淺談電子檔案在檔案管理中的作用

周茂玉

【摘要】隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的逐步發(fā)展，檔案管理工作已經(jīng)逐步從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)為電子檔案管理。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理相比較，電子檔案管理更加快捷、方便、高效，同時(shí)能夠有效避免紙質(zhì)檔案管理存在的一些問(wèn)題。本文在分析電子檔案在檔案管理中作用的基礎(chǔ)上，對(duì)加強(qiáng)電子檔案管理及應(yīng)用的有效策略進(jìn)行探究，力爭(zhēng)為電子檔案管理工作的優(yōu)化及完善提供參考。

【關(guān)鍵詞】電子檔案；檔案管理；作用

進(jìn)入21世紀(jì)以來(lái)，我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)呈現(xiàn)穩(wěn)健的發(fā)展態(tài)勢(shì)。在這樣的態(tài)勢(shì)下，我國(guó)檔案管理工作發(fā)生了很大程度的轉(zhuǎn)變，即從原來(lái)的紙質(zhì)檔案管理逐步轉(zhuǎn)向?yàn)殡娮訖n案管理。對(duì)于電子檔案管理來(lái)說(shuō)，其利用途徑一般有三類(lèi)：其一，提供拷貝；其二，通信傳輸；其三，直接利用。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，電子檔案管理更能體現(xiàn)出快捷、方便及高效的特點(diǎn)。

一、電子檔案在檔案管理中的作用分析

電子檔案管理在實(shí)際檔案管理工作中具備廣泛應(yīng)用價(jià)值。這里結(jié)合實(shí)際工作，簡(jiǎn)要總結(jié)電子檔案在檔案管理中的幾點(diǎn)作用如下：

（一）能夠使人力、物力得到有效節(jié)省。在以往的紙質(zhì)檔案管理工作中，部分檔案過(guò)于重要或過(guò)于特殊，為了使這些檔案不至于遭受損壞或遺失，就要投入很大的人力及物力。顯然，這從經(jīng)濟(jì)角度上來(lái)講，是不理想的，而且還存在一定的風(fēng)險(xiǎn)。但是，對(duì)于電子檔案管理來(lái)說(shuō)，依賴(lài)于強(qiáng)大的信息存儲(chǔ)、利用功能，就能夠快速、高效地實(shí)現(xiàn)檔案的存儲(chǔ)及傳輸，在歸檔質(zhì)量及檢索速度上也會(huì)有顯著的提高，同時(shí)可以節(jié)省人力、物力。

（二）能夠使檔案處理更加快速、高效。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作中要面對(duì)龐大的檔案數(shù)據(jù)，在處理方面需要投入大量的時(shí)間及精力，但卻因手工處理，往往事倍功半，難以達(dá)到快速高效的效果。而對(duì)于電子檔案來(lái)說(shuō)，采取信息化處理，就能夠使檔案的收集、存儲(chǔ)、分類(lèi)以及統(tǒng)計(jì)均顯得快捷而方便，從而使檔案處理體現(xiàn)出快速、高效的顯著優(yōu)勢(shì)，達(dá)到事半功倍的效果。

（三）能夠使檔案文件共享交流更加方便。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案受到多方面因素的限制，比如檔案本人的權(quán)益、檔案管理工作人員的職責(zé)所在，使得檔案文件共享交流難以體現(xiàn)方便的優(yōu)勢(shì)。而對(duì)于電子檔案來(lái)說(shuō)，由于利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)進(jìn)行存儲(chǔ)，在獲得權(quán)益人允許及管理工作所需的條件下，便能夠?qū)崿F(xiàn)快速查詢(xún)，進(jìn)而使檔案文件共享交流顯得更加方便，就不會(huì)有遺漏或損壞等風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題的發(fā)生。

（四）能夠使信息交換更具安全性。以往在紙質(zhì)檔案管理工作中，有時(shí)會(huì)出現(xiàn)檔案丟失或損壞等事故的發(fā)生，這些事故如果出現(xiàn)會(huì)給檔案管理工作帶來(lái)很大的麻煩，甚至是嚴(yán)重的后果。而對(duì)于電子檔案來(lái)說(shuō)，借助其信息化功能，能夠在信息交換過(guò)程中顯得更加高效和安全。在確保電子檔案處于安全環(huán)境的條件下，其信息交換便顯得更加順利，這無(wú)疑為電子檔案管理工作的順利、有序開(kāi)展奠定了基礎(chǔ)。

二、加強(qiáng)電子檔案管理及應(yīng)用的有效策略探究

通過(guò)以上的分析論述，我們可以認(rèn)識(shí)到電子檔案在檔案管理中的價(jià)值作用顯著。但是，由于電子檔案管理工作需面對(duì)巨大的數(shù)據(jù)源以及相應(yīng)的工作環(huán)境安全等問(wèn)題，因此，從電子檔案管理及應(yīng)用強(qiáng)化角度去考慮，應(yīng)采取一些有效的加強(qiáng)電子檔案管理策略。具體策略如下：

（一）構(gòu)建完善的檔案應(yīng)用機(jī)制，注重安全性問(wèn)題的排除。在電子檔案管理工作中，檔案實(shí)現(xiàn)信息化是非常重要的一項(xiàng)工作。要想使這項(xiàng)工作得以順利、有效地開(kāi)展，有必要構(gòu)建完善的電子檔案管理計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)。一方面，要對(duì)使用計(jì)算機(jī)條件下的穩(wěn)健檔案管理工作流程進(jìn)行改進(jìn)，使工作流程能夠與檔案管理的需求相滿(mǎn)足。另一方面，要以文件處理流程為依據(jù)，做好檔案信息化系統(tǒng)軟件功能的設(shè)計(jì)工作。此外，要根據(jù)信息系統(tǒng)，構(gòu)建健全的內(nèi)部控制機(jī)制，確保電子檔案的安全性得到有效保障。

在加強(qiáng)電子檔案管理工作中，要充分考慮到潛在的一些安全性問(wèn)題，同時(shí)采取相應(yīng)的措施加以解決。1.電子檔案管理面對(duì)龐大的信息數(shù)據(jù)，本身工作負(fù)荷巨大，而在這樣的環(huán)境下，有可能存在計(jì)算機(jī)病毒及黑客攻擊等安全性問(wèn)題。為了使計(jì)算機(jī)病毒得到有效防范，需安裝正規(guī)的殺毒軟件，定期對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行殺毒；為了使黑客攻擊得到有效防范，專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員需對(duì)計(jì)算機(jī)設(shè)置防火墻措施。2.在實(shí)際工作過(guò)程中，如果電子檔案歸檔規(guī)范化程度不高，缺乏程序化管理，則電子檔案的真實(shí)性將會(huì)受到質(zhì)疑。因此，有必要統(tǒng)一管理方法，提高電子檔案的規(guī)范化程度，并采取程序化管理措施，使得電子檔案的真實(shí)性得到有效確保。3.對(duì)于電子檔案來(lái)說(shuō)，存在法律效力方面的問(wèn)題。一般情況下，電子檔案的法律效力是和其載體相關(guān)加以確立的。因電子檔案缺乏固定的載體，所以在相關(guān)法律法規(guī)條款制度上存在很大的困難。因此，要借助法律機(jī)構(gòu)的職能作用，確保電子檔案的安全性。

（二）對(duì)電子檔案的利用加以規(guī)范。為了使電子檔案的利用更加規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，一方面要加強(qiáng)電子檔案利用的審批工作，設(shè)立嚴(yán)格的審批程序。相關(guān)人員如需對(duì)電子檔案進(jìn)行查閱、利用，必須經(jīng)過(guò)相關(guān)檔案主管部門(mén)的審批同意。另一方面，要加強(qiáng)電子檔案的利用管理。電子檔案儲(chǔ)存部門(mén)在開(kāi)展該項(xiàng)工作中，要對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)充分加以應(yīng)用，務(wù)使檔案收集管理活動(dòng)得到有效保障，以便充分體現(xiàn)電子檔案收集的及時(shí)、高效的優(yōu)勢(shì)，并使電子檔案實(shí)現(xiàn)快速更新，進(jìn)而使相關(guān)人員對(duì)電子檔案的使用需求得到滿(mǎn)足。當(dāng)然，我們?cè)诶秒娮訖n案的同時(shí)，也不能忽視紙質(zhì)檔案的一些優(yōu)勢(shì)，要做到在電子檔案利用過(guò)程中結(jié)合紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，進(jìn)而對(duì)電子檔案資源進(jìn)行有效整合，通過(guò)創(chuàng)新電子檔案管理模式，最終為電子檔案需求利用效率和質(zhì)量的提升奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。此外，為了使電子檔案的利用顯得更加規(guī)范，還有必要遵循一定的原則：其一，如電子檔案內(nèi)容不屬于完全開(kāi)放的范疇，則需避免拷貝使用，設(shè)置訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限。其二，對(duì)于部分電子檔案，有必要采取加密處理措施，并定期或不定期對(duì)使用的密鑰進(jìn)行修改。

（三）努力提高電子檔案管理人員整體素質(zhì)。做好電子檔案管理工作必須以提高電子檔案管理人員的整體素質(zhì)為基礎(chǔ)，進(jìn)而推進(jìn)整個(gè)電子檔案管理工作的優(yōu)化和完善。一方面，要對(duì)電子檔案管理人員加強(qiáng)思想教育，讓管理人員充分認(rèn)識(shí)做好電子檔案管理工作的重要性，促其加強(qiáng)學(xué)習(xí)，并在實(shí)際工作中發(fā)揮積極作用。另一方面，要對(duì)電子檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，實(shí)行“理論+實(shí)踐”的培訓(xùn)模式，使檔案管理人員在檔案著錄、標(biāo)引、檢索以及編研方面的能力得到有效提升?？傊?，要通過(guò)提高電子檔案管理人員的整體素質(zhì)，發(fā)揮電子檔案在檔案管理中的重要作用。

三、結(jié)語(yǔ)

通過(guò)本文的探究，我們可以認(rèn)識(shí)到電子檔案在檔案管理中的作用顯著。運(yùn)用電子檔案不僅能夠使人力、物力得到有效節(jié)省，使檔案處理更加快速、高效，使檔案文件共享交流更加方便，而且還能夠使檔案信息處理更具安全性。為進(jìn)一步強(qiáng)化電子檔案管理工作，有必要構(gòu)建更為完善的檔案應(yīng)用機(jī)制，對(duì)電子檔案管理利用加以規(guī)范，同時(shí)提高電子檔案管理人員整體素質(zhì)等。相信從以上方面進(jìn)行努力，電子檔案管理工作將能夠得到有效強(qiáng)化，并不斷趨于完善。

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