In c lu d ep ic tu re域與郵件合并的結(jié)合妙用

周寶才

摘要：在Microsoft Word的郵件合并應(yīng)用技術(shù)中，將照片作為數(shù)據(jù)源的內(nèi)容合并到文檔中，涉及到域的嵌套概念。本文重點(diǎn)研究了在郵件合并中批量制作打印帶照片的證書(shū)，結(jié)合INCLUDEPICTURE域的格式及其功能要求，完成對(duì)圖形數(shù)據(jù)的合并。提高了辦公自動(dòng)化在數(shù)據(jù)信息處理方面的效率。

關(guān)鍵詞：域代碼；合并域；域嵌

office辦公高級(jí)應(yīng)用技術(shù)在日常辦公中的廣泛應(yīng)用，為我們提供高效率辦公的同時(shí)，還為我們減輕了因大量的重復(fù)勞動(dòng)所帶來(lái)的勞動(dòng)強(qiáng)度，并保證了我們?cè)诠ぷ髦兴幚硇畔⒌臏?zhǔn)確性。

Microsoft的word 2003中推出的一些域功能，可以很好地應(yīng)用在一些辦公領(lǐng)域。本文通過(guò)對(duì)Includepicture域和郵件合并域的組合嵌套應(yīng)用來(lái)研究在處理信息文檔時(shí)，對(duì)圖片信息完成自動(dòng)處理及對(duì)其所涉及的一些實(shí)際問(wèn)題進(jìn)行論述。

Includepicture域說(shuō)明：域代碼格式：{Includepicture“filename”[switches]}，其功能是插入指定的圖片。插入圖片后，切換域代碼狀態(tài)，可以看到其域代碼格式：{Includepicture“D：＼＼l＼＼pictures＼＼001jpg”}，特別說(shuō)明，路徑中的分隔以“＼＼”而不是常用的“＼”，這一點(diǎn)需要特別注意。

學(xué)校教務(wù)科每年都要打印帶照片的學(xué)生準(zhǔn)考證，學(xué)生科要打印帶照片的學(xué)生畢業(yè)證，保衛(wèi)科每學(xué)期都要打印上千份的校牌（胸卡）、學(xué)生證和榮譽(yù)證……若每一份都用手工填寫(xiě)打印，須花很多時(shí)間且又麻煩，還易出錯(cuò)。關(guān)于帶照片的證書(shū)的打印，類似的文章較多，大多用VFP報(bào)表功能來(lái)實(shí)現(xiàn)。如果用VFP，還需將工作表轉(zhuǎn)換成DBF格式，并將照片復(fù)制成一個(gè)個(gè)單獨(dú)的圖片文件，由于人數(shù)較多，用這種方法來(lái)實(shí)現(xiàn)是比較困難的。

若利用Word郵件合并功能，并結(jié)合Includepicture域，這些問(wèn)題就迎刃而解了，下面以制作準(zhǔn)考證為例進(jìn)行說(shuō)明。

一、準(zhǔn)備工作

準(zhǔn)備一份Excel的學(xué)生信息數(shù)據(jù)。需要注意的是：在使用ExcelT作簿時(shí)，必須保證數(shù)據(jù)文件是數(shù)據(jù)庫(kù)格式，即第一行必須是字段名，數(shù)據(jù)行中間不能有空行等。比如第一行里面包含了編號(hào)、準(zhǔn)考證號(hào)、考生姓名及其他相關(guān)信息的字段，要批量打印照片的話，還需要加一個(gè)相片列。

所有其他的數(shù)據(jù)一般不會(huì)出錯(cuò)，這里特別要作說(shuō)明的是相片列信息要準(zhǔn)備了。為了方便，如下圖所示，我們將所有考生的相片依次命名為1、2、3……，存放的路徑為D：＼a目錄中。這里要特別說(shuō)明的是，計(jì)算機(jī)正常存儲(chǔ)路徑為單反斜杠“＼”，但是在這里因?yàn)楹罄镆肐ncludepicture域，在域代碼中都必須用雙反斜杠“＼＼”，所以這里在操作時(shí)很容易出錯(cuò)，導(dǎo)致后面由于相片路徑表達(dá)不對(duì)，相片無(wú)法顯示。

數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作的正確與否，關(guān)系到以后打印出來(lái)的證件正確與否，所以必須要仔細(xì)校對(duì)檢查。

二、接下來(lái)的工作就是要用word設(shè)計(jì)好主文檔

黃岡技師學(xué)院畢業(yè)考試準(zhǔn)考證

三、照片的準(zhǔn)備

照片格式：jpg；大?。?0～15KB為宜。然后將剛才編輯的Excel數(shù)據(jù)、word主文檔放在同一個(gè)文件夾中。在第一幅圖中可以看到我們將圖片存放在D：＼a下，因此切記要將圖片文件夾Ta放在D盤(pán)的根目錄。當(dāng)然，這里不將統(tǒng)一要求，只要用戶記得圖片文件夾的正確存放路徑并在Excel數(shù)據(jù)中正確輸入即可。

利用Word郵件合并功能將Excel數(shù)據(jù)、照片合并到word言主文檔《黃岡技師學(xué)院畢業(yè)考試準(zhǔn)考證》中。步驟如下：

1.啟動(dòng)WOrd程序，打開(kāi)《黃岡技師學(xué)院畢業(yè)考試準(zhǔn)考證》WOrd模板，從菜單欄中選擇“工具一郵件合并向?qū)А泵睿瑢⒊霈F(xiàn)“郵件合并幫助器”對(duì)話框；

2.在“郵件合并幫助器”對(duì)話框中的第一步：選擇“信函”并單擊“下一步”：“正在啟動(dòng)文檔”一一單擊“使用當(dāng)前文檔”按鈕一一點(diǎn)擊“下一步”：選取收件人——單擊“瀏覽”——選取數(shù)據(jù)源——郵件合并收件人——單擊“確定”按鈕。

3.單擊“下一步”：撰寫(xiě)信函——“選擇”：其他項(xiàng)目——插入“合并域”——點(diǎn)擊“下一步：預(yù)覽信函”，如圖所示。

4.下面是實(shí)現(xiàn)批量打印照片的關(guān)鍵一步，就是照片域的實(shí)現(xiàn)：

在上圖中可以看出，所有相關(guān)的域都插入完成了，只剩下“相片”沒(méi)有完成。這里是最關(guān)鍵也是相對(duì)難一點(diǎn)的地方。

先把光標(biāo)定位在要插入照片的地方，選中“相片”二字，單擊“插入”菜單—一“域”——在“域名”處選擇“IncludepictIlre” -在“域?qū)傩浴蔽募校瑸榱朔奖闫鹨?jiàn)填入任意字符，比如“l(fā)”—單擊確定。如圖：

單擊剛才插入的“域”——“shift”鍵+“F9”鍵——選擇“1”（注意不能選外面的雙引號(hào)）。打開(kāi)郵件合并工具欄，單擊“插入域”按鈕，選擇“相片”哉，替換掉剛才所選擇的“l(fā)”，域代碼中會(huì)出現(xiàn)相片的完整路徑表達(dá)式了。

黃岡技師學(xué)院畢業(yè)考試準(zhǔn)考證。

出現(xiàn)如上圖所示的代碼后，按F9鍵，即可出現(xiàn)圖片了。

完成最后的郵件合并工序，我們會(huì)發(fā)現(xiàn)所有同學(xué)的準(zhǔn)考證都顯示出來(lái)了。不過(guò)，不要急，仔細(xì)看看還有沒(méi)有什么地方不對(duì)啊。原來(lái)所有同學(xué)的相片是一樣的，都是1號(hào)同學(xué)的相片，這可怎么辦呢。很簡(jiǎn)單。只需按ctel+A鍵全選所有準(zhǔn)考證文檔，最后按一次F9鍵對(duì)全文作一次刷新就大功告成了。

哈哈，是不是很興奮，就這樣將全校所有同學(xué)的準(zhǔn)考證連同相片都制作出來(lái)了。