高校二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理辦法探究

羅麗萍

【摘要】本文分析了高校二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理中存在的檔案意識(shí)薄弱、檔案設(shè)施及管理方式落后等問題，從完善檔案管理制度、重視宣傳、人員職業(yè)技能培訓(xùn)、利用現(xiàn)代化技術(shù)管理檔案等方面提出了針對(duì)性的解決方案。

【關(guān)鍵詞】高校；二級(jí)學(xué)院；教學(xué)檔案；檔案管理

教學(xué)檔案是指在教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像載體材料。教學(xué)檔案管理質(zhì)量是衡量高校教學(xué)管理水平和教育質(zhì)量的重要標(biāo)志之一，是高等學(xué)校檔案的主題、核心和重點(diǎn)。近年來，隨著高校招生規(guī)模不斷擴(kuò)大和內(nèi)部管理體制改革的進(jìn)一步發(fā)展，以及數(shù)字化校園的建設(shè)，高校已經(jīng)開始實(shí)施二級(jí)學(xué)院管理，二級(jí)學(xué)院辦學(xué)自主權(quán)進(jìn)一步加大。因此，二級(jí)學(xué)院的教學(xué)檔案管理內(nèi)容也變得復(fù)雜多樣，本文根據(jù)高校二級(jí)學(xué)院檔案管理存在的一些問題，結(jié)合自己的工作經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)行一些交流和探討。

一、教學(xué)檔案的特點(diǎn)

（一）文件來源分散。教學(xué)檔案來自于教學(xué)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，除了少部分來源于教務(wù)管理部門外，大部分來源于從事教學(xué)活動(dòng)的教師。而來源于教師個(gè)人的教學(xué)文件材料，大多不需經(jīng)過收發(fā)部門登記，且沒有副本，甚至長(zhǎng)年累月存在于教師個(gè)人手中。因此，教學(xué)檔案的來源與其他檔案相比，具有明顯的分散性。

（二）專業(yè)性強(qiáng)。高校的專業(yè)設(shè)置、學(xué)科劃分比較細(xì)致，一般的高校專業(yè)數(shù)量少則十幾個(gè)，多則幾十個(gè)甚至上百個(gè)，且每個(gè)專業(yè)在課程設(shè)置、教學(xué)內(nèi)容及方法等方面各有不同，導(dǎo)致這些教學(xué)檔案材料表現(xiàn)出很強(qiáng)的專業(yè)性。

（三）種類繁多。存放在二級(jí)學(xué)院的教學(xué)檔案除了上級(jí)主管部門下達(dá)的文件、本部門的計(jì)劃、總結(jié)及會(huì)議記錄等行政管理材料，還包括教學(xué)計(jì)劃執(zhí)行及教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控各環(huán)節(jié)產(chǎn)生的教學(xué)管理材料，種類繁多，涉及面廣，內(nèi)容豐富。

（四）載體的多樣化。教學(xué)檔案管理的載體除了紙、卡片、照片等傳統(tǒng)載體外，還包括各種辦公文檔和多媒體文檔等電子載體，而電子載體在歸檔時(shí)一般需要刻錄成光盤。

二、目前高校二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理中存在的主要問題

（一）重視程度不夠，檔案意識(shí)薄弱。隨著高校檔案事業(yè)的發(fā)展，人們對(duì)檔案的了解、認(rèn)識(shí)和利用都在與日俱增。但從實(shí)際狀況來看，人們的檔案意識(shí)還非常薄弱。對(duì)于檔案是什么，檔案有什么作用，檔案的價(jià)值怎樣實(shí)現(xiàn)等問題都只是一知半解。特別是實(shí)行二級(jí)管理后，部分教學(xué)檔案不再由學(xué)校檔案館統(tǒng)一存檔，由二級(jí)學(xué)院自行保存。二級(jí)學(xué)院承擔(dān)著繁重的教學(xué)任務(wù)，從學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)到教職員工始終把教學(xué)工作放在第一位，對(duì)教學(xué)檔案管理缺乏足夠的重視，僅僅把它視為教學(xué)管理的附屬工作，在檢查評(píng)比時(shí)，往往臨時(shí)突擊，草率整理，敷衍了事。

（二）二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理人員專業(yè)化知識(shí)缺乏。二級(jí)學(xué)院大多沒有配備專職的檔案員，其教學(xué)檔案的管理基本上由學(xué)院的教務(wù)秘書兼任，而且人員更換頻繁。教務(wù)秘書忙于日常教學(xué)運(yùn)行工作，大部分沒有受過檔案管理的專業(yè)培訓(xùn)，不懂檔案管理業(yè)務(wù)和要求，工作被動(dòng)，嚴(yán)重地影響了教學(xué)檔案管理的質(zhì)量。檔案、計(jì)算機(jī)專業(yè)人員少，薄弱的人員和技術(shù)力量難以滿足目前信息化建設(shè)的需要。

（三）沒有專門的檔案室，設(shè)施落后。高校實(shí)行的二級(jí)管理要求各教學(xué)部門管理大量教學(xué)檔案，但是大部分二級(jí)學(xué)院沒有設(shè)立專門的檔案室，更不用說配備空調(diào)、去濕機(jī)、視頻監(jiān)控、密集架及消防設(shè)備，大量的教學(xué)檔案隨意存放在教務(wù)辦公室、行政辦公室甚至教師個(gè)人手中，造成很多重要檔案丟失或損壞。

（四）管理手段落后，缺乏創(chuàng)新模式。檔案收集保管的目的，是為了利用，為學(xué)院的中心工作服務(wù)。傳統(tǒng)的教學(xué)檔案多以紙質(zhì)形式保存，占用空間大、查找檢索困難、保密性不強(qiáng)。但信息的價(jià)值在于傳播，而不在于儲(chǔ)藏。任何“意義”“價(jià)值”之類的判斷，在沒有傳播的情境下只能是無意義與無價(jià)值的。

三、加強(qiáng)高校二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理的措施

（一）規(guī)范和完善二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理制度。科學(xué)、規(guī)范、完善的管理制度，是各項(xiàng)工作得以有效實(shí)施的重要基礎(chǔ)。各高校普遍建立了檔案管理的規(guī)章制度，一些高校還納入了學(xué)校各項(xiàng)工作的規(guī)章制度之中，還有一些高校建立了檔案工作考核評(píng)價(jià)制度。但考核的監(jiān)督執(zhí)行、考核結(jié)果的公信力還需要提高。建議完善已有法規(guī)，捋順關(guān)系，監(jiān)督執(zhí)行。二級(jí)學(xué)院應(yīng)根據(jù)自身特點(diǎn)制定教學(xué)檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，提升管理質(zhì)量。如：制定二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理制度，包括從材料的收集、整理、立卷、歸檔到檔案的分類方法、細(xì)則、保管、利用等制度，在執(zhí)行過程中，可實(shí)行激勵(lì)機(jī)制，有條件的學(xué)院可以專門設(shè)置教學(xué)檔案管理崗位，配備專職檔案管理人員統(tǒng)一管理本部門的文件材料。

（二）重視宣傳，提高全員檔案意識(shí)。教研室和實(shí)驗(yàn)室是產(chǎn)生和形成教學(xué)相關(guān)檔案的主體，也是檔案保留和提交的主體。大部分教學(xué)檔案是在教學(xué)和實(shí)驗(yàn)過程中產(chǎn)生的。每一位教職工要了解黨和國(guó)家有關(guān)檔案工作的方針、政策，明確收集檔案材料是教職工份內(nèi)的工作，應(yīng)盡的責(zé)任，從而形成規(guī)范的文件材料流向制度。同時(shí)把教學(xué)材料的歸檔工作與教職工的年度考核、職務(wù)晉升及職稱評(píng)定等掛鉤，進(jìn)一步增強(qiáng)教師的責(zé)任感和歸檔的積極性。

（三）做好教學(xué)檔案材料的收集和歸檔工作。二級(jí)學(xué)院分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)必須保障檔案管理人員完成年度檔案工作所必需的時(shí)間和條件。專兼職檔案員要加強(qiáng)檔案意識(shí)和工作責(zé)任心，主動(dòng)地采取措施，在歸檔前按照歸檔范圍到各教研室、實(shí)驗(yàn)室、研究所收集分散在個(gè)別教職工手中有價(jià)值的各種材料，并認(rèn)真檢查文件是否齊全、完整，檢查文件的聯(lián)系是否互相混淆或有拆散現(xiàn)象，檢查是否有遺漏或不需要?dú)w檔的材料。確保歸檔文件材料完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。同時(shí)對(duì)各種不同載體形式的檔案材料也要加強(qiáng)收集，如照片、實(shí)物、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯等，實(shí)現(xiàn)檔案載體形式多樣化。

（四）加強(qiáng)檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。由于檔案管理工作專業(yè)性強(qiáng)，二級(jí)學(xué)院的教學(xué)檔案內(nèi)容復(fù)雜多樣，但是大部分二級(jí)學(xué)院的檔案管理人員是兼職的，沒有經(jīng)過專門的培訓(xùn)，且更換頻繁，因此高校檔案部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)二級(jí)學(xué)院兼職檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，有條件的可以在每年年初由學(xué)校檔案館的專職檔案管理人員，結(jié)合具體案卷，加以詳細(xì)講解和操作指導(dǎo)，提高兼職檔案員的業(yè)務(wù)水平。

（五）積極應(yīng)用現(xiàn)代辦公技術(shù)，進(jìn)一步做好檔案的利用工作。在科技技術(shù)和信息技術(shù)高度發(fā)達(dá)的今天，傳統(tǒng)的服務(wù)內(nèi)容和方式已經(jīng)不能適應(yīng)新時(shí)代的要求，必須賦予新的內(nèi)涵和方法，這就要求檔案管理人員需要充分利用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等數(shù)碼設(shè)備對(duì)有長(zhǎng)期保存價(jià)值的、有特色的的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為儲(chǔ)存在磁盤、光盤上的電子文件。同時(shí)，高校幾乎每位師生都在用計(jì)算機(jī)編寫教案、繪制圖表、撰寫學(xué)術(shù)論文和專著，形成了大量電子文件。電子文件已是高校新形成的文件主體。因此，檔案管理人員應(yīng)充分利用現(xiàn)代化的辦公系統(tǒng)，利用檔案信息網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)，快速、準(zhǔn)確、及時(shí)地幫助使用者提供檔案信息資源，提高查詢效率，以此達(dá)到提高服務(wù)質(zhì)量的效果。

總之，社會(huì)信息化致使社會(huì)各項(xiàng)活動(dòng)的記錄產(chǎn)生于網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化環(huán)境，人們進(jìn)行交流和傳遞信息的手段也從紙質(zhì)走向電子媒體，高校檔案數(shù)字化建設(shè)需要一個(gè)不斷探索、不斷發(fā)展、不斷完善的過程，高校二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理也需要遵循科學(xué)的原理，采取正確的方法，才能實(shí)現(xiàn)檔案工作的價(jià)值。

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