性、完整性、有效性必須進(jìn)行檢驗和審核。

1.1 把好對歸檔聲像文件記載內(nèi)容的挑選關(guān)

并非所有音頻視頻資料都有長期保存的價值，對聲像文件在管理、財務(wù)、法律、證據(jù)或信息等方面的持久價值與檔案價值進(jìn)行鑒定，是歸檔前對聲像文件內(nèi)容重要性進(jìn)行評估，并在此基礎(chǔ)上對擬歸檔文件進(jìn)行挑選的第一步。聲像檔案只是從音頻視頻資料中挑選出來的有必要長期、持久保存的聲像文件。

1.2 把好對歸檔聲像文件格式的檢驗

為了保證聲像檔案的原真性，無論是數(shù)字化采集還是直接形成的需長期或永久脫機(jī)保存的聲像檔案，應(yīng)保存未壓縮或無損壓縮的格式。但是在實際工作中，在符合國家規(guī)定的存儲格式及存儲載體相關(guān)技術(shù)參數(shù)要求的前提下，既要保證視聽質(zhì)量，又要盡可能地實現(xiàn)存儲空間的最小化。

1.3 把好對歸檔聲像資料所確定的密級、保存要求與保管期限的鑒定關(guān)

在對歸檔聲像資料確定密級與保存期限時，應(yīng)根據(jù)其所記載的內(nèi)容，參照國家對同類內(nèi)容的紙質(zhì)文書檔案的管理規(guī)定執(zhí)行。需要引起重視的是，由于聲像檔案存儲介質(zhì)本身的物理及化學(xué)性質(zhì)的不穩(wěn)定性，使其即使在符合規(guī)定的保存條件下存放，也難以達(dá)到長期安全存放的要求。因此，及時對聲像資料所記載的信息進(jìn)行更新或遷移是非常必要的。

2.根據(jù)存儲介質(zhì)和讀取方式，對聲像資料采取相應(yīng)的安全保存措施

為確保聲像檔案具備可理解性和可被利用性，以及信息的可識別性、存儲系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性，還應(yīng)當(dāng)做好以下幾項工作：

2.1 做好備份工作，避免因存儲介質(zhì)損壞或技術(shù)淘汰危及聲像資料安全

備份介質(zhì)應(yīng)選用較耐久的材質(zhì)，以減少存儲或利用過程中的損壞幾率；應(yīng)使用標(biāo)準(zhǔn)的軟件和文件格式存儲備份數(shù)據(jù)，以減少長期保存中數(shù)據(jù)遷移帶來的風(fēng)險；應(yīng)減少數(shù)據(jù)遷移的頻率，以降低數(shù)據(jù)丟失的風(fēng)險。提前制作存儲介質(zhì)的備份，備份后實行遠(yuǎn)距離異地存儲，既可以防止存儲介質(zhì)因污跡、霉變、介質(zhì)層間開裂等原因?qū)е侣曄褓Y料無法讀取，也可以避免因水災(zāi)、火災(zāi)、風(fēng)暴、地震等自然災(zāi)害或人為損壞危及聲像資料的安全。

2.2 對歸檔的聲像資料要定期檢查

聲像資料的形成單位和保管部門每年均應(yīng)對聲像文件的讀取、處理設(shè)備的更新情況進(jìn)行一次檢查登記。由于聲像資料一般都是脫機(jī)保存在唱片、磁帶、光盤等存儲介質(zhì)上，設(shè)備環(huán)境更新時應(yīng)確認(rèn)庫存載體與新設(shè)備的兼容性。同時注意做好聲像資料的媒體轉(zhuǎn)換工作。

2.3 對存儲介質(zhì)要適時更新

通過將聲像資料的內(nèi)容信息從原存儲載體轉(zhuǎn)換到新的或穩(wěn)定性更高的同類載體上，是避免因存儲載體的老化或損壞造成檔案內(nèi)容信息損失的基本方法。盡可能保存母帶、提高存儲載體質(zhì)量、加大更新的時間跨度、將模擬信號轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號等方式，都是提高更新質(zhì)量、降低更新?lián)p失的有效辦法。

2.4 操作系統(tǒng)與應(yīng)用軟件的同步保留與及時備份

盡管數(shù)據(jù)的丟失與存儲介質(zhì)的損壞有很大關(guān)系，但由于數(shù)字聲像資料必須在一定的系統(tǒng)環(huán)境中才能被利用，因而由于軟件與硬件技術(shù)的迅速更新而導(dǎo)致的技術(shù)淘汰，常常成為影響音頻或視頻聲像資料長期存取安全的主要因素。根據(jù)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894-2002）的規(guī)定：“對通用軟件產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)同時收集其軟件型號、名稱、版本號和相關(guān)參數(shù)手冊、說明資料等。專用軟件產(chǎn)生的電子文件原則上應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用型電子文件，如不能轉(zhuǎn)換，收集時則應(yīng)連同專用軟件一并收集?！?/p>

2.5 播放設(shè)備的同步配置與維護(hù)

盡管有些電子產(chǎn)品升級換代后還可以讀取此前的信息，如DVD機(jī)可以讀取CD光盤，但是隨著電子產(chǎn)品更新?lián)Q代的加速，曾經(jīng)被普遍采用的讀取設(shè)備幾年之后就難覓蹤影，甚至蕩然無存。因此，原則上，聲像資料的保存單位應(yīng)當(dāng)具備讀取自身所藏全部聲像資料的軟件系統(tǒng)與硬件設(shè)備。如果難以實現(xiàn)同步配置與同步維護(hù)，應(yīng)當(dāng)優(yōu)先確?？勺R別聲音與圖像能夠?qū)崿F(xiàn)跨存儲媒介、跨操作系統(tǒng)、跨播放工具的再現(xiàn)與保留，而不要拘泥于原始技術(shù)信息的保存。

三、讀取方式的最優(yōu)選擇與最佳效果

為了更加有效地利用錄音錄像資料，提高讀取方式的安全性和內(nèi)容檢索的便捷性是非常必要的。

1.提高讀取方式的安全性

提高錄音錄像資料讀取方式的安全性，就是要提高錄音錄像資料存儲信息的安全性、閱讀工具的安全性和存儲介質(zhì)的安全性。確保錄音錄像資料存儲信息的安全，主要是防止錄音錄像資料存儲內(nèi)容被改動，歸檔后的聲像文件應(yīng)當(dāng)被設(shè)置成禁止寫操作的狀態(tài)。確保錄音錄像檔案閱讀工具的安全，主要是指防止遭受計算機(jī)病毒的侵害。如果在歸檔過程中未能按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)格的檢查，聲像資料尤其是視頻資料就有可能帶有計算機(jī)病毒。確保錄音錄像資料存儲介質(zhì)的安全，主要是指防止存儲介質(zhì)在借閱過程中被損壞，供查閱使用的電子文件在利用時應(yīng)使用拷貝件。

2.提高內(nèi)容檢索的便捷性

盡管目前并不要求建立與聲像資料所錄制的語言信息相對應(yīng)的文字文本，然而隨著音視頻文件總數(shù)的不斷增加，從大量的庫存中快速檢索特定音視頻信息的難度越來越大。如果建立聲像資料信息檢索系統(tǒng)，將與特定錄音錄像資料相對應(yīng)的，能夠全面準(zhǔn)確地反映音像資料信息的內(nèi)容摘要、發(fā)言底稿或錄音文稿，以及發(fā)言者的姓名、發(fā)言的時間、地點(diǎn)等信息都錄入到系統(tǒng)中，對于克服音像資料不能像電子文本那樣進(jìn)行大量搜索的缺點(diǎn)，提高對關(guān)鍵信息的查找能力是非常有價值的。

值得高度重視的是，將語音識別及人像識別技術(shù)應(yīng)用于聲像資料的信息檢索，很可能會成為今后提高聲像資料案信息查詢的準(zhǔn)確性與便捷性、提高聲像資料內(nèi)容快速檢索能力的一個重要突破口。

參考文獻(xiàn)：

[1]鄒家煒主編.<檔案管理實用大全[M]>.同心出版社，1996.

[2 ]電子文件歸檔與管理規(guī)范（GB/T 18894-2002）[S].中國檔案，2003（11）-（12）.

作者簡介：

王冬生，信息技術(shù)中心，高級工程師