淺析醫(yī)院科研檔案歸檔管理中的問題與對(duì)策

徐海燕

摘 要：醫(yī)院的檔案管理對(duì)醫(yī)院起著一定的作用，而醫(yī)院的科研檔案更是一個(gè)醫(yī)院數(shù)據(jù)的重中之重。在對(duì)檔案進(jìn)行一些規(guī)范化的管理的時(shí)候，能夠?qū)︶t(yī)院的現(xiàn)狀做出一些了解，對(duì)當(dāng)前的一些醫(yī)療工作可以做出一些改進(jìn)，提高醫(yī)院的科研水平。但目前，我國(guó)對(duì)于科研檔案歸檔的管理還存在一些問題，該文就是通過對(duì)醫(yī)院科研檔案歸檔管理問題，做出一些對(duì)策的分析，希望能夠?yàn)槲覈?guó)的醫(yī)療事業(yè)做出一定的貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院 科研檔案 問題 對(duì)策

中圖分類號(hào)：F272.9 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2016）03（a）-0060-02

醫(yī)院科研檔案管理工作屬于醫(yī)院管理中的重要部分，是對(duì)醫(yī)院工作的一個(gè)記錄與總結(jié)。在醫(yī)院科研檔案管理中，對(duì)于科研檔案的管理可以促進(jìn)醫(yī)院整體的科研水平。在科研檔案管理的過程中，數(shù)據(jù)的整理還存在一些不科學(xué)的地方，在管理制度等方面還存在不足。醫(yī)院應(yīng)該逐步重視科研檔案歸檔的管理問題，促進(jìn)醫(yī)院更好地發(fā)展。

1 醫(yī)院科研檔案的重要性

醫(yī)院的科研材料和一些科研情報(bào)，主要是通過醫(yī)院科研檔案來了解的。主要是為了給后來的工作人員提供便利，能夠避免他們對(duì)于科研方面研究的重復(fù)性減少在時(shí)間上的浪費(fèi)。

醫(yī)院與醫(yī)院之間的科研交流，主要也是依靠對(duì)于醫(yī)院本身的科研檔案進(jìn)行闡述。只有建立一些比較有說服力的理論依據(jù)，才能使科研交流中沒有障礙。把醫(yī)院的這些科研成果轉(zhuǎn)化為醫(yī)院科技的進(jìn)步的動(dòng)力，這樣才能使醫(yī)院有所發(fā)展。所以在管理過程中要加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院科研檔案的管理。

科研檔案在醫(yī)院管理中起到很大的作用，對(duì)于醫(yī)治病患提高醫(yī)院的醫(yī)療水平有作用?？蒲匈Y料能夠使醫(yī)生不斷地自我學(xué)習(xí)，在學(xué)習(xí)過程中把理論應(yīng)用到實(shí)踐當(dāng)中去。讓醫(yī)務(wù)工作者能夠更好地去利用這些資源，對(duì)檔案資源進(jìn)行合理的規(guī)劃。從小事開始，對(duì)于科研檔案進(jìn)行分化，意識(shí)到科研檔案歸檔的重要性。

2 科研檔案管理中存在的不足

2.1 歸檔管理制度不完善

醫(yī)院科研檔案的管理存在著一些問題，比如檔案管理制度缺乏科學(xué)性和完整性。最主要的原因就是檔案管理人員對(duì)于科研資料的不重視，缺乏對(duì)科研檔案的管理。在醫(yī)院檔案管理中，由于制度不完善缺少一些檢查的措施，會(huì)使檔案管理人員缺少一種責(zé)任意識(shí)，造成科研檔案歸檔的不全面。

醫(yī)院的管理主要是依靠醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于醫(yī)院事物的處理，如果領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于醫(yī)院檔案管理不重視，就會(huì)造成一個(gè)惡性循環(huán)。領(lǐng)導(dǎo)缺乏對(duì)檔案管理的制度上建立，就會(huì)對(duì)歸檔過程中產(chǎn)生的事情不了解。當(dāng)想要進(jìn)行檔案查詢的時(shí)候，也就有可能出現(xiàn)工作人員對(duì)于檔案不熟悉、檔案資料的缺失等問題。

2.2 科研資料處理不當(dāng)

在醫(yī)院科研檔案管理中，科研工作人員對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)不夠全面，對(duì)其中研究出來的一些成果不重視，會(huì)造成醫(yī)院檔案資料的丟失和不完整。在科研成果的申報(bào)方面也缺失這種維權(quán)意識(shí)，不熟悉整個(gè)歸檔的范圍，造成科研檔案歸檔的不完整。

科研檔案在管理過程中在資料處理方面，醫(yī)院的工作人員還是有所忽視的?？蒲匈Y料對(duì)于一個(gè)醫(yī)院很重要，是一個(gè)醫(yī)院文化的象征。好的科研成果對(duì)于一個(gè)醫(yī)院來說，也是一筆寶貴的精神財(cái)富。這些成果可以給病患帶來希望，通過先進(jìn)的理論能夠提高醫(yī)院的醫(yī)療水平。如果丟失了科研資料，那無疑是一種對(duì)于資源的浪費(fèi)。

2.3 歸檔管理技術(shù)落后

在醫(yī)院科研檔案管理中，由于現(xiàn)代社會(huì)的迅猛發(fā)展，科技為第一生產(chǎn)力，就說明在未來用科技來管理已成為時(shí)代的主流，能夠有效地提高醫(yī)院檔案管理的效率。但就目前而言，醫(yī)院檔案管理的技術(shù)還相對(duì)落后，工作人員對(duì)于技術(shù)應(yīng)用的落伍，對(duì)以往的檔案管理使用的方法會(huì)造成檔案資料管理的混亂，阻礙醫(yī)院檔案管理的進(jìn)程。

醫(yī)院檔案管理中會(huì)遇到很多事情，比如檔案數(shù)量過大，而相應(yīng)的工作人員人數(shù)比較少，這樣處理起檔案管理的時(shí)候就比較麻煩。人手不足無法對(duì)檔案進(jìn)行一些細(xì)化，只能是進(jìn)行一些粗略的大致上的歸檔。而當(dāng)醫(yī)院工作人員要想根據(jù)不同資料的話題進(jìn)行查閱的時(shí)候，會(huì)發(fā)現(xiàn)無從下手，給查閱的時(shí)候帶來極大的不方便。還用以前的落后的手段進(jìn)行人工整理，會(huì)給工作人員帶來比較大的工作量，更別提要保證每份資料的合理規(guī)劃。

3 歸檔管理的對(duì)策

3.1 提高科研人員歸檔意識(shí)

對(duì)科研人員檔案意識(shí)要有所加強(qiáng)，積極提升檔案管理人員的管理素質(zhì)。提高檔案管理的效率。對(duì)檔案管理進(jìn)行一定的宣傳，從生活中灌輸讓科研人員認(rèn)識(shí)到科研檔案的重要性，調(diào)動(dòng)檔案管理人員的積極性。

科研人員對(duì)于自己研究出來的醫(yī)學(xué)成果是比較重視的，但在成果做出來之后怎樣更好地保存卻沒有好的想法。覺得這種成果既然已經(jīng)研究出來，那么會(huì)進(jìn)行使用就可以了，忽略了科研資料的重要性。只考慮到了當(dāng)前的一些問題，對(duì)于后來的人員對(duì)資料進(jìn)行查閱時(shí)候所會(huì)出現(xiàn)的問題沒有多做考慮。正所謂“前人種樹后人乘涼”，科研人員應(yīng)該有認(rèn)識(shí)有責(zé)任地去維護(hù)好檔案管理的工作，為后代的醫(yī)務(wù)工作人員謀福利。合理安排檔案歸檔問題，并對(duì)工作人員進(jìn)行相應(yīng)的講解，把自己的知識(shí)也傳遞給別人，正所謂“授人以魚不如授人以漁”。

3.2 建立健全檔案制度

建立健全檔案管理制度，可以從以下幾個(gè)方面來進(jìn)行：一是建立一個(gè)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，不再是以前那種紙質(zhì)的檔案材料，紙質(zhì)檔案管理不慎會(huì)導(dǎo)致頁面的丟失或者是搬遷、火災(zāi)等原因會(huì)使它保存不下來。有了網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)，可以隨時(shí)隨地地進(jìn)行閱讀，醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該帶頭對(duì)醫(yī)院檔案管理負(fù)責(zé)，形成一種網(wǎng)絡(luò)檔案管理的新模式。二是建立醫(yī)院檔案管理部門人員崗位職責(zé)的制度，使檔案管理部門和科研人員明確每個(gè)人自身的職能，不至于混淆職責(zé)。三是醫(yī)院檔案管理還應(yīng)該建立檔案借閱制度，對(duì)相應(yīng)借閱檔案的人員進(jìn)行記錄，并規(guī)定一些還檔案的時(shí)間，使人們能夠合理運(yùn)用檔案，并珍惜檔案。四是要對(duì)檔案管理進(jìn)行獎(jiǎng)懲措施，對(duì)于檔案的管理進(jìn)行整理表現(xiàn)好的工作人員進(jìn)行一些適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)，對(duì)于遺漏檔案的人員要采取一定的懲罰。除此之外，還要建立嚴(yán)格的檔案統(tǒng)計(jì)工作，對(duì)于手頭上的檔案要有具體的數(shù)量的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)檔案管理的規(guī)范性。

3.3 提高技術(shù)

隨著時(shí)代的進(jìn)步，科技逐漸成為第一生產(chǎn)力?？茖W(xué)水平的不斷提高使醫(yī)院檔案管理有了新的認(rèn)識(shí)，對(duì)于醫(yī)院檔案管理應(yīng)該運(yùn)用現(xiàn)代科技手段來提升檔案管理水平。充分利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)，將檔案進(jìn)行合理的分類，并通過計(jì)算的方式來進(jìn)行資源的檢索、閱讀，使醫(yī)院檔案能夠在電腦上隨時(shí)查閱，起到醫(yī)院檔案資源的共享。運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)來提升醫(yī)院檔案管理的水平，加大力度進(jìn)行科學(xué)化。

在運(yùn)用科技手段的同時(shí)，也不能忽略傳統(tǒng)的歸檔方式，二者是存在一些聯(lián)系的。電腦網(wǎng)絡(luò)存取數(shù)據(jù)固然很方便，但是也會(huì)存在一些問題。比如當(dāng)沒電的時(shí)候，電腦死機(jī)的狀況發(fā)生，相要及時(shí)的去取檔案來查閱的時(shí)候就會(huì)遇到阻礙。而這個(gè)時(shí)候紙質(zhì)的檔案就會(huì)排上用場(chǎng)，它會(huì)解決一些突發(fā)狀況的發(fā)生。所以在運(yùn)用高新技術(shù)手段的同時(shí)也不要忽略原始資料的收集，對(duì)醫(yī)院檔案管理的工作多做一重保護(hù)。

4 結(jié)語

科研檔案的管理對(duì)于一個(gè)醫(yī)院的發(fā)展起著至關(guān)重要的作用，科研檔案代表著一個(gè)醫(yī)院的軟實(shí)力。只有對(duì)科研檔案妥善管理，才能夠使醫(yī)院更好地發(fā)展。所以，醫(yī)院要提高檔案管理的意識(shí)，對(duì)檔案管理進(jìn)行合理化安排，部署相應(yīng)的人員對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)化、合理化管理。

參考文獻(xiàn)

[1] 陳穎.淺談當(dāng)前高?？蒲袡n案歸檔中存在的問題及對(duì)策[J].大學(xué)教育，2015（1）：170-172.

[2] 李悅，劉穎.醫(yī)院科研檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策[J].中國(guó)管理信息化，2015（18）：174.

[3] 楊毅.醫(yī)院科研檔案管理的關(guān)鍵點(diǎn)及完善對(duì)策探討[J].中國(guó)管理信息化，2013（12）：88-89.

[4] 鄭富豪，陳懋，張璐.醫(yī)院科研檔案管理及利用中存在的問題與對(duì)策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（23）：192.