淺談從內(nèi)部控制業(yè)務層面加強公司項目管理

李虹

摘要：項目管理涉及諸多業(yè)務層面，各公司應結(jié)合項目組織結(jié)構(gòu)，對應人力、物力資源和權(quán)限職能，進一步梳理細分具體業(yè)務，并針對項目特點量身制定管理方案，提升項目精細化管理，實現(xiàn)綜合效益最大化。

關(guān)鍵詞：項目管理；內(nèi)部控制；業(yè)務層面控制；預算控制；合同控制

通常公司的管理分為五個層面，第一層為日常管理、第二層為項目管理、第三層為目標管理、第四層為方針管理、第五層為愿景。項目管理從項目的投資決策開始到項目結(jié)束的全過程進行計劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)、控制和評價，以實現(xiàn)項目目標。企業(yè)的業(yè)務層面控制是指綜合運用各種控制手段和方法，針對具體業(yè)務和事項的控制?？紤]本公司項目組織結(jié)構(gòu)的特點，將業(yè)務層面控制手段、方式、方法具體分析、試用、應用于公司具體項目，是實現(xiàn)合規(guī)化管理、提高項目質(zhì)量、增加項目成功率、控制成本的關(guān)鍵所在。

一、公司項目管理組織結(jié)構(gòu)剖析

項目組織結(jié)構(gòu)直接影響資源的可用性和效果。項目組織結(jié)構(gòu)的類型包括智能型、項目型以及矩陣型。對于有中等技術(shù)復雜程度而且周期較長的項目，適合采用平衡型矩陣組織。（見表1）

以川慶鉆探工程有限公司川東鉆探公司頁巖氣項目部為例，該項目屬于典型的平衡矩陣型項目組織結(jié)構(gòu)。平衡矩陣雖然承認全職項目經(jīng)理的必要性，但并未授權(quán)其管理項目和項目資金，項目經(jīng)理（由公司領(lǐng)導兼職）對項目結(jié)果負責，角色是協(xié)調(diào)員或者聯(lián)絡(luò)員，項目副經(jīng)理和其他項目管理人員權(quán)限有限，各職能部門提供所需資源并進行預算控制，各方共同發(fā)揮作用完成項目任務。

矩陣型項目組織結(jié)構(gòu)的優(yōu)點是項目部成員及相應資產(chǎn)屬于職能部門，能有效利用人力和物力資源，缺點是項目管理者和部門管理者在涉及到工作優(yōu)先次序、項目中具體人員的分配、工作中的技術(shù)方案，以及項目變化等方面時有可能產(chǎn)生矛盾沖突，從而導致項目運行困難。

二、公司業(yè)務層面控制特點

項目管理包括范圍、成本、質(zhì)量、人力資源、溝通，采購等方面的管理；業(yè)務層面控制設(shè)計資金活動控制、采購業(yè)務控制、資產(chǎn)管理管理控制、銷售業(yè)務控制、研發(fā)控制、業(yè)務外包控制財務報告控制、預算控制、合同管理控制、信息系統(tǒng)控制等等方面。由于各個項目性質(zhì)、規(guī)模、業(yè)務特點千差萬別，公司應針對具體項目分析具體業(yè)務的風險、識別管理控制點并實施控制措施。

川東鉆探公司頁巖氣項目屬于平衡矩陣項目管理，由于該項目無資金、資產(chǎn)、采購、研發(fā)、信息等管理權(quán)限、因此其涉及應予以控制的業(yè)務層面主要包括銷售業(yè)務、外包業(yè)務、預算管理和合同管理四個方面。

三、項目業(yè)務控制層面風險識別及控制措施

以下業(yè)務控制均以川東鉆探公司頁巖氣項目為例

（一）銷售業(yè)務控制

銷售業(yè)務即尋找開拓市場業(yè)務可能面臨的風險點主要有：客戶信用調(diào)查不到位，結(jié)算方式選擇不當，賬款回收不力。主要應對措施有：1.針對新開發(fā)客戶和新區(qū)快業(yè)務，不應盲目上項目，事先應健全客戶信用檔案和當?shù)亟?jīng)濟政治等市場環(huán)境調(diào)研，更應重視項目完結(jié)后甲方服務和跟蹤，提升甲方的滿意度。2.合同簽訂之前應當吸收財會、法律等專業(yè)人員參與。3.公司應完善“項目應收賬款管理制度”，明確責任，嚴格考核。

（二）外包業(yè)務控制

外包業(yè)務是指企業(yè)利用專業(yè)化分工優(yōu)勢，將日常經(jīng)營中的部分業(yè)務委托給企業(yè)以外的專業(yè)公司完成的經(jīng)營行為。頁巖氣項目的外包項目主要有：泥漿、定向、取心、運輸?shù)葮I(yè)務。主要涉及的風險點有：外包范圍和價格不合理，使企業(yè)蒙受損失；外包監(jiān)控不力，服務質(zhì)量低。對應措施有：1.不能單純考慮成本效益，應兼顧重點業(yè)務，綜合考量，核心業(yè)務絕不外包。2.總會計師應參與重大業(yè)務外包決策。3.嚴格控制外包成本，合理確定外包價格。4.持續(xù)評估承包商履約能力，切實落實承包商違約責任索賠及責任人追究。

（三）預算管理控制

預算管理主要涉及的風險點：預算不健全、目標不科學，執(zhí)行不力，考核不嚴等導致預算管理流于形式。對應措施有：1.項目預算指標不應過高或過低，公司審核預算方案應避免盲目過量投資，更應關(guān)注項目風險和經(jīng)營可行性。2.由于項目人員及隊伍的流動性較大，預算管理和考核繁瑣，項目部通常未將預算指標分解到單項目、單井、單月，往往導致項目預算執(zhí)行不力。公司預算管理委員會應加強對項目預算管理的指導、資源支持、監(jiān)控、考核。

（四）合同管理控制

項目合同管理主要在公司職能部門指導下進行，嚴格遵循公司合同管理辦法，目前基本做到了合法合規(guī)管理?，F(xiàn)僅針對公司頁巖氣項目合同管理提出以下建議：1.切實建立合同履行情況評估制度，應定期對重大合同的履行情況進行分析評估，善于總結(jié)合同履行中存在的不足，項目結(jié)束后，應歸檔合同履行評估資料，以便于后續(xù)類似項目借鑒。2.涉及顯失公平條款，可能導致企業(yè)利益受損的，應第一時間及時上報，通過多途徑協(xié)商，做好事前風險預警。

四、結(jié)束語

不同公司和不同項目面臨的客觀環(huán)境和自身的經(jīng)營特點決定了企業(yè)內(nèi)部業(yè)務控制方案各有不同，因此各單位在具體項目的管理過程中需全面識別和評估風險，梳理關(guān)鍵業(yè)務流程，對癥下藥，找準項目風險點、控制點并制定和執(zhí)行相應的控制措施。

（作者單位：川慶鉆探工程有限公司川東鉆探公司）