淺談高校電子文件檔案管理

李曉霞

【摘要】本文從電子文件的特點(diǎn)出發(fā)，分析了高校電子文件管理過程中存在的問題，提出了做好電子檔案管理的具體措施，對促進(jìn)高校檔案管理工作具有現(xiàn)實(shí)意義。

【關(guān)鍵詞】高校；電子文件；檔案管理

隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛運(yùn)用和高校辦公自動化的普及，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件已逐步被電子文件取代。這些電子文件真實(shí)地記錄了學(xué)校教學(xué)、科研、管理等活動的基本情況，它為高校的教育、科研和管理工作提供素材和憑證，是高校數(shù)字檔案館信息資源的重要來源。但目前，很多高校的教學(xué)、科研、管理等方面的電子文件游離于檔案的管理之外，因此，如何做好電子文件的管理工作，是目前高校檔案管理工作者需要解決的問題。

一、電子文件及其特性

只有認(rèn)清電子文件的特性，才能正確管理好電子檔案。所謂電子文件，是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境產(chǎn)生，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤或光盤等載體，以計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理并可在通信網(wǎng)絡(luò)傳送的文件。與紙質(zhì)檔案相比，電子文件有以下幾個(gè)特性：1.信息與載體分離。電子文件可以被復(fù)制、修改、刪除而不留痕跡，無法像紙質(zhì)文件那樣確定哪個(gè)是“原件”。2.快捷方便。電子文件的起草、修改、收發(fā)、傳遞都在網(wǎng)上進(jìn)行，修改粘貼更是方便，大大提高了工作效率。3.對設(shè)備的依賴性強(qiáng)。電子文件依賴特定的設(shè)備和軟件而存在，隨著計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的更新升級，容易產(chǎn)生不兼容問題。4.保存條件和環(huán)境要求不同。電子文件不需要一定的場地面積保存，但容易受到磁場、溫度、濕度等物理環(huán)境的影響。電子文件還有非直讀性、信息共享性、易消失性等特性。

二、高校電子文件檔案管理中存在的問題

目前，各高校電子文件檔案管理仍不夠成熟，主要存在以下幾個(gè)問題：

（一）立卷歸檔問題。目前，高校已普及辦公自動化，在實(shí)行自動化過程中產(chǎn)生了大量的電子文件。這些文件主要來源于各職能部門，有黨政管理類、教學(xué)、科研、財(cái)務(wù)管理等。目前大部分高校的做法是由各部門進(jìn)行管理，沒有納入學(xué)校檔案館數(shù)據(jù)中心進(jìn)行統(tǒng)一管理。這樣的做法導(dǎo)致以下結(jié)果：一是數(shù)據(jù)丟失；二是不利于規(guī)范化管理；三是無法實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，電子文件應(yīng)有的價(jià)值和作用得不到有效的發(fā)揮；四是數(shù)據(jù)分散，格式不統(tǒng)一，難形成統(tǒng)一的電子檔案。

（二）缺少成熟的制度和標(biāo)準(zhǔn)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)和制度，已經(jīng)難以適用于現(xiàn)行電子文件的管理。目前，國家雖已制定了《電子文件歸檔與管理規(guī)范》《電子公文歸檔管理暫行辦法》等規(guī)范，但由于電子文件對標(biāo)準(zhǔn)化的依賴性很強(qiáng)，而計(jì)算機(jī)軟硬件系統(tǒng)更新?lián)Q代很快，要制定普遍適用于高校的電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)和制度很難。

（三）電子檔案的原始性、真實(shí)性、完整性、安全性問題。由于電子文件的易篡改性、信息與載體的相分離性等特點(diǎn)及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的不安全性，電子檔案存在許多不安全因素。就網(wǎng)絡(luò)本身的安全問題來說，網(wǎng)絡(luò)是一個(gè)開放的系統(tǒng)，許多應(yīng)用系統(tǒng)處于不設(shè)防狀態(tài)，具有很大危險(xiǎn)。另外，網(wǎng)絡(luò)容易受到病毒侵襲和“黑客”攻擊，一旦網(wǎng)絡(luò)毀壞，電子文件的丟失、泄密無法避免。

三、做好電子文件檔案管理的具體措施

（一）按照電子文件管理規(guī)定，建立健全本校電子文件檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)。高校應(yīng)根據(jù)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》《電子公文歸檔管理暫行辦法》等標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，結(jié)合本校的實(shí)際情況，制定電子文件與電子檔案管理方面的規(guī)章制度，加強(qiáng)電子文件從形成、歸檔，到開發(fā)利用的全程管理。由于電子文件在記錄格式、載體形式、處理方法等方面和紙質(zhì)檔案有很大的區(qū)別，所以應(yīng)根據(jù)電子文件的特性制定相應(yīng)的管理標(biāo)準(zhǔn)。如電子文件的登記標(biāo)準(zhǔn)、歸檔標(biāo)準(zhǔn)、鑒定標(biāo)準(zhǔn)、收集標(biāo)準(zhǔn)、防護(hù)標(biāo)準(zhǔn)以及安全標(biāo)準(zhǔn)等等。管理標(biāo)準(zhǔn)可以由高校檔案部門、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)部門和各職能部門協(xié)商制定，使大家都能接受、遵守。

（二）整合學(xué)校內(nèi)部管理機(jī)構(gòu)，建立“三位一體”的電子文件管理運(yùn)行模式。由于高校電子文件數(shù)目繁多、種類復(fù)雜，電子文件本身涉及到的問題也比較多，所以單靠檔案部門管理是難以完成的。因此應(yīng)采取電子文件形成部門、檔案部門、計(jì)算機(jī)信息管理部門“三位一體”的電子文件管理運(yùn)行模式，各部門各司其職，發(fā)揮所長。電子文件形成部門熟悉業(yè)務(wù)，能夠很好地鑒定出哪些文件是有價(jià)值的，為電子文件的歸檔工作打好基礎(chǔ)；檔案部門統(tǒng)籌全局，把好關(guān)口，做好電子文件歸檔等管理工作；信息管理部門擁有相當(dāng)?shù)挠?jì)算機(jī)專業(yè)技術(shù)人員，高?？梢岳迷摬块T的優(yōu)勢，抽調(diào)部分技術(shù)人員，做好學(xué)校電子檔案和現(xiàn)行文件信息服務(wù)器等網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的安全管理與維護(hù)，協(xié)調(diào)有關(guān)人員在電子文件管理過程中，嚴(yán)格按標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范執(zhí)行，保證電子文件的安全管理和有效利用。

（三）做好電子文件的日常管理工作。由于電子文件數(shù)量之大，產(chǎn)生速度之快，需要及時(shí)鑒定歸檔，因此做好電子檔案管理，必須從做好電子文件的日常管理工作做起。一是檔案部門要監(jiān)督各職能部門做好電子文件按時(shí)歸檔。二是對已歸檔的電子文件，檔案管理部門要做好校對鑒定，對所保存的電子檔案要定期進(jìn)行檢查和拷貝。三是實(shí)行“雙套制”管理，即具有永久和長期保存價(jià)值的電子文件，必須制成紙質(zhì)文件或縮微品等同時(shí)歸檔。

（四）建立良好的電子檔案保存環(huán)境和使用環(huán)境，保證電子檔案的安全。加強(qiáng)對電子檔案的保護(hù)和應(yīng)用管理，建立合格的電子檔案的保存環(huán)境，使電子檔案保存得更長久。如采用去濕機(jī)、硅膠，空調(diào)調(diào)節(jié)等措施調(diào)節(jié)庫內(nèi)溫濕度，使溫度保持在17℃-20℃，濕度保持在35%-45%；還有防光，防塵，防霉，避開磁場和電場等。在電子檔案的應(yīng)用管理方面， 為了保證網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子檔案信息的完整、安全，可采取以下措施和手段：訪問控制、信息加密、數(shù)字簽名、防寫措施、防火墻等。

（五）努力提高檔案工作人員的素質(zhì)和服務(wù)水平。和紙質(zhì)檔案管理相比，電子檔案對管理人員的要求更高，既要有檔案管理知識，又要有相應(yīng)的計(jì)算機(jī)能力如計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、設(shè)備維護(hù)技術(shù)等。因此高校要提高檔案工作人員的素質(zhì)，加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)：一是檔案人員要主動加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷提高自己的檔案管理知識與技能。二是高校要重視對檔案工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的培養(yǎng)，定期組織專、兼職檔案人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高他們對電子文件管理的基本知識、實(shí)踐技能的掌握等，尤其是數(shù)字化知識及電子計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)。三是建立相應(yīng)的激勵(lì)制度，在檔案工作內(nèi)部形成一定的競爭，促使檔案工作人員努力提高自身綜合素養(yǎng)，保證檔案管理工作高效、有序開展。

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