行政辦公室檔案管理規(guī)范化的對策分析

王雪玲

摘要：行政工作能否順利開展很大程度上取決于檔案工作水平，特別是科學、規(guī)范化的管理工作已經(jīng)成為順應行政工作發(fā)展趨勢的具體要求。然而，很多人員并未認識到檔案管理工作的重要意義，誤認為該項工作可有可無。其實不然，檔案工作涉及多方面工作，與很多行政工作形影不離。由于目前檔案管理工作依舊采取傳統(tǒng)模式，使得檔案管理工作較為混亂，無法滿足行政現(xiàn)代化建設及發(fā)展需求。本文將從檔案管理概念入手，立足于檔案規(guī)范化管理的重要意思深入探究實現(xiàn)規(guī)劃化目標的建議及措施。

關鍵詞：行政辦公室：檔案管理：規(guī)范化對策

一、前言

自改革開放以來，我黨立足于全心全意為人民服務，并加大了服務型政府建設，對行政各項工作進行了調(diào)整和優(yōu)化。辦公室作為行政工作的基本部門，主要負責檔案管理、信息上傳下達等工作，工作內(nèi)容較多，且占據(jù)十分重要的地位。但是當前檔案管理工作由于各部門之間缺少溝通和交流，出現(xiàn)了各自為政的現(xiàn)象，無法將資料有機整合到一起，在一定程度上增加了檔案工作開展難度，且效率較低，缺乏規(guī)范性，不利于行政辦公室各項工作的開展。因此加強對辦公室檔案管理規(guī)范化對策的研究具有積極的借鑒意義，能夠幫助我們正視該項工作的同時，還能夠注重細節(jié)工作，提高管理規(guī)范化水平。

二、檔案管理概念

所謂檔案管理，主要是指檔案的收集、整理及保管等活動的總和。就本質(zhì)來看，檔案管理工作是一項管理性、服務性及政治性工作，在整個管理過程中，它不生產(chǎn)物質(zhì)財富，主要負責各個部門歷史文件管理工作。同時檔案管理并非獨立性工作，滲透至社會管理系統(tǒng)中的各個環(huán)節(jié)，為社會實踐工作提供服務和支持，這也是區(qū)別于其他工作的主要特點。目前，我國檔案管理工作尚處于發(fā)展階段，整體管理水平還有待提升，需要我們給予更多的關注，并加大研究力度，從根本上實現(xiàn)檔案管理制度化、規(guī)劃化發(fā)展目標。

三、檔案管理規(guī)范化的重要意義

加強對檔案的規(guī)范化管理是一項具有現(xiàn)代意義的工作，特別是在信息時代下，檔案中蘊含著的大量資料信息，也是以往工作的總結，能夠為行政辦公室未來工作提供更多依據(jù)和支持。具體來說，規(guī)范化管理的意義表現(xiàn)在以下幾個方面：

第一，順應時代發(fā)展趨勢。新經(jīng)濟環(huán)境下，市場經(jīng)濟、新理念等外部環(huán)境發(fā)生了根本性變化。而萬物發(fā)展規(guī)律證明了應時而謀、因勢而動、順勢而為，才是持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展的基本規(guī)律，只有順應時代發(fā)展，反思自身存在的不足，不斷革新自身理念、處事方式，才能夠獲得長足發(fā)展。檔案管理工作作為行政工作的一部分，記載著行政工作的過往，具有較強的參考意義，落實好該項工作，是行政工作順應時代的具體表現(xiàn)。

第二，提高服務中心管理水平的具體表現(xiàn)。檔案管理是行政辦公室的主要內(nèi)容，具體來說，就是檔案人員對以往工作相關的資料等進行整理、歸檔，并幫助行政工作發(fā)現(xiàn)其中存在的不足及問題，采取針對性措施，加以調(diào)整和優(yōu)化，不斷提高行政服務質(zhì)量。同時，檔案管理作為行政文化建設的基本內(nèi)容，對于樹立良好政府形象具有積極地推進作用，最為關鍵的是能夠通過對檔案資料的充分利用，對職工進行績效考核，實現(xiàn)對職工的全面、具體化管理，從而真正意義上落實行政現(xiàn)代化管理目標。

第三，有利于行政事業(yè)持續(xù)發(fā)展。管理工作貫穿于行政服務工作全過程，檔案管理作為其中的一部分，通過行政工作的歷程、經(jīng)驗等資料進行回顧和整理，能夠總結其中的經(jīng)驗。尤其是檔案中的資料都是部門的精華之所在，任何事物發(fā)展過程都并非一帆風順，通過檔案工作這一載體，我們能夠進行反思，并結合外部發(fā)展趨勢，制定科學的發(fā)展規(guī)劃，從而促進服務中心持續(xù)發(fā)展，為社會主義社會建設奠定堅實的基礎，取得公眾們的信任和認可，并與我黨共同創(chuàng)建美好的未來。

四、提高規(guī)范化水平的措施

現(xiàn)階段，規(guī)范化管理是行政服務中心新時期發(fā)展的必然要求，其不僅體現(xiàn)在制度、管理等方面，還表現(xiàn)在管理方式及人員培訓等更為具體的方面。因此筆者結合多年工作經(jīng)驗，建議該項工作可以從下列方面人手：

（1）重視規(guī)劃管理，完善管理制度

目前，我國正處于市場經(jīng)濟轉(zhuǎn)型階段，人民群眾對于行政服務質(zhì)量提出了更高的要求，而作為影響質(zhì)量的主要因素，檔案管理工作規(guī)范化水平成為實現(xiàn)上述目標的重中之重，只有真正落實了規(guī)劃化管理目標，才能夠為檔案管理工作提供保障。具體來說，行政部門領導作為—個部門的組織者和引導者，要從自身人手，樹立新型管理理念，重視檔案管理工作在整個行政服務中心的積極作用的發(fā)揮，并經(jīng)常過問該項工作實施現(xiàn)狀，適當增加人力、資金等方面的投入，為該項工作的有序開展保駕護航。同時在部門內(nèi)部應積極宣傳該項工作，并成立專門的管理部門，由領導負責，領導檔案人員全面開展檔案規(guī)劃化管理工作，立足于當前工作現(xiàn)狀，收集并梳理存在的問題，提出解決對策，提供組織保障。

制度具有根本、長期等特點，是檔案規(guī)范化管理的關鍵。因此在檔案規(guī)劃化管理工作中，我們要充分利用制度手段，約束和限制不規(guī)范行為。在實踐中，要立足于部門發(fā)展新目標、新形勢，將制度完善工作列入到重點工作列表當中，對現(xiàn)有檔案制度中存在的不足和缺陷進行完善，及時取消不合理內(nèi)容，并在此基礎上提出相應的內(nèi)容，形成系統(tǒng)化制度體系。不僅如此，還應重視對制度的執(zhí)行，定期對檔案人員進行培訓，構建相應的激勵機制，促使檔案管理人員能夠在工作中，發(fā)揮主觀能動性，實現(xiàn)對檔案管理的規(guī)劃化處理，減少檔案遺漏、丟失等不良問題。

（2）強化管理體系，保證信息真實性

筆者認為針對檔案規(guī)范化管理工作，我們在開展工作中，應進一步完善檔案管理體系，實現(xiàn)對檔案工作的統(tǒng)一管理，形成合力，重視對該項工作的協(xié)同體系建設，將各個部門整合到一起，共同構建聯(lián)席會議制度，將該項工作拓展至領域、部門及環(huán)節(jié)全過程，特別是要重視人員能力建設。21世紀，知識更新速度遠遠超過我們的想象，只有掌握新知識、新技術，才能夠更好地擔任這份工作，繼而實現(xiàn)對檔案資源的深度挖掘，提高信息資源利用價值。值得注意的是，不同于其他信息，檔案信息資源具有保密性特點，需要我們對管理人員進行保密知識教育，保證管理人員的綜合素質(zhì)能夠與時代發(fā)展趨勢相契合。

新時期下的檔案管理人員要轉(zhuǎn)變工作風格，由原來的等、靠、要被動狀態(tài)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃优c其他部門保持非常密切的聯(lián)系，能夠在第一實踐收集各類資料信息，做到認真檢查和核實，科學歸檔并保存，從而確保信息的真實、可靠性。不同于傳統(tǒng)時代，如果一味堅持傳統(tǒng)方式無法全面反映行政事業(yè)發(fā)展歷程，且信息價值也無法得到最大限度的發(fā)揮。因此檔案人員應立足于社會發(fā)展現(xiàn)狀，擴大檔案資料收集范圍，無論是業(yè)務、還是職工都應成為其中的一部分，促使檔案規(guī)范化工作能夠改進行政工作，從而為進一步挖掘行政工作資源創(chuàng)建良好的平臺。

（3）構建網(wǎng)絡體系，規(guī)范檔案利用

現(xiàn)階段，信息技術與我國行政工作的深度結合，電子政務應運而生。在此基礎上，行政工作信息化、現(xiàn)代化建設已然成為現(xiàn)實。目前，筆者所在行政服務中心基本實現(xiàn)了網(wǎng)絡服務系統(tǒng)，為檔案管理工作提供了技術保障。同時在計算機飛速發(fā)展趨勢下，檔案網(wǎng)絡化將會得到了進一步推廣和普及。但是信息化水平尚未達到預期的目標。因此服務中心應堅持與時俱進，積極引進先進信息處理技術，邀請專業(yè)技術人員，結合服務中心的工作特點，構建針對性的網(wǎng)絡服務體系，提高檔案管理規(guī)范化水平，促使檔案資料收集、整理及歸檔等工作都能夠按照既定的要求進行，從而有效提高管理有效性。為了加快檔案規(guī)劃化管理進程，我們要明確認識到培養(yǎng)技術人員的重要性，促使其能夠兼顧檔案與技術操作等專業(yè)知識，在系統(tǒng)出現(xiàn)問題時，能夠及時解決問題，確保系統(tǒng)始終處于健康運行狀態(tài)當中。更為重要的是，我們還需要與政府其他部門建立合作關系，構建網(wǎng)絡化管理體系，實現(xiàn)信息共享及傳達，以此來適應服務型政府發(fā)展需求。

檔案管理工作的終極目標是發(fā)揮其保存及應用價值，為社會實踐提供借鑒和參考。只有開發(fā)和利用檔案的應用價值，才能夠為行政工作水平的提升做出更多貢獻。因此在行政服務中心內(nèi)部，我們應在現(xiàn)有檔案基礎之上舉辦檔案展覽等活動，充分發(fā)揮檔案資源的社會宣傳功能，將靜態(tài)的檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閯討B(tài)的資源，以此來引導職工能夠樹立正確檔案規(guī)范化理念。不但如此，還應創(chuàng)新檔案利用方式，進一步拓展檔案的服務范圍，深化其服務功能，逐步朝著電子化、網(wǎng)絡化等方向發(fā)展，形成一體化檔案信息體系，從而激活檔案的社會效益。

五、結論

根據(jù)上文所述，隨著社會不斷進步和發(fā)展，檔案管理的時代意義及社會效益越來越突出，然而當前檔案管理工作不夠規(guī)范，使得檔案信息的利用價值大打折扣。本文在檔案管理工作概念基礎上，分析和研究了檔案規(guī)范化管理工作對于服務中心的重要意義，從網(wǎng)絡層面、檔案資源利用等角度提出了相應的建議及對策。在此基礎上我們也能夠進一步明確檔案管理工作的內(nèi)涵，在日后工作中逐步重視該項工作，并構建立體化工作體系，從而促進我國行政事業(yè)的改革及發(fā)展。

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