機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息資源共享的瓶頸及建議

范日金

【摘要】本文簡要分析了當(dāng)前我國機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息資源共享存在的瓶頸，并針對性地提出促進(jìn)檔案信息資源共享的建議。

【關(guān)鍵詞】機(jī)關(guān)事業(yè)單位；檔案信息資源；共享；瓶頸；建議

一、檔案信息資源共享的內(nèi)涵

檔案是內(nèi)容和原始存儲載體的統(tǒng)一體，兩者不可分離，并具有法律憑證作用，而檔案信息并不因存儲載體的改變而改變，它可以依附于原始存儲載體或經(jīng)過轉(zhuǎn)換的其他存儲載體，檔案信息資源又是檔案信息的一個(gè)重要組成部分。本文從以下幾個(gè)方面來闡述檔案信息資源的共享：首先，它是以網(wǎng)絡(luò)作為傳輸媒介以打破檔案信息傳輸?shù)臅r(shí)空阻隔，其大大提高了檔案信息傳播效率，拓展了檔案信息傳播范圍。其次，它是以用戶為中心開發(fā)信息資源，為公眾提供一種新型的信息服務(wù)方式。再次，它是信息技術(shù)與現(xiàn)代科學(xué)管理體制的完美融合，沒有科學(xué)的管理，檔案信息資源的共享就可能偏離正確的發(fā)展軌道和背離我們的初衷。最后，它是最大范圍內(nèi)的充分共享，而不是無限制的共享，因?yàn)樗哂袃?nèi)向性、機(jī)密性和回溯性的特點(diǎn)。綜上，檔案信息資源共享的內(nèi)涵：它是一種以網(wǎng)絡(luò)為工具，以用戶為中心，以利用為靈魂，將信息技術(shù)與現(xiàn)代管理體制完美融合，為公眾提供最大范圍內(nèi)充分共享的信息服務(wù)的新型檔案管理模式。

二、檔案信息資源共享的瓶頸分析

（一）傳統(tǒng)觀念束縛。當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案部門受一些自我封閉、觀念保守、重藏輕用、本位主義等傳統(tǒng)思想觀念的束縛，極大地制約了檔案共享的開展，抑制了實(shí)現(xiàn)資源共享的自覺性和能動性，使資源共享的協(xié)調(diào)、協(xié)作缺乏實(shí)際行動。這些觀念導(dǎo)致在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)時(shí)，對檔案信息資源共享的意識不強(qiáng)，對檔案信息化建設(shè)不太重視，要么不愿意開展這項(xiàng)工作，要么也只是在搞一點(diǎn)面子工程，資源共享的動力不強(qiáng)，認(rèn)識不足。

（二）信息技術(shù)落后。檔案信息資源共享需要運(yùn)用到多種復(fù)雜技術(shù)，我國的信息技術(shù)水平同國外一些國家相比，還存在著較大的差距。我們?nèi)鄙傧冗M(jìn)的信息分類檢索與導(dǎo)航系統(tǒng)及信息傳播與利用的平臺，檢索軟件落后，檔案信息分類較粗，戰(zhàn)略約束力不足，致使與之相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、理論研究、標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范制定、應(yīng)用軟件的開發(fā)與手段應(yīng)用等方面都不同程度地存在著許多亟待解決的問題。

（三）資源共享漏洞。大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，使檔案信息資源交流更加廣泛，隨之而來，檔案信息資源的安全漏洞問題也成為不法分子獲取相關(guān)情報(bào)及信息的途徑。一方面，過于強(qiáng)調(diào)安全則會阻礙信息化的進(jìn)程，人們過分考慮檔案工作的政治性和機(jī)要性，檔案信息資源則會長期處于封閉狀態(tài)，不讓其傳播和被利用，是對國家利益和用戶權(quán)益的一種損害；另一方面，過于強(qiáng)調(diào)共享則會形成安全上的漏洞，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，操作系統(tǒng)、硬件設(shè)備特別是黑客技術(shù)給檔案信息服務(wù)的安全性和可靠性帶來了一定挑戰(zhàn)，是影響檔案信息服務(wù)安全的主要因素。

（四）隊(duì)伍素質(zhì)偏低。長期以來，雖然各級機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案部門在人才管理方面作出了不懈的努力，為檔案事業(yè)的發(fā)展奠定了一定的基礎(chǔ)，但在我國列入統(tǒng)計(jì)范圍的機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案部門專職檔案人員中，受過正規(guī)檔案專業(yè)教育的人員或具有中高級專業(yè)技術(shù)職務(wù)的人員屈指可數(shù)，人員結(jié)構(gòu)比較單一，高層專業(yè)人才偏少，人員流向不盡合理，隊(duì)伍素質(zhì)整體偏低，尤其是在兼職檔案人員身上，這些現(xiàn)象表現(xiàn)得更為突出。

（五）資金動力不足。機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息資源共享是一項(xiàng)高投入的事業(yè)，經(jīng)費(fèi)不僅需要服務(wù)器、交換機(jī)、計(jì)算機(jī)、掃描儀、數(shù)據(jù)庫、應(yīng)用軟件等軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面的投入，也需要后期日常維持、人才培訓(xùn)及軟件開發(fā)等方面的投入，而爭取大資金投入，對于一般的機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案部門來說仍然是“奢侈品”，沒有充足的資金就無法保障檔案信息資源共享的順利實(shí)施。

（六）法規(guī)制度缺陷。政府對檔案信息資源共享建設(shè)的有關(guān)指導(dǎo)大多停留在宏觀的戰(zhàn)略框架上，全國性的指導(dǎo)推動及實(shí)施力度不大，涉及具體運(yùn)作方面的立法還比較薄弱，尤其是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案立法工作，檔案界大多援引我國相關(guān)的信息法律作為執(zhí)法依據(jù)，并沒有專門的適應(yīng)檔案信息共享發(fā)展需要的法律法規(guī)，缺乏有法可依、有法必依、執(zhí)法必嚴(yán)、違法必究的嚴(yán)肅性和權(quán)威性。

三、促進(jìn)檔案信息資源共享的建議

（一）樹立共享意識。人們觀念的轉(zhuǎn)變和更新是一項(xiàng)長期而艱巨的任務(wù)，相關(guān)部門要擺脫傳統(tǒng)觀念的桎梏，充分感受信息化給檔案事業(yè)所帶來的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，要走集成與聯(lián)合的道路，打破地區(qū)之間、部門之間、人與人之間原有的藩籬，由僅僅為本單位服務(wù)向?yàn)槿鐣_放服務(wù)的觀念轉(zhuǎn)變，由等客上門的被動服務(wù)向分層次、立體型的主動服務(wù)的觀念轉(zhuǎn)變，由片面追求單個(gè)檔案部門的“小而全”“大而全”向?qū)で缶W(wǎng)絡(luò)整體和資源共享的觀念轉(zhuǎn)變。

（二）推廣技術(shù)應(yīng)用。檔案信息資源的共享離不開技術(shù)應(yīng)用的推廣，我們要摒棄落后技術(shù)引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，特別是多媒體技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、海量存儲技術(shù)、數(shù)字通信技術(shù)、數(shù)據(jù)加密技術(shù)、智能檢索技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)是檔案信息資源共享實(shí)施過程中的催化劑，可大大提高共享建設(shè)的進(jìn)程及效率。在技術(shù)應(yīng)用的推廣過程中，我們要統(tǒng)一檔案信息資源的加工標(biāo)準(zhǔn)、記錄標(biāo)準(zhǔn)、傳遞標(biāo)準(zhǔn)、檢索標(biāo)準(zhǔn)和控制標(biāo)準(zhǔn)等國家標(biāo)準(zhǔn)，保證全面的兼容和規(guī)范化，避免各自為政現(xiàn)象。

（三）平衡共享安全。平衡檔案信息資源共享安全就是檔案信息資源的合理利用，它是相對于社會無限利用需求的一種有限控制行為，是能夠給社會帶來正效益的利用行為，并不是追求檔案利用率的最大化，而是排除掉不合理利用和無效利用后的合理利用。在現(xiàn)行檔案法律法規(guī)的指導(dǎo)下，安全為共享提供環(huán)境，共享為安全體現(xiàn)價(jià)值，各級機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案部門要以辯證的方法處理開放與保密兩者的關(guān)系，進(jìn)一步完善安全防范措施，確定檔案信息資源的密級程度和開放范圍，使該保密的得到保密，該開放的及時(shí)開放。

（四）提高人員素質(zhì)。機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息資源共享建設(shè)對檔案工作人員的人員結(jié)構(gòu)和知識結(jié)構(gòu)提出了更高的需求，不僅需要一批具有相關(guān)專業(yè)知識的技術(shù)人員保障各種專業(yè)設(shè)施的正常運(yùn)行，還要充分發(fā)揮單位現(xiàn)有人才在檔案信息資源共享中的重要作用。通過嚴(yán)格的選人機(jī)制、培訓(xùn)機(jī)制和激勵(lì)機(jī)制，使檔案人員除了熟練掌握檔案專業(yè)知識和檔案工作基本技能外，還能掌握計(jì)算機(jī)知識、網(wǎng)絡(luò)知識、數(shù)據(jù)管理知識及電子文件管理知識，以提高檔案人員的整體素質(zhì)。

（五）多方籌措資金。機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息資源在整合與共享過程中，網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)、數(shù)字化檔案信息資源的建設(shè)、檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)、檔案信息的安全保障以及檔案工作隊(duì)伍的建設(shè)等等，都需要大量資金的投入。在機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息資源共享的過程中，一是要大力爭取政府的支持，向他們廣泛宣傳資源共享的重要性與必要性。二是要在有限資金的投入和使用過程中，提高整合與共享的效益，以保障檔案信息資源共享建設(shè)的順利開展。

（六）完善法律法規(guī)。機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息資源共享是一項(xiàng)龐大的社會系統(tǒng)工程，創(chuàng)造一個(gè)良好的法制環(huán)境，是實(shí)現(xiàn)資源共享的重要保障。為促進(jìn)我國機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息資源共享的發(fā)展，檔案界應(yīng)借鑒國外及相關(guān)行業(yè)的立法經(jīng)驗(yàn)，并會同有關(guān)部門組織相關(guān)專家開展深入的調(diào)查研究，在打破信息壟斷、解決信息矛盾、保證信息安全、防范信息犯罪、推動知識創(chuàng)新、保護(hù)知識產(chǎn)權(quán)等方面，進(jìn)一步完善相關(guān)法律法規(guī)，使檔案信息資源共享有法可依、有據(jù)可查。

四、結(jié)語

隨著共享意識的逐漸形成、技術(shù)應(yīng)用的深入推廣、安全漏洞的全面平衡、隊(duì)伍素質(zhì)的不斷提高、共享資金的多方籌措和法律法規(guī)的逐步完善，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息資源的共享建設(shè)定能朝著更快、更高、更好的方向發(fā)展。