創(chuàng)新檔案管理理念實現(xiàn)檔案管理信息化

馬世鎮(zhèn)

摘要：數(shù)字化時代對人事檔案的管理提出了新的要求，以求實現(xiàn)檔案管理的信息化，可以幫助人們更加方便、快捷地查找到所需要的檔案。新型檔案管理方式可以實現(xiàn)資源的共享，提高人事檔案管理的效率。檔案的管理人員要更新管理觀念，創(chuàng)新檔案管理方式，實現(xiàn)檔案管理的信息化，使新型的檔案管理方式更快步入正軌，為以后更高水平的檔案管理方式提供經(jīng)驗，為社會管理和經(jīng)濟水平的提高服務。

關鍵詞：檔案管理；創(chuàng)新理念；管理信息化

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1671-864X（2016）03-0000-01

引言

隨著科技的發(fā)展和時代的進步，傳統(tǒng)的檔案管理方式一般依靠手工記錄，速度慢并且查閱不方便，這顯然已經(jīng)滿足不了數(shù)字化時代對檔案管理的新的要求，因此實現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新刻不容緩。新的檔案管理方式具有高效、持久、安全等的優(yōu)勢，在當今世界越來越多地采用。創(chuàng)新檔案管理方式首先要創(chuàng)新管理理念，其次要提高技術創(chuàng)新，最后將這些運用于實踐。同時，還要檔案管理創(chuàng)新引起社會的廣泛關注，從建立制度、利用新型技術到實際管理的理念和運用，為我國檔案管理事業(yè)的發(fā)展提供經(jīng)驗。

一、檔案管理信息化的優(yōu)點

（一）有利于提高檔案管理效率。傳統(tǒng)的檔案管理方式十分復雜而且速度較慢，因為輸入與管理檔案信息全部需要人力，人難免會出現(xiàn)一些錯誤，導致傳統(tǒng)的檔案管理方式的可靠性不能得到保障?，F(xiàn)代信息技術的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)的普及，為檔案管理方式提高了技術保證，檔案管理方式可以擺脫傳統(tǒng)的人工管理，創(chuàng)新管理方式，實現(xiàn)管理的信息化。只需要在計算機在輸入，就可以錄入和找尋到檔案，十分快捷，這樣提高了檔案管理的效率，節(jié)省了人力、物力和財力。

（二）資源共享更加方便和快捷。新的檔案管理方式也使資源共享更加方便，想要搜索檔案只要在網(wǎng)絡上搜索就可以找到檔案信息，十分方便、快捷，檔案管理的信息化使資源共享更加快捷。而傳統(tǒng)的檔案管理，因為檔案管理是紙質的，查閱不方便，沒法進行資源共享，并且檔案管理的內(nèi)容不可以復制，所以要查閱檔案要去檔案管理部門，這樣十分復雜。

（三）信息保存更加持久穩(wěn)定。傳統(tǒng)的檔案管理是紙質檔案，隨著時間的增加，紙質保存起來比較困難，一定時間還需要修復，而檔案管理的信息化可以解決這個問題，計算機網(wǎng)絡的存儲為檔案信息保存的持久性提供了保障，可以不受保存時間的限制。

（四）增加檔案管理的安全性。傳統(tǒng)的檔案進行傳送時可能會損害或者丟失，這樣補救比較困難，而計算機網(wǎng)絡的傳輸為檔案信息的傳輸安全提供了保障，使傳輸跨越了地域，計算機管理也提高了信息的安全性。

二、檔案管理信息化帶來的挑戰(zhàn)

（一）網(wǎng)路媒介影響檔案管理的保密性。網(wǎng)絡的快速發(fā)展，為信息共享帶來方便的同時，也為檔案管理的保密性和安全性提出了挑戰(zhàn)。由于檔案管理認為的信息管理的安全意識不夠，以及計算機技術的不成熟，以及黑客的惡意攻擊，使檔案管理的安全受到了極大的挑戰(zhàn)，因此必須從管理人員與管理技術方面尋求改進措施。

（二）檔案管理部門之間合作意識不高。檔案管理工作中，由于競爭激烈使內(nèi)部工作人員缺少合作意識，影響了管理檔案的溝通與交流。檔案管理人員互相協(xié)調(diào)，實現(xiàn)信息處理自動化，提高信息管理效率和技術是現(xiàn)階段檔案管理信息化需要處理的關鍵問題。因此，提高檔案管理部門之間的合作意識十分重要，這關系到檔案管理的安全與效率。

（三）電子檔案的管理方式有待提高。電子檔案的大量存在使我們必須認真地思考其管理方式，從電子檔案的數(shù)據(jù)處理方式和數(shù)據(jù)保存方式及如何保證網(wǎng)絡流通中的安全進行創(chuàng)新。因此，要建立一個正確完整的科學管理方式，使檔案管理朝著更加快捷、安全的未來前進。

三、實現(xiàn)檔案管理理念創(chuàng)新的方式

（一）建全檔案信息管理制度。檔案管理的信息化要求必須創(chuàng)新檔案管理方式，健全檔案信息管理制度。傳統(tǒng)的檔案管理沒有一套統(tǒng)一的標準，制度也不夠完善。新型檔案管理方式的出現(xiàn)，要求必須創(chuàng)新檔案管理制度，建立一套符合新型檔案管理方式的新制度，以不斷提高檔案管理水平。

（二）提高檔案管理意識和水平。當前很多檔案工作人員對檔案管理工作不重視，敷衍塞責，這就出現(xiàn)的了許多檔案管理的問題。因此檔案管理人員要加強管理的意識，認真細心地從事檔案管理工作，登記檔案信息要準確，整理檔案時要仔細裝訂、分類和收藏。還要對檔案管理人員進行專門培訓，以提高管理能力，用更加先進的手段和認真負責的態(tài)度從事檔案管理工作。

（三）加強信息管理的安全性。檔案信息管理的安全性是進行檔案管理最需要保障的關鍵問題，因此必須從各個環(huán)節(jié)入手，提高檔案管理的安全性。首先，要對檔案管理人員進行培訓，提高他們的責任感，工作細心認真。其次，對信息管理進行安全保護，實施檔案數(shù)據(jù)備份，設立防火墻和查閱檔案進行身份認證等措施，要訓練提高管理人員網(wǎng)絡安全防護的能力。

（四）利用新技術推進管理創(chuàng)新?，F(xiàn)代科技的發(fā)展為檔案管理提供給了技術保障，只有利用先進的技術，才能使檔案管理更加方便、快捷和安全。因此要配置先進的管理設備，保證其質量水平。要盡快設計出來進行檔案管理的軟件，使檔案管理與日常生活相聯(lián)系，利用計算機集成技術，加大計算機的存儲容量。另外，也要選用一些會使用計算機新技術的人才，進行管理技術的創(chuàng)新，實現(xiàn)檔案管理的信息化。

結語

綜上所述，檔案管理系統(tǒng)對一個國家的信息化和人才資源的管理具有決定性的作用，因此必須提高檔案管理信息化的重視，創(chuàng)新檔案管理的理念，從管理人員、管理技術、管理制度等進行創(chuàng)造性地改變，完善相關制度，通過技術創(chuàng)新帶動管理創(chuàng)新，以理念創(chuàng)新影響管理創(chuàng)新。把握信息化管理的大趨勢，讓更多的行業(yè)受益于檔案管理信息化。當前新型管理方式也存在著許多挑戰(zhàn)，如網(wǎng)絡安全給信息傳輸帶來的影響，日益龐大的電子檔案對管理提出了更高的要求，加強檔案管理人員的責任感和之間的合作意識等。當前我國檔案管理最重要的是實現(xiàn)檔案管理理念的創(chuàng)新，實現(xiàn)檔案管理信息化。

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